RESOLUCIÓN 743 DE 2015

 

(Diciembre 11)

Derogada parcialmente por la Resolución 440 de 2018. Transmilenio

 

Por la cual se modifican las Resoluciones: 427 del 22 de octubre de 2012 y 576 del 14 de octubre de  2014 con el fin de actualizar el Manual de procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.

 

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO  S.A.”,

 

 en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 278 de Julio de 2012, y

 

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la  modalidad  de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo  único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado,  fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos del Personal de la Entidad y de los actores que intervienen en la Operación.

Que mediante la Resolución 709 del 2015 se actualizó el Manual del Sistema Integrado de Gestión que incluye una modificación al Mapa de Procesos de TRANSMILENIO S.A.

Que mediante la Resolución 393 de 2015 se adoptan las políticas de explotación colateral del Subsistema Transmilenio del SITP.

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Derogado parcialmente por el art. 2 de la Resolución 595 de 2017. Modificar las resoluciones: 427 del 22 de octubre de 2012 y 576 del 14 de octubre de  2014 con el fin de actualizar el Manual de procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A., en lo que corresponde a la actualización de los siguientes documentos a la versión registrada en el siguiente cuadro:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, a los once (11) días del mes de diciembre de dos mil quince (2015).

 

ANDRES ARBOLEDA SALAZAR

 

Jefe Oficina Asesora de Planeación

 

 

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

7. PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

8. MECANISMOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

9. TABLA DE FORMATOS

MODIFICACIONES:

 

1. OBJETO

Determinar las actividades y responsabilidades a ejecutar por parte de TRANSMILENIO S.A. para el adecuado aprovechamiento económico de la infraestructura no concesionada en virtud de la explotación colateral de negocios del Subsistema TransMilenio de acuerdo con las normas y políticas establecidas en función del buen uso del Sistema.

2. ALCANCE

Este procedimiento cubre las actividades de los diferentes actores encargados de facilitar el ARRENDAMIENTO DE ESPACIOS EN LA INFRAESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA TRANSMILENIO, que no involucren procesos de selección bajo las modalidades establecidas en la normatividad de la contratación pública vigentes en Colombia, tales como contratos de concesión, entre otros, y se inicia con la etapa precontractual y termina con la ejecución del contrato de arrendamiento.

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación de todos los funcionarios de TRANSMILENIO S.A., que intervienen en esté procedimiento y tienen a cargo actividades asociadas con el ARRENDAMIENTO DE ESPACIOS EN LA INFRAESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA TRANSMILENIO.

3. RESPONSABLE

El responsable de la elaboración y actualización de este procedimiento es el (la) Profesional Especializado (06) de Negocios Colaterales, o el funcionario que la administración designe; por su cumplimiento, implementación, supervisión y revisión de este procedimiento, velará el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de Funciones de TRANSMILENIO S.A.

* Portafolio de Servicios de TRANSMILENIO S.A.

* Estatutos de TRANSMILENIO S.A.

* Acuerdo 4 de 1999 del CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C. Reglamentado por el Decreto Distrital 831 de 1999. Por el cual se autoriza al Alcalde Mayor en representación del Distrito Capital para participar, conjuntamente con otras entidades del orden Distrital, en la Constitución de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio - Transmilenio S.A. y se dictan otras disposiciones.

* Resolución de TRANSMILENIO S.A. No. 393 del 23 de junio de 2015: “Por medio de la cual se adoptan las políticas de la explotación colateral del Subsistema TransMilenio del SITP”.

* Procedimiento P-SE-009 “Elaboración de Facturas”

5. DEFINICIONES

Adecuación: Adaptación de la infraestructura para el buen funcionamiento del elemento a instalar por parte del arrendatario.

Antena de Comunicación: Dispositivo diseñado con el objetivo de emitir o recibir ondas electromagnéticas hacia el espacio libre. Una antena transmisora transforma energía eléctrica en ondas electromagnéticas.

Arrendador: Persona Natural o jurídica que concede el uso  o goce temporal de un espacio.

ARRENDATARIO: Persona Natural o jurídica que se obliga a pagar un precio determinado por el uso goce de una cosa o un espacio.

Arrendamiento: Contrato por el cual una parte denominada Arrendador, se obliga a conceder el uso o goce temporal de un espacio, a otra llamada Arrendataria y ésta se obliga a pagar por ese uso o goce, un valor o precio determinado en dinero.

Cajero Automático: Mueble con dispositivos electrónicos que realiza diversas transacciones bancarias dentro de las que se incluyen consignaciones, retiro de dinero, cambio de claves entre otros.

Canje: Trueque o cambio de un beneficio proporcional mutuo por otro, estos beneficios pueden estar representados en productos o servicios que entrega la Subgerencia de Desarrollo de Negocios recibiendo de un particular productos o servicios a cambio. En conclusión hay beneficio proporcional mutuo.

Contenido Digital: Cualquier tipo de contenido, como fotografías figuras, ilustraciones, imágenes, dibujos, artículos, textos, informes, planes de negocios, diseños de ingeniería, libros electrónicos (e-books), multimedia (música y películas), puestos a disposición del público o de los usuarios en forma digital.

Contrato: Acuerdo de voluntades que producen o transfieren obligaciones y derechos.

Convenio: Acuerdo de voluntades para crear, transferir, modificar o extinguir derechos y obligaciones.

Desastre Natural: Es el fenómeno o fenómenos naturales concatenados o no (sismo, erupción volcánica, alud, maremoto, deslave, sequía atípica, depresión tropical, tormenta tropical, huracán, lluvias extremas, nevada y granizada, inundaciones atípicas y tornado, incendio forestal), que cuando acaecen en un tiempo y espacio limitado, causan daños severos no previsibles y cuya periodicidad es difícil o imposible de proyectar.

Destinación de Uso: Es el empleo que se le da al espacio objeto de arrendamiento, el cual permite que TRANSMILENIO S.A. mediante esta modalidad perciba recursos distintos a los relacionados con sus procesos misionales.

Entidad: Asociación de personas naturales o jurídicas, dedicadas a una actividad laboral, que para el presente caso es TRANSMILENIO S.A.

Espacio Susceptible de Explotación Colateral: Espacio de la infraestructura del Subsistema TransMilenio, que por su condición física y de ubicación se puede adecuar para el arrendamiento o alquiler del mismo para la instalación de mobiliario, equipos, máquinas y otros elementos.

Exoneración: Librar de la obligación del pago por concepto de arrendamiento de espacios.

Infraestructura: Espacio e infraestructura física a cargo de TRANSMILENIO S.A., sobre la cual está permitida la explotación colateral para generar ingresos adicionales a TRANSMILENIO S.A., por medio de las distintas unidades de negocio identificadas en el Portafolio de Servicios.

Interventoría: Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

Módulo de Servicio: Mobiliario mediante en el cual se ofrecen servicios o productos a los usuarios del Subsistema TransMilenio a través de un tercero que generalmente es una empresa privada. Este módulo de servicios debe tener afinidad y cumplir con la imagen del Subsistema.

Otrosí: Denominación general para el documento anexo al contrato cuya finalidad es aclarar o modificar alguna cláusula contractual.

Pantalla: Dispositivo de salida que representa visualmente la información que puede estar representada en imágenes.

Propuesta Comercial: Oferta que realiza una persona natural o jurídica ajena a TRANSMILENIO S.A., en la que informa sus intenciones de alquilar espacios en calidad de arrendamiento al interior de portales y estaciones, con el fin de entregar un bien o servicio a los usuarios del Subsistema TransMilenio, a cambio de la obtención de recursos económicos, reconocimiento, recordación y o posicionamiento de marca, con el propósito de que TRANSMILENIO S.A., lo acepte.

Publicidad: Forma de comunicación comercial que intenta incrementar el consumo de un producto o servicio a través de la exhibición de elementos visualmente atractivos a la vista de los usuarios del Subsistema TransMilenio.

SDA: Secretaría Distrital de Ambiente.

Solicitud de elaboración de contrato: Documento que se utiliza para requerir la elaboración de contratos de arrendamiento de espacios en la infraestructura del Subsistema.

Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados.

Visita Técnica: Desplazamiento que se realiza a la infraestructura del Subsistema, con el objetivo de hacer el levantamiento de la información suficiente para el diseño de la propuesta comercial; a esta visita asisten representantes de distintas áreas de la entidad las cuales son convocadas con antelación y por ser de competencia en el proyecto darán soporte a los proponentes para la presentación de la propuesta.

6. CONDICIONES GENERALES

Los contratos o acuerdos que se lleguen a celebrar para el adecuado aprovechamiento económico de la infraestructura del Subsistema TransMilenio, enmarcados en este procedimiento se efectúan en virtud de las competencias que tiene TRANSMILENIO S.A. para la explotación colateral de negocios, establecidas en la normatividad distrital vigente y en sus estatutos.

6.1 Estudio previo de necesidades y oportunidades.

El Profesional Especializado Grado 6 de Negocios Colaterales de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios debe realizar actividades previas a la incorporación de cada producto o servicio que involucre la utilización de cualquier espacio de la infraestructura del Subsistema TransMilenio.

Estas actividades se basan en un análisis del comportamiento de los usuarios del Subsistema, para detectar sus necesidades de consumo y la eficiente forma en que se pueden satisfacer.

Posteriormente el Profesional Especializado Grado 6 de Negocios Colaterales de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios planea y determina coordinadamente las actividades para que el producto o servicio creado sea atractivo en el mercado, genere recursos de explotación colateral a la Entidad y tenga buena aceptación por parte de los usuarios del Subsistema TransMilenio, mejorando así su experiencia al interior del mismo y por ende su calidad de vida.

6.2 Estudio del Cliente

La persona Natural o Jurídica interesada en alquilar espacios en calidad de arrendamiento, debe presentar la información actualizada y suficiente para que las Subgerencias Jurídica y Económica de TRANSMILENIO S.A. realicen una evaluación de su perfil.

Los documentos que se requieren por parte de TRANSMILENIO S.A., para realizar el estudio de Cliente, son los siguientes:

6.2.1 Información Jurídica

a. Certificado de Existencia y Representación Legal: Las personas jurídicas deben estar constituidas legalmente, registradas en la Cámara de Comercio. Así mismo, deberá tener una vigencia no inferior al plazo de ejecución del contrato y un año más. Con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días.

Nota: Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma por el objeto o el valor de la contratación, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para firmar el contrato del presente proceso.

b. Documento de Identidad: Fotocopia ampliada del documento de identidad del Representante Legal del oferente.

c. Fotocopia del Registro Único Tributario - RUT: Expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN del oferente.

d. Compromiso de Origen de Fondos, Legalidad y Anticorrupción, debidamente suscrito por el representante legal del PROPONENTE. (Proforma establecida por TRANSMILENIO S.A.)

6.2.2 Información Financiera

a. Estados financieros actualizados a la fecha de presentación de la propuesta (Balance y Estado de Pérdidas y Ganancias, el cual en su utilidad operacional sea positiva).

b. Certificado RUP (Registro Único de Proponentes) actualizado con la información financiera del último periodo fiscal, esta información es necesaria para negociaciones con montos mensuales superiores a DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS ($200.000.000) de junio de 2015.

c. Indicadores Financieros, los indicadores financieros mínimos solicitados se indican a continuación:

* Nivel de Endeudamiento inferior al 70%, calculado así: Pasivo Total/ Activo Total.

* Nivel de Solvencia o Liquidez del 1.3, calculado así: Activo Corriente/ Pasivo Corriente.

* Ingresos anuales equivalentes o superiores a (2) dos veces el valor del contrato.

6.2.3 Propuesta Comercial

La propuesta comercial debe incluir toda la información concerniente tanto al desarrollo y montaje del proyecto (información técnica y de infraestructura), así como la descripción de la operación comercial a desarrollar en cada uno de los espacios solicitados al interior de la infraestructura del Subsistema TransMilenio.

6.2.3.1 Información Técnica y de Infraestructura

a. Planos con dimensiones, diagramas y dibujos tridimensionales (renders) de la ubicación de cada uno de los módulos de atención, máquinas, equipos o elementos que serán objeto de instalación en los espacios susceptibles de arrendamiento.

b. Características físicas de cada uno de los elementos a instalar como peso, material, dimensiones, y demás aspectos que describan detalladamente cada elemento.

c. Planos eléctricos (diagramas unifilares) por punto de atención o elemento a instalar, teniendo en cuenta la conexión a la fuente de energía eléctrica autorizada por TRANSMILENIO S.A. en cada estación o portal.

d. Si la implementación y/o ejecución del proyecto comercial requiere de conectividad de un sistema de comunicaciones, el proponente deberá adicionar la ficha técnica de los equipos a utilizar y un análisis de espectro respectivo.

e. Especificación de las afectaciones que tendrá la infraestructura de la estación o portal con la instalación del elemento a instalar.

f. Cronograma de las actividades de las adecuaciones y de instalación que incluyan la información de las obras civiles, en caso de requerirse.

6.2.3.2 Requisitos Comerciales

a. Tres (3) referencias comerciales en las cuales se certifique que el oferente ha tenido vínculo comercial con empresas públicas o privadas y en las cuales se incluya una evaluación de su desempeño y comportamiento.

b. Descripción de la operación del negocio comercial que se llevará a cabo al interior de la infraestructura del Subsistema TransMilenio, en los espacios susceptibles de arrendamiento.

c. Descripción de los productos o servicios a comercializar al interior de las estaciones y portales del Sistema TransMilenio teniendo en cuenta que:

* Su presentación y/o su uso no debe representar riesgo alguno para la integridad física y/o moral de los usuarios del Subsistema TransMilenio.

* Su comercialización debe ser legal.

d. Propuesta económica o de remuneración por parte del interesado a TRANSMILENIO S.A.

6.3 Análisis de Viabilidad de la Propuesta Comercial.

TRANSMILENIO S.A. tiene la responsabilidad de ofrecer a los usuarios del Subsistema TransMilenio, distintos productos o servicios que contribuyan al mejoramiento de su calidad de vida; motivo por el cual realiza una evaluación sobre las implicaciones que a todo nivel puede tener la aceptación de cada propuesta comercial.

Por ello la Subgerencia de Desarrollo Negocios envía mediante comunicación interna escrita, en caso que se requiera (en función del tipo de producto o servicio), a cada una de las áreas de la entidad involucradas o que puedan ser afectadas durante su desarrollo y ejecución, la propuesta comercial recibida, de manera que cada una de ellas se pronuncie mediante un concepto o respuesta en la cual se indique su viabilidad o no.

6.4 Etapas de Implementación

A continuación se describen las etapas a seguir para lograr la implementación de un nuevo proyecto o propuesta que sea presentado(a) ante la Subgerencia de Desarrollo de Negocios por parte de una empresa.

6.4.1 Recepción de Propuestas

La Subgerencia de Desarrollo de Negocios en el momento de conocer la intención por parte de cualquier organización comercial o persona jurídica para alquilar espacios en calidad de arrendamiento, informará al interesado sobre el procedimiento que se lleva en la etapa precontractual hasta la firma del contrato, (ver PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTO DE INFRAESTRUCTURA).

Una vez recibida el documento en cual el oferente manifieste la intención de realizar un nuevo proyecto o negocio en la infraestructura del Subsistema TransMilenio, el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios delega en el Profesional Especializado Grado 6 de Negocios Colaterales la labor de acompañamiento al oferente, el cual pone a disposición del interesado la información necesaria para elaborar o complementar la propuesta formal; tal información puede ser: tráficos (flujo de pasajeros) por estación, el estrato de las estaciones, el comportamiento de la demanda de pasajeros, los horarios permitidos, la información técnica sobre la infraestructura de las distintas estaciones y/o portales, los planos de las mismas, etc.

Este funcionario brindará el soporte necesario en la formulación y presentación de la propuesta; luego de la presentación de la propuesta formal por parte del oferente, dicho funcionario se encargará de remitir en forma escrita la información técnica, financiera y complementaria a las demás áreas de la Entidad competentes en función del tipo de propuesta. Si la propuesta comercial no requiere evaluación de viabilidad por parte de ningún área, la Subgerencia de Desarrollo de Negocios luego de efectuar la debida evaluación, tiene la potestad de autorizar o rechazar la propuesta comercial e acuerdo a los criterios e disponibilidad de espacios, valor, etc.

El acompañamiento que realiza este funcionario delegado, se hace hasta la firma del contrato, momento en el cual el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios, y en función de la línea de negocio y especialización del tipo de negocio efectuará la designación de Supervisión del Contrato.

Para el caso de arrendamiento o alquiler de infraestructura con fines publicitarios, que por motivo de su corta duración en exhibición, no requiera la elaboración de contrato, será suficiente la firma de un convenio, o simplemente con un cruce de cartas de propuesta y otro de aceptación o de autorización por parte de TRANSMILENIO S.A. en las que se especifiquen las condiciones de la negociación.

6.4.2 Visitas Técnicas a la Infraestructura

El funcionario delegado por el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios, programa la(s) visita(s) técnica(s) a cada uno de las estaciones y portales de interés establecidos por el oferente, con el fin de identificar el(los) espacio(s) apto(s) para el desarrollo de la propuesta comercial de acuerdo con los parámetros técnicos, económicos, jurídicos, de seguridad y de operación, que se tengan establecidos por parte de la Entidad, esto permite al oferente conocer el panorama real sobre el cual desarrollará su propuesta comercial; como constancia de la realización de esta visita técnica se debe diligenciar el formato R-OP-006 – Listado de Asistencia.

Dentro de la planificación se incluye el cronograma de actividades de implementación, el cual debe formar parte de la propuesta que el interesado presente en el momento de radicación del proyecto.

6.4.3 Evaluación de la viabilidad de la Propuesta

El funcionario delegado por el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios se encargará de remitir en forma escrita la información técnica, financiera y complementaria a las demás áreas de la Entidad competentes en función del tipo de propuesta.

Las áreas informadas, luego de conocer la propuesta realizan un análisis sobre la posible afectación que tendrá en su área de competencia, y emitirán su concepto o aval sobre la propuesta, en cado de encontrar aspectos que no logren entender o requieran ser ampliados, informarán a la Subgerencia de Desarrollo de Negocios tal situación, para que las mismas le sean comunicadas al proponente.

El proponente deberá ampliar por escrito (correo electrónico u oficio radicado) la información requerida de manera concreta, y en caso que persistan dudas o inquietudes, la Subgerencia de Desarrollo de Negocios convocará a una reunión a las áreas involucradas, con el fin de aclararlas.

Si alguna de las áreas convocadas para efectuar la evaluación y viabilidad de la propuesta no se encuentra de acuerdo con el desarrollo de la propuesta, indicarán de manera escrita los motivos por los cuales la propuesta no es viable, en este caso, la Subgerencia de Desarrollo de Negocios comunica al oferente la decisión de la Entidad.

El funcionario delegado por el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios, realiza una evaluación comercial del cliente quien debe tener una trayectoria en el mercado y preferiblemente, reconocimiento comercial, también hará una verificación de la información suministrada por el oferente con el objeto de comprobar la veracidad de los datos relacionados por el interesado en su propuesta. De igual manera, revisarán las condiciones comerciales propuestas, las cuales deberán estar ajustadas a las políticas de la empresa en ese sentido.

6.4.4 Elaboración del estudio técnico y económico

Una vez surtidas exitosamente las etapas anteriores, el funcionario delegado por el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios se encargará de elaborar y diligenciar el Estudio Técnico y Económico correspondiente (Diligenciar el Formato R-SJ-001 vigente) y remitirlo junto con la Solicitud de Análisis Jurídico (Formato R-SJ-002 vigente), debidamente suscritos a la Subgerencia Jurídica.

6.4.5 Suscripción del Contrato

Una vez la Subgerencia de Desarrollo de Negocios reciba el Análisis Jurídico por parte de la Subgerencia Jurídica dando viabilidad jurídica a la elaboración del contrato, el funcionario delegado por el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios se encargará de elaborar y diligenciar la Solicitud de Contratación (Formato R-SJ-005 vigente), debidamente suscritos a la Subgerencia Jurídica, junto con todos sus soportes documentales.

Posteriormente, TRANSMILENIO S.A. y el oferente suscriben el Contrato, es responsabilidad del oferente dar estricto cumplimiento a los requisitos para su legalización; una vez surtida esta etapa, el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios delega la supervisión del mismo en un funcionario de la Subgerencia, y así proceder a dar inicio al mismo, y efectuar las coordinaciones internas para su implementación en la infraestructura.

6.5 Prueba Piloto

TRANSMILENIO S.A. consciente de la posibilidad de recibir proyectos o propuestas novedosas, cuyas conclusiones pueden resultar atractivas o no para cada una de las partes que intervienen en el proceso contractual, establece la posibilidad para que se realicen pruebas piloto de dichos proyectos, para que de acuerdo a las conclusiones de estas pruebas, se tome la decisión de continuar por un mayor período de tiempo con el proyecto, modificar o desistir del mismo, frente al desarrollo de la propuesta comercial.

En todo caso, si las partes acuerdan la realización de una prueba piloto, ésta prueba tendrá una duración máxima de (6) seis meses y mínima de (3) tres meses; y se debe formalizar mediante la suscripción de un contrato, que contenga el plazo, la remuneración a TRANSMILENIO S.A., y los demás aspectos contractuales que resulten aplicables.

Si luego de finalizado el periodo establecido para la(s) prueba(s) piloto, las partes evalúan que las condiciones inicialmente pactadas son las esperadas y deciden continuar con el proyecto, éstas deberán suscribir un “Otro Sí” al contrato inicial, en cual se establezca una prórroga al plazo al pactado inicialmente; en caso que los resultados de la prueba piloto evidencien que se requieren modificaciones sustanciales al contrato original y exista la voluntad de las partes para continuar con el negocio, las partes deberán suscribir un nuevo contrato que incluya las modificaciones y ajustes que resulten pertinentes.

6.6 Visitas a clientes

La Subgerencia de Desarrollo de Negocios tiene la facultad de desarrollar actividades fuera de la entidad, una de estas es la de realizar visita a los empresarios que se consideran clientes potenciales de los productos y servicios manejados por la Subgerencia de Desarrollo de Negocios.

Para identificar el cliente potencial se elabora una presentación de los productos vinculando la marca del cliente, a fin de despertar interés del cliente en los productos ofrecidos, posteriormente se contacta al cliente tratando de identificar a los rangos más altos de la empresa.

6.7 Acuerdo de confidencialidad

Cuando sea necesario ampliar o comprender los procesos o el desarrollo de algún proyecto comercial conveniente para cada una de las partes, y se deba acceder a documentos con información privada de la organización comercial o de la Entidad, el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios de TRANSMILENIO S.A. y el oferente del proyecto suscribirán “Acuerdo de Confidencialidad”, el cual busca proteger la información manejada entre las partes que intervienen en el contrato o acuerdo comercial.

6.8 Destinación de uso de los espacios susceptibles a arrendamiento

En los acuerdos, convenios y contratos comerciales celebrados por la Subgerencia de Desarrollo de Negocios de la Entidad, se denomina destinación de uso, al empleo que se le da al espacio objeto de arrendamiento, el cual permite que TRANSMILENIO S.A. mediante esta modalidad perciba recursos distintos a los relacionados con sus procesos misionales.

La destinación de uso de los espacios disponibles en la infraestructura del Subsistema TransMilenio, puede ser para:

6.8.1 Módulos de servicio

Al referirse a los módulos de servicios en este concepto se incluyen los módulos de atención personalizada, los módulos electrónicos y los cajeros automáticos.

Para la instalación de módulos de servicio en la infraestructura del Subsistema TransMilenio, se debe dar cumplimiento a lo establecido en el numeral “PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTO DE INFRAESTRUCTURA”.

La Subgerencia de Desarrollo de Negocios ha establecido que el valor de arrendamiento de los espacios susceptibles a instalación de módulos de servicios es por metro cuadrado, en función del tráfico de pasajeros promedio en un día hábil, del espacio disponible, del estrato de cada una de las estaciones, así como de la ubicación del espacio (si es de paso obligado de los usuarios, si está ubicado en una zona de desarrollo comercial), este valor se actualiza anualmente teniendo en cuenta los tráficos de los meses marzo y abril.

Para el caso de los cajeros automáticos se determinó un valor constante en cualquiera de los espacios de la infraestructura del Subsistema, este valor se incrementa anualmente de acuerdo al Índice de Precio al Consumidor publicado por el DANE o la entidad que haga sus veces.

La duración de los contratos de arrendamiento puede variar entre uno (1) y cinco (5) años, dependiendo de la necesidad del cliente o de TRANSMILENIO S.A., y se podrán realizar adiciones o sustituciones de espacios según el caso, y de acuerdo a los requerimientos técnicos y de operación del Sistema, todo lo anteriormente relacionado en el documento de las políticas de explotación de la infraestructura vigente.

Para los espacios entregados en gratuidad o por canje, la Subgerencia de Desarrollo de Negocios de común acuerdo con el área de la Entidad interesada hará la asignación del espacio dependiendo de las propuestas comerciales que se tengan y de la categorización de los espacios (paso obligado o zona en desarrollo comercial).

6.8.2 Antenas de Comunicación

Para la instalación de antenas de comunicación al interior de la infraestructura del Sistema, el proyecto debe cumplir con los requerimientos técnicos y de infraestructura que exija cada una de las áreas competentes al proyecto.

En caso que la propuesta del interesado consista en instalar postes para subarrendar espacios a las distintas operadoras de telefonía celular en la infraestructura del Sistema, se deben mimetizar dichos postes, bien sea a la infraestructura del Sistema, o con el medio ambiente, adicionalmente se debe acreditar una experiencia en el mercado nacional como subarrendador de espacios para la instalación de antenas; para cada instalación de poste o elemento que realice, presentará el análisis de espectro ante TRANSMILENIO S.A., quien determinará a través de la Dirección de TIC´s, la viabilidad de la instalación de dichos equipos en la antena; en caso de no encontrarse viable la instalación en el poste, del elemento de transmisión, TRANSMILENIO S.A. rechazará la propuesta sin que esto tenga afectaciones contractuales.

Igualmente, en caso de ser necesario, el PROPONENTE debe tramitar ante la Secretaría Distrital de Ambiente, la instalación de cada uno de los postes y elementos para la transmisión de datos, así como tramitar todos los permisos y licencias a que haya lugar de acuerdo con la normatividad vigente para la actividad a desarrollar.

El canon de arrendamiento a pagar por concepto del arrendamiento de estos espacios por parte del proponente (operador de telefonía celular o intermediario) es un valor constante para cualquiera de los espacios en la infraestructura del Sistema, y se encuentra establecido en el documento de políticas.

La duración de los contratos de arrendamiento puede variar entre uno (1) y cinco (5) años dependiendo la necesidad del cliente o de TRANSMILENIO S.A., y se podrán realizar adiciones o sustituciones de espacios según el caso y de acuerdo a los requerimientos técnicos y de operación del Subsistema.

6.8.3 Pantallas

Se deben instalar de acuerdo a los requerimientos técnicos, informáticos y de infraestructura establecidos por cada una de las áreas competentes.

El valor del canon a pagar a TRANSMILENIO S.A. por concepto de la instalación de pantallas, es por metro cuadrado, de acuerdo con lo establecido en el documento de políticas de explotación de la infraestructura. En lo relacionado con el consumo de energía eléctrica (en vatios de cada monitor o pantalla), se genera un cobro mensual por concepto de energía eléctrica; en caso que en estas pantallas se exhiba publicidad adicionalmente se debe realizar el pago de un valor variable, que corresponde a un porcentaje sobre las ventas del comercializador o del propietario de las pantallas por concepto de explotación publicitaria.

6.8.4 Publicidad

La instalación de publicidad en los espacios susceptibles de explotación publicitaria (que no estén afectos dentro del Contrato de Concesión No. 316 de 2003 -Explotación de la Publicidad en las Fases I y II del Subsistema TransMilenio-, cuya fecha de finalización es el 21 de diciembre de 2016) se puede efectuar para un período comprendido entre uno (1) y tres (3) meses, y para tal fin, se formaliza un convenio comercial mediante el cruce de cartas en donde se establece: la campaña publicitaria (con fotomontaje de cada uno de los elementos a instalar), las dimensiones de cada uno de los formatos publicitarios, el nombre de la estación en la cual se exhibirá dicha publicidad, el período de duración de la campaña (fecha de inicio y fecha de finalización), el valor a pagar por cada formato, el cual se compone de un valor fijo y un valor variable, de acuerdo a lo establecido en el documento de políticas.

6.8.5 Publicidad visual exterior

TRANSMILENIO S.A. en calidad de ARRENDADOR, puede autorizar la exhibición de publicidad visual exterior en la infraestructura del Sistema conforme a la normatividad y reglamentación ambiental nacional y distrital vigente para dicho fin; para el caso de los Portales no existe restricción en virtud del oficio de la Secretaría Distrital de Ambiente No. 2015EE36977 del cinco (5) de marzo de 2015; en las estaciones se prohíbe colocar publicidad exterior visual no autorizada por TRANSMILENIO S.A.

Para ello, el oferente deberá tramitar y obtener en forma previa a la exhibición de dicha publicidad y a su costo el (los) registro(s) único(s) de Publicidad Exterior Visual necesarios para tal fin, lo cuales son expedidos por la Secretaría Distrital de Ambiente.

6.8.6 Otras destinaciones de uso de la infraestructura del Subsistema TRANSMILENIO.

a. Tomas fotográficas en el Sistema, las cuales se encuentran reguladas dentro de la explotación colateral de la marca.

b. Filmaciones, las cuales se encuentran reguladas dentro de la explotación colateral de la marca.

c. Otro tipo de ofertas de nuevos servicios o elementos novedosos que contribuyan a mejorar la experiencia de los usuarios.

6.9 Tipificación de Clientes

La Subgerencia de Desarrollo de Negocios, de acuerdo al volumen de los productos y servicios ofertados, ha tipificado a sus clientes así:

6.9.1 Cliente Directo

Para este tipo de cliente, se otorga tarifa plena, es decir que es un valor constante y no hay lugar a porcentaje de descuento. (Ver documento de políticas Resolución No. 393 del 23 de junio de 2015).

6.9.2 Intermediario

Se incluye en esta tipificación a las centrales de medios, comercializadores de publicidad o intermediarios de las empresa de comunicación celular; el tratamiento para este tipo de cliente, difiere al cliente directo porque adicional al valor del arrendamiento, TRANSMILENIO S.A., percibe un porcentaje sobre el total del valor facturado de cada campaña o negociación efectuada en la que se involucren los espacios de la infraestructura del Subsistema TransMilenio. (Ver documento de políticas).

6.10 Casos Excepcionales

6.10.1 Canje

El canje corresponde a una estrategia de gestión con la cual TRANSMILENIO S.A., promueve el desarrollo de programas y actividades orientadas al cumplimiento de su objeto misional, contando con la participación del sector privado o público.

En este sentido, el canje permite el cumplimiento de los fines del estado y por otra parte, permite a la empresa privada aprovechar las potencialidades económicas del Subsistema, mientras retribuye sus beneficios con bienes o servicios destinados a la entidad.

Esta forma de pago implica un trueque o cambio de un beneficio proporcional mutuo por otro, estos beneficios pueden estar representados en productos o servicios que entrega la Subgerencia de Desarrollo de Negocios de TRANSMILENIO S.A., recibiendo de un particular productos o servicios a cambio para obtener un beneficio proporcional mutuo.

Cada uno de los canjes debe contar con los soportes y viabilidades previas contables y financieras de la Subgerencia Económica, antes de formalizar cualquier negocio de explotación colateral bajo esta figura.

6.10.2 Exoneración

La exoneración, para los efectos de este documento, corresponde a la ausencia de pago de los derechos económicos liquidados a favor de TRANSMILENIO S.A. bajo su administración.

La competencia para otorgar exoneraciones estará en cabeza de la Subgerente de Desarrollo de Negocios, quien de acuerdo a sus funciones, la otorgará o negará, previo análisis de las razones o circunstancias que motiven la aplicación de las mismas.

La exoneración no exime al beneficiario del permiso o la autorización, de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios, tampoco de cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad legal vigente y en este documento, respecto de la garantía que debe constituir y los permisos que deban expedir las autoridades competentes y a la administración a través de esta Subgerencia, no la exime del deber de liquidar los valores correspondientes.

Todo proyecto que se celebre bajo la figura de exoneración, debe ser evaluado y autorizado por la Subgerencia de Desarrollo de Negocios, para lo cual se debe presentar toda la documentación requerida para el estudio de viabilidad del proyecto, de acuerdo a las condiciones de disponibilidad de espacios, y a las prioridades que en su momento posea la Subgerencia de Desarrollo de Negocios u otra área de la Entidad, la cual emitirá la respuesta de aprobación o rechazo de la propuesta.

La exoneración aplica para las personas jurídicas de derecho público, las entidades sin ánimo de lucro, las asociaciones, y los organismos no gubernamentales que realicen en desarrollo directo de su objeto social y con el fin de beneficiar gratuitamente programas sociales de las comunidades que lo soliciten, para lo cual deben suministrar la documentación que acredite tal situación.

En todo caso, la figura por medio de la cual se exonera el pago de la tarifa de arrendamiento correspondiente, operará siempre y cuando el uso del espacio asignado sea ejercido directamente por la persona jurídica de derecho público, o la entidad sin ánimo de lucro, o la asociación, o el organismo no gubernamental, que hace la solicitud, sin que pueda utilizarse por terceras personas.

Para todos los casos debe existir un documento firmado por cada una de las partes, en el que se plasmen las condiciones de temporalidad, ubicación, compromiso del servicio, que se deben tener en cuenta para que se lleve a cabo la destinación de uso del espacio bajo la modalidad escogida.

Estas exoneraciones aplicarán únicamente en los siguientes casos:

Personas Jurídicas de Derecho Público: Los usos temporales de cualquier espacio dentro o fuera del Sistema, bajo la administración de TRANSMILENIO S.A. que efectúen las entidades públicas de cualquier orden o nivel, no serán objeto de cobro alguno, especialmente las relacionadas con actividades culturales, deportivas, recreativas organizadas por las Entidades Públicas Distritales o de cualquier orden.

En todo caso la autorización por medio de la cual se exonera el pago de la tarifa correspondiente, operará, siempre y cuando el uso del Subsistema sea ejercido directamente por la persona jurídica de derecho público que hace la solicitud, sin que pueda utilizarse por terceras personas; TRANSMILENIO S.A. podrá verificar lo mencionado y en caso de establecer el uso del espacio por terceras personas, cobrará a la entidad pública del caso lo correspondiente a la tarifa liquidada y no otorgará permiso y/o autorizaciones a dicha entidad para la utilización de espacios por un periodo de un (1) año, contados a partir de la fecha de la revocación del permiso o autorización.

Los usos temporales a que hace referencia el presente numeral son aquellos que en desarrollo de la misión institucional programan y organizan las Personas Jurídicas de Derecho Público, en el caso de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, los usos para el desarrollo de su actividad comercial, otorgará derecho al cobro y pago respectivo. La tarifa que se aplicará al Sector Público para actividades diferentes a aquellas relacionadas con su misión institucional será la equivalente al 50% de la tarifa establecida para el Sector Privado.

Las exoneraciones relacionadas en este numeral, no eximen a los solicitantes de la obligatoriedad de solicitar autorización a la Subgerencia de Desarrollo de Negocios y a la Subgerencia de Comunicaciones de TRANSMILENIO S.A.

Sector Educativo: Las visitas de colegios públicos y privados al Subsistema, no se cobrarán, ý en todo caso deben pagar el valor correspondiente a la tarifa vigente de cada pasaje para poder acceder al Sistema.

Entidades sin ánimo de lucro: El uso de la infraestructura del Sistema realizado por asociaciones, fundaciones, organismos no gubernamentales, cooperativas, nacionales o extranjeras, que se realice en desarrollo directo de su objeto social y con el fin de beneficiar gratuitamente programas sociales, deportivos o recreativos de la comunidad capitalina, serán objeto de exoneración, previa evaluación por parte del Subgerente de Desarrollo de Negocios, de los documentos que prueben tal situación y el proyecto.

Medios de Comunicación: El desarrollo de actividades que en el ejercicio periodístico ejecuten los medios de comunicación públicos o privados, serán exonerados en los siguientes casos: Notas periodísticas sobre el Sistema, entrevistas a funcionarios que requieran de una locación propia.

Lo anterior no exime a las entidades de la previa solicitud de autorización del evento a la Subgerencia de Desarrollo de Negocios y a la Subgerencia de Comunicaciones, así como del cumplimiento de las condiciones de uso dispuestas por TRANSMILENIO S.A. y de la expedición de las garantías que amparen los riesgos generados. De igual forma deberán obtener los permisos y autorizaciones exigidas por la normatividad vigente, para la realización de la actividad autorizada.

Adultos Mayores y/o discapacitados: Teniendo en cuenta el grado de vulnerabilidad de los adultos mayores y de las personas con discapacidad, toda actividad relacionada con esta población en el Sistema, realizada por los mismos no será susceptible de cobro, siempre y cuando la actividad no se desarrolle con ánimo de lucro.

En ningún caso ninguna de las campañas exoneradas podrán contener mensajes de tipo político, o de promoción de tabaco, bebidas alcohólicas, discriminación de sexo, religión o credo, etc.

7. PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

8. MECANISMOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO.

8.1 Política de Precios

TRANSMILENIO S.A., mediante la Resolución No. 393 del 23 de junio de 2015 estableció en el documento de Política de la Explotación Colateral de Negocios los precios que proveen sustento a este procedimiento.

8.2 Seguimiento a los ingresos por concepto de arrendamiento de espacios no concesionados.

La Subgerencia de Desarrollo de Negocios con el fin de efectuar el control a la facturación de cualquier equipo, producto, módulo, máquina, campaña publicitaria o cualquier otro elemento en los espacios arrendados, realiza un seguimiento de la facturación acorde a las condiciones contractuales o comerciales pactadas para cada uno de los negocios que suscriba la Subgerencia de Desarrollo de Negocios.

8.2.1 Facturación del arrendamiento de espacios no concesionados.

La facturación de este tipo de espacios se efectúa de manera mensual para los casos en los cuales existe contrato o por el período arrendado para los casos de campañas publicitarias temporales; para ello el Profesional que tiene a cargo la supervisión de cada contrato o negocio elabora un memorando interno mediante el cual la Subgerencia de Desarrollo de Negocios solicita a la Tesorería General de la Subgerencia Económica de TRANSMILENIO S.A., la emisión de la factura correspondiente, para su posterior remisión y radicación en las dependencias y/o oficinas del cliente, acorde a lo establecido en el procedimiento P-SE-009 vigente.

8.2.2 Entrega de los espacios Arrendados.

La Subgerencia de Desarrollo de Negocios entregará los espacios arrendados mediante los siguientes mecanismos: a) Oficio o correo electrónico mediante el cual se otorgue la autorización de la utilización de los espacios objeto de alquiler o arrendamiento, b) Mediante un (1) acta de entrega de las áreas arrendadas, en caso que el contrato celebrado entre las partes así lo establezca, suscrita por el o los funcionarios designados y un delegado autorizado por el cliente.

8.2.3 Recibo de los espacios arrendados.

La Subgerencia de Desarrollo de Negocios recibirá los espacios arrendados mediante un (1) acta de recibo las áreas arrendadas, en caso que el contrato celebrado entre las partes así lo establezca, suscrita por el o los funcionarios designados y un delegado autorizado por el cliente.

8.2.4 Control a la instalación y desinstalación en los espacios arrendados.

En primera instancia es importante resaltar que las adecuaciones necesarias para la instalación y desinstalación de cualquier equipo, producto, módulo, máquina, campaña publicitaria o cualquier otro elemento en los espacios arrendados, así como los costos asociados a estas labores o actividades corresponden a cada cliente.

Existen dos (2) opciones de control de acuerdo al tipo de destinación y a su duración así:

* Para el caso de los espacios arrendados cuya destinación sea la instalación de equipos, cajeros automáticos, módulos de servicio, antenas o dispositivos cuya permanencia sea superior a seis (6) meses, el Profesional a cargo verifica tanto la instalación como la desinstalación de estos dispositivos.

* Para efectuar el control a los espacios arrendados para la exhibición de publicidad en la infraestructura no concesionada (actualmente los Portales, Estaciones Intermedias y Sencillas de las Troncales de la Fase III – Calle 26 y Carrera Décima), la Subgerencia de Desarrollo de Negocios asigna a un funcionario de la Subgerencia para realizar recorridos periódicos con intervalos promedio de dos (2) recorridos al mes, a fin de que se realicen las tomas fotográficas de cada uno de los espacios que se encuentran ocupados con cualquier campaña publicitaria o cualquier otro elemento afecto a la exhibición de publicidad; luego el funcionario asignado, debe diligenciar la base de datos de control de la exhibición que posteriormente se debe cruzar con la información contenida en el archivo “Consolidado de Facturación de Arrendamiento de Campañas Publicitarias”, y efectuar la verificación cruzada entre lo instalado versus lo facturado; la situación esperada es que no existan inconsistencias, en el evento de encontrar alguna inconsistencia deberá generar un reporte dirigido al (a la) Subgerente de Desarrollo de Negocios, especificando claramente el hallazgo.

El Profesional a cargo solicita al cliente la justificación e identificación de la situación que dio origen al hallazgo, y la medida correctiva en el menor tiempo posible. Si la inconsistencia se origina por parte del cliente, se hará el cobro respectivo o el descuento si es el caso.

8.2.5 Seguimiento a la facturación

El seguimiento a la facturación generada por la Subgerencia de Desarrollo de Negocios, se hace de dos maneras:

8.2.5.1 Facturación consolidada de toda la subgerencia de desarrollo de negocios

De manera mensual, cada uno de los Profesionales o contratista(s) de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios que tienen a cargo la supervisión de los espacios arrendados no concesionados para la explotación colateral de la infraestructura del Subsistema TransMilenio (equipos, cajeros automáticos, módulos de servicio, antenas, dispositivos, campañas publicitarias, etc.) le debe reportar la información de la facturación realizada durante el mes inmediatamente anterior al Profesional Universitario Grado 03 de Gestión de Negocios que tiene asignada la responsabilidad de consolidar la información de los ingresos, de manera que la Subgerencia de Desarrollo de Negocios pueda constatar los avances de los negocios realizados frente al presupuesto de ingresos definido en el año anterior, y tomar las medidas y correcciones necesarias para obtener el logro del objetivo establecido.

Esta información es cotejada frente al reporte de facturación enviado mensualmente por parte de la Tesorería de la Subgerencia Económica, una vez se haya efectuado la consolidación de esta comparación, el Profesional Universitario Grado 03 de Gestión de Negocios asignado, debe remitir el resultado de la misma para su conocimiento y observaciones.

8.2.5.2 Facturación de los espacios arrendados no concesionados para la exhibición de publicidad.

En lo relacionado con la facturación de la exhibición de la publicidad interior o exterior en los espacios y áreas no concesionadas (Actualmente los Portales, Estaciones Intermedias y Sencillas de las Troncales de la Fase III – Calle 26 y Carrera Décima) o en los espacios exteriores de la infraestructura de las Fases I y II (Troncales: Avenida Caracas, Autopista Norte, Calle 80, Eje Ambiental, Calle 13, Avenida de las Américas, Avenida Suba, y NQS incluida la extensión a Soacha), cada uno de los Profesionales o contratista(s) de la Subgerencia de Desarrollo de Negocios que tienen a cargo la supervisión de cada campaña temporal, le debe suministrar de manera quincenal, a uno de los Profesionales Especializados Grado 6 de Negocios Colaterales designado por el(la) Subgerente de Desarrollo de Negocios, un reporte en el formato que contiene la siguiente información: Cliente, Anunciante, Nombre Campaña, Portal y/o Estación, Ubicación, Tipo(s) de Formato(s) Publicitario(s), Dimensiones del (de los) Formato (s), Cantidad(es); Fecha Inicial, Fecha Final, Orden del Cliente (si aplica), Valor Orden del Cliente (si aplica), Valor Arriendo, Valor Participación de TRANSMILENIO S.A. (si aplica), No. de la Factura y Fecha de la Factura emitida por TRANSMILENIO S.A.

Con base a ello el Profesional Especializado Grado 6 de Negocios Colaterales designado para consolidar esta información alimenta el archivo “Consolidado de Facturación de Arrendamiento de Campañas Publicitarias”, y efectúa la verificación cruzada versus el reporte de la publicidad instalada (verificación de campo que incluyen recorridos periódicos por la infraestructura con intervalos promedio de dos (2) recorridos al mes) en los espacios arrendados no concesionados, y determina si hay diferencias, la situación esperada es que no existan inconsistencias, en el evento de encontrar alguna inconsistencia deberá generar un reporte dirigido al(a) Subgerente de Desarrollo de Negocios, especificando claramente el hallazgo.

8.2.6 Control de la Cartera

El profesional a cargo de cada contrato o negocio debe efectuar el control mensual del pago por parte del cliente de las facturas emitidas, con base en la información que para tal efecto suministra la Subgerencia Económica, en caso que existan demoras en los pagos, realizará las acciones correspondientes para lograr el pago de estas obligaciones por parte del cliente, si una vez efectuadas dichas gestiones no se obtiene dicho pago, deberá proceder de acuerdo a lo que establezca el contrato respectivo, o lo que conceptúe la Subgerencia Jurídica al respecto.

9. TABLA DE FORMATOS

 

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8. TABLA DE FORMATOS

MODIFICACIONES

 

1. OBJETO

Este procedimiento tiene como fin establecer las actividades y responsabilidades que se deben seguir para la atención de las visitas técnicas relacionadas con el transporte público de pasajeros y/o afines, dirigida a delegaciones nacionales e internacionales del sector público y/o privado.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del (de la) Subgerente de Desarrollo de Negocios, de los Profesionales Especializados Grado 06 de Negocios Colaterales y demás Servidores Públicos que estén a cargo de estas actividades, por designación del (de la) Subgerente de Desarrollo de Negocios.

El procedimiento inicia con la solicitud presentada por el interesado, empresa, institución o grupo y termina con la realización de la atención de la visita establecida.

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Profesional Especializado Grado 06 de Negocios Colaterales.

Por su estricto cumplimiento velará el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* Normograma

* Manual de Funciones de la Entidad.

* Portafolio de Servicios de la Entidad.

* Resolución de TRANSMILENIO S.A. No. 393 del 23 de junio de 2015: “Por medio de la cual se adoptan las políticas de la explotación colateral del Subsistema TransMilenio del SITP”

* Procedimiento P-SE-009 “Elaboración de Facturas”

5. DEFINICIONES

Cliente: Empresa, institución, grupo o persona interesada en realizar una visita a TRANSMILENIO S.A. para conocer, aprender o profundizar los temas relacionados con el Sistema BRT o SITP.

Benchmarking: Consiste en tomar “comparaciones” o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las mejores prácticas y su aplicación.

BRT (BUS RAPID TRANSIT): Bus de Tránsito Rápido.

Descuento: El descuento es una reducción o disminución en el precio del servicio de atención a una delegación que conforma una visita técnica.

Souvenir: Objeto que sirve como recuerdo de la visita a algún lugar determinado.

SIBRT: Son las siglas en español de la Asociación Latinoamericana de Sistemas Integrados y BRT.

SITP: Sistema Integrado de Transporte Público

Oneroso: Acuerdo donde nacen obligaciones para una de las partes, como el préstamo o el depósito.

UITP: Unión Internacional de Transporte Público.

Visita Técnica: Es la visita de una o varias personas que vienen a nombre de una entidad, empresa, institución o título personal cuyo objeto es detallar el proceso de diseño, implementación y funcionamiento del Sistema BRT o SITP, guiado a través de personal capacitado para esta labor.

Visita de carácter oneroso: Es la atención de la visita que tiene un costo y es cancelado por el cliente.

Visita de carácter no oneroso: Es la atención de la visita que no tiene costo y no es cancelada por el cliente, es una atención de cortesía.

6. CONDICIONES GENERALES

La visita técnica puede ser de dos tipos: carácter oneroso y carácter no oneroso, las cuales se especifican a continuación:

6.1 De Carácter Oneroso

6.1.1 Visitas Estándar

La atención de este tipo de visitas se realizará de acuerdo con la solicitud del cliente.

Incluyen las siguientes actividades, las cuales pueden ser incluidas todas en una sola agenda o una sola:

* Presentación completa del Subsistema TransMilenio y del SITP, Visita al Centro de Control, Visita al Subsistema TransMilenio (estaciones y portal)

* Visita a un Patio del Subsistema TransMilenio.

* Presentación del Sistema con profundización en un tema determinado bajo solicitud previa del cliente.

* Con posible participación de instituciones externas (Por ejemplo: Secretaría de Movilidad, Alcaldía, Metro, Tranvía, entre otros).

6.1.2   Visitas de Benchmarking

Este tipo de visitas está dirigida a dar apoyo y asesoría para establecer contacto con otros Sistemas de Transporte Público de otras ciudades o países para su conocimiento y comparación.

6.1.3 Costos de la Visita

Los costos de la visita se establecen a partir de los costos de la nómina de la Entidad para los servidores públicos que vayan a atender la visita y se calcula con un factor multiplicador que lo asimile a un valor hora de consultor externo. Este valor se actualizará anualmente con base en el incremento salarial de TRANSMILENIO S.A. establecido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

La valoración de la visita se debe efectuar con base en la duración de la misma y la tabla de salarios y prestaciones de los funcionarios de la entidad, para la vigencia establecida y este valor será para grupos hasta de treinta (30) personas. Para grupos mayores se aplicarán los siguientes criterios:

a) Grupos de treinta y una (31) a cuarenta y cinco (45) personas, se incrementará en un treinta por ciento (30%).

b) Grupos de cuarenta y seis (46) a sesenta (60) personas, se incrementará en un cuarenta por ciento (40%).

c) Grupos de sesenta y una (61) a setenta y cinco (75) personas, se incrementará en un cincuenta por ciento (50%).

Se aplicará un descuento hasta del veinte por ciento (20%), sobre el valor total, a las empresas o entidades afiliadas a la UITP o afiliadas a SIBRT, previa autorización del (de la) Subgerente de Desarrollo de Negocios o el (la) Subgerente General o el (la) Gerente General.

6.2 De Carácter no Oneroso

Estas visitas son de carácter protocolario o de cortesía y el origen de las mismas puede provenir de:

a) Solicitud de Presidencia de la República, Ministerios del Despacho, Alcaldía Mayor de Bogotá, o de la Secretaría Distrital de Movilidad, o por solicitud de la Gerencia General o de la Subgerencia General de la entidad,

b) Tipo académico provenientes de Universidades Públicas o Privadas, tratados o acuerdos nacionales o internacionales, o Embajadas o consulados acreditados en Colombia, o las oficinas comerciales de las Embajadas o consulados.

En cualquiera de los casos, las visitas deben ser aprobadas por el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios o por la Gerencia General o la Subgerencia General.

La atención de estas visitas técnicas no será mayor de cuatro (4) horas de duración.

Para la autorización de esta clase de visitas la entidad u organismo interesado deberá presentar a TRANSMILENIO S.A. una comunicación solicitando la atención de la visita, el motivo de la misma, los temas de interés, el número de asistentes, el día y la hora y expresar que es una visita de cortesía, o protocolaria o sin costo alguno.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8. TABLA DE FORMATOS

 

 

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8. TABLA DE FORMATOS

MODIFICACIONES

 

1. OBJETO

Establecer los mecanismos de control y verificación desde el punto de vista técnico, jurídico, operacional, administrativo y financiero de los contratos de concesión que suscriba TRANSMILENIO S.A., para la explotación de la exhibición de publicidad en la infraestructura de las Fases I. II y III o aquellas que hagan parte del componente troncal del Subsistema TransMilenio.

2. ALCANCE

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación del (de la) Subgerente de Desarrollo de Negocios, el Profesional Especializado Grado 06 de Explotación Negocios Colaterales y demás servidores públicos que estén a cargo de estas actividades, por designación del (de la) Subgerente de Desarrollo de Negocios.

3. RESPONSABLE

El responsable de la elaboración y actualización de este procedimiento es el (la) Profesional Especializado (06) de Negocios Colaterales, o el funcionario que la administración designe; por su cumplimiento, implementación, supervisión y revisión de este procedimiento, velará el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá hacerse por lo menos una (1) vez al año.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* Manual de Funciones de TRANSMILENIO S.A.

* Contrato de Concesión Vigente para la Explotación de Publicidad en el Sistema.

* Resolución No. 6494 del 12 de Diciembre de 2011 expedida por las Secretarías Distritales de Movilidad y Ambiente. “Por la cual se establecen las características y condiciones para la fijación e instalación de Publicidad al Interior del Sistema de Transporte Masivo de Bogotá D.C. – STM”

* Contrato de Interventoría vigente, en cuyo objeto se incluya lo siguiente: “Interventoría Legal, Técnica, Administrativa y Financiera al Contrato de Concesión No. 316 de 2003, suscrito con PUBLIMILENIO S.A.”

* Portafolio de Servicios de TRANSMILENIO S.A.

* Resolución de TRANSMILENIO S.A. No. 393 del 23 de junio de 2015: “Por medio de la cual se adoptan las políticas de la explotación colateral del Subsistema TransMilenio del SITP”

* Procedimiento P-SE-009 “Elaboración de Facturas”

5. DEFINICIONES

Elemento Publicitario. Es la unidad constituida por la integración de la pieza publicitaria y el módulo que la soporta.

Estación: Es el lugar autorizado para el ascenso y el descenso de pasajeros.

Estaciones de Integración, de Cabecera o Portales: Son los puntos de inicio y finalización de las rutas troncales, en los que se realizan transbordos entre rutas troncales, alimentadoras e intermunicipales, mediante las cuales se recogen y despachan pasajeros desde y hacia la red alimentadora urbana e intermunicipal.

Estaciones de Integración Intermedia: Son puntos sobre los corredores principales en los que los usuarios pueden realizar transbordos entre rutas alimentadoras urbanas y rutas troncales.

Estaciones Sencillas: Son los puntos de parada sobre los corredores principales, en las cuales no existe integración física entre las rutas alimentadoras y el sistema troncal.

FASE I o FASE 1: Son las obras viales urbanas construidas por TRANSMILENIO S.A. sobre la Calle 80, la Autopista Norte, la Troncal Caracas y el Eje Ambiental, para la operación del servicio de transporte masivo en la ciudad de Bogotá.

FASE II o FASE 2: Son las obras viales urbanas construidas por TRANSMILENIO S.A. sobre la Avenida de las Américas, Calle 13, Avenida Suba y Avenida Norte Quito Sur (NQS), para la operación del servicio de transporte masivo en la ciudad de Bogotá.

FASE III o FASE 3: Son las obras viales urbanas construidas por TRANSMILENIO S.A. sobre la Avenida Calle 26 (Avenida El Dorado) y la Carrera 10, para la operación del servicio de transporte masivo en la ciudad de Bogotá.

Mapa: Corresponde al módulo destinado para la publicación de la información de los servicios de los buses para todo el sistema y/o por estación a los usuarios del sistema TransMilenio.

Módulos: Por módulos se entienden todos los elementos que contienen las piezas publicitarias.

Módulo de contorno de vagón (MCV): Corresponde al módulo a implantar en las áreas laterales de la periferia superior de los vagones de las estaciones sencillas.

Módulo transversal de vagón (MTV): Corresponde al módulo a implantar en las áreas transversales de la periferia superior de los vagones de las estaciones sencillas.

Módulo portal exterior superior (MPES): Corresponden a los módulos a instalarse en las áreas superiores entre las columnas de soporte de la cubierta de los portales.

Módulo de portal túnel (MPT): Corresponden a los módulos que deben ir ubicados en las paredes de los túneles de los portales.

Nuevos Formatos Publicitarios: Son los formatos de explotación de publicidad tales como: Bastidores de 2m x 2m, brandeado de vidrios de las estaciones sencillas, activaciones de marca, y los demás autorizados por TRANSMILENIO S.A.

6. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento se efectúa en virtud de las competencias que tiene TRANSMILENIO S.A. para la explotación colateral de negocios, establecidas en la normatividad nacional y distrital vigente, así como en sus estatutos, y en especial en lo establecido en el Contrato de Concesión No. 316 del 6 de octubre de 2003 y en todas las modificaciones contractuales suscritas entre las partes, el cual se suscribió con el concesionario PUBLIMILENIO S.A.S.; el objeto de este Contrato de Concesión es la “CONCESIÓN PARA LA EXPLOTACIÓN DE PUBLICIDAD EN LAS ESTACIONES Y PORTALES DEL SISTEMA TRANSMILENIO bajo su propia cuenta y riesgo, de conformidad con los Pliegos de Condiciones, sus anexos , la propuesta, la Ley 80 de 1993, y el presente Contrato”.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMINETO AL CONTRATO DE CONCESIÓN DE PUBLICIDAD

8. TABLA DE FORMATOS

 

 

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7. TABLA DE FORMATOS

 

1. OBJETO

Establecer las acciones propias para la adquisición y comercialización de los productos promocionales o de Merchandising de TRANSMILENIO S.A.

2. ALCANCE

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación del (de la) Subgerente de Desarrollo de Negocios, el Profesional Universitario grado 03 de Gestión de Negocios y demás servidores públicos que estén a cargo de estas actividades, por designación del (de la) Subgerente de Desarrollo de Negocios.

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración de este procedimiento y actualización es el Profesional Universitario Grado 03 – Gestión de Negocios y/o funcionario o servidor público designado por el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios para adelantar esta actividad. Por el mantenimiento y cumplimiento de este documento velará el Profesional Especializado Grado 06 – Mercadeo y Explotación de Marca y el (la) Subgerente de Desarrollo de Negocios.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá hacerse cuando se estime pertinente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* Manual de Funciones de TRANSMILENIO S.A.

* Portafolio de Servicios de TRANSMILENIO S.A.

* Resolución No 393 de Junio 23 de 2015 “Por medio de la cual se adoptan las políticas de la explotación colateral del Subsistema TransMilenio del SITP”.

5. DEFINICIONES

Merchandising: Estrategia de explotación de las marcas registradas para comercializar los productos de Merchandising de la marca TRANSMILENIO® y de la marca SITP® a través de la venta directa en las instalaciones de TRANSMILENIO S.A. o indirecta a través de otros canales.

El Merchandising de TRANSMILENIO S.A. tiene como objetivo principal fortalecer y posicionar las marcas registradas, y consecuencialmente en ese proceso, que los ingresos percibidos por la venta de dicho producto paguen su elaboración y producción y generen, en lo posible unos ingresos marginales para la empresa.

TRANSMILENIO®: La marca TRANSMILENIO es una marca debidamente registrada y vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio desde el año 1999, fecha desde la cual ha venido siendo utilizada ininterrumpidamente para proteger servicios relacionados con el transporte y catalogada como marca notoria.

SITP®: La marca SITP es una marca debidamente registrada y vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio desde el año 2014, fecha desde la cual ha venido siendo utilizada ininterrumpidamente para proteger servicios relacionados con el transporte.

6. CONDICIONES GENERALES

* Es responsabilidad del Profesional Universitario Grado 3 - Gestión de Negocios  realizar a 31 de diciembre de cada vigencia un arqueo físico comparativo con SEUS de los productos de merchandising.

* Todos los pagos por venta de productos merchandising que reciba directamente la Subgerencia de Desarrollo de Negocios serán custodiados por el Profesional Universitario Grado 3 - Gestión de Negocios  quien debe hacer la consignación de los dineros recibidos en el Banco establecido por la Entidad.

* Es responsabilidad del Profesional Universitario Grado 3 - Gestión de Negocios  presentar mensualmente al  Subgerente de Desarrollo de Negocios un informe  detallado de las ventas o salidas de los productos de merchandising generados durante el mes con sus respectivos soportes (facturas, solicitudes de elementos para promoción institucional, consignaciones, entre otros).

* Únicamente se obsequiaran productos a través de Promoción Institucional solicitados por los Directivos de la Entidad verbalmente o a través de correo electrónico o memorando. REVISAR PARA QUE SIEMPRE SE DEJE EVIDENCIA DE LA AUTORIZACION

7. DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO

8. TABLA DE FORMATOS

 

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5736 de diciembre 17 de 2015