RESOLUCIÓN 304 DE 2014

(Septiembre 01)

“Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental elaboradas para el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias”

EL DIRECTOR GENERAL DEL FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS DE BOGOTÁ D.C. – FOPAE

En uso de sus atribuciones legales, y en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, 594 de 2000, en concordancia con el Decreto 514 de 2006, los Acuerdos 004 y 006 de 2010 del Concejo Directivo del FOPAE y el Acuerdo Distrital 546 de 2013 que estableció un período de transición hasta de doce (12) meses a partir de su vigencia, para la puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión de Riesgo y Cambio Climático y la transformación del FOPAE en el IDIGER y el Decreto Distrital 173 de 2014 y,

CONSIDERANDO:

Que los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo, establecen que el Estado y sus instituciones en todos los niveles y órdenes están obligados a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Que el Articulo 24 de la Ley 594 del 2000, da la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.

Que el Decreto 514 de Diciembre 20  de 2006, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D. C., en su artículo 4°establece que toda entidad de la administración distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Dicho subsistema estará conformado por los archivos de gestión, archivo central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad”.

Que mediante el Decreto 4110 de 2004, modificado por el Decreto 4485 de 2009, se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP1000:2004 y mediante el Decreto 1599 de 2005, se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI1000 2005, los cuales establecen el deber de complementarse con un Sistema de Gestión Documental, porque los documentos en tanto son el registro cotidiano de la acción administrativa y el testimonio de su cumplimiento, sirven de soporte a la misión, objetivos y funciones de una entidad, dan cuenta del desempeño institucional y son el recurso básico para la toma de decisiones basadas en hechos; la auditoría y control administrativo; la garantía de los derechos ciudadanos; la transparencia y el control social y, eventualmente, forman parte del patrimonio documental de la ciudad.

Que el ente rector del Sistema Distrital de Archivos es la Dirección del Archivo de Bogotá, organismo que tiene la responsabilidad de formular las políticas y reglas para la función archivística en las entidades de la Administración Distrital, y en aquellas del sector privado que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital.

Que el Acuerdo 004 de 2013, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012, establece en su artículo 8º que las tablas de retención documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante legal, previo concepto emitido por el Comité Interno de Archivo.

Que mediante Decreto 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Que la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD), fueron aprobadas por el Comité de archivo del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias, mediante el Acta N° 002 del 27 de Septiembre de 2013.

Que las Tablas de Retención Documental del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias – FOPAE fueron validadas por el Consejo Distrital de Archivo de Bogotá D.C., mediante el informe técnico del 27 de febrero de 2014, radicado ante el FOPAE el 26 de marzo de 2014, bajo el consecutivo de entrada de correspondencia 2014ER6248.

Que la aplicación de las Tablas de Retención Documental en el FOPAE garantiza el acceso a la información y facilita la oportuna atención de asuntos administrativos.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. Adopción de las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Consejo Distrital de Archivo de Bogotá D.C., como herramienta para la organización, conservación, fortalecimiento y preservación de la memoria institucional.

PARÁGRAFO. La responsabilidad de la organización, conservación, transferencia y consulta de las series documentales de los archivos de gestión a los cuales se les aplicara las Tablas de Retención Documental, recae sobre los Subdirectores de las dependencias generadoras de documentos en el FOPAE.

ARTÍCULO 2°. Difusión de Tablas de Retención Documental La Subdirección Corporativa y de Asuntos Disciplinarios realizara de manera amplia, la difusión y capacitación en los procedimientos encaminados a aplicar las Tablas de Retención Documental, para lo cual contara con el apoyo del Comité de Archivo de FOPAE.

ARTÍCULO 3º. Ordenar la aplicación de las Tablas de Retención Documental a cada una de las dependencias que conforman la estructura organizacional del FOPAE.

ARTÍCULO 4°. Seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental. La Subdirección Corporativa y de Asuntos Disciplinarios realizara el seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental en las distintas Dependencias del FOPAE.

ARTÍCULO 5º. Modificación de las Tablas de Retención Documental. La Subdirección Corporativa y de Asuntos Disciplinarios modificara las Tablas de Retención Documental previo estudio de casos o cuando sea modificada la estructura organizacional del FOPAE, para lo cual se presentaran al Comité de Archivo para su aprobación, así mismo como la presentación ante el Consejo Distrital de Archivo de Bogotá D.C., para su convalidación y aprobación.

PARÁGRAFO. Las Tablas de Retención Documental (TRD) se revisaran y actualizaran en los casos que establece el Acuerdo 004 de 2.013, Título V Artículo 14.

ARTÍCULO 6°. Autorización para eliminación documental. Será responsabilidad del Comité de Archivo de la entidad, siguiendo el procedimiento establecido en tal y como lo señala el Acuerdo 004 de 2013 Título V Articulo 15.

ARTÍCULO 7. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D. C., al primer (1°) día del mes de septiembre de dos mil catorce (2014).

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

JAVIER PAVA SANCHEZ

Director General

Fondo de Prevención y Atención de Emergencias

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5425 de septiembre 04 de 2014.