(Abril 29)

 Derogada por el art. 9, Resolución Contraloría Distrital 33 de 2013.

"Por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo de la Entidad»

CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confieren los artículos 10, 70 y 71 del Acuerdo 24 de 2001; y

CONSIDERANDO 

Que la Ley 594 del 14 de julio de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, comprendiendo a la Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, entre otros.

Que los artículos 8 y 9 de la citada Ley, consagran dentro de la clasificación de los archivos desde el punto de vista territorial, los Archivos de Entidades del Orden Distrital y dentro de la organización del Estado los Archivos de los Organismos de Control, respectivamente.

Que de conformidad con el literal b) del artículo 2º de la Ley 80 de 1989, es función del Archivo General de la Nación: "(...) b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva."

Que el Acuerdo 07 de 1994, mediante el cual la Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia, adopta y expide el Reglamento General de Archivos, preceptúa en su artículo 19, la creación en cada entidad, de un Comité de Archivo, como grupo asesor de la alta dirección, el cual será responsable de "definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos".

Que mediante el Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D. C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", se faculta al Contralor de Bogotá, D. C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política, la Ley y los Acuerdos.

Que en los artículos 10 y 15 del Acuerdo 24 de 2001, se establece la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D. C. y el objetivo de las direcciones del ramo administrativo, respectivamente.

Que en virtud de los artículos 70 y 71 del mismo Acuerdo 24, corresponde al Contralor de Bogotá, reasignar entre las nuevas dependencias de la Entidad, las responsabilidades, actuaciones, procesos y trámites en curso, como consecuencia de la reorganización de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Que es función de la Subdirección de Servicios Administrativos, Coordinar la actualización y mantenimiento del sistema de archivo de la Contraloría de Bogotá, D.C., de conformidad con el numeral 5 del artículo 48 del citado Acuerdo 24.

Que es necesario un conocimiento técnico y profesional específico en el área de archivística a fin de programar, orientar y coordinar las actividades tendientes a la gestión documental de la Entidad.

ARTÍCULO 1.- Conformar y reglamentar el funcionamiento del Comité de Archivo de la Contraloría de Bogotá, D.C., como grupo asesor de la alta dirección en materia de Archivo y Correspondencia.

ARTÍCULO 2.- El Comité de Archivo de la Contraloría de Bogotá, D.C., estará integrado por los siguientes servidores públicos de la Entidad:

a) El Jefe de la Dirección Administrativa y Financiera o su delegado, quien lo presidirá.

b) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.

c) El Jefe de la Dirección de Planeación o su delegado.

d) El Jefe de la Dependencia productora de los documentos a evaluar.

e) El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o su delegado, con derecho a voz pero sin voto.

f) El Jefe de la Subdirección de Servicios Administrativos.

g) El Coordinador Area de Archivo y Correspondencia, quien actuará como secretario del Comité y se encargará de levantar las actas de las reuniones.

PARÁGRAFO 1. A las reuniones del Comité podrán asisitir como invitados con derecho a voz más no a voto, aquellos funcionarios o particulares, investigadores, especialistas o usuarios externos que a criterio de los miembros del Comité, puedan aportar elementos de juicio en relación con la temática que se pretenda analizar.

PARÁGRAFO 2. Dada la trascendencia de las funciones que competen al Comité de Archivo, es importante la presencia de sus integrantes titulares, quienes sólo podrán delegar la asistencia mediante escrito en el cual conste la idoneidad de los funcionarios delegados para tomar las decisiones correspondientes.

ARTÍCULO 3. Son responsabilidades del Comité de Archivo definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

ARTÍCULO 4. Son funciones del Comité de Archivo, las siguientes:

a) Asesorar y recomendar al Despacho del Contralor sobre la función archivística de la Entidad y presentar los informes que les sean solicitados.

b) Definir las políticas y directrices generales para garantizar la organización, conservación, uso y manejo de los documentos de la Entidad.

c) Elaborar los planes y programas de la función archivística y coadyuvar su ejecución, control y seguimiento.

d) Analizar y aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración de las diferentes dependencias, así como sus actualizaciones.

e) Estudiar y aprobar la eliminación de documentos de la Entidad, previa Acta de Eliminación, de acuerdo con las normas vigentes y las Tablas de Retención Documental elaboradas para el efecto.

f) Establecer los controles y demás mecanismos de seguridad para garantizar la custodia, la conservación y el manejo de la información física y micrográfica.

g) Presentar a consideración del Despacho del Contralor propuestas de modificación a las normas internas vigentes sobre archivo y correspondencia y las demás que regulen la función archivística de la Entidad.

h) Las demás funciones que de acuerdo con su naturaleza le sean asignadas por el Contralor.

ARTÍCULO 5.- El Comité de Archivo se reunirá por lo menos dos veces al año, en el día, lugar y hora que defina el presidente del mismo. También podrá sesionar extraordinariamente cuando se estime necesario a solicitud de su presidente, o de un número plural de sus miembros.

ARTÍCULO 6.- Este Comité requiere para deliberar la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser aprobadas por consenso, o en su defecto por el voto favorable de la mitad más uno de los miembros asistentes.

ARTÍCULO 7.- De cada reunión del Comité se levantará un acta suscrita por el presidente y el secretario, cuyo original reposará en la Secretaría del Comité.

ARTÍCULO 8.- La Oficina Asesora de Control Interno realizará las evaluaciones y seguimientos necesarios para garantizar el desarrollo de la función archivística en las diferentes dependencias de la Entidad.

ARTÍCULO 9.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial, la Resolución Reglamentaria No. 008 del 19 de agosto de 1998.