Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.

Que la Dirección General del Instituto de Desarrollo Urbano IDU adoptó el Plan de Sostenibilidad del Sistema Contable de la entidad mediante la Resolución No. 2726 de septiembre de 2010 y esta fue modificada mediante las Resoluciones No. 1993 de julio de 2012 y la Resolución 12069 de abril de 2014.

La Resolución No 22477 de mayo de 2014 emitida por el Director General del Instituto de Desarrollo Urbano IDU, modifica y actualiza el Sistema de Coordinación Interna del IDU, señalando los objetivos, funciones e integrantes de los Comités que conforman dicho sistema con el fin de unificar la normatividad interna que los regula.

En los artículos 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55 y 56 del capítulo Xll de la Resolución No. 22477 de mayo de 2014, establece lo referente a la conformación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y las características propias para el funcionamiento de dicho comité, inclusive emitir su propio reglamento.

El articulo No. 1° de la Resolución No. 15600 de marzo de 2015, modificó el artículo 51 de la Resolución No. 22477 de mayo de 2014, en lo referente a la periodicidad de las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

Que los integrantes del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en sesión de fecha 30 de junio de 2015, y con base en lo establecido en la precitada Resolución, decidieron adoptar el reglamento interno del mismo.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1° ADOPCION: Adóptese con la presente resolución el reglamento interno del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

ARTÍCULO 2° OBJETO: El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable es la instancia asesora en la formulación de políticas, directrices, estrategias y procedimientos, con el objeto de garantizar la producción de información contable y financiera, cumpliendo con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

ARTÍCULO 3° FUNCIONES DEL COMITÉ: De acuerdo con lo especificado en la Resolución del Sistema de Coordinación Interna del IDU tendrá las siguientes funciones:

a) Proponer políticas, estrategias y procedimientos a la Dirección General y a los funcionarios responsables de las áreas de gestión, con el fin de garantizar la producción de información contable de manera confiable, relevante y comprensible.

b) Efectuar las recomendaciones que se consideren pertinentes y que permitan agilizar los procesos contables de la Entidad, sin perjuicio del deber que tiene los responsables directos del procesamiento de la información.

c) Recomendar a los responsables de los procesos y procedimientos contables, controles adecuados para mejorar la calidad de la información.

d) Verificar y recomendar la depuración de valores contables no identificados del Instituto de Desarrollo Urbano IDU, con base en los informes que presenten las áreas competentes, sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

e) Recomendar al Contador de la Entidad, las acciones complementarias de depuración de los registros contables, derechos, bienes u obligaciones de la entidad, siempre que se hayan agotado los mecanismos jurídicos, administrativos y técnicos para su eliminación o incorporación y demás acciones complementarias a que haya lugar.

f) Formular directrices, políticas y estrategias que garanticen la presentación contable confiable, razonable, oportuna, relevante y comprensible.

g) Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

h) Expedir su propio reglamento.

i) Las demás que le correspondan de acuerdo con su naturaleza.

j) Recomendar acciones administrativas a las dependencias de la Entidad para evitar que se presenten las siguientes situaciones:

1) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la Entidad.

2) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible hacerlos efectivos mediante la jurisdicción coactiva.

3) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna casual relacionada con su extinción, según sea el caso.

4) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

5) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

6) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectos de evitar que alguna de las situaciones indicadas en el literal j) del presente artículo afecte el proceso contable y la revelación de la información a través de los estados contables e informes complementarios, los responsables de dicha información deben implementar las acciones necesarias que conduzcan a lograr, entre otros, los siguientes propósitos:

a) Garantizar que la información financiera, económica y social del ente público se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Plan General de Contabilidad Pública.

b) Definir controles eficientes, eficaces y económicos para las diferentes actividades del proceso contable público, en los términos del artículo 9º de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.

c) Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

d) Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento continuo que deben realizar los jefes de control interno, respecto de la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ente público, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado.

e) Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso contable público, así como los respectivos controles que deben implementarse para administrar los riesgos identificados.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Las funciones previstas en este artículo serán ejercidas en todos los casos, consultando los parámetros señalados por las normas contables vigentes en especial las dictadas por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad.

ARTÍCULO 4°: COMPOSICION. De acuerdo con lo especificado en la Resolución del Sistema de Coordinación Interna del IDU, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable estará integrado por : El (la) Subdirector(a) General de Gestión Corporativa, El (la) Subdirector(a) General Jurídico, El (la) Jefe Oficina Asesora de Planeación , El (la) Director(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero(a), El (la) Subdirector(a) Técnico(a) de Operaciones, y El (la) Subdirector(a) Técnico(a) de Presupuesto y Contabilidad, El (la) Director(a) Técnico(a) de Gestión Contractual, El(a) Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Físicos, y El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, con derecho a voz pero no a voto.

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando el Comité se ocupe de la depuración extraordinaria de saldos contables, lo presidirá el(a) Director(a) Técnico Administrativo(a) y Financiero(a).

PARÁGRAFO SEGUNDO. El(a) Subdirector(a) General de Gestión Corporativa podrá convocar a otros funcionarios y/o demás personas que se requieran para el cabal cumplimiento de las funciones del Comité, quienes asistirán con derecho a voz pero sin voto.

DE LA PRESIDENCIA DEL COMITÉ: El (la) Subdirector(a) General de Gestión Corporativa tendrá las siguientes funciones:

a) Convocar a través del (la) Secretario (a) Técnica a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

b) Presidir las reuniones, buscando consenso en las decisiones que se adopten.

c) Suscribir los actos administrativos de carácter general y particular, que defina el Comité.

d) Suscribir las actas originadas de las sesiones, donde haga constar de las decisiones acordadas por el Comité.

e) Velar para que los miembros que conforman el comité asistan puntualmente a las sesiones citadas.

f) Proyectar el orden del día y el plan de trabajo a seguir en cada una de las sesiones.

g) Solicitar informes a los demás integrantes del comité respecto a obligaciones o responsabilidades asignadas en cada sesión.

h) Proponer las votaciones y notificar su resultado.

En ausencia del (de la) Subdirector(a) General de Gestión Corporativa las responsabilidades del Comité las asumirá temporalmente el(a) Director(a) Técnico(a) Administrativo(a) y Financiero(a).

DE LA SECRETARIA TECNICA DEL COMITÉ: El(a) Subdirector(a) Técnico(a) de Presupuesto y Contabilidad quien según lo dispuesto en la Resolución del Sistema de Coordinación Interna del IDU, ejercerá la Secretaria Técnica del presente Comité, tendrá las siguientes funciones:

a) Convocar a las reuniones del Comité.

b) Recibir los documentos y/o soportes requeridos para ser discutidos en las sesiones del Comité.

c) Tramitar ante las instancias internas que corresponda las solicitudes presentadas en el Comité.

d) Redactar y suscribir oportunamente las actas de las reuniones del Comité.

e) Remitir a cada integrante para su consideración copia del proyecto del acta de reunión dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la realización de la misma y realizar las modificaciones necesarias.

f) Archivar y custodiar debidamente las actas del Comité, junto con los anexos, verificando que estén debidamente firmadas por todos sus integrantes.

g) Hacer seguimiento y revisar el cumplimiento de las recomendaciones y decisiones del Comité.

h) Asegurar la logística para la realización de las reuniones y las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica.

i) Presentar al Comité un informe detallado de los hallazgos, observaciones, no conformidades y recomendaciones identificados en las auditorías practicadas al proceso contable por los Organismos de Control, Oficina de Control Interno y Auditores Internos y/o Externos, el cual deberá remitirlo a los miembros del Comité antes de su primera sesión ordinaria.

j) Consolidar el Plan de Acción del Comité. Elaborar, presentar y sustentar al comité en la primera sesión ordinaria el plan de acción de actividades necesarias para lograr la sostenibilidad contable, con las recomendaciones y acciones de mejoramiento, identificando responsables y tiempos de respuesta de cada actividad, con este se elaborará el plan de acción de cada año correspondiente.

k) Presentar durante las diferentes sesiones que se convoquen los hechos que originan o impactan negativamente la sostenibilidad contable identificando los responsables de los procesos.

l) Solicitar la presentación ante el comité de un Plan de Mejoramiento, a los responsables de los procesos que impacten negativamente la sostenibilidad, para mitigar el riesgo de repetición de las causas que ocasionaron las recomendaciones.

m) Presentar el mapa de riesgos junto con sus recomendaciones y planes de mejoramiento que coadyuven a la sostenibilidad contable de la entidad.

n) Para establecer el plan de acción de la vigencia, la secretaria técnica presentará en sesión ordinaria las cuentas y actividades que se requieren para el aseguramiento de la sostenibilidad contable; anexará todas las actividades pendientes por realizar de sesiones anteriores; anexará los hallazgos y no conformidades del grupo Contable y Financiero identificados en las auditorías practicadas por Organismos de Control o la Oficina de Control Interno, y las recomendaciones y acciones de mejoramiento donde se indiquen responsables y tiempos de respuesta de cada actividad. Finalmente, convocará a sesión ordinaria y remitirá el informe por lo menos con tres (3) días hábiles de antelación a cada uno de los miembros.

o) Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del Comité.

DE LOS DEMÁS INTEGRANTES DEL COMITÉ: Estos tendrán como obligaciones:

a) Asistir cumplidamente a las sesiones que se convoquen el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

b) Sugerir al presidente los asuntos de importancia que deban tratarse en las sesiones ordinarias.

c) Contribuir al logro de los objetivos del Comité, participando activamente en los proyectos que este determine.

d) Cumplir con las tareas que le sean encargadas en cada sesión.

e) Generar propuestas de fortalecimiento y de mejora continua.

f) Los integrantes del Comité podrán solicitar por escrito y en cualquier tiempo al presidente del Comité, a través, de la Secretaria Técnica que se convoque a sesiones extraordinarias para tratar asuntos que por su importancia así lo requieran.

g) Cumplir con el reglamento interno del Comité.

ARTÍCULO 6° SEGUIMIENTO AL PLAN DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Los responsables de las áreas generadoras de hechos financieros, económicos y sociales que afecten la información contable, se reunirán periódicamente con los funcionarios a su cargo, con el objeto de elaborar, analizar y evaluar el avance del Plan de Sostenibilidad Contable y/o establecer los correctivos para su cumplimiento.

Las decisiones adoptadas en dichas reuniones se consignarán en actas y las mismas se traducirán en acciones concretas delimitadas en el tiempo y con responsables definidos, incorporando y/o actualizando el Plan de Sostenibilidad Contable de la entidad.

PARÁGRAFO PRIMERO: El plan de Sostenibilidad Contable, se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las áreas de gestión para optimizar sus procesos y procedimientos e incluirá como mínimo, las actividades, fechas de cumplimiento, áreas involucradas y los responsables del logro de las metas propuestas.

PARÁGRAFO SEGUNDO. En desarrollo de los procedimientos requeridos para lograr una información confiable, relevante y comprensible, se aplicarán las normas de auditoría que sean necesarias con el objeto de reflejar la situación financiera, económica y patrimonial de la entidad de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 43 de 1990 y la Ley 145 de 1960, Reglamentaria de la Profesión del Contador Público.

ARTÍCULO 7° CARÁCTER DE LAS REUNIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del IDU sesionará de manera ordinaria cada seis (6) meses y de manera extraordinaria, cuando se estime necesario, previa citación a sus integrantes, con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha de la reunión, mediante comunicación escrita u otro medio de comunicación existente en la Entidad, en la cual se relacione el lugar, hora de la reunión y orden del día.

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando por causas imprevistas el comité deba correr la fecha y hora de su reunión, el Presidente a través de su Secretaria Técnica deberá informarlo a cada uno de los miembros por lo menos con un día de antelación a la realización de la misma, indicando nueva fecha y hora de realización de la reunión.

ARTÍCULO 8° ASISTENCIA. La asistencia al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable es obligatoria y no delegable. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo, enviando a la Secretaria Técnica la correspondiente excusa utilizando los medios y canales estipulados por el IDU, indicando las razones de su inasistencia, a más tardar un día hábil anterior a la respectiva sesión o haciéndola llegar a la sesión del Comité.

ARTÍCULO 9° IMPARCIALIDAD Y AUTONOMIA EN LA ADOPCION DE LAS DECISIONES. Los miembros del comité deben actuar con imparcialidad y autonomía, razón por la cual deben atender lo establecido en los artículos 11 y 12 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y sus modificatorias, relativo a los conflictos de interés, causales de impedimento y recusación, y al trámite de los mismos.

ARTÍCULO 10° DESARROLLO DE LAS REUNIONES. En el día y hora señalados el(a) Presidente(a) del Comité instalará la sesión.

A continuación el (a) secretario(a) Técnico(a) del Comité informara al (a) Presidente (a) sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencias, verificara el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación de los integrantes del Comité.

De haber alguna consideración especial respecto al orden del día, se someterá a votación para su respectiva modificación, solucionada esta etapa el (a) secretario(a) Técnico(a) del Comité, dará lectura al nuevo orden del día para seguir con el desarrollo normal de la sesión.

Para la aprobación y elaboración de las actas de depuraciones de los saldos contables, la Secretaria Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable enviará a cada uno de sus miembros con un mínimo de tres (3) días calendario de antelación a la citación, las solicitudes objeto de discusión dentro del Comité, que contenga todos los soportes que acrediten la gestión administrativa, jurídica y técnica realizada, trámites de procedimiento y/o estudios, todos estos documentos aportados por las diferentes áreas generadoras del hecho financiero, económico y social, con el propósito que estas sean estudiadas con antelación por cada miembros del comité y posteriormente en el desarrollo del orden del día, se abra la deliberación sobre cada asunto sometido a consideración y al final se pueda tomar la correspondiente decisión. Una vez se haya efectuado la deliberación, el(a) Presidente a través del(a) Secretario(a) Técnico(a) procederá a preguntar a cada una los(as) integrantes el sentido de su voto.

Se incluirá de manera permanente en el orden del día, el seguimiento a los compromisos ya sean los pactados en la reunión anterior o cualquier otro que continúe pendiente de realizar, por lo que será indispensable registrar siempre en el acta los compromisos y los responsables en llevarlos a cabo.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el (a) Secretario(a) Técnico(a) del Comité informará al(a) Presidente(a) que todos los temas han sido agotados, procediendo el (la) Presidente(a) del Comité a levantar la Sesión.

PARÁGRAFO PRIMERO: Actas. Todos los asuntos tratados en las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, así como las decisiones adoptadas deberán formalizarse oportunamente en actas debidamente diligenciadas que permanecerán archivadas y custodiadas dentro de las instalaciones del IDU. Estas deberán estar acompañadas siempre con el registro de asistencia debidamente diligenciado.

La elaboración del acta estará a cargo de la Secretaria Técnica quien previamente a la firma, al final de la propia reunión celebrada o a los tres (3) días hábiles siguientes remitirá una copia a las personas con derecho de asistencia, quienes podrán realizar las observaciones pertinentes y posteriormente se procederá a decidir sobre su aprobación definitiva mediante la firma de los integrantes del Comité.

PARÁGRAFO SEGUNDO. De las actuaciones administrativas que se adelanten con motivo de las decisiones adoptadas por el Comité, se conformará un expediente para soportar documentalmente la gestión y formalizar los comprobantes de contabilidad.

PARÁGRAFO TERCERO. Confidencialidad y manejo de la Información. Las actuaciones, decisiones y la información que gestione el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tienen un carácter confidencial y privilegiado y por lo tanto no pueden ser divulgados a personas diferentes a quienes deben conocerlas y siempre utilizando los medios y canales estipulados por el IDU.

ARTÍCULO 11° QUORUM Y VOTACIONES. Para el inicio de las sesiones se deberá contar con una asistencia de cuatro (4) miembros permanentes, una vez conformado el quórum y el presidente declare abierta la sesión, en ningún caso se entenderá desintegrado este.

En caso de no lograrse el Quórum se convocará a una nueva reunión dentro de los tres (3) días calendarios siguientes. De fracasar la segunda convocatoria el Presidente del Comité de Sostenibilidad Contable, convocará nuevamente hasta lograr la asistencia mínima requerida para sesionar.

Las decisiones se adoptarán siempre por la mayoría simple de los asistentes a la sesión. En caso de empate corresponderá al Presidente del Comité de Sostenibilidad Contable dirimir la cuestión. Toda decisión será registrada siempre en el acta respectiva.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motiven su disenso, de las cuales dejara constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente.

ARTÍCULO 12° DISPOSICIONES GENERALES. Una vez aprobado este Reglamento por los integrantes del Comité de Técnico de Sostenibilidad Contable, sólo podrá ser modificado por decisión del mismo cuerpo, previa inclusión en temario y presentación de anteproyecto de modificaciones por parte de cualquiera de sus integrantes, o por el (la) Director(a) General del IDU.

ARTÍCULO 13° VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.