RESOLUCIÓN 082 DE 2015

 

(Febrero 24)

 

“Por la cual se modifica la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.”

 

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL  TERCER MILENIO “TRANSMILENIO  S.A.”,

 

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la  modalidad  de transporte terrestre automotor.

 

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

 

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

 

Que una vez presentado, discutido y ajustado,  fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

 

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

 

Que mediante el Decreto 195 de 2007 de la Alcaldía Mayor de Bogotá se reglamenta y se establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado.

 

Que mediante la Resolución 14465 de 2007 de la DIAN, se establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación, y se adecúa el sistema técnico de control.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a:

 

1. La actualización de los documentos relacionados a continuación con la versión registrada en el siguiente cuadro:

 

 

2. La incorporación del siguiente documento:

 

 

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, a los 24 días del mes de febrero del año 2015.

 

ANDRÉS ARBOLEDA SALAZAR

 Jefe de Oficina Asesora de Planeación

 

 

TABLA DE CONTENIDO

 

1. OBJETO

 

2. ALCANCE

 

3. RESPONSABLE

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

5. DEFINICIONES

 

6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)

 

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 

8. TABLA DE FORMATOS

 

MOFIFICACIONES (SIC)

 

 

1. OBJETO

 

Este procedimiento tiene como fin definir los pasos que se deben seguir para reglamentar el trámite de preparación y presentación del informe de Estado de Tesorería de TRANSMILENIO S.A. en los términos establecidos por la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

2. ALCANCE

 

Este documento es para conocimiento y aplicación del Subgerente Económico, el Tesorero General y los servidores públicos de la Subgerencia Económica, responsables de tramitar el informe con destino a la Secretaría Distrital de Hacienda Distrital.

 

3. RESPONSABLE

 

El responsable por la elaboración de este documento es el Tesorero General  y por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Subgerente Económico de TransMilenio S.A.

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

El presente documento considera el siguiente marco normativo y conceptual:

 

* Decreto 714 de 1996. “Estatuto orgánico del presupuesto distrital”.

 

* Decreto 195 DE 2007. “Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado”.

 

* Resolución SDH - 000266 del 8 de octubre de 2014. “Por medio de la cual se adopta y consolida el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital”.

 

* Circular anual de cierre de la vigencia fiscal, expedida por la Secretaria de Hacienda Distrital.

 

5. DEFINICIONES

 

Acreedores Varios: Corresponde al valor de las obligaciones adquiridas por la entidad en cumplimiento de sus funciones, por concepto de descuentos de nómina, aportes, retenciones, impuestos, entre otros. También harán parte de este grupo de obligaciones los cheques anulados por el no reclamo oportuno de pagos que correspondan a afectaciones presupuestales del año que se cierra. (Resolución 00660 de 2011 – Secretaria de Hacienda Distrital).

 

Caja: Representa la existencia de recursos económicos en dinero (billetes, monedas) y cheques, en moneda nacional o extranjera convertidos en moneda nacional, de disponibilidad inmediata. El valor total de la cuenta de caja nunca puede ser negativo. (Resolución 00660 de 2011 – Secretaria Distrital de Hacienda).

 

Cuentas Ahorro y Corrientes: Corresponde al saldo tomado de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras legalmente reconocidas.

 

Estado de Tesorería: Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales, menos los acreedores, cuentas por pagar, fondos con destinación específica y otros saldos a favor de terceros al cierre de cada vigencia fiscal, utilizando para ello el formato 11-F.07. Dicho Estado debe conciliarse con la información presupuestal y  guardar coherencia con los registros contables correspondientes al cierre de la vigencia. El Estado de Tesorería debe acompañarse del respectivo soporte de cada uno de los valores allí registrados.

 

Fondos con Destinación Específica: Son Ingresos disponibles que no alcanzaron a ejecutarse en la vigencia que termina, tienen la condición de financiar determinados gastos y cuentan con un grado de inflexibilidad, por lo que se debe respetar su destinación.

 

Fondos a favor de Terceros: Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a estas, en los plazos y condiciones convenidos.

 

Inversiones: Agrupa las cuentas de los fondos colocados en títulos y demás documentos financieros, nacionales o del exterior, con la finalidad de obtener rendimientos financieros, participaciones o dividendos, de administrar eficientemente las tesorerías o por disposiciones legales. Igualmente, incluye los recursos que son administrados por la Tesorería Distrital en una cuenta especial, previa certificación expedida por la DDT.

 

Sistema Administrativo y Financiero (SIAF):  Sistema en línea que integra las áreas administrativa (recursos humanos y físicos) y financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería)  conformando una herramienta que permite mantener actualizada la información, garantizar la calidad de la misma, facilitar la toma de decisiones y eliminar la duplicidad de datos con esquemas de seguridad definidos.

 

6. CONDICIONES GENERALES

 

La Empresa dispone hasta el último día hábil del mes de enero de cada año para remitir los informes relativos a la ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos definitiva y al cierre presupuestal  (Relación de Cuentas por Pagar y Estado de Tesorería) de la vigencia inmediatamente anterior, a la Dirección Distrital de Presupuesto. (Circular de cierre de vigencia, expedida por la Secretaria Distrital de Hacienda, con base en el Decreto 714 de 1996).

 

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESTADO DE TESORERIA ANUAL.

 

 

8. TABLA DE FORMATOS

 

 

 

TABLA DE CONTENIDO

 

1. OBJETO

 

2. ALCANCE

 

3. RESPONSABLE

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

5. DEFINICIONES

 

6. CONDICIONES GENERALES

 

7. PROCEDIMIENTO

 

8. TABLA DE FORMATOS

 

MOFIFICACIONES (SIC)

 

 

1. OBJETO

 

Este procedimiento tiene como fin describir las actividades que se deben seguir para realizar inversiones y valorar periódicamente el portafolio de TRANSMILENIO S.A a precios de mercado.

 

2. ALCANCE

 

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Tesorero General, el Subgerente Económico y los servidores públicos de la Subgerencia Económica.

 

3. RESPONSABLE

 

El responsable por la elaboración de este documento es el Tesorero General y por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Subgerente Económico.

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

* Régimen de Contabilidad Pública.

 

* Resolución 11076 de diciembre 14 de 2001, DIAN, “Calificación de TRANSMILENIO S.A como Gran Contribuyente”.

 

* Decreto 1525 de 2008 Expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.

 

* Decreto 600 de 2013 Expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. “Por el cual se modifica el artículo 49 del Decreto 1525 de 2008, adicionado mediante el Decreto 4471 de 2008 y modificado mediante los Decretos 2805 de 2009, 4686 de 2010, 4866 de 2011 y 1468 de 2012”.

 

5. DEFINICIONES

 

Acta de Inversión: Documento en el cual se realiza una descripción de las operaciones realizadas, por concepto de liquidación y compra de títulos valores del portafolio de inversiones de TRANSMILENIO S.A. cada vez que se constituya o se venza, adicionalmente posee una descripción de la fuente de los recursos utilizados para la compra del título.

 

Acta Mensual de Inversión: Documento en el cual se realiza una descripción de las operaciones realizadas durante el mes por concepto de liquidación y compra de títulos valores de TRANSMILENIO S.A. 

 

Certificado de Depósito a Término CDT: Es un título valor entregado por una entidad o establecimiento financiero por depositar una suma de dinero durante un periodo determinado.

 

Constancia de Depósito: Es el documento expedido de oficio por una sociedad custodia, mediante el cual el depositante directo controla su propia cuenta de depósito de valores emitidos a través del depósito o entregados en custodia.

 

Contrato de Depósito de Valores: Contrato real de adhesión por medio del cual un depositante directo confía uno o más valores individualizados a una sociedad custodia, quien se obliga a custodiarlos bajo el concepto de un depósito propiamente dicho, a administrarlos cuando el depositante directo lo solicite de acuerdo con el reglamento vigente, a registrar los gravámenes y enajenaciones que aquel le comunique, a compensarlos y liquidarlos  y a restituirlos en los términos que la Ley le autoriza a la entidad financiera.

 

Cotización: Precio registrado en el mercado cuando se realiza una operación de títulos valores en una fecha determinada.

 

Cuenta de Depósito: Cuenta individual asignada por la entidad financiera a cada uno de los depositantes directos, para el registro y contabilización de los valores depositados, bien sea en posición propia o de terceros.

 

Custodia de Títulos Valores: Representa la custodia de los títulos a través de la apertura de subcuentas electrónicas en el DCV o DECEVAL. Administra los portafolios en dólares o en pesos, conformados por los clientes, minimizando el riesgo sugerido por la manipulación física, otorgando valores agregados como menores costos operativos para el cliente; además  utiliza la información administrada en la mesa de negociación para la toma de mejores decisiones de inversión.

 

DCV: Es el Depósito Central de Valores que administra los títulos valores físicos que emite y garantiza el Banco de la República.

 

Deceval: Depósito Centralizado de Valores de Colombia. Su función es inmovilizar valores físicos en bóvedas de alta seguridad y su posterior desmaterialización, para permitir que las transacciones realizadas se hagan mediante registros electrónicos totalmente automatizados.

 

DTF: Es el promedio ponderado de las tasas de interés efectivas de captación a 90 días de los establecimientos bancarios, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial. Esta tasa es calculada semanalmente por el Banco de la República.

 

Emisión: Acto de emitir dinero o títulos.

 

Emisor: Entidad oficial que emite papel moneda o entidad privada que emite títulos valores.

 

Fecha de Compra: Fecha del día de compra del título.

 

Fecha de Emisión: Fecha a partir de la cual se crean los títulos y se inicia su colocación en el mercado.

 

Fecha de Vencimiento: Fecha en que vence un título.

 

Interés Efectivo: Expresión anual del interés nominal dependiendo de la periodicidad con que este último se pague.

 

Interés Nominal: Tasa de interés o rendimiento que el emisor paga al inversionista por un título. Esta se paga periódicamente: mensual, trimestral o anual.

 

Intereses: La combinación de monto, tasa y plazo (período).

 

Inversión: Es la colocación de recursos económicos con el objetivo de obtener recursos adicionales en un determinado periodo de tiempo.

 

Inversionista: Persona natural o jurídica que utiliza sus disponibilidades económicas para adquirir acciones o títulos negociables en el mercado financiero.

 

ISIN: Codificación estandarizada que permite la identificación única de los títulos valores que circulan en el mercado a nivel Nacional e Internacional. Está contenida en la norma ISO 6166 homologada en Colombia por la norma ICONTEC número 4064.

 

Mercado Primario: Grupo de instituciones e intermediarios encargados de la colocación de nuevas emisiones de títulos en el mercado.

 

Mercado Secundario: Grupo de instituciones e intermediarios financieros que permiten el traspaso de los derechos de propiedad de los títulos valores circulante en el mercado

 

Plazo: Tiempo total durante el cual permanece vigente la operación comercial o inversión.

 

Portafolio de Inversiones: Es una combinación de activos financieros poseídos por una misma persona natural o jurídica.  Es diversificado cuando en el conjunto de activos se combinan especies con rentabilidades, emisores, modalidades de pago de intereses y riesgos diferentes.

 

Precio de Mercado: Precio al cual se cotiza un título en las bolsas de valores.  Está determinado por la oferta y la demanda del título y depende de la manera como el mercado evalúe el desempeño del emisor y del entorno.

 

Tasa Efectiva: Es la tasa de interés que resulta cuando se liquida una tasa de interés nominal en períodos de capitalización o de pago a un año.

 

Tasa Nominal: Tasa de interés nominal es una tasa de interés que se estipula para un determinado período y que es liquidable en forma fraccionada, en lapsos iguales o inferiores a un año. Esta liquidación se realiza con la tasa determinada para ese período menor y se llama tasa de interés periódica.

 

Título Valor: Documento negociable necesario para legitimar los derechos en él incorporados.

 

Títulos de Tesorería TES: Son títulos emitidos por el Gobierno Nacional y administrados por el Banco de la República, creados por la Ley 51 de 1990. Dichos títulos pueden ser emitidos a una tasa fija, indexados al IPC, emitidos en unidades de valor real (UVR), o en dólares. La negociación de estos títulos puede consultarse en mercado de deuda pública.

 

Títulos Renta Fija: Títulos que permiten conocer la rentabilidad de la inversión antes del momento de la redención.

 

Títulos Renta Variable: Títulos valores que por sus características sólo permiten conocer la rentabilidad de la inversión en el momento de su redención.

 

Valor Emisión: Monto total autorizado para ofrecer en el mercado (número de títulos emitidos por el precio de suscripción).

 

Valor Nominal: Cantidad de dinero representada en el título en el momento de su emisión. 

 

6. CONDICIONES GENERALES

 

Se debe realizar un acta mensual, que contenga la información sobre la composición del portafolio de inversiones al cierre de cada mes.

 

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

 

7.1 Descripción del procedimiento para el manejo de inversiones constitución o reinversión de títulos

 

 

7.2   Descripción del procedimiento para la valoración a precios de mercado del portafolio de inversiones

 

 

8. TABLA DE FORMATOS

 

 

 

TABLA DE CONTENIDO

 

1. OBJETO

 

2. ALCANCE

 

3. RESPONSABLE

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

5. DEFINICIONES

 

6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)

 

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO A TERCEROS

 

8. TABLA DE FORMATOS

 

9. ANEXOS

 

MOFIFICACIONES (SIC)

 

 

1. OBJETO

 

Este procedimiento tiene como fin definir las actividades que se deben seguir para efectuar cuidadosa y diligentemente el pago de las obligaciones reconocidas por TRANSMILENIO S.A., atendiendo las normas legales vigentes

 

2. ALCANCE

 

Este documento es para conocimiento y aplicación del Subgerente Económico, Tesorero General, Profesionales y Técnico de Tesorería, y para conocimiento de los demás funcionarios asociados a los diferentes Procesos de TRANSMILENIO S.A.

 

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse al menos una vez al año

 

3. RESPONSABLE

 

El responsable por la elaboración de este documento es el Tesorero General y por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Subgerente Económico.

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

El presente documento considera el siguiente marco normativo y conceptual:

 

* Ley 489 de 1998 “Estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública”

 

* Ley 734 de 2002 “Código disciplinario único”

 

* Ley 819 de 2003 “Responsabilidad y transparencia fiscal”

 

* Ley 828 de 2003 “Normas para el control a la evasión del sistema de seguridad social

 

* Ley 1150 de 2007 “Estatuto general de contratación pública” y  decretos reglamentarios

 

* Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

 

* Decreto 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”.

 

* Decreto 1421 de 1993 “Régimen especial para el distrito capital”.

 

* Decreto 2150 de 1995 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

 

* Decreto 195 de 2007. “Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado.”

 

* Decreto 1703 de 2002 “Medidas para promover y controlar la  afiliación y el pago de aportes en el sistema de general de seguridad social en salud”

 

* Resolución SDH - 000266 del 8 de octubre de 2014, “Por medio de la cual se adopta y consolida el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital”.

 

5. DEFINICIONES

 

Giro Presupuestal: Registro final del proceso presupuestal de gastos que se realiza para cancelar los valores o sumas pactadas una vez se reciban a satisfacción los bienes o servicios contratados. Aquí se genera la cuenta por pagar al proveedor u orden de pago.

 

Pago: La ordenación del pago es el mecanismo mediante el cual luego de cumplidos los requisitos contractuales pactados para el reconocimiento de una obligación,  se procede a transferir los recursos al contratista bajo la modalidad de pago establecida en el contrato; en este sentido, una vez verificados los requisitos previstos y forma de pago pactada en el acto administrativo o contrato, liquidadas las deducciones de ley y/o contractuales, la tesorería desembolsa al particular el monto de las obligaciones conforme a la disponibilidad de recursos y al PAC programado. (Resolución 00660 de 2011 – Secretaria de Hacienda Distrital).

 

Relaciones de Autorización: Es el documento utilizado para el pago de la nómina para el personal de planta, de los contratistas, para las nóminas adicionales, así como para los pagos de los aportes patronales correspondientes, de acuerdo con la liquidación de los diferentes conceptos que aparecen liquidados en la nómina; dicho documento debe estar firmado por el ordenador de gasto.

 

Token: Dispositivo de seguridad que permite el ingreso al portal de internet de la entidad Financiera.

 

Sistema Administrativo y Financiero (SIAF):  Sistema en línea que integra las áreas administrativa (recursos humanos y físicos) y financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería)  conformando una herramienta que permite mantener actualizada la información, garantizar la calidad de la misma, facilitar la toma de decisiones y eliminar la duplicidad de datos con esquemas de seguridad definidos.

 

6. CONDICIONES GENERALES

 

* Para el caso de pagos a cargo de TRANSMILENIO S.A. establecidos en el marco de la celebración de convenios interadministrativos con otras entidades o pagos diferentes a los descritos en el presente procedimiento, se definirá una metodología especial de acuerdo con su finalidad.

 

* De conformidad con lo previsto en el Decreto 195 de 2007, en su artículo 42, además de la responsabilidad penal a que haya lugar, serán fiscalmente responsables:

 

a) Los Ordenadores del Gasto y cualquier otro funcionario que contraiga a nombre de las Empresas, obligaciones no autorizadas en el Presupuesto Anual o que autoricen giros para el pago de las mismas o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras sin contar con las autorizaciones requeridas.

 

b) Los funcionarios de las Empresas que contabilicen obligaciones contraídas contra expresa prohibición o emitan giros para el pago de las mismas.

 

c) Los Ordenadores del Gasto que soliciten la expedición de registros presupuestales para el pago de obligaciones contraídas contra expresa prohibición legal.

 

d) Los Ordenadores del Gasto que autoricen pagos, cuando con ellos se violen los preceptos consagrados en el presente Decreto y otras disposiciones legales.

 

e) Los Ordenadores del Gasto que no presenten oportunamente a las entidades competentes, los informes que les sean requeridos.

 

f) Los Ordenadores del Gasto y los Responsables del Presupuesto que incorporen en el inventario de Cuentas por Pagar compromisos u obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, sin que éstos se hubiesen adquirido en debida forma; o cuando en la ejecución de las Cuentas por Pagar, no se cumpla con el compromiso para el cual fueron constituidas.

 

g) Los ordenadores del gasto y los responsables del presupuesto que ordenen o efectúen el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

 

h) Los ordenadores del gasto y los responsables del presupuesto que no adopten las acciones establecidas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto, cuando las apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos.

 

i) Los Ordenadores, Tesoreros y Pagadores serán responsables del perjuicio que ocasionen cuando estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos, demoren sin justa causa su cancelación o pago.

 

j) Los Ordenadores, Tesoreros y Pagadores serán solidariamente responsables de los pagos que se efectúen sin el lleno de los requisitos legales.

 

* Para los pagos en que se requiera abono en cuenta, por seguridad en la transacción, se requiere la intervención de dos (2) personas como mínimo con clave asignada para realizar el cargue del archivo y los abonos a cuenta.

 

* Una vez radicados los documentos soportes para el trámite del pago, TRANSMILENIO S.A. dispondrá de 30 días calendario, contados a partir del cumplimiento de la totalidad de los requisitos requeridos.

 

* Para los pagos correspondientes a los Convenios Administrativos suscritos por TMSA, el plazo para efectuar el giro o abono en cuenta, será el contenido en los respectivos actos administrativos de reconocimiento y pago de la obligación.

 

* Cada funcionario al que le sea asignado un token para poder ingresar a los portales de internet de las entidades financieras, será responsable de su custodia, manteniéndolo en lugar seguro, y que su uso sea personal.

 

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 

 

8. TABLA DE FORMATOS

 

 

9. ANEXOS

 

Anexo 1. Documentos Soporte para Pagos TRANSMILENIO S.A.

 

Anexo 1. Documentos Soporte para Pagos TRANSMILENIO S.A.

 

 

Nota 1: Las Facturas deben cumplir los siguientes requisitos:

 

* Denominarse expresamente “FACTURA DE VENTA”

 

* Apellidos y Nombres o Razón y NIT del vendedor o quien presta el servicio

 

* Apellidos y Nombres o Razón y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado

 

* Numeración Consecutiva

 

* Fecha de Expedición

 

* Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados

 

* Valor Total de la Operación

 

* Nombres o Razón y NIT del Impresor de la Factura

 

* Calidad del agente retenedor del IVA

 

* Resolución vigente de la DIAN

 

Nota 2: Cuando hay cambio o ausencia temporal (vacaciones, incapacidad, comisiones, retiro, etc.) del interventor o supervisor, se debe anexar la comunicación por parte del ordenador del gasto estipulado la Designación de la Interventoría y/o Supervisión.

 

Documentos Soporte para Pagos Derivados de Convenios Interadministrativos suscritos por TRANSMILENIO S.A.

 

 

 

TABLA DE CONTENIDO

 

1. OBJETO

 

2. ALCANCE

 

3. RESPONSABLE

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

5. DEFINICIONES

 

6. CONDICIONES GENERALES

 

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 

8. FORMATOS

 

MOFIFICACIONES (SIC)

 

 

1. OBJETO

 

Este procedimiento tiene como fin definir las pautas generales para la elaboración de facturas impresas por computador para clientes de TRANSMILENIO S.A.

 

2. ALCANCE

 

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación de la Tesorería General, la Subgerencia Económica, la Subgerencia de Desarrollo de Negocios y de los servidores públicos de las mencionadas subgerencias. Empieza con la solicitud para emitir una factura y finaliza con el respectivo archivo de la misma y la emisión del estado de cartera correspondiente.

 

3. RESPONSABLE

 

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Tesorero General y por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Subgerente Económico.

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

* Resolución DIAN facturación por computador Nº 310000069735 del 05 de Abril de 2013.

 

* Estatuto Tributario Nacional, artículos 616-1, 617, 618 y 771

 

* Decreto 1929 de 2007 “Por el cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario”.

 

* Código de Comercio artículos 772 y 774

 

* Resolución 11076 de diciembre 14 de 2001

 

* Resolución DIAN 14465 de 2007 “Por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación, y se adecúa el sistema técnico de control”.

 

* Ley 1231 de 2008. Por la cual se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras disposiciones.

 

5. DEFINICIONES

 

Cliente: Es el agente personal natural o jurídica que adquiere el bien o recibe el servicio.

 

Cuenta por Cobrar: Es el registro contable de los deudores de la empresa. Incorpora aquellas facturas pendientes de pago por parte de los clientes.

 

Emisor de Factura: Es la empresa o persona jurídica o natural responsable de la elaboración del título valor por concepto de venta de un bien o la prestación de un servicio

 

Factura: Documento o título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. (Art. 1ro de la ley 1231 de 2008).

 

Factura Electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito. (Artículo 1 del Decreto 1929 de 2007).

 

Fecha de Emisión: Fecha en la cual se procede a elaborar y registrar contablemente la factura en el sistema de información financiera de Transmilenio S.A.

 

IVA: Impuesto al valor agregado, impuesto del orden nacional generado por la venta de bienes o prestación de servicios en el territorio nacional.

 

ICA: Impuesto del orden municipal que cuyo hecho generador son las ventas brutas efectuadas en un periodo de tiempo determinado en un territorio específico.

 

NIT: Número de identificación tributaria, acreditado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

Número de Factura: Es un número comúnmente asociado a un consecutivo que es avalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

SIAF: Sistema de Información Administrativo y Financiero. Sistema en línea que integra las áreas administrativa (recursos humanos y físicos) y financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería)  conformando una herramienta que permite mantener actualizada la información, garantizar la calidad de la misma, facilitar la toma de decisiones y eliminar la duplicidad de datos con esquemas de seguridad definidos.

 

Título Valor: Documento negociable necesario para legitimar los derechos en él incorporados.

 

Vencimiento de Factura: Fecha máxima en la cual el acreedor ejercerá sus derechos sobre el título valor, según el código de comercio, si la factura no especifica la fecha de vencimiento se entenderá que tiene un plazo de treinta días calendario.

 

6. CONDICIONES GENERALES

 

Para anular una factura será necesario que el Jefe del área solicitante remita un oficio o correo electrónico al Tesorero General con copia al Profesional Especializado de Contabilidad, justificando la anulación y adjuntando el original de la Factura.

 

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 

 

8. TABLA DE FORMATOS

 

 

 

TABLA DE CONTENIDO

 

1. OBJETO

 

2. ALCANCE

 

3. RESPONSABLE

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

5. DEFINICIONES

 

6. CONDICIONES GENERALES

 

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 

8. FORMATOS

 

1. OBJETO

 

Este procedimiento tiene como fin definir las pautas generales para la elaboración de Comprobantes de Ingreso a través del Sistema Administrativo y Financieros SIAF de TRANSMILENIO S.A.

 

2. ALCANCE

 

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación de la Tesorería General, la Subgerencia Económica y para conocimiento de los demás funcionarios asociados a los diferentes Procesos de TRANSMILENIO S.A.

 

3. RESPONSABLE

 

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Tesorero General y por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Subgerente Económico.

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

* Decreto 195 de 2007 “Por el cual se reglamentan y establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado”.

 

* Régimen de Contabilidad Pública

 

* Estatuto Tributario Nacional

 

5. DEFINICIONES

 

Cliente: Es el agente persona natural o jurídica que adquiere el bien o recibe el servicio, por el cual realiza un pago.

 

Ingreso: recursos monetarios que se reciben de un cliente o un tercero, los cuales son ingresados a las cuentas bancarias de TRANSMILENIO S.A.

 

Cuenta por Cobrar: Es el registro contable de aquellos deudores de la empresa. Incorpora aquellas facturas pendientes de pago por parte de los clientes.

 

Factura: Documento o título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio, acorde a lo estipulado en el artículo 1ro de la ley 1231 de 2008.

 

Fecha de Emisión: Corresponde a la fecha en la cual se procede a elaborar y registrar contablemente el ingreso en el sistema de información financiera de Transmilenio S.A.

 

NIT: Número de identificación tributaria, acreditado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

Número de Ingreso: Es un número asociado a un consecutivo que es creado y controlado por el Sistema Administrativo y Financiero SIAF.

 

TOKEN: Dispositivo de seguridad que permite el ingreso al portal de internet de la entidad Financiera.

 

Ingreso No Facturado: Son todos aquellos ingresos que por su naturaleza no deben ser objeto de factura. Por ejemplo lo ingresos por participaciones en el sistema Transmilenio etc.

 

SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (SIAF): Sistema en línea que integra las áreas administrativa (recursos humanos y físicos) y financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería)  conformando una herramienta que permite mantener actualizada la información, garantizar la calidad de la misma, facilitar la toma de decisiones y eliminar la duplicidad de datos con esquemas de seguridad definidos.

 

6. CONDICIONES GENERALES

 

La anulación de todo comprobante de Ingreso debe ser autorizada previamente por el Tesorero General.

 

Para realizar el Comprobante de Ingreso de los rendimientos generados por vencimiento de títulos del portafolio de Inversiones, se debe confirmar con el emisor el valor de los rendimientos generados.

 

Cada funcionario al que le sea asignado un token para poder ingresar a los portales de internet de las entidades financieras, será responsable de su custodia, manteniéndolo en lugar seguro y que su uso sea personal.

 

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA ELABORACION DE COMPROBANTES DE INGRESO

 

 

8. TABLA DE FORMATOS

 

 

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5549 de Marzo 09 de 2015