RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 001 DE 2015

(Enero 15)

Derogado por el art. 15, Resolución Reglamentaria 035 de 2017.

Por la cual se reglamentan los Comités Directivo y de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Contraloría de Bogotá D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D. C.

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el inciso 4° del artículo 267 y 272 de la Constitución Política, el artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, determina que “…El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Que el Decreto Distrital 176 de 2010 “Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones” define en su artículo 1° El Sistema Integrado de Gestión como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

Que el Decreto 652 de 2011 adoptó la Norma Técnica Distrital para el Sistema Integrado de Gestión - NTD - SIG 001:2011, como un instrumento integrador de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para alcanzar los objetivos de una organización.

Que el Concejo de Bogotá expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C, que en su artículo 6° establece: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.

Que el Articulo 61 del precitado Acuerdo señala: “Comités, comisiones y juntas. Los objetivos, la conformación y las funciones de los comités, comisiones y juntas estarán establecidos por las disposiciones legales correspondientes. El Contralor de Bogotá podrá reglamentar estos aspectos en los que él decida conformar para el normal funcionamiento de la Entidad’.

Que el Departamento Administrativo de la Función Publica mediante Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano – MECI, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con los dispuesto en el artículo 5ª de la Ley 87 de 1993, El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.

Que atendiendo lo dispuesto en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, la Contraloría de Bogotá D.C. expidió la Resolución 034 de noviembre 5 de  2014, “Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI en la Contraloría de Bogotá D.C.”

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 039 del 24 de noviembre de 2014, se adoptó el Manual del Sistema Integrado de Gestión-MECI de la Contraloría de Bogotá D.C.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 002 del 14 de enero de 2014, se reglamentaron los Comités Directivo y de Coordinación del Sistema de Control.

Que en reunión ordinaria del Comité de Coordinación de Control Interno de la Contraloría de Bogotá D.C. realizada el 15 de diciembre de 2014, se aprobó modificar la resolución mencionada anteriormente, con el fin de efectuar ajustes en las funciones y periodicidad de los comités Directivo y de Coordinación del Sistema de Control interno.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

DEL COMITÉ DIRECTIVO

ARTÍCULO 1°. Objetivo. Servir como órgano superior jerárquico en la formulación, aprobación, articulación, implementación, seguimiento y control de los diferentes planes, programas y proyectos institucionales, del mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión y demás actuaciones para el cumplimiento de la función fiscalizadora de la entidad.

ARTÍCULO 2°. Integrantes. Estará conformado por:

• Contralor de Bogotá, D. C, quien lo preside

• Contralor Auxiliar

• Directores

• Jefes de Oficina Asesora Jurídica, Asesora de Comunicaciones, Control Interno y Asuntos Disciplinarios.

PARÁGRAFO. En ausencia del Contralor de Bogotá, D.C., el Comité Directivo será presidido por el Contralor(a) Auxiliar.

ARTÍCULO 3°. Periodicidad. Sesionará ordinariamente en forma trimestral y extraordinariamente cuando el Contralor de Bogotá D.C. y/o el Contralor Auxiliar lo consideren pertinente.

ARTÍCULO 4°. Secretaría. Se designa como secretario del Comité al Director de Apoyo al Despacho.

ARTÍCULO 5°: Funciones. Son funciones del Comité Directivo las siguientes:

1. Asesorar al Contralor en el establecimiento y adopción del proceso de planeación estratégica de la Contraloría de Bogotá D.C. y en la evaluación del estado de cumplimiento de los logros, objetivos y metas allí propuestas.

2. Asesorar el diseño e implementación de sistemas modernos de Gestión que garanticen el cumplimiento de las funciones de la Contraloría de Bogotá, D.C.

3. Aprobar la asignación y reasignación de los sujetos pasivos de vigilancia a las Direcciones Sectoriales de Fiscalización de la Contraloría de Bogotá, D.C.

4. Definir lineamientos para la armonización del control fiscal y la interacción entre todos los procesos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

5. Someter a consideración los planes y programas dados por los diferentes procesos contenidos dentro del Sistema Integrado de Gestión implementado en la entidad y proceder a su aprobación.

6. Definir las estrategias de desarrollo, articulación, socialización de todos los planes, programas, lineamientos (PAD, PAE, Programas de Capacitación y de Bienestar Social, entre otros).

7. Liderar la estrategia para la implementación, mantenimiento, mejora y sostenibilidad del SIG, de manera complementaria con los demás Subsistemas de Gestión que se adopten en la Entidad.

8. Formular las políticas requeridas para el SIG, tales como política de calidad, política ambiental, política de riesgos, política de salud y seguridad ocupacional, entre otras.

9. Adoptar decisiones y la asignación de recursos para la implementación, documentación, mantenimiento, mejora y sostenibilidad del SIG.

10. Promover el desarrollo y mejoramiento del SIG, a través de seguimientos permanentes al sistema y a los resultados de sus procesos para tomar las acciones correctivas y preventivas, que aseguren su mejoramiento continuo.

11. Las demás funciones que le sean asignadas por el Contralor de Bogotá D.C., de acuerdo con la naturaleza del Comité.

CAPÍTULO II

DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ARTÍCULO 6°. Objetivo. Coordinar acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno de la Entidad.

ARTÍCULO 7°. Integrantes. Estará conformado por:

• Contralor de Bogotá, D. C., quien lo preside

• El Contralor Auxiliar

• Directores

• Jefes de Oficina Asesora Jurídica, Asesora de Comunicaciones, Control Interno y Asuntos Disciplinarios.

El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá con derecho a voz pero sin voto.

PARÁGRAFO. En ausencia del Contralor de Bogotá, D. C., el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno será presidido por el Contralor(a) Auxiliar.

ARTÍCULO 8°. Periodicidad. Sesionará ordinariamente por lo menos dos veces al año y extraordinariamente cuando el Contralor de Bogotá D.C. y/o Contralor Auxiliar lo considere necesario; podrá reunirse en forma independiente o una vez haya concluido el Comité Directivo”.

ARTÍCULO 9°. Secretaría. Se designa al Jefe de la Oficina de Control Interno, quien deberá informar al Contralor de Bogotá D.C. y al Secretario del Comité Directivo oportunamente sobre los temas a tratar en este comité.

ARTÍCULO 10°. Funciones. Son funciones del Comité de Coordinación de Control Interno de la Contraloría de Bogotá D.C. las siguientes:

1. Recomendar pautas de acción para la adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno y diseñar estrategias y políticas para su fortalecimiento, de conformidad con las normas vigentes y la función fiscalizadora de la Entidad.

2. Recomendar políticas y acciones tendientes a fomentar e implementar la cultura de autocontrol y de planeación entre los funcionarios en todos los niveles de la Entidad.

3. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial. Estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por dependencias.

4. Presentar a consideración del Contralor propuestas de modificación a las normas vigentes sobre control interno.

5. Presentar propuestas para el mejoramiento del Sistema de Control Interno, con base en los informes presentados por la Oficina de Control Interno de la Entidad, con el fin de lograr el mejor cumplimiento de las funciones y actividades en todas las dependencias.

6. Asesorar a la Entidad en el establecimiento y aplicación de la política de administración del riesgo.

7. Efectuar verificación y seguimiento a la formulación, ejecución y resultados de los Planes, Programas, Procedimientos y metodologías tanto para el fortalecimiento como para la evaluación de la implementación del Sistema de Control Interno y del Sistema Integrado de Gestión en la Contraloría de Bogotá D.C., en el marco de la promoción permanente del autocontrol, para que se conviertan en herramientas de mejoramiento constante de gestión y control de la entidad.

8. Analizar el seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos por la Entidad con otros órganos de control, con el fin de verificar su cumplimiento y tomar las acciones a que haya lugar.

9. Aprobar el Plan Anual de Auditorías Internas -  PAEI que debe desarrollar la Oficina de Control Interno en cada vigencia fiscal, así como las  modificaciones a que haya lugar para el correcto cumplimiento del mismo.

10. Adoptar las decisiones de aprobación y demás responsabilidades definidas en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI.

11. Las demás funciones que le sean asignadas por el Contralor de Bogotá D.C. de acuerdo con la naturaleza del Comité.

CAPÍTULO III

DE LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS

ARTÍCULO 11°. Funciones de los Responsables de Proceso. Tendrán las siguientes funciones:

1. Gerenciar con calidad el aseguramiento de la infraestructura y recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del SIG.

2. Realizar seguimiento permanente a la ejecución de las actividades y al desempeño de su proceso, para identificar las desviaciones, analizar las causas y formular las respectivas acciones en conjunto con el equipo de gestores.

3. Velar por la utilización oportuna de los procedimientos y registros implementados en su proceso.

4. Planificar el desarrollo de cada proceso y la realización de los productos y servicios competencia de su proceso cumpliendo con los procedimientos y requisitos establecidos.

5. Formular junto con el equipo de gestores del proceso los indicadores que permitan realizar la medición y monitoreo del mismo.

6. Efectuar seguimiento a las acciones establecidas en los planes de mejoramiento del proceso, con el fin de dar cumplimiento oportuno a la ejecución de las mismas.

7. Aprobar las solicitudes de elaboración, modificación o eliminación de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

8. Verificar la socialización a todas las dependencias que hacen parte del proceso de los informes de gestión y resultados inherentes al proceso.

9. Solicitar cuando lo considere necesario la realización de auditoria interna de calidad de su proceso.

10. Establecer las estrategias y actividades para integrar o armonizar el SIG con otros sistemas de gestión y de control relacionados y establecidos mediante normas de aplicación general.

11. Formular y hacer seguimiento al Mapa de Riesgos del Proceso.

12. Las demás funciones que le asigne el Contralor de Bogotá D.C. y el Representante de la Alta Dirección relacionadas con el SIG.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES COMUNES

ARTÍCULO 12°. Sesiones de cada comité:

1. La fecha de convocatoria del Comité Directivo, será comunicada oportunamente por parte del Director de Apoyo al Despacho al Secretario del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, para facilitar la convocatoria de este comité y el manejo del orden del día.

2. Quienes presiden los Comités citados en esta Resolución, podrán invitar a otros funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., para que asistan a las respectivas sesiones, con voz pero sin voto, cuando los temas de discusión así lo ameriten.

3. La citación o invitación a las sesiones de los diferentes comités, se hará previa convocatoria de quien lo preside y/o por parte de su respectivo secretario, con la debida antelación, con el fin de preparar la información y documentación correspondiente por parte de los asistentes.

4. Todos los temas tratados en los comités constarán en actas separadas realizadas por el Secretario asignado a cada comité, las cuales serán firmadas únicamente por el Presidente y el Secretario respectivos, dejando como anexo la lista de asistencia, la cual debe contener en el encabezado: 1) nombre del comité y 2) fecha; en el cuerpo del documento figurará: 1) Dependencia. 2) Nombre del Directivo y 3) firma de los participantes en la sesión.

ARTÍCULO 13°. Quórum deliberatorio y decisorio. Estará conformado por todos los integrantes de cada Comité y las decisiones de cada uno de los Comités se tomarán por mayoría simple.

ARTÍCULO 14°. Asistencia. Sólo deben concurrir los miembros que conforman cada Comité, siendo su asistencia obligatoria e indelegable, no podrán facultar en otros funcionarios su representación con excepción del Contralor de Bogotá. La inasistencia sin justificación a los diferentes comités, acarreará las sanciones previstas en la ley.

ARTÍCULO 15°. Funciones de las Secretarías. Las descritas a continuación:

1. Citar a las reuniones a los miembros del Comité y a los funcionarios invitados.

2. Elaborar y firmar las actas de las reuniones.

3. Consolidar la información y documentación de los temas propuestos para que hagan parte de las respectivas actas.

4. Organizar y custodiar el Archivo de Gestión del Comité, incluido el consecutivo de actas.

5. Comunicar a quien decida el Comité las decisiones tomadas por el mismo.

6. Hacer seguimiento a la ejecución y cumplimiento de las acciones propuestas y presentar el resultado en la siguiente sesión.

CAPÍTULO V

DISPOSICIONES VARIAS

ARTÍCULO  16°. Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria 02 del 14 de enero de 2014.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 15 días del mes de enero de 2015.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5514 de enero 19 de 2015.