RESOLUCIÓN 171 DE (SIC)

“Por medio de la cual se establece el trámite interno del derecho de petición ante la Veeduría Distrital”.

LA VEEDORA DISTRITAL,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por el literal h del artículo 4 del Acuerdo 24 de 1993, el numeral 19 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 23 y 74 de la Constitución Política, señalan que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivo de interés general o particular y obtener pronta solución así como a acceder a los documentos públicos a excepción de aquellos que gozan de reserva legal.

Que el artículo 5º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, señala como derechos de las personas ante las autoridades, entre otros, los de: presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto. Las actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes. Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.

Que el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, señala que las autoridades públicas deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que le correspondan resolver, así como la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo.

Que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en el Título II, se ocupa del Derecho de Petición, regulando en los artículos 13 a 33  las actuaciones administrativas, las diferentes modalidades del derecho de petición: en interés general y particular, de información, de solicitud de documentos, de formulación de consultas y las reglas generales de presentación, requisitos,  términos y forma de resolverlos.

Que de conformidad con el inciso 3 del artículo 6 de la Ley 962 de 2005, toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública, disposición concordante con el artículo 7, numeral 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que el numeral 19 de artículo 34 de la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, establece  como uno de los deberes de los servidores públicos “Dictar los reglamentos o manuales de funciones de la entidad, así como los reglamentos internos sobre trámites del derecho de petición.”

Que además de los términos dispuestos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para resolver las peticiones, existen disposiciones de carácter especial para efectos de responder las solicitudes de algunas autoridades, las cuales deberán tenerse en cuenta al momento de tramitarlas.

Que el artículo 258 de la Ley 5 de 1995 “Por la cual se expide el Reglamento del Congreso; el Senado y la Cámara de Representantes”, dispone: “Solicitud de informes por los Congresistas. Los Senadores y Representantes pueden solicitar cualquier informe a los funcionarios autorizados para expedirlo, en ejercicio del control que corresponde adelantar al Congreso. En los cinco (5) días siguientes deberá procederse a su cumplimiento”.

Que el Decreto Distrital No.190 del 18 de mayo de 2010, regula el procedimiento para las relaciones político - normativas con el Concejo de Bogotá, D. C., estableciendo términos para el trámite de los proyectos de acuerdo.

Que el Acuerdo 348 de 2008, “Por el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotá”, establece en el artículo 58 los términos dentro de los cuales los funcionarios citados deben proceder a responder el cuestionario relacionado con las proposiciones.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO. I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO PRIMERO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente acto administrativo regula el trámite interno de los Derechos de Petición que se formulen ante la Veeduría Distrital, en el marco de su competencia, en concordancia con lo dispuesto por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETO DEL DERECHO DE PETICIÓN. El artículo 23 de la Constitución Política, dispone que toda persona tiene derecho de presentar peticiones respetuosas y a obtener pronta resolución.

Toda actuación que inicie cualquier persona ante la Veeduría Distrital, independiente de la denominación que se le de, deberá entenderse en ejercicio del derecho de petición, sin que para ello sea necesario invocarlo.

En ejercicio del derecho de petición, los ciudadanos podrán solicitar, entre otros, el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos, e interponer recursos.

PARÁGRAFO: Para efectos de resolver los derechos de petición, la Entidad actuará dentro de los límites de su competencia, teniendo en cuenta el carácter reservado que sobre determinados  documentos establece la ley; tratándose de recursos de la vía administrativa se atenderán los plazos previstos en las disposiciones que rigen la materia.

ARTÍCULO TERCERO. MODALIDADES DE LAS PETICIONES. Las peticiones se clasifican en:

1. Interés General y Particular. Busca el reconocimiento de un derecho, que se resuelva una situación jurídica, que se preste un servicio, o solicita información.

2. De documentos. Busca consultar, examinar y/o requerir copias de documentos.

3. Consulta. Formula a la Entidad una consulta sobre las materias a su cargo. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

4. Queja. Pone en conocimiento de la Entidad una actuación que se considera irregular que involucra  funcionarios, exfuncionarios, contratistas o excontratistas de la Entidad.

5. Reclamo. Pone en conocimiento de la Entidad una actuación que se considera irregular en el funcionamiento de los servicios prestados por la Entidad.

6. Recursos. Estos se someten a las normas especiales establecidas en el Capítulo VI del Título III del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículos 74 a 86; y demás normas concordantes.

ARTÍCULO CUARTO. TÉRMINOS PARA RESOLVER LAS PETICIONES. Para efectos de atender las peticiones, se tendrán en cuenta los plazos previstos en la ley, así:

1. Interés General y Particular: Se deben resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

2. De documentos: Se deben resolver dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

3. Consulta: Se deben resolver dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su recepción.

4. Queja: Se deben resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

5. Reclamo: Se deben resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

6. Petición entre autoridades: Cuando una autoridad formule una petición de información esta se resolverá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento en un término inferior al aquí previsto, cuando la autoridad solicitante así lo indique expresamente en su petición, y que se trate de aquellas sometidas a regulaciones especiales.

7. Peticiones reguladas por normas especiales: Para efectos de resolver las solicitudes, peticiones, quejas  o reclamos, la Entidad deberá tener en cuenta los términos establecidos para casos particulares, de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente.

7.1. Cuando el solicitante sea un Congresista, y solicite cualquier informe a los funcionarios autorizados para expedirlo, en ejercicio del control que compete al Congreso de la República, ésta se debe resolver,  dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 258 de la Ley 5ª de 1992.

7.2. Cuando se trate de solicitudes procedentes del Concejo de Bogotá, relacionadas con proposiciones de citación, se deberá dar respuesta al cuestionario correspondiente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del mismo, en medio magnético y/o correo electrónico y en original impreso y firmado. Si la complejidad del cuestionario lo amerita, se podrá solicitar ante el Secretario General o Secretario de Comisión una prórroga, por un máximo de tres (3) días hábiles, de conformidad con lo establecido por el artículo 58 del Acuerdo 348 de 2008.

7.3. Cuando se trate de solicitudes de información elevadas por los concejales del Distrito Capital, y la Entidad evidencie que no puede dar respuesta total o parcial, deberá remitirla a la entidad correspondiente e informar al concejal/a de dicha circunstancia dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo, en atención a lo previsto en el artículo 29 del Decreto Distrital 190 de 2010. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en la normatividad legal vigente para cuando se realizan peticiones respecto de las cuales la Entidad no sea competente para resolverla.

7.4. Cuando se trate de las solicitudes relacionadas con el trámite de proyectos de acuerdo, teniendo en cuenta que la Secretaría de Gobierno Distrital es la encargada de coordinar la posición de la Administración Distrital frente a las iniciativas radicadas en el Cabildo Distrital, la Veeduría Distrital  a través del Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica deberá informar por correo electrónico al Director de Seguimiento y Análisis Estratégico, si la Entidad es competente para analizar la correspondiente iniciativa, dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la solicitud.

Para emitir los comentarios a los proyectos de acuerdo, la Entidad deberá pronunciarse a más tardar dentro de los  diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud, utilizando para ello el Formato Único de Emisión de Conceptos establecido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Circular No.004 del 15 de enero de 2010, de conformidad con lo previsto en el artículo 11 del Decreto Distrital 190 de 2010.

PARÁGRAFO PRIMERO. ATENCIÓN PRIORITARIA DE PETICIONES. Tendrán atención prioritaria. i) Las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental que deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados. ii) Las peticiones que impliquen, por razones de salud o de seguridad personal, peligro inminente para la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, en cuyo caso se adoptarán de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.

PARÁGRAFO SEGUNDO. IMPOSIBILIDAD DE RESOLVER DENTRO DEL TÉRMINO ESTABLECIDO. Cuando excepcionalmente no sea posible resolver la petición dentro del término señalado en el artículo cuarto de la presente resolución, la Entidad informará de inmediato, y en todo caso antes del vencimiento del término, esta circunstancia al peticionario, expresando. i) los motivos de la demora y; ii) el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual  no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.

CAPÍTULO. II

FORMA Y PRESENTACIÓN DE LAS PETICIONES

ARTÍCULO QUINTO. PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN DE PETICIONES. Cualquier persona podrá presentar ante la Veeduría Distrital peticiones de forma verbal o escrita y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando en una petición no se alleguen los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad deberá indicar al peticionario sobre los faltantes.  Si el peticionario insiste en que así se radique, se procederá dejando constancia de esta circunstancia donde conste los requisitos o documentos faltantes.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Los servidores públicos que presten sus servicios en la Veeduría Distrital que reciban directamente vía fax, correo electrónico o por cualquier otro medio una petición, deberán remitirla de manera inmediata a la Profesional Especializado del Despacho de la Viceveedora Distrital, responsable del Proceso de Gestión Documental  o quien haga sus veces, para que se proceda a la asignación del número de radicación, y posteriormente se efectúe el reparto correspondiente.

ARTÍCULO SEXTO. PETICIONES VERBALES. Se formulan directamente, en el marco de la atención presencial o telefónica. De ser posible, se resolverán de manera inmediata en la misma forma en que se presentaron. El funcionario que brinde la atención y orientación, recibirá, tramitará y resolverá la petición, dejando registro del trámite realizado en el aplicativo o formato establecido por la Entidad.

Cuando quien presente una petición verbal solicite constancia de la misma, el funcionario o contratista que la recibe, expedirá esta de forma sucinta, de acuerdo con el formato que adopte la Entidad para tal fin.

Cuando la petición requiera de cierta formalidad, en razón al tema objeto de la misma, el encargado de brindar la atención podrá solicitar al peticionario que esta se presente en forma escrita. Si la persona manifiesta no saber escribir, el funcionario o contratista transcribirá la petición, con los datos que el ciudadano brinde y éstas peticiones seguirán el trámite de las escritas.

ARTÍCULO SÉPTIMO. PETICIONES ESCRITAS. Son las recibidas por medio escrito, bien sea mediante la radicación de documento físico de forma directa o por intermedio de apoderado o representante; electrónicas, a través del correo electrónico y del portal de internet de la Veeduría Distrital; así como las remitidas vía fax. Las peticiones recibidas a través de las cuentas oficiales de la Entidad en las redes sociales, se tramitarán como peticiones escritas electrónicas.

PARÁGRAFO. En lo que respecta a las peticiones escritas, sean estas electrónicas o físicas, se promoverá entre los ciudadanos el uso e indicación de una cuenta de correo electrónico, con el fin de optimizar la eficacia y oportunidad en la comunicación de las respuestas que emita la Entidad.

ARTÍCULO OCTAVO. REQUISITOS DE LAS PETICIONES ESCRITAS. Las peticiones escritas deberán observar los requisitos establecidos en el artículo 16 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y en especial.

1. La designación de la autoridad a la que se dirige;

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante, o de su representante o apoderado, con indicación del documento de identidad, la dirección de correspondencia, número telefónico, dirección de correo electrónico. Igualmente, el ciudadano deberá indicar elementos de ubicación geográfica o urbanística que faciliten el proceso de respuesta por parte de la Entidad.

3. El objeto de la petición y las razones en que se fundamenta.

4. La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que se acompañan, cuando a ello haya lugar;

5. La firma del peticionario, su representante o apoderado, salvo que se presenten por correo electrónico. Si es necesaria la suscripción del documento como ejercicio de la titularidad o legitimación para hacer la solicitud, se requerirá al peticionario para que la suscriba;

PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando en la formulación de la petición se actúe por medio de mandatario, el apoderado deberá acompañar el poder el cual deberá reunir los requisitos y las formalidades definidas en el artículo 74 y siguientes de la Ley 1564 de 2012, correspondiente al Código General del Proceso.

En el evento de las consultas, las preguntas deberán estar discriminadas, a fin de que la Entidad pueda responder bajo los parámetros de ley.

El funcionario o contratista encargado de recibir las peticiones escritas verificará el cumplimiento de los requisitos, orientando al peticionario para complementar la información faltante, necesaria para emitir una respuesta oportuna y de fondo. No obstante, la ausencia de estos requisitos no podrá ser motivo de rechazo de la petición.

PARÁGRAFO SEGUNDO. En ningún caso se estimará incompleta la petición por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla.

CAPÍTULO. III

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO NOVENO. FORMACIÓN DE EXPEDIENTES. Los servidores públicos a quienes por competencia se le radique una petición deberán organizar el expediente respectivo con todos los documentos, incluidos los registros electrónicos, correspondiente a la respectiva actuación administrativa.

ARTÍCULO DÉCIMO. RESERVA DE LOS DOCUMENTOS. Serán de carácter reservado los documentos expresamente sometidos a esta condición en la Constitución Política o la ley y en especial los descritos en el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en las normas que lo modifiquen o adicionen.

PARÁGRAFO. La decisión que rechace la petición de información o de documentos sometidos a reserva será motivada, indicando en forma precisa las disposiciones legales en las cuales se sustenta la decisión y deberá notificarse al peticionario. Contra esta decisión no procede recurso alguno por la vía administrativa.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. INSISTENCIA DEL SOLICITANTE EN CASO DE RESERVA. Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante el funcionario que invoca la reserva, conforme a lo dispuesto en el artículo 26 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, este enviará a través de la Oficina Asesora de Jurídica la documentación correspondiente al Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca, quien decidirá en única instancia, dentro de los diez (10) días siguientes, si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada. Este término se interrumpirá en los siguientes casos.

1. Cuando el tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente.

2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado que el reglamento disponga, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no avocar conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo tribunal.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. INOPONIBILIDAD DE INFORMACIONES O DOCUMENTOS SOMETIDOS A RESERVA. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades judiciales y administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos e información que lleguen a conocer en desarrollo de lo establecido en este artículo.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. NOTIFICACIONES. Las decisiones que resuelvan las peticiones en interés particular, y que sean susceptibles de recursos por la vía administrativa, se notificarán de manera personal al peticionario, en el evento de no existir otro medio más eficaz de informar al interesado, para estos efectos, la Entidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto, le enviará la citación correspondiente a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente, o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca con el fin de proceder a la diligencia de notificación personal, en la cual se hará entrega de una copia íntegra y gratuita de la respuesta emitida, dejando constancia de la diligencia de notificación en el expediente respectivo, sin perjuicio de la cancelación de fotocopias, en el evento que proceda de acuerdo con lo señalado en el  artículo décimo sexto de la presente resolución.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, la citación se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días hábiles, de todo lo cual se dejará constancia en el expediente respectivo.

Al realizar la notificación al peticionario se le indicará los recursos que proceden contra la respuesta dada al asunto, la instancia ante la cual debe presentarlos y los plazos para hacerlo.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. NOTIFICACIÓN POR AVISO. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días hábiles del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico del peticionario, que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha del acto que se notifica, el funcionario que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.

Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica de la Veeduría Distrital, y en todo caso en un  lugar de acceso al público de la Entidad. La publicación se hará por el término de cinco (5) días hábiles, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. ACUMULACIÓN DE TRÁMITES. Si se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, ante diferentes procesos, áreas o niveles de la Entidad, se remitirán a aquella que sea competente para su trámite, según la naturaleza de la petición.

Una vez el competente disponga la acumulación, las peticiones se tramitarán de forma conjunta, emitiendo una sola decisión, que se notificará a todos los interesados.

PARÁGRAFO. Si se trata de diez (10) o más ciudadanos que formulen peticiones de información análogas, la Entidad podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, la pondrá en su página web y entregará copias de la misma a quienes las soliciten.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. PAGO DE FOTOCOPIAS. Cuando se solicite la expedición de copias, cuyo número sea mayor a cinco (5), el peticionario deberá cancelar previamente el costo de las mismas, de acuerdo a los valores establecidos en la Resolución 340 de 2002 expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., o la que la modifique o derogue, haciendo la respectiva consignación en la Tesorería Distrital a favor de Bogotá D.C.

El competente para el trámite del asunto indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, que para la entrega de las fotocopias debe cancelar previamente el valor de las mismas. El peticionario contará con un plazo máximo de un (1) mes a partir del recibo de la comunicación por parte de la Entidad para efectuar el pago, de lo contrario se entenderá que desiste de su solicitud y en consecuencia se procederá a su archivo.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ESPECIALES. Lo previsto en la presente resolución no se aplica a los trámites, procedimientos y actuaciones administrativas especiales que cuentan con regulación específica; de modo que la presente resolución tendrá carácter supletorio frente a aquellos, y solo se aplicará en lo no previsto en las normas especiales y en cuanto sean compatibles.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS. Las situaciones no previstas en este reglamento, se regirán por las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las normas que lo modifiquen, adicionen o reformen.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D.C., a los

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

ADRIANA CÓRDOBA ALVARADO

Veedora Distrital

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5720 de noviembre 24 de 2015.