RESOLUCIÓN 320 DE 2015

(Mayo 26)

“Por la cual se modifican las Resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000 y 437 del 24 de julio de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.”.

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL  TERCER MILENIO “TRANSMILENIO  S.A.”,

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la  modalidad  de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo  único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado,  fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la creación del documento relacionado a las (sic) versión registrada en el siguiente cuadro:

ARTÍCULO TERCERO (SIC): La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los 26 días del mes de mayo del año 2015.

ANDRÉS ARBOLEDA SALAZAR

Jefe de Oficina Asesora de Planeación

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8. TABLA DE FORMATOS

1. OBJETO

Este procedimiento tiene como propósito definir las pautas generales para la construcción, actualización y evaluación de la normatividad vigente que regula la actuación de la Entidad en la prestación de los bienes y servicios en el marco del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

2. ALCANCE

Este procedimiento es para el conocimiento y aplicación de todos los funcionarios adscritos a las Dependencias y los Procesos de TRANSMILENIO S.A.

Este procedimiento inicia con la identificación y actualización de los requisitos legales y/o normativos aplicables a la Entidad y finaliza con la formulación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora, a partir del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales.

3. RESPONSABLE

El responsable por la actualización de este documento es el Profesional Universitario (Grado 4) Gestión Integral y la aplicación de este procedimiento es responsabilidad de los líderes de las Dependencias y los Procesos de la Entidad.

Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* Constitución Política de Colombia.

* Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

* Decreto 1599 de 2005. Por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005”.

* Decreto 651 de diciembre de 2011. Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones.

* Decreto 652 de diciembre de 2011. Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales.

* Norma NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para la Entidades y Organismos Distritales.

* Norma NTC-ISO 9001:2008 Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad

* Noveno Lineamiento. Matriz de cumplimiento legal (Normograma) y procedimiento de evaluación periódica de lo legal. 2014

5. DEFINICIONES

Matriz de Cumplimiento Legal: Herramienta documentada adoptada internamente por la Entidad para la recopilación de los requisitos legales y de operación identificados.

Normatividad: Marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica en dicho territorio.

Normograma: Herramienta que permite a las entidades públicas y privadas delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su objeto misional. El Normograma contiene las normas externas como leyes, decretos, acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión de la Entidad y las normas internas como reglamentos, estatutos, manuales y, en general, todos los actos administrativos de interés para la entidad que permiten identificar las competencias, responsabilidades y funciones de las dependencias de la organización. El Normograma es conocido también como la Matriz de Cumplimiento Legal.

Sistema Integrado de Gestión SIG: Conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. El sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:

* Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

* Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

* Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

* Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

* Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

* Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

* Subsistema de Control Interno (SCI).

Requisito Legal: Son los requisitos especificados en las leyes vigentes que le aplican a una organización, los hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay más específicos, dependiendo del sector u naturaleza Jurídica de la entidad; Son de obligatorio cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan.

6. CONDICIONES GENERALES

* Los dueños de proceso deben revisar que el Normograma correspondiente a su proceso incluya la normatividad relacionada con los siguientes requisitos legales:

* Funciones de TRANSMILENIO S.A.

* Prestación de servicios de la Entidad

* Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

* Gestión ambiental y Responsabilidad Social

* Seguridad Informática.

* Gestión Documental, entre otros.

* Es responsabilidad de cada Líder de Proceso o Dependencia mantener actualizada la Matriz de Cumplimiento Legal de acuerdo con la normatividad vigente aplicable a su proceso, de tal manera que esté disponible para la consulta y aplicación de los funcionarios de la Entidad.

6.1. Clasificación de las normas

La identificación de los requisitos legales que aplican a la Entidad se debe llevar a cabo por las personas responsables de los procesos y/o dependencias a su cargo, de tal forma que las normas sean clasificadas por tipo, descripción y autoridad que la emite para el conocimiento y aplicación al interior de la Entidad, es importante tener claro cómo se clasifican las normas. En la siguiente tabla se presenta dicha clasificación.

TABLA 1. CLASIFICACIÓN DE LAS NORMAS *

* Fuente: Noveno Lineamiento Matriz de Cumplimiento Legal (Normograma) y procedimiento de evaluación periódica de lo legal. Sistema Integrado de Gestión Distrital 2014. Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8. TABLA DE FORMATOS

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5606 de junio 02 de 2015