RESOLUCIÓN 248 DE 1998

(diciembre 24)

por la cual se establecen los criterios y conceptos orientadores del Sistema de Control Interno.

El Veedor Distrital de Santa Fe de Bogotá, D.C., en uso de sus atribuciones legales y en especial de las conferidas por la Ley 87 de 1993, y el Acuerdo 24 de 1993, y

Que la Constitución Nacional en sus artículos 209 y 269, así como la Ley 87 de 1993 en su artículo 15, prevén como obligación de las Entidades Públicas determinar, implantar y complementar el Sistema de Control Interno;

Que previo diagnóstico en la Veeduría Distrital se concluyó que en la entidad se ejecutan actividades de control interno en todos sus procesos, pero que no se han implantado un Sistema de Control Interno en los términos previstos por la Ley 87 de 1993;

Que se hace necesario definir los criterios y conceptos rectores del Sistema de Control Interno de la Veeduría Dsitrital, que permitan su ejecución dentro del marco constitucional y legal.

Artículo 1º.- Adoptar como criterios y conceptos orientadores del Sistema de Control Interno de la Veeduría Distrital.

Control Interno: Se entiende por tal la herramienta de dirección, que se estructura como un sistema compuesto por un esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, que actúan armónica y articuladamente entre sí, abarcando toda la gestión, los niveles operativos y funcionales de la Entidad y cuyo soporte es la Cultura de Autocontrol.

Cultura de Autocontrol: Es el conjunto de prácticas, códigos de comportamiento, lenguajes, relaciones y hábitos asociados a significantes y significados dentro al ejercicio de control interno, que generan una disciplina en la que cada servidor público se convierte en su propio contralor y responsable directo del éxito de las actividades a su cargo.

Finalidad del Sistema: Propender por el éxito de la gestión de la Entidad, mediante la eficiente, eficaz y transparente ejecución de los procedimientos misionales y administrativos; por que la misión institucional se ciña a su marco legal y cumpla con su función social; y porque la gestión de todos los que conforman la organización sea coordinada y cuente con herramientas de alarma y de medición que suministren información oportuna y confiable para la toma de decisiones.

Artículo 2º.- Elementos del Sistema de Control Interno de la Veeduría.

Misión. Es la razón de ser de la Entidad, se construye con las políticas de la administración y la s funciones legalmente asignadas. Cada dependencia de la entidad definir su misión particular, guardando coherencia con las funciones que le están asignadas en las normas que las reglamentan y la misión institucional.

Planeación. La gestión de la entidad se orienta a través de planes y proyectos, que permitan cumplir la misión. El ejercicio de planeación debe cumplirse simultáneamente y armónicamente con el ejercicio de presupuesto, contando con la participación de todos los niveles de la organización.

La planeación incluye como mínimo:

Diagnóstico: Respecto de los logros de la gestión anterior, causas de desfase, requerimientos, disponibilidad de recursos, hallazgos del sistema de Control Interno del periodo anterior, noción del entorno de la Entidad.

Plan de acción institucional: Definido como la programación de acciones hacia un objetivo concreto, acorde con la misión y las políticas particulares de la Administración. Precedido por un diagnóstico, el contenido mínimo comprende: objetivos específicos, metas cuantificables, identificación de las actividades a desarrollar, tiempos de desarrollo, determinación de los responsables de la actuación, previsión de recursos requeridos y definición de indicadores que evalúen su ejecución e impacto.

Proyecto: Se define como una programación de actividades al logro de un objetivo concreto que se desprende del plan.

Organización: La planeación supone el soporte de una organización, que facilite, oriente y canalice su ejecución.

La organización comprende como mínimo:

Organigrama: Que precise las líneas de autoridad y coordinación requeridas para la ejecución de la misión institucional.

Procedimientos: Definiendo secuencias de actividades para ejecutar la misión institucional y la misión particular por dependencia, a través del Manual de Procedimientos y Control Interno de la Veeduría.

Funciones: Definiéndolas para cada uno de los cargos de la planta de personal, común medio de precisar las instancias de operación y elaboración de tareas y responsabilidades, de registro de la gestión, de toma de decisiones y de ejecución de las decisiones adoptadas, a través del Manual de Funciones de la Veeduría.

Comunicación: La definición normal de mecanismos de coordinación que permitan el flujo de información entre los diferentes niveles de la Veeduría Distrital, en consonancia con las funciones y procedimientos establecidos y el organigrama vigente.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL. Es un Conjunto de elementos que acopia, organiza y canaliza el manejo de información específica requerida por una dependencia para el desarrollo de su gestión.

El diseño de un sistema de información deberá prever los siguientes aspectos:

Identificación de las necesidades de información para un ámbito de gestión específico.

Identificación de la fuente oficial de la información.

Creación de un canal de comunicación entre la fuente de la información y su destinatario.

Identificación precisa de las condiciones de modo, tiempo y lugar en que la información debe obtenerse. Estas condiciones deben convenirse con fuente de la información de manera a evitar errores en su suministro y transmisión.

Identificación precisa de los controles de acceso y transmisión de datos, niveles de consulta, manejo de información confidencial y condiciones para su registro y archivo.

Cada Jefe de dependencia deberá identificar sus necesidades de información, y las pondrá en conocimiento del administrador del sistema, según lo previsto por el Manual de Procedimientos y Control Interno.

POLÍTICA DE RECURSO HUMANO: Define el manejo del recurso humano, manteniendo los criterios de apoyo al crecimiento personal, profesional, técnico y su adaptación a la cultura organizacional, teniendo como marco el Régimen de Carrera Administrativa y demás disposiciones aplicables a los cargos de libre nombramiento y remoción.

El contenido mínimo de la Política de Recurso Humano comprende:

Programas de inducción y reinducción; metodología de evaluación de desempeño en la que se midan los logros de gestión; plan de capacitación que cubra necesidades de formación; reforzamiento y actualización identificados previamente; plan o programa de bienestar de personal que permita apoyar al servidor público en su desempeño personal en la entidad y sistema de Méritos y Sanciones que se aplique en concordancia con la evaluación de gestión que se efectúe.

POLÍTICAS DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS: Define el manejo de los recursos físicos y financieros, con base en los criterios de eficiencia, transparencia, economía, equidad, eficacia, seguridad y el principio de legalidad. Con tan tal fin, la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros diseñará un proyecto, previo diagnóstico sobre riesgos de seguridad en el caso de los recursos físicos y un estudio de costos de gestión para el caso de los recursos financieros. De igual manera la planeación de la Entidad deberá contener el análisis del aporte de estos recursos en su ejecución.

La política deberá reflejarse en el diseño de los procedimientos de almacén, inventarios, servicios generales, presupuesto, contabilidad, ordenación de gastos y contratación y se oficializa en el Manual de Procedimientos de la Veeduría Distrital.

SISTEMA DE AUTOCONTROL: Es el conjunto de instrumentos requeridos para que cada persona en la Veeduría Distrital esté en capacidad de auto - regular y auto - evaluar su gestión, aplicables por los ejecutores del control interno.

Contiene como mínimo:

Identificación de los riesgos de la entidad en cuanto a su estructura procedimental y funcional y en cuanto a su gestión; precisando circunstancias de modo, tiempo y lugar del riesgo, sus agentes internos y externos y proyección de los probables efectos del riesgo, así como el cálculo de probabilidad del riesgo.

Controles del Riesgo: Formulación de los controles que permitan prevenir el riesgo.

Diseño de instrumentos de seguimiento y registro de los procedimientos.

Diseño de instrumentos y técnicas de auto - evaluación para que sean aplicadas por los ejecutores del control interno.

Diseño de instrumentos de evaluación del Sistema de Control Interno que permitan establecer la eficiencia y eficacia de los controles de la Entidad, que estará a cargo de quien sea responsable del control interno dentro de la Veeduría, acorde con lo señalado por la Ley 87 de 1993.

Diseño y aplicación de instrumentos de participación ciudadana en el control de la gestión de la Veeduría, el cual estará a cargo de quien ejerza la función de Quejas y Reglamos de la Veeduría Distrital según lo previsto por la Ley 87 de 1993 y la Ley 190 de 1995.

Diseño de indicadores de gestión que permitan dar cuenta del estado de ejecución de la gestión y cuyos resultados deberán ser reportados al Veedor Distrital según la periodicidad que se indique en el Manual de Procedimientos.

Artículo 3º.- Responsables dentro del Sistema de Control Interno. Todos los servidores públicos en la Veeduría Distrital forman parte del Sistema de Control Interno, y tienen responsabilidades concretas e individualizadas.

Dentro de este esquema, el Veedor es el máximo responsable de que el Sistema de Control Interno esté implementado y funcione en los términos de la Ley 87 de 1993.

Todos los servidores son ejecutores del control interno y responden por su aplicación en el ámbito de su competencia, de conformidad con lo establecido en el Manual Control Interno. El funcionario público es responsable por las acciones y omisiones que se deriven de su gestión.

En los que se refiere a quien hace las veces de Jefe de la Oficina de Coordinación de Control Interno, es responsable de evaluar la eficiencia y eficacia de los controles de la Entidad, de propender por la consolidación de la cultura de autocontrol y el mejoramiento del Sistema de control Interno y de la asesoría a los ejecutores en la aplicación del control interno.

El Comité de Coordinación de Control Interno responde por la supervisión respecto de la aplicación de las medidas de mejoramiento o corrección del Sistema, por la definición de políticas claras que faciliten la aplicación del sistema de control interno y por la toma de medidas que permitan combatir las falencias del sistema o su desarticulación.

Artículo 4º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a 24 de diciembre de 1998.

El Veedor Distrital, ERNESTO CARRASCO RAMÍREZ.