RESOLUCION SDH-000141 DE 2014

(Junio 19)

“Por la cual se crean los niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión - SIG en la Secretaría Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones”.

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas, el literal d) y m), n) y p) del artículo 4° del Decreto Distrital 545 de 2006, modificado por el artículo 2 del Decreto Distrital 499 de 2009.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

Que la Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, en sus Capítulos IV, reglamentado mediante el Decreto Nacional 3622 de 1998, y VI, consagra disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

Que la Ley 87 de 1993, “Por la cual se dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º determina: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.”

Que el artículo 5º del Decreto Nacional 1826 de 1994, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993”, y el literal d), numeral 1º del artículo 5º del Decreto 2145 de 1999, “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”, establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió la Circular No. 1000-002 de 2007, en la cual se establece que “Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional”. Vale anotar que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 mediante el cual se actualiza el MECI.

Que mediante las Circulares Conjuntas Nos. 018 de 2006 y 046 de 2007, respectivamente de la Veeduría Distrital y de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, sobre “Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las Entidades u Organismos Distritales” y “Los Indicadores en el Marco del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno”, se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidadescomo mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control.

Que el 26 de noviembre de 2008, Bogotá D.C., se adhirió a la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión pública, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, documento que busca “conformar un cuerpo de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas de los Estados Iberoamericanos en la formulación de políticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública” y que, en este sentido, recomienda la adopción de modelos que contemplen la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad laboral.

Que la Directiva 003 de 2009 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., estableció el Plan de Acción del Sistema de Gestión de Calidad 2009 - 2011 que involucra, en su numeral 3, lineamientos sobre el modelo del “Sistema Integrado de Gestión - SIG”.

Que en desarrollo de las anteriores premisas normativas se expidió el Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011, “Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión - SIG Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones”, cuyo artículo 1° crea el Sistema Integrado de Gestión - SIG Distrital “como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales”.

Que el Artículo 2º del mencionado Decreto establece que “El Sistema Integrado de Gestión - SIG Distrital está conformado por los siguientes Subsistemas:

• Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

• Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

• Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

• Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

• Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

• Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

• Subsistema de Control Interno (SCI).

• Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA).”

Que con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión - SIG, a través del Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 se adoptó la “Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión - SIG para las Entidades y Organismos Distritales.”

Que el numeral 4.3 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión - SIG establece los requisitos en materia de Compromiso de la Alta Dirección, y en su literal c establece que “La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión - SIG y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas”.

Que el numeral 4.4 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión - SIG establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Que como estrategia para la implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito, se requiere definir espacios y equipos interdisciplinarios que faciliten la integralidad en el análisis y definición de actividades tendientes al desarrollo y sostenibilidad de los mismos.

Que para dar cumplimiento a lo anterior se requiere definir los diferentes niveles de responsabilidad de las(os) servidoras (es) vinculadas(o)s a la Secretaría Distrital de Hacienda en el marco de su Sistema Integrado de Gestión - SIG, para la implementación e incorporación de éste, como instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de la entidad.

Que el Acuerdo 489 de 2012, “Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012-2016 Bogotá Humana”, en su Artículo 43 establece como programa “Fortalecimiento de la función administrativa y desarrollo institucional”, el cual tiene entre sus metas “Implementar en el 100% de las entidades distritales el Sistema Integrado de Gestión - SIG.”

Que el Decreto 2693 de 2012, “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones” establece en el Parágrafo 2° del Artículo 4° en lo que tiene que ver con el líder de la Estrategia de Gobierno en línea. “Las entidades del orden territorial y demás organismos del Estado deberán contar con una instancia encargada de liderar la Estrategia de Gobierno en línea al interior de la misma; esta instancia puede ser el Comité de Gobierno en línea y Antitrámites u otra que se determine.”

Que el Artículo 5° del mismo Decreto, en lo que respecta a la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, establece: “El representante legal de cada entidad pública será el responsable de coordinar con las instancias internas respectivas la implementación y desarrollo de la Estrategia de Gobierno en línea, designar al funcionario responsable de adelantar las actividades de líder de Gobierno en línea y Antitrámites al interior de su entidad, y realizar el seguimiento y verificación del cumplimiento de lo establecido en el presente decreto.”

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

ARTÍCULO 1°: Objeto. Crear el Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG y demás niveles de responsabilidad y autoridad competentes para documentar, implementar, y fomentar la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión - SIG - SIG en la Secretaría Distrital de Hacienda..

ARTÍCULO 2°: Definición de Sistema Integrado de Gestión - SIG. Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

ARTÍCULO 3°: Conformación del Sistema Integrado de Gestión - SIG. Confórmese en la Secretaría Distrital de Hacienda el Sistema Integrado de Gestión - SIG con los siguientes subsistemas:

1. Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)

2. Subsistema de Control Interno (SCI)

3. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

7. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

ARTÍCULO 4°: Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG. El Secretario Distrital de Hacienda será el responsable de la implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión - SIG para la Secretaría Distrital de Hacienda, así como del direccionamiento estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento.

ARTÍCULO 5°: Líderes de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

El Director o el jefe del área correspondiente será el líder y responsable de la efectiva implementación y desarrollo de cada uno de los subsistemas, como se indica a continuación:

El líder de cada subsistema designará un líder operativo para apoyar técnicamente su implementación y desarrollo.

En todo caso, deberán participar en la implementación y desarrollo de cada subsistema, las áreas responsables de procesos directamente relacionados con cada uno de ellos.

ARTÍCULO 6°. Funciones de los Líderes de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión - SIG. El directivo designado como líder de los diferentes subsistemas del Sistema Integrado de Gestión – SIG, tendrá los siguientes roles y responsabilidades:

a) Dirigir y coordinar la efectiva implementación y/o mejora continua del subsistema, de acuerdo con la normatividad vigente aplicable.

b) Coordinar la realización de las mesas técnicas necesarias para la planificación con el fin de garantizar una óptima implementación y desarrollo del Subsistema, así como los planes de acción que de ellas se desprendan.

c) Presentar al Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG los resultados de las mesas técnicas para su validación.

d) Las demás responsabilidades asociadas a la implementación del respectivo subsistema, o que de acuerdo con las normas se relacionen.

TÍTULO II

COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

ARTÍCULO 7°. Conformación del Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG. El Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la Secretaría Distrital de Hacienda estará conformado así:

a. El (la) Subsecretario (a) Distrital de Hacienda o quien haga sus veces o su delegado, quien lo presidirá.

b. El (la) líder de cada subsistema del Sistema Integrado de Gestión – SIG, como se indica en el Artículo 5º de la presente Resolución.

c. El (la) líder operativo de cada subsistema del Sistema Integrado de Gestión – SIG, cuya delegación deberá ser comunicada por escrito a la Oficina Asesora de Planeación por parte del líder respectivo.

PARÁGRAFO 1°: El asesor de Control Interno, será invitado permanente y asistirá con voz pero sin voto. Podrán ser invitadas, las personas que por su relación con el tema se considere necesario.

ARTÍCULO 8°: Secretaría Técnica: La Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG será ejercida por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien tendrá las siguientes funciones:

a. Citar a los integrantes del Comité.

b. Elaborar el orden del día de la reunión, en coordinación con quien lo preside.

c. Elaborar las actas de cada sesión para aprobación de los integrantes del Comité.

d. Realizar seguimiento a los compromisos pendientes.

e. Llevar el archivo de las actas del Comité. .

f. Las demás funciones que le asigne el Comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.

ARTÍCULO 9°. Funciones. Son funciones del Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG las siguientes:

a. Evaluar periódicamente el desempeño y cumplimiento de las políticas, los objetivos y planes previstos para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del SIG, incluida la Estrategia de Gobierno en Línea.

b. Proponer a la Alta Dirección las estrategias necesarias para el diseño, despliegue, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la Entidad, incluida la Estrategia de Gobierno en Línea.

c. Validar los resultados de las mesas técnicas, presentados por el Director o Jefe del área líder.

d. Revisar y analizar los consolidados de incidentes ambientales, de seguridad y salud ocupacional y de seguridad de la información, existentes en la Secretaría Distrital de Hacienda y promover las acciones para su prevención y control.

e. Aprobar el programa de auditoría del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la Entidad.

f. Las demás responsabilidades asociadas al Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG, o que de acuerdo con las normas se relacionen con sus funciones.

ARTÍCULO 10°: Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión - SIG. El representante de la Alta Dirección de la Secretaría Distrital de Hacienda para el Sistema Integrado de Gestión - SIG será el (la) jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación, quien debe informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión - SIG para la oportuna toma de decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier necesidad de mejora. Asimismo, el representante de la Alta Dirección, además de las funciones asociadas a la secretaría técnica, tendrá la responsabilidad de liderar al equipo operativo y desarrollará las siguientes funciones:

a. Coordinar la implementación, articulación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

b. Mantener una comunicación clara, oportuna, completa y permanente con el Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG y los integrantes del equipo operativo.

c. Definir las herramientas, metodologías y los lineamientos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión - SIG en la Entidad.

d. Realizar el seguimiento a los objetivos planteados frente al Sistema Integrado de Gestión - SIG, para detectar desviaciones y tomar las acciones correctivas necesarias.

e. Verificar el cumplimiento de la implementación de los objetivos y las tareas asignadas al equipo operativo.

f. Verificar que se incluyan los temas asociados al Sistema Integrado de Gestión - SIG dentro del plan de capacitaciones de la Entidad.

g. Asegurar que se planeen e implementen actividades de sensibilización frente al Sistema Integrado de Gestión - SIG.

h. Presentar a la Alta Dirección los avances del plan de trabajo y decisiones e implementación de las decisiones tomadas por las mesas técnicas.

ARTÍCULO 11°: Representante de la Alta Dirección para la Estrategia de Gobierno en línea – GEL. El representante de la Alta Dirección para la Estrategia de Gobierno en línea – GEL será el (la) Director (a) de Sistemas e Informática, quien liderará su implementación, monitoreo y seguimiento.

ARTÍCULO 12°: Sesiones del Comité SIG. El Comité se reunirá en sesiones ordinarias cada tres (3) meses, previa convocatoria del secretario técnico.

Las sesiones extraordinarias se realizarán cuando las necesidades así lo ameriten, o por solicitud de alguno de los miembros del mismo, a través de la Secretaría Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.

La asistencia a las reuniones es de carácter obligatorio; la ausencia debe estar previamente justificada.

ARTÍCULO 13°: Quórum. Para la toma de decisiones se requerirá Quórum decisorio la mitad más uno de los miembros del Comité.

ARTÍCULO 14°: Actas del comité. De cada sesión llevada a cabo por el Comité del Sistema Integrado de Gestión - SIG, la Secretaría Técnica levantará un acta que contendrá los temas tratados, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada uno de los miembros para su revisión, ajustes y de ser el caso para aprobación.

TÍTULO III

EQUIPOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN, DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

ARTÍCULO 15°: Equipo operativo. Estará conformado por gestores y gestoras representantes de los procesos de la Secretaría Distrital de Hacienda, quienes serán designados por los responsables de los procesos o los jefes de cada dependencia, para desplegar e implementar el Sistema Integrado de Gestión - SIG en toda la Entidad, de acuerdo con lo establecido en la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011 y la normativa legal y reglamentaria asociada a cada uno de los subsistemas.

El equipo operativo estará liderado por el Representante de la Alta Dirección de que trata el artículo 8°para el Sistema Integrado de Gestión - SIG.

ARTÍCULO 16°: Funciones del equipo operativo. El equipo operativo tendrá las siguientes funciones:

a. Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el líder del equipo operativo en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento e implementación del SIG en la entidad.

b. Participar activamente en las reuniones programadas por los Directivos y el líder del equipo operativo, con el fin de contribuir con la implementación y el logro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

c. Cumplir con las actividades asignadas en los planes de trabajo para el desarrollo, implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIG.

d. Socializar a los servidores públicos de su dependencia, el desarrollo y avances en la implementación del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

e. Proponer metodologías y estrategias que puedan contribuir al desarrollo, implementación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión - SIG en la Entidad.

ARTÍCULO 17 Mesas Técnicas. Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los subsistemas, se podrán realizar mesas técnicas bajo la coordinación del líder del Subsistema quien planificará y organizará dicho grupo, determinando la periodicidad de las mismas según se requiera y su plan de acción enmarcado en la normativa vigente que le aplique.

El Director de Sistemas e Informática dentro de las mesas técnicas del Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información, liderará la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en la Secretaría Distrital de Hacienda.

ARTÍCULO 18°: Equipo evaluador. El equipo evaluador será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

De conformidad con el literal f) del numeral 6.3 del Decreto 652 de 2011 el Jefe de la Oficina de Control Interno o quién haga sus veces será responsable de la coordinación de los auditores del Sistema Integrado de Gestión - SIG, quienes serán servidores públicos calificados para realizar la evaluación independiente del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

TÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 19°: Servidores Públicos. Corresponderá a los servidores (as) de la Secretaría Distrital de Hacienda participar activamente en la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión - SIG, de acuerdo con los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la Entidad.

ARTÍCULO  20°: Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución No.1584 del 6 de diciembre de 2002 y la Resolución No. SDH-000394 del 5 de diciembre de 2013.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 19 días del mes de junio del año 2014.

RICARDO BONILLA GONZÁLEZ

Secretario Distrital de Hacienda

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5381 de junio 24 de 2014