RESOLUCIÓN 144 DE 2015

(Junio 12)

“Por la cual se reforma el reglamento del Comité de Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá ERU”

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 31 del Acuerdo 01 de 2004; en el artículo 2º, numerales 2, 3, 16, y 18 del Acuerdo 03 de 2004; en el artículo 2º numerales 5, 7 y 8 del Acuerdo 06 de 2008 y,

CONSIDERANDO:

Que conforme con el artículo 64 de la Ley 446 de 1998, incorporado en el artículo 1° del Decreto 1818 de 1998 (Estatuto de Mecanismos Alternativos de Resolución de Conflictos), la conciliación es definida como el mecanismo alternativo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan la solución de sus diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.

Que el artículo 70 de la Ley 446 de 1998 incorporado en el artículo 56 del Decreto 1818 de 1998 (Estatuto de Mecanismos Alternativos de Resolución de Conflictos), prevé que se podrán conciliar, total o parcialmente, en las etapas prejudicial o judicial, las personas jurídicas de derecho público, a través de sus representantes legales o por conducto de apoderado, sobre conflictos de carácter particular y contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, a través de las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, de reparación directa, de controversias contractuales, de repetición, de protección de los derechos e intereses colectivos y de reparación de perjuicios causados a un grupo  previstas en los artículos 138, 140, 141,  142, 144 y 145 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).

Que mediante la Ley 640 de 2001, por la cual se modifican normas relativas a la conciliación, se establecen los requisitos de las actas, las constancias; se desarrolla el principio de gratuidad y las clases de conciliación, y hace referencia a los conciliadores y a los centros de conciliación.

Que el artículo 23 de la Ley 640 de 2001 establece que las conciliaciones extrajudiciales en materia contencioso administrativa sólo podrán ser adelantadas ante los agentes del Ministerio Público asignados ante la jurisdicción donde se presente la solicitud.

Que de conformidad con el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, la conciliación se constituye en requisito de procedibilidad de las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, de reparación directa, de controversias contractuales, de repetición, de protección de los derechos e intereses colectivos y de reparación de perjuicios causados a un grupo  previstas en los artículos 138, 140, 141, 142, 144 y 145 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), el adelantamiento del trámite de la conciliación extrajudicial, cuando los asuntos sean conciliables.

Que por medio del Decreto Nacional 1716 de 2009 que reglamentó el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, se establecieron las normas específicas para la conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, así como también se regulan los Comités de Conciliación, como instancias administrativas que deberán conformarse y funcionar de forma obligatoria, en las entidades de derecho público, del orden nacional, departamental, distrital y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

Que el artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009 establece las funciones de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos de derecho público, entre las que se encuentran: Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico; diseñar las políticas de defensa de los intereses de la entidad; estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente y proponer los correctivos pertinentes; fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos; determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el respectivo apoderado actuará en las audiencias de conciliación, conforme con las pautas jurisprudenciales consolidadas; evaluar la procedencia de la acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición; y definir los criterios para la selección de abogados externos.

Que la Directiva Presidencial 05 de 2009 impartió instrucciones para el adecuado ejercicio de los Comités de Conciliación. En relación con sus integrantes prevé que en los casos en los cuales exista una alta probabilidad de condena, éstos deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. Resalta que a los Comités de Conciliación como instancia administrativa, les asiste la obligación de formular políticas de prevención del daño antijurídico e implementar políticas generales de defensa de los intereses litigiosos de la entidad y demás obligaciones consagradas en el Decreto 1716 de 2009.

Que los Comités de Conciliación decidirán, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los integrantes del Comité. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto en los términos del Artículo 16 Decreto Nacional 1716 de 2009.

Que atendiendo a la regulación nacional antes citada, el Distrito expidió el Decreto Distrital 690 de 2011 “Por el cual se dictan lineamientos sobre la conciliación y los Comités de Conciliación en Bogotá D.C.” que fija unos lineamientos y pautas específicas que deben seguir los Comités de Conciliación dentro de las entidades que integran la estructura administrativa del Distrito.

Que en cumplimiento de las normas ya mencionadas y con el fin de adecuar el reglamento existente contenido entre otras en las Resoluciones 016 del 10 de febrero de 2010, 037 del 25 de febrero de 2011 y 199 del 25 de septiembre de 2011, se expidió la Resolución 062 de 2014 Por la cual se reforma el reglamento del Comité de Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá ERU.”

Que para atender de mejor manera las funciones dadas por la Ley al Comité de Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá – ERU, sus integrantes han encontrado necesario revisar y reformar la Resolución 062 de 2014, en especial en lo atinente a su integración.

Que en mérito de lo anterior, el Gerente de la Empresa de Renovación Urbana, de acuerdo a lo decidido en sesión celebrada el 20 de mayo de 2015 por los integrantes del Comité de Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá – ERU,

RESUELVE:

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1°. Adopción. Adoptar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá – ERU contenido en los artículos siguientes.

ARTÍCULO 2º. Principios Rectores. Los integrantes del Comité de Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá – ERU, y quienes intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTICULO  3°. Objeto: En desarrollo de sus funciones el Comité de Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá ERU, será el encargado, una vez analizados los casos específicos puestos a su consideración, de decidir sobre la viabilidad y procedencia de un acuerdo conciliatorio de orden extrajudicial o judicial, del adelantamiento de las acciones tendientes a la defensa de los intereses de la empresa ante la jurisdicción y del inicio de las acciones de repetición en contra de los funcionarios de la Empresa que con su acción u omisión generaron un daño antijurídico que deba ser indemnizado.

ARTICULO 4°. Funciones: El comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá-ERU, ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar las políticas encaminadas a la prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales de defensa judicial de los intereses de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá.

3. Estudiar y evaluar los procesos judiciales que estén cursando o hayan cursado contra la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá, para determinar las causas generadoras de las controversias, el índice de condenas, los tipos de daño objeto de reclamación y el monto de sus condenas, las deficiencias en las actuaciones de orden procesal, con el propósito de instrumentar correctivos que disminuyan el índice de condenas.

4. Conocer y decidir sobre la viabilidad de las conciliaciones judiciales y extrajudiciales, que se adelanten con ocasión de los actos, hechos, omisiones u operaciones que en ejercicio de sus funciones involucre a la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá.

5. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia de formular y/o presentar propuestas de pacto de cumplimiento en las Acciones Populares.

6. Conocer y decidir sobre la procedencia de la acción de repetición, de conformidad con los requisitos de procedibilidad establecidos en la Ley 678 de 2001 y de acuerdo a las pautas establecidas en el Decreto Distrital 690 de 2011.

7. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

8. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho con la jurisprudencia reiterada.

9. En caso de que el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de un organismo del nivel central, remitir la posición institucional de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial.

10. Implementar estrategias que permitan establecer los asuntos susceptibles de conciliación o de acuerdo de terminación anticipada de procesos, atendiendo el precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por supuestos fácticos análogos, a efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse.

11. Buscar los mecanismos  para lograr acuerdos en aquellos  eventos en los cuales se presenten controversias  con otras Entidades del Sector Público, acudiendo para tal fin a la conciliación o a otros medio alternativos de solución de conflictos.

12. Definir los criterios para la selección de los abogados contratistas idóneos encargados del adelantamiento de las defensas judiciales y extrajudiciales de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá.

13. Dictar su propio reglamento.

ARTICULO 5°. Integración. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá-ERU, estará conformado por los siguientes funcionarios al servicio de la Entidad los cuales serán integrantes miembros permanentes:

* El Gerente General de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá - ERU o su delegado quien tendrá voz y voto y quien será presidente del Comité.

* El Director Técnico Corporativo de la Empresa quien tendrá voz y voto

* El Director Jurídico de la Empresa quien tendrá voz y voto

* El Director Corporativo de la Empresa quien tendrá voz y voto

* El Director del área correspondiente  de la ERU dependiendo  de la naturaleza  y el tema que se ventile en el Comité quien únicamente  tendrá voz.

* El Asesor en Control  Interno de la ERU quien  únicamente  tendrá voz.

Parágrafo primero: La Secretaría Técnica del Comité estará de manera permanente en cabeza del Director Jurídico de la Empresa de Renovación  Urbana de Bogotá.

Parágrafo segundo: En caso de no poder asistir a alguna de las sesiones programadas, se delega la participación del Gerente de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá – ERU, en el Comité de Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá – ERU, en el Director Jurídico.

Parágrafo tercero: En desarrollo de las deliberaciones del Comité podrán participar el apoderado de los intereses de la empresa, los Jefes de Área u Oficina Asesora de la empresa, o los funcionarios del área que dio origen a las sesiones  del comité, quienes tendrán voz pero no voto en la toma de decisiones.

Parágrafo cuarto: Si lo considera pertinente y necesario, por encontrarse involucrados en el tema a tratar, el comité invitará a sus sesiones a un funcionario  de  la Agencia de Defensa Jurídica de la Nación o de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor o de cualquier otra entidad del orden distrital o nacional, o al representante de una persona de derecho privado, quien participará en las deliberaciones  únicamente  con derecho a voz pero sin voto.

ARTÍCULO 6º. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 141 del Código General del Proceso y el artículo 40 de Ley 734 de 2002, entre otras, las siguientes:

1. Cuando el integrante del comité tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público.

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el miembro del Comité o las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado por el integrante del comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el funcionario, o haber sido designado por éste como referencia con el mismo fin.

5. Tener el integrante del comité, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, integrante del comité o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser integrante del comité, cónyuge, compañero o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Existir pleito pendiente entre el/la integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el/la integrante del comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

11. Haber formulado el/la integrante del comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquéllos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el/la integrante del comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

13. Ser el/la integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14. Ser el/la integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

15. Haber dado el/la integrante del comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

16. Ser el/la integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

17. Tener el/la integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ARTÍCULO 7º. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, el Presidente del Comité podrá designar de los servidores públicos de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá - ERU integrantes ad hoc para reemplazar a quien (es) se ha(n) declarado impedido(s) o recusado(s), los cuales deberán ser del nivel directivo o asesor. Cuando esté actuando el delegado del Secretario General, queda comprendida en dicha delegación la facultad de designar los integrantes ad -hoc.

Parágrafo. La designación que se efectúe de integrantes ad hoc se realizará mediante Resolución del Presidente del Comité de Conciliación y frente a la misma no procederá recurso alguno.

CAPÍTULO II

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

ARTICULO 8°. Sesiones y votaciones. El comité de Defensa Judicial y conciliación se reunirá para sesionar no menos de dos (2) veces al mes o cuando las circunstancias lo exijan. El Comité podrá sesionar con un número mínimo de tres (3) integrantes permanentes y adoptará sus decisiones por mayoría simple.

Una vez presentada la solicitud de conciliación ante la Entidad, El Comité de Conciliación tendrá un término de quince (15) días hábiles para decidir de fondo sobre la solicitud, decisión que será comunicada en el desarrollo de la audiencia de conciliación, momento en el cual se deberá aportar copia auténtica del acta o de la certificación en la cual conste la determinación.

ARTÍCULO 9º. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos de cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 17 del Decreto 1716 de 2009.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

CAPITULO III

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

ARTÍCULO 10º. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que haya determinado a través de instructivo la Dirección Jurídica Distrital.

Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

ARTÍCULO 11º. Fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán de conformidad a los instructivos de la Dirección Jurídica Distrital.

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

ARTÍCULO 12º. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 27 del Decreto Nacional 1716 del 2009, los apoderados de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá - ERU, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que se desarrollen a través del instructivo que imparta la Dirección Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 13º. Informes de gestión del comité de conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 20 del Decreto Nacional 1716 de 2009, el Secretario Técnico del Comité deberá preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a los integrantes del comité cada seis (6) meses, en la primera sesión ordinaria de los meses de enero y julio de cada año. Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ARTÍCULO 14º. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 28 del Decreto Nacional 1716 de 2009, en los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

* Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

* Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

* Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;+

* Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

* Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

* Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

CAPÍTULO. IV

SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO

ARTICULO 15°. Secretaría Técnica. Son Funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá- ERU, las siguientes:

1. Diligenciar dentro de los cinco (5) días siguientes a cada sesión de Comité de Conciliación, las respectivas Actas aprobadas en el Sistema de Información de Procesos Judiciales -SIPROJWEB BOGOTÁ-.

2. Diligenciar en SIPROJWEB BOGOTÁ el Formato único de información litigiosa y conciliaciones definido por el orden nacional, a más tardar dos días antes del plazo establecido para tal efecto.

3. Presentar por lo menos dos veces por año, en sesiones ordinarias del Comité, informe sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados por el respectivo órgano, organismo o entidad. Este informe relacionará el número total de casos resueltos empleando el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos, terminación favorable o desfavorable, valor total e individual de las sumas impuestas a favor y en contra; así como los criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos.

4. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas de conciliación y de pacto de cumplimiento en SIPROJWEB-BOGOTÁ.

5. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad.

ARTÍCULO 16º. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los integrantes permanentes.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 17º. Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los integrantes asistentes a la respectiva sesión, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los integrantes del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente del Comité, el Secretario Técnico y todos los asistentes al mismo, dentro de un punto del Orden del Día de la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a las mismas.

ARTÍCULO 18º. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Dirección Jurídica de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá - ERU.

El Director Jurídico, designará a la persona vinculada a la Dirección Jurídica responsable del archivo de estos documentos, informándole de tal hecho al Comité de Conciliación.

CAPÍTULO V

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

ARTÍCULO 19º. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes semestrales al Comité.

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ARTÍCULO 20º. Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los integrantes del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 21. Confidencialidad de las sesiones, fichas técnicas y actas del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá: Por la naturaleza de los temas tratados, los integrantes permanentes del comité de defensa judicial y conciliación de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá y quienes sean invitados al mismo se comprometen a guardar la debida reserva en torno a la información que le sea presentada y entregada, así como a no utilizarla en beneficio propio o de terceros y a no entregar las fichas técnicas y actas a no ser que medie orden expresa de una autoridad competente.

ARTÍCULO 22. Vigencia y derogatorias: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en su totalidad la resolución 062 de 2014 y demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLIQUESE, Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 12 días del mes de junio del año 2015.

NICOLÁS CORSO SALAMANCA

Gerente General