RESOLUCION SDH-000246 DE 2015

(Octubre 8)

“Por medio de la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental – TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda”.

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA (E)

En uso de las facultades que le confiere el artículo 8° del Acuerdo No. 004 del 15 de marzo de 2013, expedido por el Archivo General de la Nación, y,

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con las definiciones establecidas el Acuerdo 27 de 2006, del Archivo General dela Nación, las Tablas de Retención Documental - TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, estableciendo la disposición final de los documentos de acuerdo con la valoración realizada a cada una de ellas y a la normatividad aplicable a cada caso.

Que las Tablas de Retención documental – TRD en la Secretaría Distrital de Hacienda son el instrumento archivístico fundamental para la normalización de la gestión documental de la Entidad, las cuales se encuentran ordenadas por dependencia, manteniendo la distribución orgánica funcional institucional, con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia la correcta identificación de los documentos que se encuentran bajo su responsabilidad; entre los beneficios principales se tienen: facilitar la recuperación de la información, racionalizar la producción documental, permitir el control y acceso de los documentos en las diferentes fases de archivo, regular la transferencia de los documentos de las oficinas al archivo central, garantizar el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales y dar cumplimiento a la normatividad nacional y distrital establecida para el asunto.

Que el numeral 3 del artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura,  establece como función del Comité Interno de Archivo “Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.”

Que mediante Acta del Comité Interno de Archivo No. 6, realizado el 4 de diciembre de 2014, se aprobaron las Tablas de Retención Documental de la Secretaría Distrital de Hacienda - SDH, señalando en el literal f del numeral 3,lo siguiente: “Finalizada la presentación y luego de ser atendidas a satisfacción las preguntas generadas por los participantes, la doctora Ana Lucía Angulo presentó para consideración del comité las TRD ajustadas de la Entidad, las cuales fueron aprobadas por unanimidad de los miembros del comité interno de archivo de la SDH, teniendo en cuenta el riguroso análisis a las observaciones recibidas por el archivo de Bogotá, las explicaciones y ajustes realizados.”

Que mediante oficio remitido por el Secretario Técnico del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. (E), con radicado de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá No. 2-2015-27541 del 1° de julio y radicado de la SDH No. 2015ER76575 del 2 de julio de 2015, el Consejo Distrital de Archivos convalidó la TRD de la SDH, el cual expresa:

“La señalada tabla de retención documental, fue revisada por este Consejo durante la tercera sesión del año 2015, la cual tuvo lugar el día 26 de junio de la misma anualidad y se determinó que de conformidad con el concepto técnico allegado por la Secretaría Técnica del presente Consejo y expuesto por el profesional de archivo, el instrumento archivístico presentado por la Secretaría Distrital de Hacienda, cumplió con los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación y por el Archivo de Bogotá, y se encuentra de acuerdo con la normativa archivística vigente.

Por lo expuesto, este Consejo decidió por unanimidad convalidar la Tabla de Retención Documental presentada por la Secretaría Distrital de Hacienda.”

Que de acuerdo con lo anterior y dando cumplimiento al artículo 8° del Acuerdo No. 004 del 15 de marzo de 2013, según el cual Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Interno de Archivo, corresponde al Secretario Distrital de Hacienda aprobar la implementación de las Tablas de Valoración Documental – TVD para la Entidad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°: Aprobar las Tablas de Retención documental – TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos en la tercera sesión del año 2015, llevada a cabo el día 26 de junio del mismo año, las cuales forman parte integral del presente acto, teniendo en cuenta que se cumplió con lo establecido por el Archivo General de la Nación y por el Archivo de Bogotá – Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

ARTÍCULO 2°: Implementar las tablas de retención documental en la SDH, a partir de la publicación del presente acto administrativo.

ARTÍCULO 3°: Vigencia y derogatoria: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los 8 días del mes de octubre del año 2015.

JOSÉ ALEJANDRO HERRERA LOZANO

Secretario Distrital de Hacienda (E)

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5692 de octubre 13 de 2015