RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 011 DE 2015
(Mayo 08)
Derogada por el art. 3, Resolución Contraloría
de Bogotá 015 de 2018.
Por medio de la cual se adopta un Procedimientos del Proceso de Gestión del Talento Humano en la Contraloría de Bogotá D.C.
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.
En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el Acuerdo 519 de diciembre 26 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4º de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional, procedimientos para la ejecución de procesos, actualización de normas y la simplificación de procedimientos.
Que la Entidad mediante la resolución Reglamentaria No. 034 del 5 de noviembre de 2014 actualizo el Modelo Estándar de Control Interno-MECI en la Contraloría de Bogotá D.C.
Que de acuerdo con lo previsto por la Dirección de Planeación y la Dirección de Talento Humano como acción preventiva se considera necesario ajustar el procedimiento para gestionar Situaciones Administrativas en la Contraloría de Bogotá, D.C.
Que mediante Resolución Reglamentaria Nº 029 de 22 de octubre de 2014, se adopta la versión 4.0 del procedimiento para gestionar Situaciones Administrativas en la Contraloría de Bogotá, D.C.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento del proceso de Gestión del Talento Humano:
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No. |
Procedimiento |
Código |
Versión |
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1 |
Procedimiento para gestionar Situaciones Administrativas en la Contraloría de Bogotá, D.C. |
PGTH-016 |
5.0 |
ARTÍCULO SEGUNDO: Delegar en la Dirección de Planeación, en coordinación con la Dirección de Talento Humano, el mejoramiento continuo del procedimiento para gestionar Situaciones Administrativas en la Contraloría de Bogotá, D.C.
ARTÍCULO TERCERO: Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes velar por la administración y divulgación del procedimientos para gestionar Situaciones Administrativas en la Contraloría de Bogotá, D.C. reglamentado a través de la presente resolución.
ARTÍCULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el numeral 6 del artículo segundo de la Resolución Reglamentaria 029 de 22 de octubre de 2014.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los 08 días del mes de mayo del año 2015.
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
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PROCEDIMIENTO PARA GESTIONAR SITUACIONES ADMINISTRATIVAS EN LA CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C. |
Código formato: PGD-01-002 |
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Código documento: PGTH-016
Versión 5.0 |
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Página 1 de 36 |
FECHA: 28 DE ABRIL DE 2015
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Aprobó elaboración o modificación
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Revisión técnica
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Firma: |
Firma: |
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Nombre:
Maria Teresa Velandia Fernández |
Nombre:
Biviana Duque Toro |
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Cargo:
Directora Técnica de Talento Humano |
Cargo:
Director Técnico de Planeación (E). |
1. OBJETIVO:
Estandarizar las actividades necesarias para gestionar las Situaciones Administrativas de Comisión de Servicios, de Estudios, para Desempeñar Cargos de Libre Nombramiento y Remoción o de Período, para atender invitaciones de Gobiernos Extranjeros, Organismos Internacionales o Instituciones Privadas, Encargo, Licencia Ordinaria o no Remunerada, Permiso de Estudio o Docencia, Permisos Sindicales y Sanción Disciplinaria, para garantizar el control y cumplimiento de las mismas.
2. ALCANCE:
A continuación se indica el alcance para cada situación administrativa.
2.1. PARA OTORGAR COMISIONES.
Inicia con la radicación de la solicitud de comisión dirigida al Contralor y termina cuando se archiva copia del memorando que niega la comisión, o de la resolución de comisión con sus soportes en la hoja de vida del comisionado, en caso de concederla se expedirá la respectiva resolución. Cuando se trate de la Comisión de Servicios y/o Estudios, cuando se recibe y se archiva en la hoja de vida del funcionario, el informe de la comisión.
2.2. REVOCATORIA DE LA COMISIÓN DE SERVICIO.
Inicia con la radicación del memorando que expone las razones por las cuales no se puede hacer efectiva la comisión de servicios y termina cuando se archiva en la hoja de vida del funcionario, la resolución de revocatoria debidamente comunicada y sus respectivos soportes.
2.3. ENCARGO EN VACANCIA TEMPORAL O DEFINITIVA.
Comienza cuando el nominador Solicita a la Dirección de Talento Humano, la información sobre las vacantes existentes y termina cuando se archiva copia de la resolución, debidamente comunicada, con los respectivos soportes en la hoja de vida del funcionario encargado.
2.4. PARA TRAMITAR LICENCIA NO REMUNERADA U ORDINARIA Y LICENCIA REMUNERADA.
El procedimiento inicia con la radicación de la solicitud de licencia remunerada, o no remunerada dirigida al Contralor y termina cuando se archiva copia del memorando que la niega o de la resolución de licencia debidamente comunicada con sus soportes en la hoja de vida del funcionario.
2.5. PARA TRAMITAR PERMISO DE ESTUDIO O DOCENCIA
Inicia cuando el funcionario radica la solicitud de permiso para estudio o para dictar cátedra y termina con el archivo de la copia del memorando que lo autoriza o lo niega, en la hoja de Vida del funcionario.
2.6. PERMISOS SINDICALES
El procedimiento inicia cuando el representante legal de la organización sindical radica la solicitud de permiso dirigida a la Dirección Técnica de Talento Humano y termina con el archivo del memorando que lo niega o de la resolución que lo concede, con sus respectivos soportes, en la carpeta de organizaciones sindicales. En ambos casos la decisión debe estar debidamente comunicada.
2.7. PARA DAR CUMPLIMIENTO A UNA SANCION DISCIPLINARIA DE DESTITUCIÓN DEL CARGO, SUSPENSION EN EL EJERCICIO DE FUNCIONES Y/O DE MULTA:
Inicia cuando la Oficina de Asuntos Disciplinarios de la Contraloría de Bogotá, D.C., ó entidad externa competente, radica la solicitud de suspensión, multa o destitución de un funcionario dirigida al Director Técnico de Talento Humano y termina cuando se archiva copia de la resolución, debidamente notificada, con sus respectivos soportes.
3. BASE LEGAL:
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CAMBIOS NORMATIVOS. |
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TIPO DE NORMA |
FECHA
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DESCRIPCION
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Decreto 1950 |
Del 24 de septiembre de 1973 |
“Por el cual se reglamentan los decretos-leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil” |
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Decreto 1042
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Del 7 de junio de 1978 |
“Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones”. |
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Decreto 1045 |
Del 7 de junio de 1978 |
“Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional”. |
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Decreto 1666 |
Del 28 de junio de 1991 |
“por el cual se dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior”. |
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Ley 4ª |
Del 18 de mayo de 1992 |
“Por la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del Régimen Salarial y Prestacional de los Empleados Públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública y para la fijación de las Prestaciones Sociales de los Trabajadores Oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 150, Numeral 19, Literales e) y f) de la Constitución Política”. |
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Ley 48 |
Del 3 de marzo de 1993 |
“por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y Movilización” |
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Decreto 1228
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Del 18 de julio de 1995 |
"Por el cual se revisa la legislación deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con el objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995" |
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Resolución Reglamentaria Nº 033 |
31 de julio de 2001: |
“Por la cual se reglamentan los permisos sindicales de las organizaciones sindicales a las que se encuentran afiliados servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.”. |
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Resolución Reglamentaria Nº 050 |
Del 30 de septiembre de 2003 |
Por la cual se suspende temporalmente el artículo primero de la Resolución
Reglamentaria número 033 de 31 de julio de 2001 “Por la cual se reglamentan los permisos sindicales de las organizaciones sindicales a las que se encuentran afiliados servidores públicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.” |
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Resolución Reglamentaria No. 051 |
Del 31 de octubre de 2001 |
Por la cual se adiciona la Resolución Reglamentaria No. 033 del 31 de julio de 2001 |
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Ley 734 |
Del 5 de febrero 2002 |
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. |
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Ley 909
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23 de septiembre de 2004 |
“Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.” |
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Decreto Reglamentario 1227 |
Del 21 de abril de 2005 |
“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.”. |
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Decreto 2400
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19 de septiembre de 1968 |
“Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.” |
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Acuerdo 519
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26 de diciembre de 2012 |
"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajusta el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial, de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”. |
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Código Sustantivo del Trabajo
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Del 8 de mayo de 1950 |
Adoptado por el Decreto Ley 2663 del 5 de agosto de 1950 "Sobre Código Sustantivo del Trabajo", publicado en el Diario Oficial No 27.407 del 9 de septiembre de 1950, en virtud del Estado de Sitio promulgado por el Decreto Extraordinario No 3518 de 1949. Artículos 414 a 416.
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4. DEFINICIONES:
COMISIÓN: Es el ejercicio temporal de las funciones propias de un cargo en lugares diferentes a la sede habitual del trabajo, en el que se atienden transitoriamente y, por mandato de autoridad competente, actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del que se es titular.
COMISIÓN DE SERVICIO: Hace relación al ejercicio de las funciones propias del empleo en un lugar diferente a la sede de su cargo, cumpliendo misiones especiales conferidas por los superiores, asistiendo a reuniones, conferencias o seminarios o realizando visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.
COMISIÓN DE ESTUDIO: Consiste en recibir dentro o fuera del país capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del que se es titular, o en relación con los servicios a cargo del organismo donde se halle vinculado el empleado.
COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR UN CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN O DE PERIODO: Es el ejercicio temporal de las funciones de un cargo de libre nombramiento y remoción por parte de un funcionario inscrito en carrera administrativa.
COMISIÓN PARA ATENDER INVITACIONES DE GOBIERNOS EXTRANJEROS, DE ORGANISMOS INTERNACIONALES O DE INSTITUCIONES PRIVADAS: Es la atención temporal, por parte de un funcionario, a las invitaciones de los organismos internacionales, gobiernos extranjeros o instituciones privadas, previo el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
ENCARGO: Es la designación temporal de un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, con o sin desvinculación de las propias de su cargo, según sea el caso.
FALTA DISCIPLINARIA: Se entiende como toda violación a las prohibiciones y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, al correcto ejercicio de la profesión o al incumplimiento de las obligaciones impuestas.
LICENCIA: Hace referencia a la separación del trabajo por parte del funcionario en forma transitoria, por solicitud propia, por enfermedad, por maternidad o cuando es llamado a prestar servicio militar o de reservista.
PERMISO: Es el tiempo que se le concede al funcionario para ausentarse de su puesto de trabajo, sin dejar de percibir su remuneración, siempre y cuando cumpla con los requisitos exigidos por la ley para cada caso.
PERMISO SINDICAL: Es el tiempo que se le concede a un funcionario que pertenece a una organización sindical, para atender las responsabilidades que se desprenden del derecho fundamental de asociación y libertad sindical.
SITUACIÓN ADMINISTRATIVA: Es la circunstancia en la que se encuentra un empleado público respecto del servicio, por acontecimientos legalmente previstos y que producen efectos salariales, prestacionales y administrativos.
VACACIONES: Es el período de descanso que se reconoce anualmente al funcionario, que busca la reparación fisiológica y biológica del organismo fatigado por el trabajo que desempeña. (Para el trámite, ver procedimiento de Prestaciones Sociales)
5. ANEXOS
Ninguno
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.
6.1. PARA OTORGAR COMISIONES.
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Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1 |
CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR ADMINISTRATIVO, DIRECTOR TÉCNICO, JEFE DE OFICINA, SUBDIRECTOR, GERENTE, JEFE OFICINA ASESORA, ASESOR, GERENTE, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TÉCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR AUXILIAR |
Radica la solicitud de Comisión de:
Servicios.
Estudios.
Para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción, adjuntando el acto administrativo de nombramiento en la entidad externa.
Para atender invitación de Gobiernos extranjeros, Organismos Internacionales ó Instituciones privadas, adjuntando la invitación. |
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-En la solicitud de Comisión se debe indicar duración y nombre de la Institución y/o Entidad donde estará comisionado.
-La solicitud de comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción, solo puede ser presentada por un funcionario de Carrera Administrativa. |
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2 |
DIRECTOR TÉCNICO DE APOYO AL DESPACHO |
Remite a la Dirección de Talento Humano la solicitud con la aprobación o no del Señor Contralor de Bogotá D.C.
Solicita a la Dirección Administrativa y Financiera se expida la disponibilidad presupuestal y liquidación de los viáticos respectivos y la remita a la Dirección de Talento Humano. |
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La solicitud de la disponibilidad presupuestal la realiza la Dirección de Apoyo al Despacho y únicamente para las comisiones de servicio, cuando lo amerite.
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3 |
SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO |
Recibe la solicitud y la registra en el aplicativo de correspondencia y la pasa al Director. |
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4 |
DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO |
Recibe la solicitud y asigna a un profesional de la Dirección para revisión de requisitos y realización del trámite.
Entrega la solicitud a la secretaria de la Dirección. |
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Para invitaciones de Gobiernos extranjeros, Organismos Internacionales ó Instituciones privadas, en el caso del Contralor, cuando la comisión sea en el extranjero, se dará aviso al Concejo de Bogotá, D.C. |
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5 |
SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO |
Registra en el aplicativo de correspondencia la asignación de los documentos.
Entrega los documentos al funcionario asignado. |
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6 |
PROFESIONAL DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO |
-Revisa requisitos, proyecta la resolución de comisión y elabora memorando con destino a la Dirección de Apoyo al Despacho, anexando el proyecto de resolución para la firma del Contralor, si es ésta es concedida.
-Prepara el Convenio de Contraprestación de Servicios y solicita al funcionario la constitución de póliza. (Continua actividad 11).
Proyecta memorando dirigido al funcionario sobre la decisión tomada, si la comisión fue negada. |
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Para comisión de estudios:
-Se requiere que el funcionario constituya póliza y firme un Convenio de Contraprestación de Servicios con la entidad, cuando la comisión sea de más de seis (6) meses.
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7 |
DIRECTOR TECNICO DE TALENTO HUMANO |
Revisa y firma el memorando que contiene la negativa y solicita su comunicación. |
Memorando
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Punto de control.
Revisa que la información a enviar sea correcta. |
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8 |
TÉCNICO, SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
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Hace firmar la comunicación de negación al funcionario y entrega copia a la Subdirección de Gestión de Talento Humano, para archivo. |
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9 |
TECNICO OPERATIVO, AUXILIAR SUBDIRECCIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
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Archiva la copia del memorando en la hoja de vida del funcionario. |
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10 |
DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO |
-Revisa y da visto bueno al Proyecto de resolución, firma el memorando remisorio y ordena su envío a la Dirección de Apoyo al Despacho.
-Revisa y da visto bueno al proyecto de Convenio de Contraprestación de Servicios y verifica vigencia de la póliza y devuelve al profesional comisionado para seguir el trámite.
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Punto de control
Verifica que:
-El proyecto de resolución contenga la información pertinente.
-El Convenio de Contraprestación de Servicios esté ajustado a las normas vigentes, (cuando es comisión de estudios)
-Existencia y vigencia de la póliza para comisión de estudios.
-En la resolución de Comisión de Servicios, se haya incluido la Disponibilidad Presupuestal |
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11 |
PROFESIONAL DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO |
Hace firmar por parte del funcionario solicitante el convenio de contraprestación de servicios y junto con la resolución tramita su envío al Director de Apoyo al Despacho para firma del Contralor. |
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12 |
DIRECTOR TÉCNICO DE APOYO AL DESPACHO |
Pasa al señor Contralor el proyecto de resolución y cuando aplique, el convenio de contraprestación de servicios y póliza, para su firma. |
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13 |
CONTRALOR DE BOGOTA, D.C. |
Valida con su firma la resolución que concede la comisión y cuando aplique, firma el convenio de contraprestación de servicios que lleva adjunta la póliza, y devuelve los documentos firmados para que sigan el trámite. |
Resolución de comisión.
Convenio de Contraprestación de Servicios.
Póliza. |
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14 |
DIRECTOR TÉCNICO DE APOYO AL DESPACHO |
Remite a la Dirección de Talento Humano el original firmado de la resolución que concede la comisión, para que continúe el trámite.
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15 |
SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO |
Recibe y numera la resolución, registra en el libro de resoluciones, saca copias y pasa al profesional de la Dirección asignado para que continúe el tramité. |
Libro de Resoluciones Ordinarias
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16 |
PROFESIONAL DE DIRECCION TALENTO HUMANO |
Elabora memorando dirigido al funcionario comunicándole la aprobación de la Comisión, así como el deber de entregar el puesto de trabajo, según lo establecido en el Procedimiento de Retiro del servicio. |
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Para la comisión de servicios, en el memorando se debe comunicar sobre el deber de presentar un informe al término de la misma. |
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17 |
DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO |
Revisa y firma el memorando para el funcionario, solicitando su comunicación. |
Memorando |
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18 |
TECNICO, SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO |
Hace firmar del comisionado el memorando, como constancia del recibido y entrega copia al funcionario asignado del trámite. |
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19 |
PROFESIONAL DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO |
Recibe copia del memorando firmado por el comisionado y junto con los demás soportes la entrega a la secretaria de la Dirección. |
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20 |
SECRETARIA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO
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-Elabora la hoja de ruta y anexa dos copias de la resolución con los soportes y los pasa al Subdirector de Gestión de Talento Humano.
-Envía copia de la Resolución a la Subdirección Financiera para el pago, únicamente cuando se trate de comisión de servicios. |
Hoja de Ruta |
El formato de hoja de ruta se encuentra establecido en el procedimiento de Vinculación de Funcionarios a la Contraloría de Bogotá, D.C. |
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21 |
SUBDIRECTOR TÉCNICO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO |
Revisa hoja de ruta con los soportes y pasa al profesional encargado de hojas de ruta para que dé a conocer la novedad. |
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22 |
PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN GESTION DE TALENTO HUMANO |
Recibe y asigna en la hoja de ruta un número consecutivo y la pasa a los funcionarios de: Nómina, Seguridad Social, responsable de seguimiento de Inducción, cesantías, control horario, vacaciones, bases de datos, prima técnica, carrera administrativa y certificaciones. |
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Cada funcionario registra en la hoja de ruta:
-Firma de quien recibe.
-Fecha de recibo y de entrega de los documentos generadores de la novedad.
El proceso de dar a conocer la novedad, no debe superar los 15 días. |
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23 |
PROFESIONAL SUBDIRECCIÓN GESTION DE TALENTO HUMANO |
-Recibe la hoja de ruta con los soportes y revisa que todos la hayan firmado.
-Pasa los documentos soportes al funcionario encargado del archivo hojas de vida, quien firma la hoja de ruta en constancia de recibido.
-Archiva la Hoja de Ruta según identificación en la tabla de retención documental. |
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Punto de control.
Verifica que los funcionarios hayan firmado la hoja de ruta para garantizar el conocimiento de la novedad. |
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24 |
TECNICO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO |
Archiva copia de la resolución y los soportes en la hoja de vida del funcionario comisionado.
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25 |
CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR, SUBDIRECTOR, JEFE DE OFICINA, ASESOR, PROFESIONAL, TECNICO, ASISTENCIAL |
Rinde informe dentro de los ocho (8) días siguientes a la terminación de la comisión de servicios. |
Informe |
El informe es obligatorio para la comisión de servicios. |
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26 |
SECRETARIA DE DIRECCIÓN TALENTO HUMANO |
Recibe informe, lo registra en el aplicativo de correspondencia y pasa al Director. |
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27 |
DIRECTOR TÉCNICO DE TALENTO HUMANO |
Revisa y lo remite al profesional que adelantó el trámite de la comisión de servicio, para el control del cumplimiento. |
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28 |
PROFESIONAL DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO |
Verifica conformidad y pasa a la Subdirección de Gestión de Talento Humano, para archivo en hoja de vida del funcionario. |
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Cuando el funcionario incumple con la presentación del informe se proyecta memorando solicitando su presentación.
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29 |
TECNICO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO |
Archiva el informe de la comisión de servicios en la hoja de vida del funcionario comisionado. |
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6.2. REVOCATORIA DE LA COMISION DE SERVICIO:
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1 |
FUNCIONARIO COMISIONADO |
