RESOLUCIÓN 007 DE 2014

(Febrero 20)

“Por la cual se reestructura y se crean los niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión – SIG del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP y se dictan otras disposiciones”.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO – IDEP

En ejercicio de sus facultades Constitucionales, legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 209 de la Constitución Política establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones…”.

Que la Ley 87 de 1993, Reglamentada por los Decretos 1826 de 1994 y 1537 de 2001 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, en el Artículo 6º, señala “…El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente”. A su vez, el Artículo 13º señala que los organismos y entidades deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que la Ley 99 de 1993, crea el Ministerio del Medio Ambiente y reordena el sector público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables. Reglamentada por el Decreto 2372 de 2010, “Por el cual se reglamenta el Decreto-Ley 2811 de 1974, la Ley 99 de 1993, la Ley 165 de 1994 y el Decreto-Ley 216 de 2003, en relación con el Sistema Nacional de Áreas Protegidas, las categorías de manejo que lo conforman y se dictan otras disposiciones”.

Que la Ley 100 de 1993, en el Artículo 161, establece: “…Como integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los empleadores, cualquiera que sea la entidad o institución en nombre de la cual vinculen a los trabajadores, deberán: … numeral cuarto: “Garantizar un medio ambiente laboral sano, que permita prevenir los riesgos de trabajo y enfermedad profesional, mediante la adopción de los sistemas de seguridad industrial y la observancia de las normas de salud ocupacional y seguridad social”.

Que la Ley 489 de 1998, en los Capítulos IV y VI dictó normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno. El artículo 15º define el Sistema de Desarrollo Administrativo: “… es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional”.

Que mediante la Ley 594 de 2000, “Se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Que la Ley 872 de 2003, “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”. En el Parágrafo del ARTÍCULO 3º establece que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Reglamentada por el Decreto Nacional 4110 de 2004. Por el cual se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes responsables. Esta norma fue actualizada mediante Decreto 4485 de 2009 a la NTCGP 1000 Versión 2009 y 4295 de 2007.

Que el Decreto Nacional Nº 1826 de 1994, artículo 5º y el literal d), numeral 1º del artículo 5º del Decreto 2145 de 1999, establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que el Decreto Nacional 3622 de 2005, adopta las políticas de desarrollo administrativo y reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.

Que el Decreto Nacional 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, articulo 1. “Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993”; en su Artículo 2° “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de 2005 (Sic) , será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad”.

Que el Decreto Distrital 514 de 2006, modificado por el Decreto 545 de 2009, establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. En el Artículo 1º establece que SIGA forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado a sistemas como el de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, entre otros.

Que mediante el Decreto Distrital 456 de 2008, se reforma el Plan de Gestión Ambiental en el Distrito Capital adoptado mediante Decreto Distrital 061 de 2003.

Que mediante el Decreto 509 de 2009, “Por el cual se adopta el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental-PACA del Distrito Capital 2009 – 2012 y se dictan otras disposiciones”.

Que el Decreto Distrital 176 del 12 de Mayo de 2010 “Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan otras funciones”, en su Artículo 1º define el Sistema Integrado de Gestión como “el conjunto de orientaciones, procesos políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

Subsistema de Control Interno (SCI).”

Que el Artículo 3º del Decreto 176 de 2010 contempla que el Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA – establecido por la Ley 489 de 1998.

Que mediante el Decreto Distrital 651 de 2011, se crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital – SIGD y la Comisión Intersectorial del SIGD, el cual establece la creación, conformación e implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital.

Que mediante el Decreto Distrital 652 de 2011 se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales – NTD-SIG 001:2011. Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del-SIGD-, y se dictan otras disposiciones”, cuyo Artículo Primero crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital “como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejerció articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales”.

Que el Decreto 2578 de 2012 el Artículo 14 - del Comité Interno de Archivo - “por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado” establece que las entidades territoriales en departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo un Comité Interno de Archivo, cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

Que la Resolución 1016 de 1989, modificada por la Resolución 1457 de 2008, emitida por los Ministros de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, en el Artículo 1° establece: “Todos los empleadores públicos, oficiales, privados, contratistas y subcontratistas, están obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un programa de Salud Ocupacional…” Que mediante la Ley 1562 de 2012 “Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional”.

Que mediante Resolución 142 de 2006, se adoptó el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 para el Estado Colombiano, el cual contiene, entre otros aspectos, responsabilidades para el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que mediante Resolución No. 6416 del 6 de diciembre de 2011 proferida por la Secretaría Distrital de Ambiente, en su Artículo 13º establece: “Para garantizar la efectiva y armónica implementación y seguimiento del PIGA, se requiere la creación de un comité interno, conformado por funcionarios y/o contratistas de nivel directivo pertenecientes a cada una de las áreas que conforman la entidad y cuya coordinación debe estar a cargo del Gestor Ambiental…”

Que mediante Resolución N° 58 de 2011, se adopta en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA.

Que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., profirió la Resolución No. 305 de 2008 “Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnología de la información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de datos especiales y Software Libre”, y en el Artículo 21 establece que las entidades y órganos dispondrán lo necesario para la creación del Comité de Seguridad de la Información (CSI) o una instancia semejante.

Que el Acuerdo 7 de 1994, modificado por el Acuerdo 27 de 2006. Expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, por medio del cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos, modificado por el artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995, expresa: “Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.”

Que la Circular 06 de 2005 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, señaló las directrices para la implementación del sistema de Gestión de Calidad en las Entidades del Estado, implementándolo de manera integrada, en concordancia con la ley 872 de 2003.

Que la Circular Conjunta No.18 de 2006 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y de la Veeduría Distrital, señala la compatibilidad del Sistema de Gestión de Calidad y del MECI en las entidades y organismos distritales. En el numeral 1.2, literal a) contempla “…para efectos de su armonización y de la racionalización del tiempo de los servidores integrantes, lo más conveniente es que se constituya un solo comité denominado “Comité de Gestión de Calidad y Control Interno” que estará presidido por el Jefe o representante legal de la respectiva entidad u organismo.

Que la Circular 1000-002-07 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, señala: “…Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004, son procesos paralelos, es recomendable que un solo equipo al interior de cada entidad se responsabilice de la implementación correspondiente”. Así mismo establece que el Comité de Coordinación de Control Interno podrá asumir funciones que le correspondan al Equipo Directivo en materia de calidad, “…de tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos”.

Que la Directiva 003 de 2009 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció el Plan de Acción del Sistema de Gestión de Calidad 2009-2011 que involucra, en su numeral 3, lineamientos sobre el modelo del “Sistema Integrado de Gestión”.

Que la Norma ISO 26000 y la Guía Técnica Colombiana GTC-180, desarrollan las líneas en materia de Responsabilidad Social establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización. El concepto de Responsabilidad Social integra el conjunto de acciones que toma una organización para asumir las responsabilidades que se derivan del impacto de sus actividades sobre la sociedad y el medio ambiente.

Que con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión, a través del Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.

Que el numeral 4.3 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Compromiso de la Alta Dirección, y en su literal c establece que “La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas”.

Que el numeral 4.4 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión.

Que en cumplimiento de la normatividad vigente, en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, se constituyeron comités internos y grupos de trabajo para diferentes subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión, así:

a) Grupo de Trabajo ambiental. Creado por la Resolución 0154 del 16 de Diciembre de 2009.

b) Comité de Gestión Documental. Actualizada la composición por Resolución 146 de 2010, por la cual se modificó parcialmente la Resolución 298 de 2000, “Actualizando la composición y otras reglas de funcionamiento del Comité de Gestión Documental, del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP”.

c) Comité de Sistemas e Informática. Creado mediante Resolución 175 del 28 de Diciembre de 2005.

d) Comité del Sistema de Gestión de la Calidad y el Comité de Control Interno. Fusionado por la Resolución 50 del 24 de Abril de 2007.

Que como estrategia para la implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito se hace necesario articular los Subsistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Ambiental (SIGA), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) y de Responsabilidad Social (SRS), dentro del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP consolidando los comités que hacen parte de los subsistemas que conforman el SIG.

Que para dar cumplimiento a lo anterior se requiere definir los diferentes niveles de responsabilidad de las y los servidores vinculados al Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP en el marco de su Sistema Integrado de Gestión, para la implementación e incorporación de éste, como instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO PRIMERO.- OBJETO: Restructurar en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP el Sistema Integrado de Gestión – SIG y definir sus instancias y responsabilidades.

ARTÍCULO SEGUNDO.- SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG: De acuerdo con el Decreto Distrital No. 176 de 2010, el SIG se define como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño articulado y armónico de la entidad, en procura de fortalecer el desempeño institucional para el logro de la misión y objetivos de la entidad, el cual se encuentra conformado por los siguientes Subsistemas:

a) El Subsistema de Gestión de Calidad (SGC).

b) El Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

c) El Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

d) El Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

e) El Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

f) El Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

g) El Subsistema de Control Interno (SCI).

TÍTULO II

INSTANCIAS Y RESPONSABILIDADES PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL IDEP

ARTÍCULO TERCERO.- INSTANCIAS: Para efectos del desarrollo, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, las instancias de participación y articulación en esta Entidad, son las siguientes:

a) Director(a) General.

b) Representante de la Alta Dirección para el SIG.

c) Comité del Sistema Integrado de Gestión.

d) Equipo Operativo del SIG.

CAPÍTULO I

DEL (A) DIRECTOR(A) GENERAL

ARTÍCULO CUARTO.- RESPONSABILIDAD: En el SIG el (la) Director(a) General del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP será responsable por:

a) Impartir las directrices para el desarrollo, implementación, revisión, sostenibilidad y mejora del SIG del IDEP.

b) Establecer la Política del SIG del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP y asegurar que se establezcan los objetivos del mismo.

c) Adoptar los actos administrativos que requiera el desarrollo, implementación, sostenibilidad y mejora del SIG en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

PARÁGRAFO. DESIGNACIÓN.- Para efectos del desarrollo, sostenibilidad y mejora del SIG en el IDEP, el/la Director(a) de la entidad designará un representante quien se denominará “REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN PARA EL SIG”

CAPÍTULO II

DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN PARA EL SIG

ARTÍCULO QUINTO.- DELEGACIÓN: Se delega al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces, como Representante de la Alta Dirección para el SIG.

ARTÍCULO SEXTO.- RESPONSABILIDADES: El Representante de la Alta Dirección para el SIG tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Solicitar y garantizar los recursos para la operatividad, desarrollo, implementación, sostenibilidad, mejora y seguimiento del SIG.

b) Informar al Comité del SIG sobre el seguimiento y avances del sistema y la implementación de acciones para la mejora continua del mismo.

c) Asegurar que se establezcan los mecanismos de difusión, socialización, promoción y divulgación del SIG al interior de la entidad.

d) Proyectar para firma del(a) Director(a) los actos administrativos que requiera el desarrollo, implementación, sostenibilidad, mejora y seguimiento del SIG.

e) Liderar la implementación, sostenibilidad y mejoramiento continuo del SIG.

f) Formular los objetivos y políticas del SIG del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

g) Coordinar y supervisar la planificación para la implementación de los Subsistemas del SIG y evaluar los resultados, formulando estrategias para el mejoramiento continuo.

h) Las demás que sean establecidas en los manuales e instructivos que sean emitidos en el marco de la implantación de los diferentes subsistemas que conforman el SIG.

CAPÍTULO III

DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTÍCULO SÉPTIMO.- CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DEL SIG DEL IDEP: Como instancia de coordinación y asesoría de las políticas, objetivos y directrices de los Subsistemas del SIG: Gestión de Calidad (SGC), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS), Gestión Ambiental (SGA) y Control Interno (SCI).

ARTÍCULO OCTAVO.- OBJETIVO: El Comité del SIG del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP tiene como objetivo determinar los lineamientos encaminados al mantenimiento, revisión, seguimiento y mejora del sistema para lograr una articulación adecuada entre los procesos.

ARTÍCULO NOVENO.- COMPOSICIÓN: El Comité del SIG del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, estará conformado de la siguiente manera:

a) El/la Director(a) General.

b) El/la Subdirector(a) Administrativo(a) Financiero(a) y de Control Disciplinario.

c) El/la Subdirector(a) Académico.

d) El/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

e) El/la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

f) El/la Jefe de Oficina de Control Interno.

g) Los/Las Asesores/as de Dirección con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO. ASISTENCIA.- A las reuniones del Comité del SIG podrán asistir en calidad de invitados los servidores públicos y demás personas que éste determine, con voz pero sin voto, cuando los temas de discusión así lo requieran.

ARTÍCULO DÉCIMO.- RESPONSABILIDADES GENERALES: El Comité del SIG del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, tendrá las siguientes responsabilidades generales:

a) Definir y aprobar la política y los objetivos del SIG.

b) Definir las directrices y planes asociados al desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

c) Definir las estrategias necesarias para el diseño, despliegue, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

d) Aprobar el Manual del SIG.

e) Evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de las Políticas, objetivos y planes previstos para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del SIG.

f) Aprobar el programa de auditorias internas del SIG.

g) Realizar las revisiones por parte de la alta dirección al Sistema Integrado de Gestión.

h) Tomar decisiones sobre las necesidades de recursos para la implementación y sostenibilidad del SIG.

i) Revisar, cuando se requiera, las decisiones tomadas en los Equipos Técnicos para su aprobación.

j) Aprobar el Programa de Gestión Ética.

k) Servir de instancia de interpretación de los acuerdos, compromisos y/o protocolos éticos.

l) Coordinar las actividades del Equipo de gestores éticos para implementar la gestión ética en la Entidad.

m) Revisar y analizar los consolidados de incidentes ambientales, de seguridad y salud ocupacional y de seguridad de la información, existentes en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP y promover las acciones para su prevención y control.

n) Hacer seguimiento al mapa de riesgos y planes de manejo, promoviendo la prevención en concordancia con los criterios de aceptación del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO.- RESPONSABILIDADES REFERENTES AL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. - Son responsabilidades referentes al Subsistema de Gestión de Calidad:

a) Planear y apoyar la implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

b) Fomentar en el IDEP la cultura de mejoramiento continuo.

c) Velar por el cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009.

d) Verificar el nivel de cumplimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, implementadas en el SGC del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

e) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, funciones y proponer las acciones necesarias para lograr las metas institucionales.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO.- RESPONSABILIDADES REFERENTES AL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: Son responsabilidades referentes al Subsistema de Gestión Documental y Archivos:

a) Analizar y aprobar los planes y programas de Gestión Documental y coadyuvar en su establecimiento al interior del IDEP.

b) Estudiar y conceptuar sobre el Manual de Procedimientos del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP en lo relativo a la Gestión Documental de la entidad.

c) Coordinar los programas de Gestión Documental, racionalización de la producción de documentos, responsabilidad y manejo de archivos.

d) Determinar los criterios para implementar procesos de capacitación y entrenamiento, relacionados con la Gestión Documental y administración de archivos, dirigidos a los funcionarios encargados del manejo de archivos.

e) Promover la adopción de políticas y reglas, formuladas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. a través del archivo de Bogotá, para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la Gestión Documental en el Instituto.

f) Evaluar y aprobar el plan de Presupuesto Anual para el correcto funcionamiento del subsistema interno de Gestión Documental y Archivo.

g) Evaluar la implementación del software para la Gestión Documental en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- RESPONSABILIDADES REFERENTES AL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Son responsabilidades referentes al Subsistema de Seguridad de la Información:

a) Generar políticas para la administración y desarrollo de Seguridad de la Información en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

b) Prevenir pérdidas patrimoniales o que comprometan los recursos de información.

c) Generar las políticas de tecnología de la información y comunicaciones adoptadas por el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP y velar por su implementación.

d) Hacer seguimiento y vigilar que se cumpla el PETIC- Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

e) Sugerir cuando sea requerido, sobre la adquisición de equipos y herramientas tecnológicas para el Instituto.

f) Resolver los asuntos que en materia de tecnología de la información y comunicaciones se presenten a su consideración.

g) Coordinar y dirigir acciones específicas que ayuden a proveer un ambiente seguro y estable de recursos de información, que sea consistente con las metas y objetivos del Instituto.

h) Adoptar medidas para que la información del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP se encuentre protegida de forma apropiada, sobre los presupuestos de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información y de los recursos informáticos y físicos que la soportan.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO.- RESPONSABILIDADES REFERENTE AL SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL: Son responsabilidades referentes al Subsistema de Seguridad de la Información:

a) Gestionar la incorporación y asignación de las partidas presupuestales necesarias para desarrollar el plan de acción propuesto.

b) Adelantar tareas de seguimiento y evaluación de las actividades formuladas en el plan de acción PIGA.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO.- RESPONSABILIDADES REFERENTE AL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL: Son responsabilidades referentes al Subsistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional:

a) Hacer seguimiento y evaluación de las actividades formuladas en el Plan de acción de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial del Instituto.

b) Destinar los recursos necesarios para desarrollar el Plan de acción de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial del Instituto.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO.- RESPONSABILIDADES REFERENTES AL SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO: Son responsabilidades referentes al Subsistema de Control Interno:

a) Definir y proponer las acciones necesarias para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, con base en los informes presentados por la Oficina de Control Interno.

b) Recomendar acciones tendientes a fomentar e implementar la cultura del autocontrol, autogestión y autorregulación en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.

c) Aprobar el plan anual de auditorías integrales y las modificaciones a que haya lugar.

d) Aprobar las estrategias relacionadas con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, y adoptar las decisiones y demás responsabilidades definidas en el manual del MECI adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

e) Analizar los informes de seguimiento a los planes de mejoramiento, suscritos por el Instituto con los órganos de control, con el objeto de verificar su cumplimiento y tomar las acciones frente a los resultados obtenidos.

f) Las demás responsabilidades establecidas en la normatividad vigente sobre el tema.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO.- SESIONES: Las sesiones del Comité serán:

Ordinarias: Los miembros del comité del Sistema Integrado de Gestión se reunirán cada dos (2) meses, previa convocatoria a través del secretario técnico.

Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan el presidente del Comité o por solicitud de alguno de los integrantes del mismo, a través de la Secretaría Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.

PARÁGRAFO. TEMÁTICA.- En las sesiones extraordinarias únicamente se tratará el tema objeto de la citación.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO.- ASISTENCIA: La asistencia a los comités es obligatoria e indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro del comité del Sistema Integrado de Gestión no pueda asistir, deberá comunicarlo a la secretaría técnica del comité con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y los compromisos adquiridos.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO.- QUÓRUM: Constituye quórum decisorio la mitad más uno de los integrantes del Comité. En caso de presentarse empate en las votaciones que se realicen, se definirá por el voto de quien preside la sesión.

ARTÍCULO VIGÉSIMO.- ACTAS DEL COMITÉ.- De cada reunión llevada a cabo por el Comité del Sistema Integrado de Gestión, la Secretaría Técnica levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada uno de los integrantes para su revisión y ajustes.

Pasado el término de tres (3) días y atendiendo las modificaciones que se consideren pertinentes se procederá a la legalización y suscripción por el representante legal de la entidad o su delegado y por el secretario técnico.

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO.- DE LA SECRETARIA TECNICA DEL COMITÉ.- La Secretaría Técnica del Comité del Sistema integrado de Gestión será ejercida por el (la) representante de la Alta Dirección, quien tendrá las siguientes funciones:

a) Efectuar la citación a los miembros del Comité, informando sobre los temas a tratar y remitiendo copia de los documentos que los soportan cuando se requiera.

b) Elaborar las actas de las reuniones, y recopilar las firmas de los asistentes.

c) Consolidar la información y documentación de los temas propuestos y tratados en el Comité, para que se anexen a las respectivas actas.

d) Organizar y custodiar el Archivo de Gestión del Comité.

e) Conservar los medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico de las sesiones del Comité.

f) Comunicar, a quien corresponda, las decisiones adoptadas por el Comité.

g) Preparar respuesta de la correspondencia recibida y que es competencia del Comité.

h) Hacer seguimiento a la ejecución y cumplimiento de los compromisos, a las acciones propuestas y presentar el resultado en la siguiente sesión o al vencimiento del plazo del compromiso.

i) Suministrar información a los integrantes del Comité sobre los asuntos relacionados con su funcionamiento.

PARÁGRAFO: Cuando se trate de un tema específico asociado a un subsistema en particular, la secretaría técnica será asumida por el representante del subsistema correspondiente, de acuerdo a la normatividad vigente

CAPÍTULO IV

EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO.- EQUIPOS DE TRABAJO.- Para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y el cumplimiento de las responsabilidades del Comité del Sistema Integrado de Gestión, se requiere organizar los equipos de trabajo que se describen en los artículos siguientes.

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO.- EQUIPO OPERATIVO.- Cada equipo estará conformado por representantes de los diferentes procesos del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP el Sistema Integrado de Gestión – SIG quienes serán designados por los jefes de cada dependencia, para desplegar e implementar el Sistema Integrado de Gestión en toda la entidad, de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011 y la normatividad legal y reglamentaria asociada a cada uno de los subsistemas.

El equipo operativo estará liderado por el representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO VIGÉSIMO.- CUARTO FUNCIONES DEL EQUIPO OPERATIVO.- El equipo operativo tendrá las siguientes funciones:

a) Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el Líder del equipo operativo en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento e implementación del SIG en la entidad.

b) Realizar todas las actividades requeridas por el representante de la Alta Dirección para el desarrollo, implementación, mantenimiento y sostenibilidad del SIG.

c) Cumplir con las reuniones, tareas y obligaciones definidas por el Líder del equipo operativo que contribuya a la mejora de los procesos.

d) Garantizar el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de mejora.

e) Socializar a sus compañeros del proceso al cual pertenece frente al desarrollo y avances en la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

f) Proponer metodologías y estrategias que puedan contribuir al desarrollo, implementación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión en la entidad.

g) Cumplir con las reuniones y espacios destinados por el Líder del equipo operativo.

h) Las demás que le sean asignadas en marco del SIG.

ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO. EQUIPOS TÉCNICOS.- Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los subsistemas, se crearán Equipos Técnicos a cargo del representante del subsistema respectivo, quien planificará y organizará dicho grupo determinando su periodicidad de reunión, las áreas participantes y su plan de acción enmarcado en la normatividad vigente que le aplique.

El representante del subsistema presentará al Comité Directivo del SIG la planificación de sus reuniones y actividades al inició de la vigencia y los avances o informes de su gestión, cuando el Comité lo solicite o cuando el representante del subsistema lo considere necesario.

PARÁGRAFO: Las decisiones adoptadas en desarrollo de los Equipos Técnicos, deberán ser presentadas por el representante del subsistema respectivo ante el Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO. EQUIPO EVALUADOR.- El equipo evaluador será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. Dicho equipo estará conformado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, sus colaboradores y, cuando se requiera, de los Auditores Internos en las diferentes normas de gestión de conformidad con la normatividad vigente.

PARÁGRAFO. AUDITORES INTERNOS.- Los Auditores Internos serán servidores públicos calificados que puedan realizar la evaluación independiente del Sistema Integrado de Gestión. La Oficina de Control Interno será responsable de su coordinación, conforme al procedimiento vigente.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO.- SERVIDORES PÚBLICO.- Será responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y servidores públicos en general del Instituto para la investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, la implementación, sostenibilidad y mejora continúa del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo a los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la entidad.

Corresponderá a los servidores públicos atender las directrices establecidas en la presente Resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

TÍTULO III

DOCUMENTACIÓN DEL SIG

ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO.- ESTRUCTURA PARA LA ADOPCIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- La estructura para la adopción de documentos en el Sistema Integrado de Gestión es el siguiente:

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO.- COMPROMISO CON EL SIG.- El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP estableció su compromiso con la implementación, desarrollo, mejoramiento y sostenibilidad del SIG, en el lanzamiento del SIG el 4 de Abril de 2013.

ARTÍCULO TRIGESIMO.- VIGENCIA Y DEROGATORIA.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de febrero del año 2014.

NANCY MARTÍNEZ ÁLVAREZ

Directora General

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 5392 de julio 11 de 2014