CIRCULAR 12 DE 2015

(Marzo 30)

La Dirección General en ejercicio de la función atribuida en el literal l del artículo 4 del Acuerdo 2 de 2007¹ emanado de la Junta Directiva del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, pone en su conocimiento el procedimiento interno adoptado a partir de la fecha para la celebración de convenios interadministrativos, contratos interadministrativos, convenios de asociación y convenios de apoyo entre el INSTITUTO y las personas jurídicas de derechos público y de derecho privado.

En primera instancia es pertinente realizar la conceptualización de cada una de las manifestaciones de voluntad de la administración pública indicadas en el inciso precedente². Así las cosas el convenio interadministrativo se define como un “negocio jurídico en el cual están presentes dos entidades públicas en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo objeto es coordinar, cooperar, colaborar, o distribuir competencias en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos negociales”

Por su parte el contrato interadministrativo consiste en el “acuerdo de voluntades en el cual cada uno de los participantes pretende satisfacer necesidades o finalidades opuestas, donde necesariamente una de las partes tiene que ser una administración pública”.

A su turno los convenios de asociación y los convenios de apoyo tienen fuente constitucional en el artículo 355 de la Constitución Política, el artículo 96 de la ley 489 de 1998 y en los Decretos 777 y 1403 de 1992 y para el caso particular y concreto del Instituto son celebrados con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los Planes Seccionales de Desarrollo para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones asignadas por la ley. Tales convenios requieren para su celebración autorización previa de la Secretaría Distrital de Cultura Recreación y Deporte (SDCRD) en atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto Distrital 358 de 2012.

Hecha la anterior precisión de orden teórico, se debe anotar que cada una de las tipologías de convenios y contratos explicados constituyen expresiones de la modalidad de contratación directa prevista en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013 y por tal motivo se someten a las reglas previstas por estos estatutos y los demás que los modifican adicionan y complementan para su perfeccionamiento, celebración, ejecución y terminación.

Por tanto, cada una de las Subdirecciones del Instituto que en el marco de su competencia y para el efectivo y correcto desarrollo de sus funciones solicite el inicio de procesos contractuales de esta índole, deberá cumplir estrictamente con las siguientes directrices:

*Elaboración de estudios previos conforme a los lineamientos previstos en el formato AB-F41 publicado en el proceso de ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS de la intranet del Instituto.

*Diligenciamiento de la información de Solicitud de contrato prevista en el Formato AB-F22 publicado en el proceso de ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS de la intranet del Instituto.

*Consolidación de la documentación legal para la celebración del convenio y/contrato De acuerdo con la naturaleza del convenio y/o contrato a celebrar es menester comprobar aspectos relacionados con la capacidad jurídica (certificados de existencia y representación legal, acuerdos de creación, resoluciones de nombramiento, actas de posesión, documentos de identificación) económica (presupuesto discriminado con los costos de las actividades a desarrollar en ejecución del respectivo convenio, análisis del mercado de los bienes o servicios a proveer etc.) ambiental (licencias, autorizaciones, permisos) financiera (estados financieros, notas explicativas a los estados financieros.) de la persona jurídica de derecho público o de derecho privado con quien se pretende celebrar el convenio y/contrato. Tratándose de convenios de asociación y de apoyo se deberán aportar los documentos consignados en el formato LISTA DE VERIFICACION DOCUMENTAL elaborado por la Secretaría Distrital de Cultura Recreación y Deporte (SDCRD) el cual se anexa y hace parte integral de la presente circular.

*Certificado de Disponibilidad Presupuestal como materialización del deber legal de las entidades públicas consagrado en el numeral 6 del artículo 25 de la ley 80 de 1993 de celebrar contratos hasta tanto existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales.

*Radicación del expediente contractual en la Oficina de Correspondencia de la Secretaría Distrital de Cultura Recreación y Deporte (SDCRD) cuando se trate de convenios de asociación y de apoyo Como se señalo anteriormente la celebración de este tipo de convenios está sujeta a la autorización previa de la entidad cabeza de sector. Por esta razón, una vez consolidados los documentos establecidos en el formato LISTA DE VERIFICACION DOCUMENTAL y avalado su contenido por la Asesoría Jurídica de la entidad, deberá remitirse el expediente contractual a la SDCRD para su evaluación tanto técnica como jurídica y posterior expedición de Resolución de autorización de suscripción del convenio.

*Allegar el expediente contractual con suficiente antelación a la Asesoría Jurídica del Instituto con el fin de realizar la revisión jurídica correspondiente, formular observaciones y recomendaciones a la Subdirección solicitante y contribuir al cumplimiento de los principios de planeación, eficiencia y eficacia que rigen la función administrativa y la actividad contractual.

Por último, vale la pena recordar que por no obedecer a la regla general de convocatoria pública prevista en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 sino a un desarrollo de la modalidad de selección excepcional de contratación directa le son aplicables las disposiciones normativas de la ley de garantías electorales.

En consecuencia no podrán celebrarse convenios interadministrativos, contratos interadministrativos, convenios de asociación y convenios de apoyo en los supuestos fácticos previstos en el artículo 33 de la ley 996 de 2005.

Atentamente,

MARIA EUGENIA MARTINEZ DELGADO

Anexos: Lista de Verificación Documental SCRD (2) (sic) Folios.

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Son funciones de la Dirección del Instituto de Patrimonio Cultural, las siguientes:… l) Expedir las reglamentaciones y establecer las funciones y procedimientos que requieran las dependencias y cargos de la entidad.

2 ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Guía de contratación Estatal. Convenios de la Administración Pública. Subdirección Imprenta Distrital. 2012.

Proyectó: Diego Fernando Valencia-Profesional Universitario.