Que el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que la actividad contractual de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, es una manifestación del ejercicio de la función administrativa, razón por la cual, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 y 355 de la Constitución Política y a lo dispuesto por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Que la Ley 80 de 1993 adoptó el estatuto general de contratación, la cual fue modificada mediante la Ley 1150 de 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos".

Que el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 establece que las entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas particulares, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley.

Que el Decreto 358 de 2012 expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C. le asignó a las Secretarias de Despacho, cabeza de Sector Administrativo de Coordinación, la función de autorizar a las entidades adscritas y vinculadas a su respectivo sector, la celebración de contratos de apoyo y convenios de asociación a los cuales se refieren el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política y el artículo 96 de la Ley 489 de 1998.

Que la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte cuenta con la versión 3 del Manual de Contratación, el cual desarrolló los principios generales y las reglas aplicables a su actividad contractual, de conformidad con la Constitución Política, las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y sus Decretos Reglamentarios, entre otros, el Decreto 734 de 2012.

Que el mencionado Decreto fue derogado por el Decreto 1510 de 2013.

Que Colombia Compra Eficiente, mediante Circular Externa No. 9 de 17 de enero de 2014, estableció que para la expedición del manual de contratación dispuesto por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, se debían tener en cuenta los lineamientos establecidos por Colombia Compra y extendió el plazo para su expedición hasta el 31 de julio de 2014.

En mérito de lo anterior,

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el Manual de Contratación de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte versión 4 de fecha 29 de julio de 2014, formulado por la Oficina Asesora Jurídica, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO.- El Manual que se adopta será de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios responsables de la contratación en la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

ARTÍCULO TERCERO.- Publicar el contenido de la presente Resolución y del Manual de Contratación que se adopta en la página web de la entidad y en el Registro Distrital y comunicarla a las dependencias de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

ARTÍCULO CUARTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las normas que le sean contrarias.

ASPECTOS GENERALES

1. Objeto del Manual

2. Alcance

3. Normas que se invocan en el proceso de contratación

4. Principios que rigen la contratación pública

COMPETENCIA Y FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL

1. Naturaleza de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

2. Competencia para la Contratación

3. Inhabilidades e Incompatibilidades

4. Funciones de las dependencias que intervienen en el proceso contractual

ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

1. ETAPA PRECONTRACTUAL

1.1. Plan Anual de Adquisiciones

1.2. Estudios y documentos previos

Contrato de compraventa. Es definido por el Código Civil en su artículo 1849, así: "El contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero".

Contrato de Suministro. Contrato por el cual una parte se obliga a realizar prestaciones periódicas o continuas de cosas, a favor de otra, y ésta se obliga a pagarle un precio en dinero.

Contrato de Consultoría. Es el referido a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Contrato de Prestación de servicios

Contrato de Apoyo

Convenio de Asociación

1.3. Certificado de disponibilidad presupuestal – CDP

2. ETAPA CONTRACTUAL

2.1. Perfeccionamiento del contrato o convenio

2.2. Ejecución del contrato o convenio

2.3. Plazo del contrato

2.4. Vigencia

2.5. Aprobación de la garantía de cumplimiento

2.6. Suspensión

2.7. Prórroga, adición o modificación

3. ETAPA POSTCONTRACTUAL

MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS UTILIZADOS EN CONTRATACIÓN

El fin de la contratación pública en el Estado Social de Derecho está directamente asociado al cumplimiento del interés general, puesto que el contrato público es uno de aquellos "instrumentos jurídicos" de los que se vale el Estado para cumplir sus finalidades, hacer efectivos los deberes públicos y prestar los servicios a su cargo, con la colaboración de los particulares a quienes corresponde ejecutar, a nombre de la administración, las tareas acordadas¹.

Para dar cumplimiento a lo anterior, se han expedido normas con las cuales se ha dotado a las entidades públicas de herramientas que les permite adelantar procesos para la selección adecuada de los contratistas que les permitirán la consecución de los mismos, es así como con la Ley 80 de1993, en primera instancia define una estructura general y los principios de la contratación estatal.

Ahora, con la reforma de la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, se apunta a mejorar su eficiencia y transparencia, buscando la reducción de costos del proceso contractual y con ello el procedimiento de selección elaborado sobre la base de los principios que rigen la contratación pública, en búsqueda del cumplimiento de los fines estatales.

Así mismo con la expedición del Decreto 1510 de 2013, se busca organizar el proceso de compras y contratación con el Estado, en aras de que esta actividad sea más eficiente, para ello se ha establecido que las entidades estatales deberán elaborar un Plan Anual de Adquisiciones que contenga la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año, lo que permitirá manejar las compras a través de acuerdos marco de precios, a través de negociaciones más provechosa para el Estado.

De igual forma en la citada norma se establecen conceptos básicos para el Sistema de Compras y Contratación Pública, señalando los objetivos que deben cumplir las Entidades Estatales, así como los Partícipes de la Contratación, dentro de los cuales señala a: 1. Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación. 2. Colombia Compra Eficiente. 3. Los oferentes en los Procesos de Contratación. 4. Los contratistas. 5. Los supervisores. 6. Los interventores. 7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.

Es importante resaltar la aplicación del principio de transparencia y publicidad, materializado en la divulgación de las actuaciones precontractuales y contractuales en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública- SECOP, en búsqueda garantizar un mayor participación de los oferentes quienes tendrán que hacer parte de una lista única, conocida como Registro Único de Proponentes (RUP), así mismo busca unificar la información contractual.

Es así como en los procesos de selección para la adquisición de bienes y servicios se adelantarán de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2006 y el Decreto 1510 de 2013, así como aquellas normas que reglamenten la materia de contratación.

Servir como herramienta para que los procesos de Contratación Pública que se adelanten en la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte - SCRD, contengan las pautas establecidas en las normas de contratación para el desarrollo de las etapas precontractual, contractual y postcontractual, así como la delegación y/o desconcentración de funciones; la definición de políticas, fijación de parámetros y reglas para adelantar dichas etapas.

El manual que aquí se plantea, se enmarca en lo establecido en el Artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, el cual dispuso que "Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación...".

Los asuntos o materias no contempladas en esta herramienta se entienden regidas por las normas aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual se aplicarán las que sean de mayor jerarquía.

El presente documento incluye el procedimiento de selección de contratistas, el trámite contractual y de liquidación que se adelanten para el normal cumplimiento de las funciones y cometidos de la Secretaría, así como los procedimientos para la aplicación de multas y sanciones a los contratistas incumplidos.

En el Manual de Contratación solamente se incluyen los procedimientos, trámites y contratos que corresponden al cumplimiento de las actividades y funciones a cargo de la Secretaría.

Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en el presente documento, serán adelantados de acuerdo con las normas y principios que regulan la contratación estatal, en especial la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y los decretos reglamentarios en especial el Decreto 1510 de 2013, las normas comerciales y civiles pertinentes, y demás, que las complementen modifiquen o adicionen y artículo 355 de la Constitución Política, se deben observar las disposiciones del Decreto 777 de 1992 y 1403 de 1992 y Ley 489 de 1998 artículo 96 y demás normas que regulan la materia.

El Manual de Contratación está conformado por una parte de definiciones y orientación general y la otra que corresponde a la descripción del procedimiento y flujogramas que se deben seguir para adelantar los diferentes procesos de selección.

En caso de incompatibilidad entre las normas legales y reglamentarias respecto de lo previsto en este Manual, se aplicarían aquellas, de acuerdo con la jerarquía de las mismas.1(sic)

Los contratos y convenio estatales se sujetaran a las normas y principios que regulan la Contratación Pública en especial la Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012 y Decretos reglamentarios sobre la materia.

Para efecto de la contratación derivada del artículo 355 de la Constitución Política, se deben observar las disposiciones del Decreto 777 de 1992 y 1403 de 1992 y Ley 489 de 1998 artículo 96 y demás normas que regulan la materia

Forman parte del marco legal de contratación, el Estatuto Orgánico de Presupuesto, las normas de austeridad del gasto.

La Ley 80 de 1993, estableció los principios que rigen la actividad contractual, como desarrollo de la función administrativa, a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, a los cuales nos referimos a continuación:

* Principio de transparencia: Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él.

* Principio de Planeación: Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades de la Procuraduría.

* Principio de Economía: Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios.

* Principio de responsabilidad : Hace referencia a la obligación que tienen los servidores públicos frente a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución de los contratos².

* Principio de Selección Objetiva: Es una obligación de la SCRD, respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en ningún caso la selección del contratista puede ser subjetiva, es decir que la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

* Principio de Publicidad: Esté principio es el generador de participantes, toda vez que da la posibilidad a los ciudadanos interesados en contratar con el Estado de conocer los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivo y demás documentos de los procesos que se están adelantando en la SCRD, así como todas las actuaciones que surjan en virtud de un contrato, convenio o procedimiento precontractual, contractual o postcontractual, por encontrarse publicados en el portal de contratación y en los diarios de amplia circulación en la oportunidad regulada por ley.

* Principio del debido proceso: Es obligación de la SCRD garantizar que toda actuación administrativa vinculada con la actividad contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administración³.

* Supremacía de lo sustancial sobre lo formal: En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la SCRD en el pliego de condiciones.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación.

* Principio de la autonomía de la voluntad: La autonomía de la SCRD es reglada, lo que implica que los funcionarios facultados o delegados como ordenadores del gasto, solo puedan suscribir contratos o convenios conforme a la naturaleza de la entidad que representan, tendientes a satisfacer intereses públicos, no personales o particulares.

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte es una entidad pública del sector central en el Distrito Capital.

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, antiguo Instituto Distrital de Cultura y Turismo es un organismo del sector central en el Distrito Capital, con autonomía administrativa y financiera creado a través del Acuerdo 257 de 2006, a la cual se le ha fijado la responsabilidad de actuar como la cabeza del Sector cultural, recreativo y deportivo en la ciudad, y de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 257 del 30 de noviembre de 2006, expedido por el Concejo de Bogotá, D. C., tiene por objeto, orientar y liderar la formulación concertada de políticas, planes y programas en los campos cultural, patrimonial, recreativo y deportivo del Distrito Capital en coordinación con la Secretaría Distrital de Planeación y con la participación de las entidades a ella adscritas y vinculadas y la sociedad civil.

A continuación se relacionan las entidades adscritas y vinculadas a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte – SCRD:

* Entidades adscritas

* Fundación Gilberto Alzate Avendaño

* Instituto Distrital de Patrimonio Cultural

* Instituto Distrital de Recreación y Deporte

* Instituto Distrital de las Artes

* Orquesta Filarmónica de Bogotá

* Entidad vinculada

* Canal Capital

En materia de contratación el Decreto Distrital 558 de 2006, señala las competencias atribuidas a la SCRD, dentro de las cuales se encuentra la facultad para celebrar Acuerdos de Voluntades, contratos y convenios que se requieran para el cumplimiento de sus funciones.

Por lo anterior, la Secretaria del Despacho ha definido funciones en materia de contratación estatal, la ordenación del gasto y del pago, mediante la Resolución 90 del 04 de febrero de 2014 o aquella que la modifique, la complemente o la sustituya.

Como delegación especial se encuentra la contemplada en el Decreto 358 de 2012 expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., mediante el cual le asignó a las Secretarias de Despacho, cabeza de Sector Administrativo de Coordinación, la función de autorizar a las entidades adscritas y vinculadas a su respectivo sector, la celebración de contratos de apoyo y convenios de asociación a los cuales se refieren el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política y el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, para lo cual se deberá seguir el procedimiento establecido para el caso.

No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con la SCRD, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política de Colombia, en las Leyes y especialmente, las contempladas en los Arts. 8° y 9° de la Ley 80 de 1993, el Art. 5 de la Ley 828 de 2003.

Así mismo, es preciso señalar que para el caso de los Contratos de Apoyo y Convenios Asociación, adicionalmente se debe verificar no estar incurso de ninguna de las incompatibilidades establecidas en el artículo 9 del Decreto 777 de 1992.

En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en un proceso contractual, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del contrato previa autorización de la SCRD y si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la SCRD.

Son las fases en que se subdivide la actividad contractual desde su planeación hasta la liquidación y cierre del contrato, a continuación se presentan las etapas de la actividad contractual:

Comprende el lapso en el cual se realizan los trámites para determinar las condiciones del contrato o convenio a celebrar, tales como objeto de la contratación, estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad del contrato o convenio, la extensión, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis del mercado, estrategias de contratación, perfil de los proponentes y requisitos que deben acreditar, todo dentro del marco de la necesidad que tiene la Entidad y las normas de contratación vigentes, hasta la suscripción del contrato o convenio.

Comprende el lapso en el cual surgen las obligaciones entre las partes, el cual se fija una vez es suscrito el contrato o convenio, así como el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución, desarrollo del contrato o convenio y terminación del mismo.

Comprende el lapso generado una vez se ha terminado el plazo del contrato o convenio, en el se evalúan finalmente los resultados financieros de la ejecución del contrato y se resuelven los desacuerdos que existieren respecto de tales resultados, está etapa concluye con la liquidación del contrato o convenio o el respectivo cierre⁸.

Para mayor información o comprensión de los procedimientos de selección de contratistas, a través de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, favor remitirse a la descripción detallada del procedimiento y flujograma anexo al presente manual, donde además se establece el responsable de adelantar cada paso al interior de la Secretaría.

Es el lapso en el cual se realizan los trámites para determinar las condiciones mínimas para adelantar un proceso de contratación en la SCRD, dentro de las cuales se ha de tener en cuenta:

1.1. Plan Anual de Adquisiciones

1.2. Estudios previos

1.3 Certificado de disponibilidad presupuestal

Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos de los artículos 4 al 7 del Decreto 1510 de 2013, o en su defecto por las normas que regulen el tema.

En el Plan Anual de Adquisiciones se señalan las obras, bienes y servicios que pretende adquirir la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte durante el año; su elaboración es una obligación legal⁹ que para el caso de la SCRD está a cargo de los responsables de proyecto, previa planeación de las necesidades de la entidad; su consolidación está a cargo de la persona designada por el comité de compras y contratación, y su aprobación a cargo por el/la Secretario/a de Despacho.

Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones deben publicarse en la página web de la SCRD y en el SECOP.

Son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Este documento lo realiza el responsable de proyecto, quien los remitirá a la Oficina Asesora Jurídica para que esta última proceda con el trámite del proceso contractual, dichos documentos deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación.

En los procesos cuyo objeto sea la realización de una obra, se debe contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental¹⁰.

Los estudios y documentos previos deben contener los elementos establecidos en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 4 del Decreto 1510 de 2013, además de los indicados para cada modalidad de selección, así:

La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación: El Responsable de Proyecto que requiera la contratación debe describir en los estudios previos las razones que justifican la contratación a desarrollar enmarcada en las funciones que debe cumplir la SCRD, el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá vigente y el interés general.

* El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto: Se debe precisar claramente la forma en que se va a satisfacer la necesidad y ello se logra únicamente describiendo en forma precisa lo que se requiere, sus especificaciones técnicas, las obligaciones del futuro contratista u operador, el valor y las condiciones de pago, el plazo del contrato y todas las condiciones para el correcto desarrollo del mismo.

* La modalidad de selección del contratista y su justificación. incluyendo los fundamentos jurídicos: Para la identificación del contrato a celebrar los siguientes son los tipos contractuales más utilizados en la Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte:

Contrato de compraventa. Es definido por el Código Civil en su artículo 1849, así: "El contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero".

Contrato de Suministro. Contrato por el cual una parte se obliga a realizar prestaciones periódicas o continuas de cosas, a favor de otra, y ésta se obliga a pagarle un precio en dinero.

Contrato de Consultoría. Es el referido a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Son los celebrados para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad y se celebran con personas naturales cuando tales actividades no puedan realizarse por personal de planta o que requieran de conocimientos especializados¹¹.

El Decreto 2209 de 1998, Artículo 1 señala para los contratos de prestación de servicios sea con personas naturales o jurídicas, que sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán¹².

Contrato de Apoyo¹³

Este contrato es celebrado para dar un estimulo a actividades o programas y actividades de interés público o social, acordes con el Plan Nacional o los Planes Seccionales de Desarrollo. Busca apoyar la acción de organizaciones sin ánimo de lucro, de utilidad común de origen privado, que en ejercicio de su autonomía de iniciativa desarrollen, para beneficio de la comunidad, y no simplemente la satisfacción de finalidades lucrativas.

Convenio de Asociación¹⁴

Mediante está figura se busca unir esfuerzos entre una entidad pública y una entidad privada sin ánimo de lucro, para desarrollar un proyecto programa o actividad de interés público o social acordes con el Plan Nacional o los Planes Seccionales de Desarrollo.

* El valor estimado del contrato o convenio y la justificación del mismo: El ordenador del gasto deberá realizar un análisis que soporte el valor estimado del contrato o convenio, contemplando un análisis del sector económico y de los oferentes en los casos que aplique¹⁵, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y los posibles costos asociados al mismo.

En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, deberá soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el Concurso de Méritos no se publicará el detalle del análisis que se ha realizado para los estudios previos.

La dependencia interesada en la contratación debe hacer un análisis del mercado para determinar el presupuesto real de la futura contratación, para lo cual debe sondear el mercado requiriendo cotizaciones de acuerdo a la definición que hizo del objeto del contrato y sus especificaciones técnicas, advirtiendo expresamente que la solicitud es únicamente con el propósito de elaborar un estudio de mercado.

En los estudios previos debe plasmar las variables utilizadas para llegar al presupuesto, por ejemplo, promedios, análisis históricos, actualizaciones con IPC, revisión de procesos similares en la misma entidad, entre otras.

Así mismo la dependencia interesada podrá efectuar consulta a través de mínimo dos (2) cotizaciones a diferentes proveedores, para identificar las características, las tendencias y los precios del mercado de bienes, obras o servicios.

El trámite de consulta de precios de mercado se podrá realizar entre otras, en forma verbal (dejando constancia escrita sobre el nombre de la persona a quien se hizo la solicitud verbal y la manera de ubicarla), o en forma escrita o vía fax o correo electrónico, estableciendo expresamente que el suministro de la información no genera compromiso u obligación para la Secretaría, pues no corresponde a un proceso de selección.

* Los criterios para seleccionar la oferta más favorable: Desde los estudios previos debe indicarse cómo se seleccionará la oferta que más convenga a la entidad.

En los procesos de selección por licitación y selección abreviada de menor cuantía, en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.

En los procesos de selección abreviada con subasta inversa y los de selección de mínima cuantía el único factor de evaluación es el menor precio ofrecido.

En los procesos de selección de consultores se hará uso de factores destinados a valorar la mejor calidad. No se puede incluir el precio como factor de escogencia.

* El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo: La tipificación, estimación, asignación y forma de mitigar los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, sirve de soporte para que las partes conozcan y tengan plena claridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que celebra el contrato.

La tipificación se entiende como la identificación de los riesgos que puedan ocurrir durante el desarrollo y la ejecución del contrato alterando el equilibrio financiero del mismo; su estimación corresponde al valor monetario del riesgo posible acaecido y finalmente la asignación que tiene que ver con quién asume el riesgo: el contratista o la entidad.

La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

* Cláusula de indemnidad: En todos los contratos que celebre la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista u operador mantenerla indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones del contratista. En los eventos de que no se establezca esta cláusula se deberá sustentar en los estudios previos la razón de su exclusión.

* Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación: Hace referencia al análisis que sustenta la exigencia o no de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato o del convenio según el caso, así como la pertinencia de la división de las mismas.

El artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, dispone la facultad de que los proponentes ofrezcan pólizas de seguro, garantías bancarias y las demás autorizadas para tal efecto. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que deban cubrir y las condiciones establecidas en el Decreto 1510 de 2013 o norma que lo modifique, adiciones o complemente.

El mecanismo de cobertura de riesgo es por regla general indivisible y solo podrá ser dividido en etapas contractuales en los casos contemplados en el artículo 112 del Decreto 1510 de 2013,norma que lo modifique, adiciones o complemente.

* La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial: Es necesario que el ordenador o responsable del proyecto lleve a cabo un análisis para determinar si se debe dar aplicación a lo señalado en el artículo 148 y siguientes del Decreto 1510 de 2013 o norma que lo modifique, complemente o derogue.

* Documentos Adicionales y Complementarios a los Estudios Previos por modalidad de contratación: En los casos de la modalidad de Selección Abreviada - Subasta Inversa y la modalidad de Contratación Directa, además de los documentos y requisitos establecidos para el Estudio de Conveniencia y Oportunidad, se deberá soportar los siguientes documentos:

Fuente: Oficina Asesora Jurídica SCRD

Es el documento mediante el cual la administración garantiza los recursos económicos para adelantar el proceso contractual, los cuales están disponibles, libres de toda afectación presupuestal y que son suficientes para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal.

Una vez elaborado el documento "Estudio de Conveniencia y Oportunidad" el cual deberá contar con el visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica, el/la ordenador/a del gasto interesado/a efectúa la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, al Grupo Interno de Recursos Financieros de la Secretaría en el formato del Sistema de Contratación SICO, dependencia que se encarga de expedir el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Es el lapso en el cual surgen las obligaciones entre las partes, el cual se fija una vez es suscrito el contrato o convenio, así como el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución, desarrollo del contrato o convenio y terminación del mismo; esta etapa comprende la recepción de los documentos hasta la verificación del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato y en ella se ha de tener en cuenta:

La elaboración de las minutas de los contratos se realizan en la Oficina Asesora Jurídica, previa solicitud que deberá realizar el ordenador del gasto y el responsable del proyecto.

El profesional encargado de proyectar el contrato, verificará que el contenido del expediente contractual cumpla con los requisitos mínimos establecidos en la norma, los cuales son necesarios para la elaboración de la minuta, en la cual se consigna el acuerdo de voluntades.

El perfeccionamiento del contrato se genera una vez suscrito por las partes el respectivo contrato o convenio

Para la ejecución es necesario que sea expedido por el Grupo Interno de Recursos Financieros el Registro Presupuestal correspondiente¹⁶ y se apruebe las coberturas del riesgo.

Una vez suscrito el contrato o convenio por las partes, se informa al interventor / supervisor de su designación, quien procederá a elaborar la respectiva acta de inicio del contrato o convenio.

A continuación se relación los aspectos generales en desarrollo del contrato:

El plazo es un elemento para la exigibilidad de la obligación y para determinar el momento a partir del cual se cumple oportunamente o se incumple la obligación. Debe ser señalado desde los estudios previos.

La vigencia del contrato empezará a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado el contrato y cubrirá el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el plazo para su ejecución y el término que se haya señalado para practicar la liquidación final.

Antes de iniciar la ejecución del contrato, el ordenador del gasto aprobará la garantía mediante firma de la póliza, siempre y cuando reúna todos los requisitos y condiciones legales y reglamentarias, así como su respectivo amparo, valor asegurado y vigencia establecido para cada caso.

La Oficina Asesora Jurídica verifica el cumplimento de los requisitos sobre la cobertura del riesgo que hayan sido exigidos en el contrato o convenio, para la ejecución de éste y le imparte la aprobación a través del auto de aprobación de la póliza establecido en el Sistema de Contratación SICO.

La suspensión de la ejecución del contrato o convenio se hará constar por las partes y el supervisor o interventor del contrato o convenio, en un Acta, con indicación de los motivos que llevaron a la misma. Deberá constar también la fecha del inicio de la suspensión, así como la fecha de la reanudación de la ejecución del contrato o convenio. El contratista deberá solicitar a la compañía de Seguros que expidió la garantía única del contrato el respectivo ajuste a las vigencias de los riesgos amparados, conforme al Acta de Suspensión.

Se podrá realizar durante el desarrollo del contrato o convenio y antes del vencimiento del plazo y deberá ser aprobada por el Ordenador del Gasto, previo concepto del Interventor o supervisor.

Se dará por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, se requiera en atención a los fines estatales.

La prórroga y/o la adición, darán lugar a la modificación de la vigencia de las garantías constituidas por el contratista para la ejecución del contrato.

Comprende el lapso generado una vez se ha terminado el plazo del contrato o convenio, en él se evalúan finalmente los resultados financieros de la ejecución del contrato o convenio y se resuelven los desacuerdos que existieren respecto de tales resultados, está etapa concluye con la liquidación del contrato o convenio y/o el respectivo cierre en los casos que aplique.

1. Procedimiento: Elaboración de contratos y convenios

2. Procedimiento: Concurso de méritos

3. Procedimiento: Licitación pública

4. Procedimiento: Selección Abreviada de Menor Cuantía

Procedimiento: Selección Abreviada de Subasta Inversa

5. Procedimiento: Tramite de autorización entidades para celebrar contratos

6. Procedimiento: Elaboración de comunicación y notificación de actos administrativos relativos a la contratación estatal

7. Procedimiento: Contratación Mínima Cuantía

8. Procedimiento: Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

* Acta de iniciación. Documento que suscriben el Interventor y/o supervisor y el Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato.

* Acta de liquidación. Documento suscrito por el ordenador del gasto, el contratista y el interventor o supervisor donde se consigna el corte final de cuentas entre las partes. En ella deberá constar el valor inicial y final ejecutado, el estado de cumplimiento de las obligaciones del contrato, los acuerdos, ajustes, revisiones, reconocimientos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo. Además se informa sobre los plazos, prorrogas, adiciones, actas tramitadas y garantías suscritas.

* Acta de recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Interventor y/o supervisor recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato.

* Acta de reinicio. Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena el reinicio de las actividades. El contratista se obliga a actualizar la vigencia de las garantías por el período que dure suspendido el Contrato.

* Acta de suspensión. Documento mediante el cual el ordenador del gasto y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, previo concepto favorable del interventor y/o supervisor cuando se presente una de las circunstancias especiales establecidas en el contrato que amerite el cese del desarrollo del mismo. Dicho documento deberá ser suscrito por el representante del Contratista y el Ordenador del Gasto de la Secretaría.

* Adición Contractual. Acuerdo celebrado entre el ordenador del gasto y el contratista para ampliar el valor de un contrato o convenio, cuando se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación.

* Anticipo. Es un préstamo que La Secretaría realiza al contratista, para destinarlo en forma exclusiva a la ejecución del contrato, el monto del anticipo depende de la naturaleza del contrato y la cuantía de la inversión inicial requerida para su ejecución; su inversión se realiza de acuerdo con el programa definido, bajo supervisión y vigilancia del Interventor o supervisor, el cual debe ser manejado por el Contratista en una Fiducia y amortizado en el (los) pago(s) que se le realice(n) al contratista.

* Avance del contrato. Relación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.

* Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Documento expedido por el responsable del presupuesto de la Secretaría, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.

* Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en desarrollo de estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado.

* Consultor. Persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal a quien se le ha adjudicado un concurso de méritos y con quien se contrataran los servicios de consultoria a que se refiere el numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.

* Contratista. Persona natural o jurídica, Consorcio o unión temporal a quien se le ha adjudicado mediante cualquiera de las modalidades de selección, a saber: licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o de contratación directa y con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista puede ser constructor y/o consultor y/o proveedor y/o prestador del servicio, entre otros.

* Contrato. Acuerdo de voluntades celebrado entre la Secretaría y el oferente favorecido con la adjudicación resultado de un proceso de selección, en el cual se pacta el objeto, los valores, cantidades y pautas que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su liquidación.

* CUBS: Catálogo Único de Bienes y Servicios, es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permitan una identificación para cada uno de ellos.

* Convenio. Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho público o entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un objetivo común.

* Contrato de concesión. Contrato que se suscribe con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de una obra o bien, destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

* Contrato de prestación de servicios. Contrato que se suscribe para realizar actividades relacionadas con la administración, se realizan cuando se requieren conocimientos especializados o no hay personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. Bajo esta modalidad se contratan también los trabajos artísticos.

* Contrato de Consultoría. Contrato para desarrollar actividades referidas a estudios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnostico, asesoría técnicas de coordinación, control y supervisión.

* Contrato de Obra. Contrato celebrado con un contratista para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

* Contrato de Suministro. Contrato que se suscribe con un proveedor mediante el cual realiza entregas periódicas de bienes muebles, equipos o maquinaria con el fin de ejecutar proyectos relacionados con el cumplimiento de la misión institucional de las entidades.

* ECO. Estudio de conveniencia oportunidad y mercado.

* Gestión Contractual. Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de una Entidad Estatal.

* Gestión Estratégica. Es el conjunto de actividades, planes y/o fines de política pública que cada Entidad Estatal debe llevar a cabo conforme con su Objetivo Misional.

* Imprevistos. Son aquellas actividades suplementarias o adicionales no previstas inicialmente contratadas que deberán ejecutarse previo acuerdo del justo precio de acuerdo a las especificaciones técnicas.

* Interventor y/o supervisor. Persona natural o jurídica que representa a la Secretaría frente al contratista, encargado del control técnico, jurídico, administrativo, financiero, ambiental y social, en la verificación del cumplimiento del contrato durante la ejecución del objeto pactado.

* IVA. Impuesto al Valor Agregado, es un impuesto indirecto a la venta de bienes de consumo. Se considera un impuesto al gasto, puesto que el IVA se cobra como un porcentaje del valor de una mercancía o servicio, y los consumidores deben pagarlo al momento de comprar la mercancía o servicio, el IVA es un impuesto que castiga el consumo.

* Mayores cantidades de obra. Cantidades que por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato y donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales La Secretaría podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a llevar a cabo. Requieren de la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo y de la adición al contrato respectivo.

* Modificación. Ajuste que se le hace a un contrato o convenio para aclarar estipulaciones en él contenidas.

* Manual de Contratación. Documento que establece y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual.

* Obras complementarias u obras no previstas. Obras que no están incluidas en las condiciones iniciales del contrato, pero que son necesarias para el mejor funcionamiento del bien o servicio y por tanto puede ordenarse su ejecución mediante un contrato adicional.

* Orden de pago. Documento suscrito por el ordenador del gasto por medio del cual se efectúa el pago por parte de La Secretaría al contratista / consultor / proveedor y/o prestador del servicio, entre otros, por las actividades ejecutadas durante el período respectivo y su liquidación de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato.

* Objetivo Misional. Son los objetivos y las funciones de cada Entidad Estatal, de acuerdo con las normas o disposiciones que regulan su actividad.

* Plazo. Período necesario para la ejecución de un contrato, comprendido entre la fecha de iniciación y su vencimiento. También puede comprender sólo una de las etapas del contrato.

* Precio: Es el valor monetario que establecen los proveedores interesados en vender bienes o servicios de uso común o de uso en contratos de obra, a la administración pública y a los particulares.

* Precio indicativo de mercado: Es el promedio de los precios de referencia del mercado, de acuerdo con las cotizaciones realizadas.

* Procedimiento.¹⁷ Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

* Proceso.¹⁸ Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

* Prórroga: Acuerdo celebrado entre el contratante y el contratista para ampliar el plazo de ejecución de un contrato.

* Proveedor. Persona natural o jurídica con quien se suscribe un contrato.

* Registro de Proponentes. Es una base de datos¹⁹, de creación legal en la cual se inscriben las personas naturales o jurídicas que aspiran a celebrar con entidades estatales contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. Tiene como finalidad suministrar la información necesaria de un contratista inscrito en lo relacionado con su experiencia, capacidad técnica, capacidad de organización y capacidad financiera a dichas entidades y a todas las personas interesadas en celebrar los contratos.

Contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, mediante la calificación y clasificación del proponente dentro de la actividad, especialidad y grupo que le corresponda, de conformidad con la información que acredite al momento de la inscripción, la cual habrá de ser verificada documentalmente en la Cámara de Comercio. Se podrá clasificar en una o varias actividades, especialidades o grupos. Incluye además, la información sobre los requisitos habilitantes de los proponentes, que corresponden a la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización.

Igualmente, se encuentra la información sobre la capacidad máxima de contratación de los proponentes, con el fin de que en cada proceso de selección se pueda determinar su capacidad residual, que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tengan en ejecución al momento de presentar la oferta.

La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes.

Para tal efecto, la Secretaría no podrá solicitar información en los pliegos de condiciones que se encuentre en el Registro Único de Proponentes. Sólo pedirá información adicional que no se encuentre en él.

* Registro Presupuestal (RP). Certificado de haber separado de manera definitiva los recursos que respaldan el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos mediante un contrato o convenio, de conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada.

* RUPR. El Registro Único de Precios de Referencia, RUPR: Es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deben ingresar al RUPR, bajo las condiciones que se establecen en el sistema. El precio de referencia incluirá el IVA y excluirá otros gravámenes.

* SECOP. Sistema Electrónico para la Contratación Pública. La Ley 1150 implementa en el artículo 3°, el Sistema Electrónico para la Contratación Pública "SECOP", el cual dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos de contratación electrónicos, y por tanto contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos.

* SICO. Sistema de Contratación de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

* Suspensión. Interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato.

* Unión Temporal: Contrato privado de dos o más personas, para presentar en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

* Valor final del contrato. Es el resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato, incluyendo los reajustes.

* Vigencia. Término pactado en el contrato, equivalente al plazo para la ejecución de las actividades, más el tiempo necesario para su liquidación.