(Septiembre 10)

Derogada por el art. 32, Resolución del I.D.R.D. 321 de 2003

«Por la cual se establece el reglamento, alquiler, uso y tarifas del Salón Principal del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte»

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias especialmente las consagradas en el Acuerdo 4 de 1978 y

CONSIDERANDO

Que el Instituto cuenta en la actualidad dentro de sus instalaciones con un salón que puede ser alquilado y utilizado por entidades públicas, privadas, personas naturales y/o jurídicas.

Que con el propósito de regular de manera general las condiciones en lo referente a eventos que tengan lugar en los salones e instalaciones del Salón Principal del I.D.R.D, se hace necesario establecer el reglamento de alquiler y uso, el que será de obligatorio cumplimiento y al cual se comprometen los contratistas.

Que se hace necesario establecer las tarifas para el alquiler del salón principal con el fin de determinar el valor en relación con el tipo de evento y las personas y/o entidades interesadas en su utilización.

Por las anteriores consideraciones,

ARTICULO 1. Modificado art. 1 Resolución I.D.R.D. 480 de de 2002 ADOPCIÓN DEL REGLAMENTO: Adoptar el reglamento para el alquiler y uso del salón principal del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.

ARTICULO 2. Modificado art. 2 Resolución I.D.R.D. 480 de de 2002 TRAMITE PARA EL ALQUILER: Para el alquiler del salón principal el interesado deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Presentar solicitud formal ante la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera, la cual deberá formularse con una antelación de diez (10) días hábiles a la fecha de realización del evento y dicha solicitud deberá especificar lo siguiente:

a. Nombre de la persona o entidad responsable

b. Naturaleza del evento a realizarse

c. Día, hora y duración del evento

d. Número de personas aproximada que asistirá al evento

La Subdirección Técnica Administrativa y Financiera dará respuesta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recibo de la solicitud, en la que se comunicara la disponibilidad del alquiler y las condiciones a cumplir. En caso afirmativo, la respuesta tendrá una vigencia de cinco (5) días calendario dentro de los cuales el interesado deberá presentarse a suscribir el respectivo contrato.

PARÁGRAFO: En caso de que el evento sea contratado por una entidad pública, deberá adjuntarse con el oficio de aceptación de la propuesta o el texto del contrato, el certificado de disponibilidad presupuestal en que se ampare el alquiler.

Los términos del presente Reglamento se entenderán incorporados a los contratos que se suscriban para la contratación de eventos.

ARTICULO 3. CANCELACIÓN DEL ALQUILER: El contratista deberá cancelar el 100% antes de la iniciación del evento y el pago se hará conforme a las cláusulas estipuladas en el respectivo contrato.

ARTICULO 4. SUSPENSIÓN O CAMBIO DE EVENTOS: Cuando se trate de suspender o cambiar la fecha, naturaleza o responsable del evento, el contratista deberá informar la circunstancia a la Subdirección Administrativa y Financiera del I.D.R.D con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles respecto a la fecha programada.

ARTICULO 5. RESPONSABLE DEL EVENTO: La realización de todo evento exigirá de un responsable, de su control y desarrollo por parte de la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera del I.D.R.D. El encargado se denominará coordinador y asumirá las funciones necesarias para el poyo logístico contratado.

Por su parte el contratista designará con antelación, dejando constancia de ello en el contrato correspondiente, la persona o personas que en su representación tendrán a cargo el control y ejecución del evento.

ARTICULO 6. Modificado art. 3 Resolución I.D.R.D. 480 de de 2002OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: El contratista a que se refiere el presente Reglamento se obliga, además de las responsabilidades propias y de las que en forma específica se acuerden en cada caso, a:

a. Utilizar las instalaciones según su naturaleza y condiciones propias, respetando las zonas y espacios comunes.

b. Acatar los términos contractuales convenidos.

c. Informar cualquier dificultad o inconveniente que se presentare en la ejecución del contrato, en forma oportuna.

d. Respetar el desarrollo de eventos que se presten en forma simultanea.

e. Colaborar en el mantenimiento de las condiciones de seguridad de las zonas y

escenarios.

f. Impedir el deterioro de las zonas o escenarios en los que se desarrolle el evento y controlar al personal que tome parte en el mismo.

g. Dar adecuado y técnico uso a los equipos y ayudas que se suministren para el desarrollo del evento y abstenerse de movilizar o adaptar los mismo sin el consentimiento de los encargados por parte del I.D.R.D.

h. Cumplir con los requerimientos de seguridad industrial, plan de emergencias, publicidad, especificaciones sobre instalaciones y sonido y demás instrucciones generales de este Reglamento o determinadas por el I.D.R.D., contenidas en el anexo de prevención de emergencias que hace parte integral de esta resolución.

i. Cumplir y acreditar los requisitos, permisos, licencias y pago de impuestos que se requieran y sean exigidos por las autoridades competentes públicas para la realización del evento, de manera particular en el caso de los que puedan considerarse espectáculos públicos.

k. Presentar antes de la realización del evento, la relación de comidas, licores, cigarrillos, entre otros.

ARTICULO 7. Modificado art. 4 Resolución I.D.R.D. 480 de de 2002PROHIBICIONES ESPECIALES PARA EL CONTRATISTA: A demás de aquellos comportamientos que atenten contra el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la buena marcha de la ejecución del contrato, o la infraestructura del Salón Principal del I.D.R.D, los contratantes no podrán:

a. Ingresar en forma fraudulenta alimentos o bebidas alcohólicas para consumo en desarrollo del evento.

b. Vender bebidas alcohólicas y cigarrillos a menores de edad.

c. Consumir y comercializar sustancias alucinógenas so pena de la correspondiente denuncia ante autoridad competente.

d. Permitir el ingreso y participación en el evento de personal no autorizado por el IDRD y/o el contratista, quebrantar las normas de seguridad, control y seguridad industrial.

e. Realizar, permitir, encubrir, facilitar o promover la realización de actividades ilícitas dentro del Salón Principal del I.D.R.D y sus zonas aledañas y no efectuar el inmediato reporte y denuncia a la que haya lugar.

f. Realizar, permitir, encubrir, facilitar o promover la realización de comportamientos que atenten contra las buenas costumbres y el buen nombre del I.D.R.D.

g. Incurrir en prácticas desleales o de indebida competencia frente a expositores diferentes en el mismo Salón Principal del I.D.R.D o entorpecer de alguna forma el desarrollo de eventos o servicios simultáneos.

h. Suministrar información falsa para la celebración del contrato correspondiente.

ARTICULO 8. PLAN DE EMERGENCIA: El contratista acoge en su integridad el plan de emergencias adoptado por el IDRD en relación con la seguridad y se compromete a prestar el apoyo que se requiera para su debido ejercicio y el conocimiento del mismo entre los participantes. Para ello se adelantara con la Administradora de Riesgos Profesionales la elaboración del plan de señalización y evacuación en caso de algún siniestro.

ARTICULO 9. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA: El contratista adquiere las responsabilidades de carácter contractual y extracontractual que pudieren derivarse de la ejecución del alquiler del salón principal y de sus áreas aledañas.

De manera particular el contratista se hace enteramente responsable por las pérdidas o daños causados a las instalaciones o bienes del Salón Principal del I.D.R.D, que se presenten con ocasión del evento, para lo cual se le entregará acta en la que conste el inventario del salón y/o salones

El I.D.R.D podrá requerir en caso de considerarlo pertinente pólizas o garantías especiales que se especificaran en cada contrato y que amparen los distintos riesgos.

ARTICULO 10. Modificado art. 5 Resolución I.D.R.D. 480 de de 2002Establecer las siguientes tarifas para el alquiler del salón principal del IDRD así:

ENTIDADES PUBLICAS

- Ayudas Audiovisuales, Silleteria, tarimas, manteles, mesas

- Las anteriores tarifas no incluyen parqueadero

PARÁGRAFO: Cuando las circunstancias lo ameriten la Directora General del IDRD se reserva la facultad de exonerar del pago de las tarifas establecidas en la presente resolución.

El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte cuenta con parqueadero para 200 vehículos cuya tarifa se pagara a la entrada de las instalaciones de la entidad y no hace parte del contrato de alquiler.

PARÁGRAFO: Los valores que se incluyen en la presente resolución serán incrementados anualmente, a partir del 1 de enero del año 2003, en el 100% en relación con el incremento que haya tenido el índice de precios al consumidor del año inmediatamente anterior.

ARTICULO DECIMO PRIMERO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.