Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos del Personal de la Entidad y de los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Derogado parcialmente por el art. 4°. Resolución 377 de 2018. Modificar las Resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000 y 896 del 18 de diciembre de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A que corresponde a la incorporación del siguiente documento:

Y la actualización de la siguiente caracterización

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Describir las tareas necesarias para la revisión de los informes mensuales de gestión al Contrato de concesión del SIRCI entregados por la interventoría.

Este protocolo es de conocimiento y aplicación del personal adscrito a la Gerencia de a Integración, al personal regularizador del contrato de concesión del SIRCI, al personal de la Dirección de Tic’s, contratistas de presentación de servicios que apoyan las labores de la Dirección de TIC’s y que realicen seguimiento a los informes proyectados por la interventoría respecto al contrato de concesión del SIRCI y personal de la interventoría designado para proyectar y ajustar los informes mensuales que exige TRANSMILENIO S.A.

Este procedimiento cubre las actividades de revisión, ajustes, entrega, verificación, aprobación y socialización de la información condensada en los informes mensuales y finales que deben ser presentados por la interventoria del SIRCI. Inicia con la revisión de TRANSMILENIO S.A., del informe preliminar mensual proyectado por la interventoría y finaliza con la socialización de los resultados de la gestión a las diferentes subgerencias y áreas de la empresa de las Empresa.

El responsable por la elaboración y actualización del presente instructivo es el Profesional Especializado 06 – Coordinador de procesos misionales de TIC’s y por su estricto cumplimiento velará el Director de TIC´s.

Por su ejecución son responsables los profesionales de la Dirección de TIC’s que por sus competencias deban realizar gestión, los profesionales designados por cada subgerencia o área de la entidad para realizar la regularización del Contrato de Concesión 001 de 2011.

Contrato de Concesión: Se entiende que el contrato y su cumplimiento son la herramienta por medio de la cual TRANSMILENIO S.A busca alcanzar los beneficios sociales esperados hacia sus usuarios.

Empresa Operadora: Es la organización de personas, bienes, equipos y medios de Producción, bajo la responsabilidad del CONCESIONARIO, que tiene como finalidad la prestación de servicios de transporte para apoyar la actividad de operación Zonal del Sistema Integral de Transporte Publico.

Gerencia de la Integración: Cuerpo Directivo conformado por todas las subgerencias de la empresa TRANSMILENIO S.A., responsable de coordinar el monitoreo integral y sistemático, así como de la vigilancia y control de la prestación del servicio de manera transversal en todos los sistemas de transporte público integrados en el SITP y el Sistema de Recaudo, Control de Flota e Información al Usuario – SIRCI, contemplando los factores de supervisión económicos, técnicos, jurídicos, de negocios y comunicacional, que garanticen el mejoramiento continuo del servicio en forma integral.

Informe Excepcional: Son aquellos informes que en virtud del desarrollo del contrato el INTERVENTOR entrega a TRANSMILENIO S.A. con el objeto de reportar los hallazgos o las anomalías detectadas como posibles incumplimientos por parte de los concesionarios y/o Empresas Operadoras.

Informe Mensual: Es aquel informe que en virtud del desarrollo del contrato, el INTERVENTOR entrega a TRANSMILENIO S.A. con periodicidad mensual de acuerdo a las especificaciones dadas en el pliego de condiciones.

Informe Final: Es aquel informe que el Interventor entrega a TRANSMILENIO S.A. al finalizar el plazo del contrato de acuerdo con las especificaciones dadas en el pliego de condiciones.

Interventoría: Persona natural y jurídica, consorcio o unión temporal contratada por Transmilenio S.A. que cuenta con capacidad, idoneidad, experiencia y especialidad para ejercer el control y vigilancia de las obligaciones del concesionario del SIRCI en la prestación del servicio.

Par de la Interventoría: Funcionario que labora para la INTERVENTORIA y que ejerce funciones de jefe de área específica, el cual está encargado de direccionar el área de su responsabilidad, de acuerdo a los requerimientos que TRANSMILENIO S.A. designe.

Par de TRANSMILENIO: Funcionario o contratista que de acuerdo a las competencias, se encarga de gestionar los diferentes procesos entre la Interventoría y TRANSMILENIO S.A. y asiste en representación de TRANSMILENIO S.A., a las reuniones de pares que se programen.

Resumen Ejecutivo: Informe de versión condensada del informe mensual entregado por el Interventor a TRANSMILENIO S.A., el cual debe contener toda la información establecida dentro de los pliegos.

Reunión o mesas de pares: Reunión periódica programada por la interventoria del SIRCI en la cual asisten el par de interventoría, el par de Transmilenio y personal del concesionario del SIRCI de acuerdo al área de actuación.

Sistema Integrado de Transporte Público de Bogotá - SITP: El sistema integrado de transporte público comprende las acciones para la articulación, vinculación y operación integrada de los diferentes modos de transporte público, las instituciones o entidades creadas para la planeación, la organización, el control del tráfico y el transporte público; así como para la infraestructura requerida para la accesibilidad, circulación y el recaudo del sistema.

SIRCI: Es el conjunto de software, hardware y demás componentes que permiten la gestión y operación del subsistema de recaudo, de los centros de control, del subsistema de información y servicio al usuario, la consolidación de la información y la conectividad de la totalidad del SITP.

TIC´s: Tecnologías de la información y las comunicaciones.

Este protocolo se aplica mientras exista contrato de interventoria del SIRCI, cuyo objeto del contrato de interventoria es: "Realizar la interventoría integral que incluye el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico y operativo al contrato de concesión n° 01 de 2011, cuyo objeto es realizar el diseño, suministro, implementación, operación y mantenimiento del subsistema de recaudo, del subsistema de información y servicio al usuario y del subsistema de integración y consolidación de la información; el diseño, suministro, implementación, gestión y mantenimiento del subsistema de control de flota; el suministro de la conectividad; la integración entre el subsistema de recaudo, el subsistema de control de flota, el subsistema de información y servicio al usuario y el subsistema de integración y consolidación de la información, que conforman el SIRCI para el Sistema Integrado de Transporte Público de Bogotá, D.C.", en donde las obligaciones son entre otras:

1. Vigilar y exigir el cumplimiento integral del Contrato de Concesión No. 001 de 2011.

2. Cumplir con las normas legales vigentes.

3. Vigilar que el Concesionario cumpla las normas legales vigentes y los plazos estipulados en el contrato.

4. Firmar el acta de inicio, liquidación y demás actas a que haya lugar durante la vigencia del contrato

6. (Sic) Entregar en el plazo estipulado la metodología de trabajo

7. (Sic) Establecer y documentar los hallazgos que se constituyan en posibles incumplimientos del Concesionario y de cualquiera de sus obligaciones y proceder a enviar los informes de verificación de los mismos, procedimiento que se surtirá como mínimo hasta el inicio de la etapa de solución de conflictos, momento en el cual TRANSMILENIO S.A. asumirá la actuación y se seguirá apoyando en la interventoría.

8. (Sic) Realizar como mínimo una reunión mensual de seguimiento con el Concesionario a la cual asistirán: Un representante de TRANSMILENIO S.A., el director de la Interventoría y los representantes designados por el Concesionario.

9. (Sic) Vigilar el cumplimiento de los Anexos técnicos del Contrato de Concesión No. 001 de 2011.

10. (Sic) Exigir al Concesionario la información que estime necesaria, y verificar el cumplimiento de los plazos establecidos contractualmente para tal fin.

11. (Sic) Estudiar y absolver las consultas que le presente TRANSMILENIO S.A.

12. (Sic) Dotar a cada persona que realice la actividad de técnico de interventoría con una cámara filmadora con una autonomía mínima de dos (2) horas de filmación continua, con la capacidad de registrar videos en alta definición y tomar fotografías.

13. (Sic) Asegurar un tiempo de respuesta máximo de 70 minutos para atender las situaciones contingentes (presentarse al sitio y recopilar la información necesaria) solicitadas por TRANSMILENIO S.A. Este tiempo podrá ser inferior de acuerdo con la oferta de factor de calidad del proponente adjudicatario.

14. (Sic) Garantizar que el personal por él vinculado conoce y cumple con el PROTOCOLO PARA LA EXPEDICIÓN Y MANEJO DE LA TARJETA FUNCIONARIO, el cual se encuentra anexo.

15. (Sic) Presentar los informes requeridos por TRANSMILENIO S.A. y el informe final de Interventoría

16. (Sic) Realizar las actividades de interventoría establecidas en el pliego de condiciones, los anexos del mismo, en el contrato y en el presente estudio Técnico y Económico.

17. (Sic) Asegurar que desde el día de la suscripción del Acta de inicio del Contrato y hasta la terminación del mismo, su personal y equipos disponibles cumplan los mínimos exigidos contractualmente.

18. (Sic) Cumplir con lo establecido en el pliego de condiciones y su oferta respecto del personal requerido para el contrato. En caso de que el Interventor requiera cambiar su personal, TRANSMILENIO S.A. exigirá y verificará que el nuevo personal cumpla con los requisitos contenidos en el Pliego de Condiciones y su propuesta.

19. (Sic) Proceder a efectuar el cambio, sin condicionamiento alguno o solicitud de explicación, sobre su equipo de trabajo o personal cuando TRANSMILENIO S.A. lo solicite.

20. (Sic) Mantener la confidencialidad sobre la totalidad de la información que maneje con ocasión del contrato. Con dicho propósito con posterioridad a la suscripción del contrato y de forma previa al acta de inicio, el Interventor se obliga a suscribir un acuerdo de confidencialidad con TRANSMILENIO S.A.

21. (Sic) Mantener indemne a TRANSMILENIO S.A. de cualquier reclamación o demanda que eventualmente llegare a efectuar cualquier persona o trabajador del Interventor, por lo cual el Interventor asumirá personal y directamente las consecuencias y soluciones que de ello se deriven

22. (Sic) Dar cabal cumplimiento a las obligaciones referentes al pago de la Seguridad Social Integral y Parafiscales contenidas en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, en caso de incumplimiento se hará acreedor a las consecuencias previstas en la normatividad vigente sobre la materia.

23. (Sic) Cumplir con todas y cada una de las especificaciones establecidas en el literal "i. Especificaciones Técnicas o norma técnica del bien o servicio", del presente documento.

24. (Sic) Asistir y participar activamente de las reuniones programadas por el Ente Gestor y/o Recaudo Bogotá SAS, para el desarrollo de temas relacionados con el contrato de concesión 001 de 2011, así como realizar el levantamiento de las respectivas actas de las reuniones

25. (Sic) Asistir y participar activamente de las pruebas adelantadas por el Ente Gestor y/o Recaudo Bogotá SAS, para el desarrollo de temas relacionados con el contrato de concesión 001 de 2011 y realizar la respectiva documentación de los casos

26. (Sic) Construir y reportar mensualmente una estimación estadística con criterios de muestreo y significancia que permitan determinar con una confiabilidad del 99,5% las proyecciones sobre la evasión del sistema por acceso peatonal.

27. (Sic) Las demás que se requieran para el desarrollo normal del contrato y que sean exigidas por el Supervisor del mismo conforme el objeto contractual.

En este informe se hace referencia al alcance, la coherencia, integralidad y presentación de la información acerca del desarrollo de las obligaciones contractuales derivadas de la ejecución del Contrato con el SIRCI. Agrupando la información de acuerdo a los datos sean de temas tecnológicos, financieros, operativos y jurídicos; y este Informe sirve como base para la ejecución de las reuniones o mesas de pares de cada Dependencia de actuación

La cantidad de informes mensuales que la interventoría debe entregar a TRANSMILENIO S.A. es de un (1), el cual deberá contener cada una de los puntos específicos debidamente registrados en el pliego de condiciones, así como un resumen ejecutivo por cada mes de ejecución; los anexos necesarios y los informes excepcionales cuando TRANSMILENIO S.A., lo requiera.

Los informes deberán entregarse en medios físicos y soportados por medio magnético en los formatos que permitan utilizar la información allí expuesta (Formatos en Word, Excel, Pdf, Power Point, etc).

La interventoría tendrá diez (10) días hábiles a partir del día siguiente a la finalización del periodo de ejecución, para consolidar, elaborar y remitir a TRANSMILENIO S.A, el informe mensual preliminar.

La revisión sobre este Informe de Interventoría es realizada por los Profesionales Universitarios y Especializados con funciones relacionadas de la Dirección de TIC’s y por los miembros de la Gerencia de la Integración y por las demás Dependencias de la Entidad que por sus competencias requieran realizar revisión sobre la gestión del desarrollo de este Contrato, de lo cual se genera el registro pertinente dentro del Acta de reunión entregada por la Interventoría.

El informe mensual debe satisfacer los requisitos de TRANSMILENIO S.A. y las obligaciones contractuales derivadas del Contrato mismo, por tal motivo es preciso mencionar que así haya finalizado el proceso de revisión del informe, TRANSMILENIO S.A, tiene la potestad en cualquier momento dentro del periodo del Contrato, de solicitar ajustes o correcciones que considere necesarias de los informes mensuales.

Los informes mensuales deben contener como mínimo los siguientes acápites, de conformidad con los temas tratados en las diferentes mesas de pares:

a. Jurídico

b. Financiera y contabilidad

c. Sistemas de información y bases de datos

d. Componente Operativo

e. Redes y Conectividad

f. Infraestructura

g. Integración

El detalle completo de cada uno de estos acápites se encuentra en el estudio previo que dará origen al proceso sin embargo a continuación se mencionan algunas de las actividades y registros a realizar en cada uno de estos acápites, en donde no solo se encontraran las actividades adelantadas por la interventoria, sino también lo que han realizado para superar las evidencias, conclusiones y seguimientos.

En el componente jurídico se deben incluir las validaciones de cumplimiento contractual con la firma a ser intervenida en relación a las PQRS, bienes, licencias, vinculación de personal, pólizas y amparos, acompañamientos en tribunal de arbitramento entre otros, así como todos los requerimientos de interventoria con marco jurídico que se generen en el periodo del informe.

Para el componente financiero y contable, se debe informar sobre la consistencia y calidad de la información financiera, procesos de fiduciarias, reportes de fideicomiso, seguimientos a las conciliaciones entre otras actividades de índole económica.

Sobre el componente de sistemas de información y bases de datos, se debe reportar las actividades y seguimientos sobre los aplicativos y bases de datos de los tres subsistemas de SIRCI, es decir, sobre el recaudo, control y SISU. Adicionalmente, para el subsistema de recaudo se deben ejecutar actividades de interventoria a escenarios de riesgo y a procesos críticos como lo son la generación de registro de las transacciones, el procesamiento de la información o los controles de acceso a las aplicaciones, revisión de consecutivos de transacciones, entre otros, sobre el subsistema de control se debe registrar las actividades de interventoria realizadas para verificar la operatividad de los centros de control, los equipos abordo en buses, los desarrollos de software, ejecuciones de protocolos de pruebas entre otros, y para el subsistema de SISU, se deben realizar las validaciones sobre los aplicativos y bases de datos de la aplicación de mesa de ayuda, contac center, sistema de atención de PQRS, puntos de personalización y página WEB.

El componente operativo incluye todo el trabajo que en campo realice la interventoria, esto incluye entre otros las estaciones, la red de recarga, los buses o los diferentes centros de control y datacenter. En este acápite se debe registrar las actividades de interventoria adelantadas para validar los niveles de servicio a los usuarios, los niveles de mantenimiento y los inventarios de medios de pago y bienes incorporados a la concesión.

Para el acápite de redes y conectividad se deben documentar las actividades de interventoria sobre la cobertura de las comunicaciones de todos los trazados de rutas del SITP, la conectividad de la fibra óptica, las radiocomunicaciones de voz, datos y telefonía IP, entre otros.

Frente al acápite de infraestructura se deben registrar las actividades de verificación de inventarios, y bienes a incorporar por el concesionario del SIRCI.

Finalmente en el acápite de integración, se deben registrar las actividades y gestiones relacionadas con la integración de los subsistemas y del medio de pago.

El informe final, deberá contener mínimo los mismos acápites y es estado final del proyecto de interventoria.

A continuación se relacionan los cargos y dependencias principales a quienes compete la revisión del informe, sin que se limite únicamente a ellos:

NOTA DE PIE DE PÁGINA:

1 Resolución emitida por el Gerente General de TRANSMILENIO S.A., y por medio de la cual se modifica y actualiza el Comité de Gerencia de la Integración y se establece el apoyo al seguimiento y supervisión especial de los contratos de concesión.