RESOLUCIÓN 206 DE 2014

(Agosto 27)

Por medio del cual se expide el Manual de Contratación del

Hospital Chapinero E.S.E."

EL GERENTE DEL HOSPITAL CHAPINERO EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

en uso de sus facultades constitucionales, legales, estatutarias y demás normas concordantes , en especial las conten idas en el artículo 76 de la Ley 1438 de 2011, artículo 16 y 17 de la Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, Acuerdo 006 de 2014 de la Junta Directiva del Hospital Chapinero E.S.E. Acuerdo No. 17 de 1997 articulo 20 literales c., d. y f., proferido por el Concejo de Bogotá , y,

CONSIDERANDO:

Que la Junta Directiva del Hospital Chapinero Empresa Social del Estado en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1438 de 2011 concordante con el artículo 16 de la Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, adoptó el Estatuto de Contratación de la Entidad mediante el Acuerdo 006 del 28 de mayo de 2014.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el ya mencionado artículo 76 de la Ley 1438 de 2011 concordante con el artículo 16 de la Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social y el artículo 44 del Estatuto de Contratación de la Entidad adoptado mediante el Acuerdo 006 del 28 de mayo de 2014 de la Junta Directiva, dentro de los tres (3) meses siguientes a dicha adopción, el Gerente o Director deberá adecuar los manuales de contratación de la entidad al estatuto adoptado.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 44 del referido Estatuto de Contratación mediante el manual de contratación se determinan los temas administrativos del manejo de la contratación, modalidades y mecanismos de selección, tabla de servicios, matriz de contratación, los procesos y procedimientos , modificaciones contractuales, así como las áreas o personas que intervienen en las distintas fases de la contratación y en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, junto con los responsables de atender las dudas sobre la aplicación del estatuto y el manual de contratación de la Empresa Social del Estado .

Que de conformidad con el Numera l 6 del Artículo 195 de la Ley 100 de 1993 y del Artículo 23 del Acuerdo No. 17 de 1997 del Concejo de Bogotá D. C., en materia contractual las Empresas Sociales del Estado se someterán al régimen del derecho privado.

Que el Acuerdo 17 de 1997 el cual se transformó los Establecimientos Públicos Distritales Prestado res de Servicios de Salud como Empresa Social del Estado, dentro de las funciones del Gerente , en su artículo 20 literales c., d. e. y f., estableció:

c. Articular el trabajo que realizan los diferentes niveles de la organización, dentro de una concepción participativa de la gestión.

d. Ser nominador y ordenador del gasto, de acuerdo con las facultades concedidas por la Ley y los reglamentos.

e. Representar a la Empresa Social el Estado judicial y extrajudicialmente.

f. Velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentos que rigen a la Empresa Social del Estado.

Que en mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1.- OBJETO. El presente Manual de Contratación tiene por objeto determinar los temas administrativos del manejo de la contratación , modalidades y mecanismos de selección , tabla de servicios , matriz de contratación , los procesos y procedimientos, modificaciones contractuales, así como las áreas o personas que intervienen en las distintas fases de la contratación y en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, junto con los responsables de atender las dudas sobre la aplicación del estatuto y el manual de contratación del Hospital Chapinero Empresa Social del Estado.

CAPITULO II

DE LAS MODALIDADES Y LOS MECANISMOS DE SELECCIÓN

ARTÍCULO 2.- DE LAS MODALIDADES Y LOS MECANISMOS DE SELECCIÓN: En el Hospital Chapinero Empresa Social del Estado se tiene la contratación directa y la convocatoria pública como mecanismos de selección .

ARTÍCULO 3.- CONTRATACION DIRECTA: Conforme a la definición del artículo 9.1. del Estatuto de Contratación del Hospital es el mecanismo de selección mediante el cual se celebran contratos a través de un trámite simplificado abreviado , ágil y expedito ; y, acorde a la estructura de procesos y procedimientos con que cuenta la Entidad se establece como procedimiento al cual deberá darse aplicación , el contemplado en los Formatos con Códigos : GAD-PRO-003 ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS CONTRATACIÓN DIRECTA O SIN FORMALlADES (sic) PLENAS Y GJUPRO- 020 CONTRATACIÓN DIRECTA, que hacen parte de la presente resolución .

PARÁGRAFO 1.: El procedimiento de que trata el presente artículo se aplicará a los eventos especiales de contratación directa de que trata el artículo 9.1.2., procesos de negociación conjunta de que trata el artículo 9.3.1., bolsa de productos tratado por el artículo 9.3.3. y Colombia compra eficiente de que conoce el artículo 9.3.5., todos del Estatuto de Contratación del Hospital , exceptuando claro está los pasos relativos a la fase de selección .

PARÁGRAFO 2.: En cuanto al evento de contratación de prestación de servicios administrativos y asistenciales del cual trata el artículo 9.1.3. del mismo Estatuto de Contratación de la Entidad , se efectuará mediante la modalidad de contratación directa con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, para lo cual se deberá verificar la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate . En este caso, no es necesario que la entidad haya obtenido previamente varias ofertas. de lo cual el ordenador del gasto dejará constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal , así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

Para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, se debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos .

ARTÍCULO 4.- CONVOCATORIA PÚBLICA: Conforme a la definición del artículo 9.2 . del Estatuto de Contratación del Hospital como aquellos procesos contractuales mediante los cuales se formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y la Empresa Social del Estado seleccione la propuesta más favorable, de conformidad con la evaluación que se realice; y, acorde a la estructura de procesos y procedimientos con que cuenta la Entidad se establece como procedimiento al cual deberá darse aplicación, el contemplado en el procedimiento con Código GJU-PRO-021 CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLICA, que hace parte de la presente resolución .

CAPITULO III

DE LAS FASES DEL PROCESO CONTRACTUAL

Título I

Fase de Planeación

ARTÍCULO 5.- Durante esta fase se deberán surtir, entre otros, los siguientes trámites:

1. El plan anual de adquisiciones de la entidad deberá ser proyectado por el área de Recursos Físicos, conforme a lo ordenado en el artículo 8 del Estatuto de Contratación, a más tardar el 15 de enero de cada año fecha en que vence el plazo de su publicación en el SECOP y conforme a la metodología establecida por las normas pertinentes.

2. Los Estudios de Oportunidad y Conveniencia Previos a la contratación de bienes y servicios deberán diligenciarse acorde al formato con código GAD-FOR-013 ESTUDIOS PREVIOS Y con arreglo a su instructivo GAD-INS-004 INSTRUCTIVO DILlGENCIAMIENTO ESTUDIOS PREVIOS, adoptados al interior de la Entidad, y en ellos además de lo señalado en el artículo 10.1. del Estatuto de Contratación del Hospital, se deberá dejar consignado:

a. Lo relativo al análisis sobre los límites para contratar del gerente de que trata el artículo 6 del referido Estatuto.

b. Las exigencias del artículo 10.3.2. del Estatuto de Contratación respecto a la Contratación de prestación de servicios administrativos y asistenciales .

3. La solicitud para la adquisición de bienes y servicios ante el ordenador del gasto, deberá ser formulada técnicamente y justificada por el Jefe o Coordinador funcional del área que requiere el bien o servicio con el aval del Subgerente al cual pertenece el área solicitante, diligenciando para el efecto el formato con código GJU-FOR-013 Requerimiento y de acuerdo con su instructivo GJU-INS-001 INSTRUCTIVO DILlGENCIAMIENTO FOR. REQUERIMIENTO DE CONTR., también adoptados al interior de la Entidad.

4. Los Términos de Condiciones deberán ser elaborados por la Asesoría Jurídica o el área que tenga la función de adelantar los procesos de contratación en la modalidad de Convocatoria Pública, los cuales además de lo ordenado en el artículo 10.1. del Estatuto de Contratación del Hospital, deberá incluir:

a. La especificación clara de los documentos necesarios para la escogencia de la oferta o contenido de la propuesta , que deberá presentarse en cuatro (4) secciones en carpetas separadas plenamente identificadas, que detallen los siguientes temas y en el orden que a continuación se establece:

* Información general y jurídica

* Información financiera

* Propuesta técnica

* Propuesta económica

b. Lo relativo a la manifestación expresa del proponente de no encontrarse incurso en ninguna de las causales de INHABILIDAD, INCOMPATIBILIDAD y/o CONFLICTO DE INTERESES establecidas en la Constitución, en las disposiciones de la contratación pública y en las normas que las modifiquen y/o adicionen , en el Estatuto de Contratación del Hospital (Acuerdo 006 de 2014 por el cual se adopta el Estatuto de Contratación del HOSPITAL CHAPINERO E.S.E.) y en las demás disposiciones vigentes que regulen la materia, así como todo aquello que sirva no solo para establecer unas reglas claras en el proceso de selección del contratista, sino también para la celebración del contrato , conforme

al modelo que hace parte de la presente resolución.

c. Certificación expedida por el Revisor Fiscal o por el Representante Legal, acreditando los requisitos contemplados en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o por la autoridad competente en el lugar de origen , conforme al modelo que hace parte de la presente resolución .

d. Certificado de Antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación del Oferente (si es persona natural) o del Representante legal (si es persona jurídica)

e. Las condiciones que deben cumplirse para la contratación con personas jurídicas extranjeras.

f. La información en el sentido que dentro del término de estudio de propuestas y previo a la adjudicación el HOSPITAL CHAPINERO E.S.E. podrá declarar desierta la convocatoria mediante acta motivada, suscrita por la gerencia cuando no se presente propuesta alguna o ninguna cumpla con las condiciones señaladas en los términos de condiciones e impida la selección objetiva o por conveniencia institucional.

g. Unos aspectos generales que tienen relación con la legislación aplicable, justificación, información sobre el control social. posibilidad existente de modificar o aclarar los parámetros de contratación de oficio o a solicitud de parte que presente comunicación escrita en donde manifieste y sustente su petición , etc.

h. Un aviso en el cual se resuma la información de la convocatoria, conforme al modelo que hace parte de la presente resolución.

6. En los procesos de contratación directa , en donde no se elaboran términos de condiciones pues sólo son para los casos de convocatoria pública la administración para la obtención de las ofertas o propuestas se manifestará siempre mediante la invitación a contratar de que trata el artículo 10.3.1 . del estatuto de Contratación del Hospital , la cual será elaborada por el área de Recursos Físicos o la dependencia encargada de adelantar la fase de selección en este tipo de mecanismo de contratación .

7. La Tabla de Honorarios y Servicios del año 2015 que deberá presentarse a más tardar el día 31 de enero de 2015 y siguientes, para aprobación por parte de la Junta Directiva , será elaborada por la Subgerencia Administrativa y Financiera, para lo cual podrá solicitar apoyo a la Subgerencia de Servicios de Salud y demás dependencias de la Entidad.

Título II

Fase de Selección

ARTÍCULO 6.- Conformar el Comité de Contratación del Hospital que servirá de apoyo a la actividad contractual en los procesos de convocatoria pública , con los siguientes servidores públicos:

* El Subgerente Administrativo y Financiero , quien lo presidirá

* El Subgerente de Servicios de Salud

* El Asesor de Planeación

* El Asesor Jurídico

* El Profesional Universitario del área de Recursos Físicos o quien haga sus veces

PARÁGRAFO 1.: El Profesional Universitario del área de Recursos Físicos o quien haga sus veces actuará como Secretario del Comité.

El Secretario del Comité preparará la citación en la cual se registre y presente el orden del día con los temas a tratar .

El Asesor de Gestión Pública y Autocontrol o quien haga sus veces, asistirá con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO 2.: Teniendo en cuenta las necesidades del Hospital y en concordancia con la agenda a tratar por parte del Comité, se podrá convocar a título de invitado(s) especial(es) a cualquier servidor público del Hospital e incluso a terceros, los que tendrán voz pero no voto dentro del Comité, con el objeto de lograr con su participación una mejor toma de decisiones por parte del Comité, siendo siempre responsables de los conceptos y apreciaciones que emitan .

En todo caso, siempre deberán asistir las personas que conformaron el equipo técnico de evaluación con el fin de que sustenten el proceso de evaluación adelantado y rindan las explicaciones o aclaraciones necesarias.

ARTÍCULO 7.- Son funciones del Comité de Contratación , entre otras, las siguientes:

* Revisar al inicio de cada vigencia el Plan de compras anual, solicitando los ajustes a que hubiere lugar y emitir su concepto de viabilidad respecto al cumplimiento de las exigencias legales y/o reglamentarias, para ponerlo a consideración del gerente del Hospital para su aprobación y publicación .

* Efectuar el seguimiento a la ejecución y conceptuar sobre las modificaciones del plan anual de compras .

* Revisar los términos de condiciones dentro de las convocatorias públicas y emitir su concepto.

* Revisar las evaluaciones efectuadas dentro de las convocatorias públicas, con el fin de considerar la propuesta más favorable para el Hospital , estableciendo el orden de prelación de los demás oferentes evaluados y hacer la recomendación al Gerente sobre con quien se debe contratar o de ser el caso la declaración de desierta del proceso .

ARTÍCULO 8.- El Comité de Contratación sesionará cada tres (3) meses de manera ordinaria y extraordinariamente a solicitud del Ordenador del Gasto. Para deliberar y aprobar se requiere de la presencia de la mitad más uno de los miembros .

ARTÍCULO 9.- De las decisiones se dejará constancia en actas, numeradas sucesivamente con indicación del día, mes, año en que se expidan y de las cuales se deberá llevar por su secretario un riguroso archivo consecutivo y verificación de firmas.

ARTÍCULO 10.- Luego de emitida por parte del Comité de Contratación la recomendación al Gerente sobre con quien se debe contratar, la gerencia dejará constancia de la decisión adoptada en un acta de adjudicación , en la cual se consignará como mínimo la indicación del día, mes, año en que se expida , los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se adjudica , las condiciones mínimas de identificación de los bienes o item, precios, cantidades , valor total del contrato y plazos .

En caso que lo procedente sea la declaración de desierto del Proceso de Contratación, se procederá conforme lo dispone el artículo 5 numeral 4 literal f. del presente manual.

ARTÍCULO 11.- La declaración de desierto del Proceso de Contratación igualmente se

aplicará en la modalidad de contratación directa y para efecto se procederá en la forma y

condiciones establecidas en el artículo 5 numeral 4 literal f. del presente manual.

Título III

Fase de Contratación

ARTÍCULO 12.- Esta fase será función de la Asesoría Jurídica o de la Dependencia encargada de elaborar los contratos en el Hospital y para ello deberá adelantar lo correspondiente acorde al procedimiento GJU-PRO-020 CONTRATACIÓN DIRECTA Y procedimiento con Código GJU-PRO-021 CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLl CA, mediante el cual además de la suscripción del contrato , también debe adelantar lo correspondiente a su publicación en el SECOP o el organismo establecido para el efecto, pasando por la obtención del registro presupuestal y la aprobación de las garantías si las hay.

ARTÍCULO 13.- LAS ORDENES que suscriba la Empresa Social del Estado y a las cuales se refiere el artículo 17.1. del Estatuto de Contratación del Hospital se deberán diligenciar acorde al formato con código GJU-FOR-017 ORDENES DE CONTRATACIÓN que hace parte de la presente resolución.

ARTÍCULO 14.- LOS CONTRATOS que suscriba la Empresa Social del Estado y a los cuales se refiere el artículo 17.2. del Estatuto de Contratación del Hospital se deberán diligenciar acorde al formato con código GJU-FOR-072 CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS que hace parte de la presente resolución .

Título IV

Fase de ejecución y supervisíón de contratos

ARTÍCULO 15.- DE LAS ADICIONES Y PRORROGAS A LOS CONTRATOS: Es responsabilidad de los Supervisores de los contratos celebrados por el Hospital adelantar los trámites pertinente para adicionar y/o prorrogarlos, debiendo diligenciar el formato con código GJU-FOR-023 SOLICITUD DE ADICION DE CONTRATO adoptado al interior de la Entidad y que hace parte de la presente resolución , con la debida justificación que las soporten , analizando además lo relativo a si se requiere la autorización de Junta Directiva de que trata el parágrafo del artículo 19 del Estatuto de Contratación del Hospital.

Las adiciones y prórrogas de los contratos serán elaboradas por la Asesoría Jurídica o la dependencia asignada para esa labor dentro de la Entidad, diligenciando para el efecto los formatos con códigos GJU-FOR-024 ADICION CONTRATO SIN FORMALIDADES PLENAS Y GJU-FOR-025 ADICIÓN CONTRATO CON FORMALIDADES, que hacen parte de la presente resolución . '

ARTÍCULO 16.- La designación de la persona responsable encargada de las labores de supervisión e interventoría del contrato y del seguimiento a la ejecución del mismo se hará teniendo en cuenta los conocimientos técnicos que el mismo tiene sobre el objeto del contrato que supervisará o ejercerá interventoría, el volumen de contratos que tenga asignados, en tratándose de personal contratista del hospital que dentro de sus obligaciones contractuales cuente con esta actividad como obligación .

Título V

Fase de liquidación de contratos

ARTÍCULO 17.- La liquidación de los contratos corresponde, al igual que su suscripción, al gerente y/o ordenador del gasto de la Entidad, pero podrá delegarla en los supervisores de los mismos.

Para la liquidación de los contratos que lo requieran, se deberá diligenciar el formato con código GJU-FOR-028 ACTA L1QUIDACION DE CONTRATOS y agotando el procedimiento establecido con Código: GJU-PRO-035 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS SUSCRITOS POR EL HOSPITAL, que hacen parte de la presente resolución .

CAPITULO IV

CONTRATACIÓN POR VENTA DE SERVICOS DE SALUD

ARTÍCULO 18.- MATRIZ DE CONTRATACIÓN DE VENTA DE SERVICIOS. La Matriz de Contratación de que trata el artículo 38 y 39 del Estatuto de Contratación del Hospital deberá ser preparada por la Subgerencia de Servicios de Salud y la Asesoría de Planeación (en cuanto toca con el mercadeo de los servicios de salud) para la aprobación de tarifas por parte de la Junta Directiva en el mes de febrero de cada anualidad y el diligenciamiento de dicha matriz hará parte de las obligaciones del supervisor designado para cada contrato en particular .

PARÁGRAFO: Se establecen como riesgos mínimos que debe contemplarse en el momento de la celebración del contrato de venta de servicios de salud, los siguientes:

* Modificación de la legislación y reglamentación reguladora del sistema de seguridad social en salud.

* No cumplimiento del pago dentro de la oportunidad pactada contractualmente o establecida normativamente.

* El porcentaje de glosas efectuadas a las cuentas por el pagador

* Intervención, disolución o terminación de la persona jurídica del pagador.

ARTÍCULO 19.- COMITÉ DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN DE LA VENTA DE SERVICIOS DE SALUD. Conformar el comité de seguimiento a la contratación de la venta de servicios de salud y que servirá de apoyo a la Gerencia en la contratación de venta de servicios de salud, así:

a) El Subgerente de Servicios de Salud, quien lo presidirá.

b) El Subgerente Administrativo y Financiero.

c) El Supervisor designado para el contrato que es objeto de seguimiento.

d) El Jefe o Coordinador funcional del área que tiene relación directa con la prestación del servicio objeto de venta.

e) La persona encargada del área de contratación para la venta de servicios de salud.

f) El Coordinador funcional del área financiera.

PARÁGRAFO: Serán invitados permanentes al Comité la persona encargada de facturación y cartera , el Asesor de Planeación, el Asesor de Gestión Pública y Autocontrol , el Asesor Jurídico y podrá invitarse a las demás personas que de acuerdo con el caso a tratar se estime conveniente por parte del Comité.

CAPITULO V

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 20.- REVISORIA FISCAL: En cuanto corresponde a la etapa de selección del Revisor Fiscal para la Entidad será responsabilidad de la Gerencia de la Empresa Social del Estado el que se diligencie debidamente los Estudios Previos y de conveniencia, así como el requerimiento oportuno para su contratación , con el respectivo soporte presupuestal, previo a llevarlo a la Junta Directiva con el fin de que defina los términos de condiciones y criterios.

ARTÍCULO 21.- DEL CONTROL SOCIAL. Con el fin de establecer mecanismos y canales de comunicación que garanticen la participación de la ciudadanía , grupo de interés y demás actores sociales , en la vigilancia y seguimiento de la actividad contractual en el HOSPITAL CHAPINERO E.S.E., la Asesoría Jurídica en todas las Convocatorias Públicas dará traslado de la información sobre su inicio a la Asesoría de Atención al Usuario y Participación Social para que en sus reuniones con la comunidad informe a las veedurías ciudadanas sobre cada proceso de contratación

ARTÍCULO 22.- DE LA SOCIALlZACIÓN Y COMPLEMENTARIEDAD DEL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN. Corresponderá a la Gerencia de la Empresa Social del Estado y a la Aseso ría Jurídica la socialización del Estatuto , así como la proyección y expedición de los actos administrativos pertinentes contentivos del manual de contratación .

ARTÍCULO 23.- VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, especialmente la Resolución 126 de 2005.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los 27 días de agosto de 2014.

JORGE ARTURO SUAREZ SUAREZ

Gerente Hospital Chapinero E.S.E.