(Octubre 26)

(Derogada por el art. 2, Resolución 034 de 2020, Transmilenio S.A.)

Por la cual se modifican la Resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000 y 896 del 18 de diciembre de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.",

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 278 de Julio de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos del Personal de la Entidad y de los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar las Resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000 y 896 del 18 de diciembre de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A en lo que corresponde a la incorporación de los siguientes documentos:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Establecer las actividades y responsabilidades para el desarrollo de la Gestión de la Responsabilidad Social Sostenible para TRANSMILENIO S.A.

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación transversal de los Servidores Públicos, Contratistas de prestación servicios profesionales, Aprendices y Practicantes de TRANSMILENIO S.A.

El procedimiento inicia con la planificación de los recursos necesarios (humanos y técnicos) para el desarrollo de las actividades y finaliza con la evaluación del impacto generado por el proyecto implementado con las partes interesadas.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Universitario Gestión Integral con actividades relacionadas con la responsabilidad social.

Por su cumplimiento velará el (la) Jefe de la Oficina de Planeación, y la revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando sea requerido, de acuerdo con las necesidades observadas.

• NTC-ISO 9001:2015 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad

• NTC-OHSAS 18001:2007 Requisitos del Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo

• NTC-OHSAS 18001:2007 Directrices para la implementación del Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo

• NTC-ISO/IEC 27001:2006 Requisitos del Sistema de gestión de la Seguridad de la información.

• NTC-ISO/IEC 27002:2007 Código de práctica para la gestión de los Sistemas de gestión de la seguridad de la información – Requisitos

• NTC-ISO 14489-1 Información y documentación. Gestión de Documentos.

• NTC: ISO 31000:2011 Gestión de riesgo – Principios y Directrices

• NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública.

• NTD-SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales.

• NTC ISO 26000: 2010: Guía de Responsabilidad Social. Norma Internacional desarrollada, utilizando un enfoque de múltiples partes interesadas, con la participación de expertos de más de 90 países y 40 organizaciones internacionales o regionales representativas que estan involucradas en diversos aspectos de la responsabilidad social.

• Global Reporting Initiative (GRI): Es una organización en el campo de la sustentabilidad que promueve su uso logrando una metodología para que las organizaciones reporten y contribuyan hacia desarrollo sostenible.

• Pacto Global: Lanzado en 1999 por el Secretario General de Naciones Unidas, Kofi Annan, y puesto en marcha oficialmente en la sede de las Naciones Unidas en julio del año 2000, el Pacto llama a las compañías a adoptar diez principios universales relacionados con los derechos humanos, las normas laborales, el medio ambiente y anticorrupción. Actualmente, más de 10.000 participantes de todo el mundo han firmado el Pacto Global, que se está convirtiendo en el primer foro internacional sobre temas relacionados con la globalización.

• Organización Internacional del Trabajo (OIT): Organismo especializado de las Naciones Unidas que se ocupa de los asuntos relativos al trabajo y de las relaciones laborales.

• Carta Encíclica del Santo Padre Francisco sobre el cuidado de la Casa Común: Reflexion teológica o filosófica sobre los cambios de la humanidad y del planeta en cuanto a la Contaminación y cambio climático, la cuestión del agua, pérdida de biodiversidad, deterioro de la calidad de la vida humana y degradación social, inequidad planetaria, la debilidad de las reacciones y la diversidad de opiniones.

• GTC 180 de 2008: La guía proporciona directrices para un enfoque de gestión socialmente responsable en las organizaciones y comparte principios comunes con otros sistemas e instrumentos de gestión.

• SA 8000: Norma Internacional auditable para un sistema de verificación por terceras partes, que establece los requisitos voluntarios a ser cumplidos por los empleadores en el lugar de trabajo, incluyendo los derechos de los trabajadores, las condiciones en el centro de trabajo y los sistemas de gestión.

Cultura Ciudadana: Desde la entidad, se construyó esta definición, aplicado al tema coherente como producto de talleres y trabajos de "construir proyectos de desarrollo sostenible transformando desde la movilidad empresarial y el trabajo en equipo, los impactos causados en la sociedad y el medio ambiente; liderando procesos comunitarios de bienestar social, cultura, conocimiento y emprendimiento, optimizando recursos y talento humano, por medio de un engranaje social, ambiental y económico".

Desarrollo Sostenible: Desarrollo que satisface las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades, se puede considerar una vía para expresar las más amplias expectativas de la sociedad en su conjunto compuesto por metas sociales, económicas, ambientales. Sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades.

Dialogo Social: Según la definición desarrollada por la ISO 26000 lo define como negociación o consulta o intercambio de información entre los representantes de gobiernos empleadores y trabajadores, sobre temas de interés común relacionados con política social y económica.

Grupo Vulnerable: Grupo de individuos que comparten una o varias características que son la base de la discriminación o circunstancias adversas en el ámbito social, económico, cultural, político o de salid, y que les causan una carencia de medios para alcanzar sus derechos o disfrutar de las mismas oportunidades que los demás.

Partes Interesadas: Según la definición de la ISO 26000, las partes interesadas corresponden a un individuo o grupo que tiene interés en cualquier decisión o actividad de la organización.

Proyecto: Teniendo como referencia la definición manejada por ©Proyect Managment Institute, los proyectos son un esfuerzo por crear un producto único, servicio o llegar a un resultado. El final del proyecto se logra cuando los objetivos del proyecto se cumplen, o se termina cuando sus objetivos no se ha logrado cumplir o cuando la necesidad por lo que nació el proyecto ya deja de existir. Además un proyecto puede terminar, si el cliente desea terminar el proyecto. Cada proyecto genera un producto, servicio, o resultado único.

Responsabilidad Social: Responsabilidad social de una organización ante los impactos que sus decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y el medio ambiente, mediante un comportamiento ético y transparente que: -contribuya al desarrollo sostenible, incluyendo salud y bienestar de la sociedad., tomando en consideración las expectativas de las partes interesadas que cumpla con la legislación aplicable y sea coherente con la normativa internacional de comportamiento.

Río+20: Conferencia de Naciones Unidas sobre Desarrollo Sostenible (UNCSD), que tuvo lugar entre el 20-22 de Junio de 2012 en Rio de Janeiro (Brasil), 20 años después de la Conferencia de Naciones Unidas de Medio Ambiente y Desarrollo de 1992, también en Rio de Janeiro, y diez años después de la Cumbre mundial sobre Desarrollo Sostenible de 2002 en Johanesburgo. Los temas tratados por líderes mundiales se centraron en cómo construir una economía ecológica para lograr el Desarrollo Sostenible, cómo sacar la gente de la pobreza y sobre el mejoramiento del desarrollo sostenible mediante una coordinación internacional.

Responsabilidad Social Empresarial (RSE): Se define a partir de la capacidad de respuesta que tiene la empresa implementando acciones sobre diferentes grupos con los que se relaciona teniendo en cuenta las necesidades de sus empleados y de la sociedad, influyendo a sus clientes y a los usuarios. Desarrollan actividades que satisfacen las necesidades de sus empleados, de la sociedad y de quienes se benefician directamente de su actividad comercial; así mismo por el cuidado y preservación que realicen del entorno.

Los aspectos básicos de la RSE se dirigen a alinear los procesos productivos y comerciales con un fin social, promover el desarrollo humano sostenible, proteger los derechos humanos, entre otros.

Responsabilidad Social Gubernamental: Se define como la capacidad de respuesta que tiene las organizaciones gubernamentales frente a los efectos de sus acciones sobre los diferentes grupos con los que se relaciona. En sí mismas se puede decir que por lo general su esencia es socialmente responsable. Un ejemplo es Greenpeace o WWF.

Responsabilidad Social Ambiental: Se define como la capacidad de respuesta que tenemos todos frente a los efectos de nuestras acciones sobre el medio ambiente. Los problemas del planeta en   materia ambiental y sus soluciones es responsabilidad de todos. Cada país debe contribuir en la recuperación ambiental.

Responsabilidad Social personal o individual: Se trata de la comunicación que proviene de los miembros de la entidad a la dirección de la misma. Mediante esta comunicación los distintos públicos de la entidad pueden ser partícipes de manera activa con TMSA. De esta manera se mejora el conocimiento entre las personas de la entidad, se promueve la manera de aportar ideas y es una herramienta fundamental para la retroalimentación, donde se puede mejorar el ambiente y prevenir de cualquier manera los posibles conflictos, suplir necesidades y mejorar la gestión de calidad de la entidad.

Las dinámicas sociales y económicas empresariales se han trasformado, donde los actores e implicados se convierten en agentes que interactúan con diferentes grupos sociales y de interés, llegando de manera cercana a la realidad de la sociedad, más aun cuando se trata de todo el transporte público de la ciudad. Por tal razón, el concepto del gasto social empresarial como un acto de filantropía evoluciona a una Responsabilidad Social Sostenible.

Para desarrollar el concepto de RSE y el modelo en TRANSMILENIO S.A., se hace un recorrido del impacto que ha tenido en sus inicios la Responsabilidad Social, y de cómo se entendía la transformación social que implementaban las empresas, concentrados en temas como el medio ambiente, inequidad y futuro del planeta. Su implementación, era impulsada por declaraciones como Rio +20, Objetivos del Milenio, Pacto Global, GRI, entre otras, que permitieron construir líneas de acción comunes a la sociedad.

En TRANSMILENIO S.A. se ha concebido un modelo de Responsabilidad Social Sostenible, compuesto de dos elementos:

Principios de trabajo empresarial y de proyectos de Responsabilidad Social Sostenible, enmarcados en las acciones realizadas en los proyectos, dando línea conjunta de resultados.

Estructura del modelo, que se fundamenta en cinco esferas, que tienen como pilar el proceso educativo, que determina sostenibilidad de los demás ejes de trabajo de los proyectos de Responsabilidad Social Sostenible de la Entidad.

Bajo estos principios de Responsabilidad Social Sostenible, se construyó una definición para TRANSMILENIO S.A., generada por el aporte de empleados de diversas áreas, desarrollado en talleres, permitiendo una dinámica de construcción de conceptos, dentro de la cultura empresarial.

Se realizó análisis de los antecedentes en los temas de Responsabilidad Social Sostenible, migraciones, desarrollo sostenible de ciudad, déficit de infraestructura, espacio público y afectación a las comunidades. Además de una mirada al modelo de transporte público en Bogotá, llegando hacia la propuesta de desarrollo innovador, convertido en ejemplo de movilidad de cambio y desarrollo de ciudad.

El modelo tiene en cuenta nuevos elementos de estudio, que se interrelacionan con temas como el urbanismo estratégico y medio ambiente: "La dinámica social". Lo anterior, con el fin de garantizar un encuentro agradable para todos los ciudadanos, creando un ambiente sano y seguro dentro del sistema.

Desde su planteamiento y ejecución, se profundizó en la diferenciación entre la Responsabilidad Social en el ámbito Distrital, y de empresa privada, llevándonos a unas dinámicas propias de las políticas Estatales tenidas en cuenta en el Modelo.

La responsabilidad social debe ser parte de la estrategia fundamental de la organización, con una asignación de responsabilidades y rendición de cuentas en todos los niveles adecuados de TRANSMILENIO S.A. Los impactos reales y potenciales deben estar dentro de las decisiones y actividades de la Entidad.

En TRANSMILENIO S.A. se gestiona la Responsabilidad Social Sostenible en implementación del Modelo citado y gestionando proyectos de desarrollo al respecto, los cuales comienzan con la identificación de una necesidad, acompañada de un diagnóstico de viabilidad. Con estos elementos se implementan las acciones que permitan su accionar, abordando los asuntos pertinentes o significativos, evaluando finalmente que la necesidad inicial haya sido atendida.