CIRCULAR 011 DE 2015

(Marzo 30)

De manera atenta se informa a los funcionarios y contratistas de la entidad, así como a los subdirectores de la áreas misionales, en calidad de responsables de la ejecución presupuestal y en su calidad de supervisores, que en cumplimiento de las medidas de mejoramiento para optimizar los procesos al interior del IDPC en materia de contratación estatal y en aplicación de las disposiciones previstas en el Decreto 4170 del 03 de noviembre de 2011, “Por medio del cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente”, así como las contenidas en el Decreto 1510 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública” y Decreto 791 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 72 de la Ley 1682 de 2013 que modifica el artículo 18 del Decreto 1510 de 2013”.

Para la elaboración de estudios previos, análisis de sector, medición clasificación de riesgos previsibles, determinación de la capacidad residual de contratación, selecciones de mínima cuantía, elaboración de análisis del sector, determinación de requisitos habilitantes de contratación, codificación de bienes y servicios (UNSPSC), elaboración del plan anual de adquisiciones, manejo de anticipos mediante contrato de fiducia mercantil y aplicación de capacidad residual de contratación, deberán acogerse las disposiciones contenidas en los manuales expedidos por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente, así como sus correspondientes actualizaciones.

Lo anterior en razón a que esta agencia es la entidad competente para desarrollar, implementar y difundir las políticas públicas, planes, programas, normas, instrumentos y herramientas que faciliten las compras y contratación pública del Estado, en todos niveles de organización territorial.

Igualmente es necesario el estudio, análisis y aplicación de estos manuales y herramientas debido a que están encaminadas a promover mejores prácticas, eficiencia y transparencia en la administración pública.

Igualmente se recuerda que previa a la solicitud de un proceso contractual debe preverse la planeación de la contratación en debida forma, incluyendo dentro de esta aspectos fundamentales como la concordancia del concepto del gasto con el objeto a contratar, el tipo de contrato que se pretende celebrar, determinación riesgos, plazos, forma de pago, expedición adecuada de certificados de disponibilidad presupuestal, entre otros aspectos que permiten efectuar un dimensionamiento real de las etapas precontractuales y contractuales.

Se reitera que dentro de la etapa de ejecución contractual, los supervisores deberán realizar el estricto seguimiento a las obligaciones derivadas del contrato, así como a las establecidas por la Ley 1474 de 2011 artículos 83 y 84¹, y parágrafo 1° artículo 23 de la Ley 1150 de 2007², para la verificación de esta última los supervisores disponen de la consulta en línea del cumplimiento de obligaciones de pagos en salud en el siguientes link: http://www.fosyga.gov.co/Consultas/BDUABasedeDatosUnicadeAfiliados/AfiliadosBDUA/tabid/436/Default.aspx

A su vez relacionamos a continuación los aspectos relevantes que deben tener en cuenta los supervisores al momento de ejercer la supervisión de los contratos:

1. Verificar para efectos de cada uno de los pagos que el contratista se encuentra a paz y salvo en el pago al Sistema General de Seguridad Social (si se establece en el contrato).

2. Informar sobre cualquier incumplimiento o mora sobre las obligaciones del contrato.

3. Remitir los siguientes documentos:

*Acta de inicio.

*b. Los informes que se produzcan en el desarrollo del contrato, tanto los producidos por el contratista como los que usted debe presentar en calidad de supervisor de conformidad a la cláusula denominada supervisión del contrato.

*c. Las certificaciones de cumplimiento.

*d. Acta de liquidación firmada por el ordenador, contratista y usted, la cual se debe suscribir a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del mismo de conformidad a lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2.007.

*e. Las constancias de entrada al almacén (si se establece en el contrato).

4. Conceptuar sobre las solicitudes presentadas por el contratista y someter a consideración del ordenador del gasto, cualquier solicitud y/o recomendación de modificación de prórroga o adición del contrato, remitiendo a la Asesoría Jurídica la solicitud aprobada por el ordenador.

5. En caso de ser necesario prorrogar el término del contrato, adicionar el valor o realizar alguna modificación, debe solicitar con 5 días hábiles de anticipación a la Asesoría Jurídica, la elaboración de la prórroga, otrosí (sic) o adición correspondiente.

6. Verificar que los amparos contenidos en la póliza se encuentren vigentes durante la ejecución y hasta el término de liquidación. De encontrar que esto no se cumple, debe informar inmediatamente al abogado responsable del  Grupo de Gestión Contractual de la Subdirección de Gestión Corporativa para que de ser necesario, solicite la modificación y/o ampliación de la vigencia de los amparos contenidos en las pólizas.

7. Las demás contenidas en el Manual de Supervisión e Interventoría del Instituto (Resolución 437 del 24 de septiembre de 2.009)

Por último se recuerda a todos los funcionarios y contratistas que la asesoría jurídica de la entidad estará atenta a recibir inquietudes sobre estos aspectos y resolverlas a la mayor brevedad posible, así como a prestar la orientación requerida en cualquiera de los aspectos anteriormente señalados.

Cordialmente,

MARIA EUGENIA MARTINEZ DELGADO

Directora General

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

¹ Art 84 Ley 1474 de 2011: Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

² Art. 23 Ley 1150 de 2007"…El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda".

Parágrafo 1°. El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.

El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

Proyectó: Iván Gómez Henao- Abogado GGC.