RESOLUCIÓN 821 DE 2015

 

(Diciembre 22)

 

“Por la cual se modifican la Resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000 y 896 del 18 de diciembre de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A.”.

 

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO  S.A.”,

 

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 278 de Julio de 2012, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

 

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

 

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

 

Que una vez presentado, discutido y ajustado,  fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

 

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

 

Que mediante la Resolución 709 del 2015 se actualizó el Manual del Sistema Integrado de Gestión que incluye una modificación al Mapa de Procesos de TRANSMILENIO S.A.

 

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos del Personal de la Entidad y de los actores que intervienen en la Operación.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar las Resoluciones 078 del 31 de Julio de 2000 y 896 del 18 de diciembre de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A. en lo que corresponde a la modificación e incorporación de los siguientes documentos:

 

 

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los documentos que le sean contrarios; los demás documentos  no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, a los 22 días del mes de diciembre del año 2015.

 

ANDRES ARBOLEDA SALAZAR

 

Jefe Oficina Asesora de Planeación

 

 

TABLA DE CONTENIDO

 

1. OBJETO

 

2. ALCANCE

 

3. RESPONSABLE

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

5. DEFINICIONES

 

6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)

 

7. METODOLOGIA

 

 

1. OBJETO

 

Establecer los parámetros a seguir en la elaboración, conservación y custodia de los papeles de trabajo que se deben documentar en el desarrollo de los trabajos de auditoría interna.

 

2. ALCANCE

 

Este protocolo aplica a los papeles de trabajo producto de las auditorías internas (trabajos de aseguramiento, consultoría y cumplimiento) que ejecute la Oficina de Control Interno.

 

3. RESPONSABLE

 

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien éste designe, quienes serán responsables de velar por el mantenimiento y cumplimiento de este procedimiento, el cual será de conocimiento y aplicación de todos los servidores de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. y sus proveedores de servicios externos.

 

La revisión y/o actualización de este procedimiento debe realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

 

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

 

5. DEFINICIONES

 

Auditoría Interna: Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

 

Consejo para la práctica (CP): emitidos por “The Institute of Internal Auditors”. Se refieren al enfoque, metodología y consideración de la auditoría interna, pero no detallan procesos o procedimientos. Incluyen prácticas relativas a temas internacionales, locales o sectoriales, tipos de trabajos específicos y cumplimiento legal y regulatorio.

 

Cumplimiento: Adhesión a políticas, planes, procedimientos, leyes, regulaciones, contratos y otros requisitos.

 

Director ejecutivo de auditoría (DEA): describe a la persona en un puesto de alto directivo (senior) responsable de la gestión efectiva de la actividad de Auditoría Interna de acuerdo con el estatuto de Auditoría Interna y la definición de Auditoría Interna, el código de ética y las Normas. En el caso de TRANSMILENIO S.A. corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno.

 

NIAI: Norma(s) Internacional(es) para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna emitidas por “The Institute of Internal Auditors”.

 

Norma: Un pronunciamiento profesional promulgado por el Consejo de Normas de Auditoría Interna que describe los requerimientos para desempeñar un amplio rango de actividades de Auditoría Interna y para evaluar el desempeño de la Auditoría Interna.

 

Papeles de trabajo: Están compuestos por todos procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información recopilada y las conclusiones y recomendaciones realizadas en el desarrollo de su examen.

 

Trabajo: Una específica asignación de auditoría interna, tarea o actividad de revisión, tal como auditoría interna, revisión de autoevaluación de control, examen de fraude, o consultoría. Un trabajo puede comprender múltiples tareas o actividades concebidas para alcanzar un grupo específico de objetivos relacionados.

 

6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)

 

* La Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. podrá llevar a cabo trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) a través de proveedores externos de servicios contratados para tal fin.

 

* En caso de que los trabajos de aseguramiento (auditorías internas de procesos y/o auditorías internas de proyectos especiales) se realicen a través de servicios externos de auditoría, la responsabilidad del trabajo realizado y el cumplimiento en la realización de mismo es del Jefe de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. Adicionalmente, en el contrato se debe considerar la responsabilidad de los proveedores de servicios externos en cuanto al manejo y custodia de los papeles de trabajo hasta su entrega para archivo en la Oficina de Control Interno y el cumplimiento de procedimientos y utilización de formatos establecidos por la Entidad.

 

* Los auditores internos deben documentar información relevante que les permita soportar las conclusiones y los resultados del trabajo (NIAI 2330).

 

* El Jefe de la Oficina de Control Interno debe controlar el acceso a los registros del trabajo. El Jefe de la Oficina de Control Interno debe obtener aprobación de la alta dirección o de asesores legales antes de dar a conocer tales registros a terceros, según corresponda (NIAI 2330.A1).

 

* El Jefe de la Oficina de Control Interno debe establecer requisitos de retención para los registros del trabajo, sea cual fuere el medio en el cual se almacena cada registro. Estos requisitos de retención deben ser consistentes con las guías de la organización y cualquier regulación u otros requisitos pertinentes (NIAI 2330.A2).

 

* El Jefe de la Oficina de Control Interno debe establecer políticas sobre la custodia y retención de los registros de trabajos de consultoría, y sobre la posibilidad de darlos a conocer a terceras partes, internas o externas. Estas políticas deben ser consistentes con las guías de la organización y cualquier regulación u otros requisitos pertinentes (NIAI 2330.C1).

 

7. METODOLOGIA

 

7.1 Propósito de los papeles de trabajo

 

* Evidenciar la ejecución de las auditorías y /o trabajos realizados; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados; y de las conclusiones a que se llegó con la ejecución del trabajo.

 

* Proporcionar constancia de que se cumplieron los objetivos de auditoría y que el trabajo se efectuó de conformidad con los procedimientos establecidos, las Normas  Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna emitidas por “The Institute of Internal Auditors” y con los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables.

 

* Registrar la supervisión y seguimiento continuo.

 

7.2 Importancia de los papeles de trabajo

 

* Constituye la evidencia el trabajo realizado, su alcance, sus limitaciones y su oportunidad de presentación o reporte.

 

* Son el respaldo y fundamento de las opiniones y conclusiones.   

 

* Sirven de fuente de información posterior en caso de futuras auditorías o investigaciones.

 

* Facilita la transición y entrenamiento en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo.

 

* Proporciona evidencia suficiente y adecuada en caso que el trabajo del auditor sea cuestionado por terceros.

 

* Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe realizar seguimiento continuo.

 

* Ahorro de tiempo en la ejecución de la auditoría del año siguiente.

 

* Permite la supervisión y revisión continua del trabajo.

 

* Verificar el cumplimiento de los programas de auditoría y la aplicación de las normas vigentes.

 

7.3 Características de los papeles de trabajo

 

Los papeles de trabajo son los documentos empleados y elaborados en los cuales el auditor registra datos e información útil y relevante, obtenidos durante la auditoría así como los resultados de los procedimientos aplicados y sirven de soporte material y respaldo del informe de auditoría, sin formar parte de éste.

 

Los papeles de trabajo revelan el alcance de la auditoría, la extensión y naturaleza de las pruebas aplicadas, por lo que su condición confidencial se mantiene durante el curso de la auditoría y después de realizada ésta, y deben archivarse con la seguridad que corresponda en la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A., siendo responsable de esta custodia el Jefe de la Oficina de Control Interno.

 

7.4 Requisitos de los papeles de trabajo

 

Los papeles de trabajo deben:

 

* Ser completos, claros, simples, entendibles, detallados y suficientes.

 

* Limitarse a informar sobre asuntos importantes, pertinentes y útiles relacionados con los objetivos establecidos para el trabajo de auditoría.

 

* Contener como mínimo la siguiente información:

 

7.5 Elaboración de los papeles de trabajo

 

* Los papeles de trabajo se elaborarán en forma simultánea a la realización de las actividades del trabajo de auditoría, evitando postergar la anotación de la tarea realizada y de las eventuales observaciones.

 

* Deben facilitar la comprensión por quienes efectuaran la supervisión de la tarea, permitiendo la verificación precisa y rápida de todas las actividades contenidas en el programa de trabajo. 

 

* Por contener información de carácter confidencial, se restringe el uso y consulta de los papeles de trabajo a personas ajenas a la práctica y supervisión de las auditorías realizadas por la Oficina de Control Interno.

 

* Los servidores de la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A. y sus proveedores de servicios externos serán responsables de controlar y custodiar los papeles de trabajo durante la ejecución de los trabajos y hasta su entrega para archivo en la Oficina de Control Interno.

 

7.6 Organización de papeles de trabajo

 

Los papeles de trabajo comprenderán las actividades realizadas en cada una de las fases de auditoría y contendrán evidencia de la planeación, así como de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados y de las conclusiones a que se llegó.

 

A continuación se establece la estructura y organización de los papeles de trabajo en medio físico y electrónico:

 

Planeación de los trabajos:

 

El objetivo de los papeles de trabajo que se diligencian en esta primera fase es el de documentar la información relevante para que el equipo de auditoría adquiera el conocimiento general de la Entidad que le permitirá identificar los riesgos significativos y controles.

 

Los siguientes son los papeles de trabajo que se sugiere se mantengan en esta primera fase:

 

a) Normatividad:

 

* Resumen de procesos, procedimientos, manuales y otra normatividad de carácter interno y externo aplicable al proceso y/o actividad auditada.

 

* Resumen de normatividad externa aplicable.

 

* Matriz de riesgos y controles, mapa de riesgos.

 

b) Evaluación preliminar de riesgos y controles.

 

c) Documento de entendimiento del proceso y/o actividad auditada.

 

d) Planeación:

 

* Memorando de inicio del trabajo.

 

* Documento de planeación del trabajo.

 

* Memorando de entrega de la planeación.

 

* Documento de presentación de la reunión de apertura.

 

* Acta de reunión de apertura.

 

Ejecución de los trabajos:

 

El objetivo es documentar la información que soporta las evaluaciones del diseño y eficacia operativa de los controles claves del proceso y/o subproceso a auditar, los resultados obtenidos en las pruebas realizadas y la comunicación de los resultados al(los) auditado(s) o cliente del trabajo.

 

Los siguientes son los papeles de trabajo que se sugiere se conserven en esta fase:

 

a) Documento de pruebas de recorrido y evidencias.

 

b) Evaluación preliminar de riesgos y controles con el registro de la evaluación del diseño de los controles resultante de las pruebas de recorrido.

 

c) Programa de Trabajo y el reporte de seguimiento.

 

d) Documento de Selección de muestras.

 

e) Resultados de la ejecución de las pruebas realizadas y evidencias.

 

f) Actas de reunión con auditados.

 

g) Reporte de hallazgos en archivos Excel y firmados en PDF.

 

h) Control de hallazgos.

 

i) Informe preliminar de auditoría.

 

j) Soporte de la comunicación y/o socialización del informe preliminar de auditoría.

 

k) Informe final de auditoría.

 

l) Memorando de envío del informe final.

 

m) Plan de Mejoramiento.

 

Seguimiento de resultados:

 

El objetivo de estos papeles de trabajo es documentar la información que soporta la comunicación de los informes de auditoría al(los) auditado(s) o cliente del trabajo.

 

Los siguientes son los papeles de trabajo que se sugiere se custodien en esta fase:

 

a) Avance del Plan de Mejoramiento acordado.

 

b) Actas de reunión con auditados o responsables.

 

c) Evidencias documentales de las pruebas realizadas.

 

7.7 Marcas de auditoría

 

Las marcas de auditoría son símbolos que indican en forma resumida la operación o trabajo realizado en cada planilla en desarrollo de un programa de trabajo.

 

Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo.

 

Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:

 

* Las marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la elaboración del papel de trabajo para facilitar su ubicación.

 

* La explicación de las marcas debe ser específica y clara y se debe realizar en la parte inferior de cada hoja de trabajo.

 

* Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.

 

* Una misma marca de auditoría no se debe utilizar en una misma hoja de trabajo con significado distinto.

 

7.8 Archivo de los papeles de trabajo

 

Los papeles de trabajo se archivarán de acuerdo a la ejecución de las fases de auditoría establecidas en el numeral 7.6 del presente protocolo y podrán ser almacenados en físico o en medio magnético.

 

Papeles de Trabajo en medio físico:

 

* La Oficina de Control Interno debe contar con un archivador donde se permita organizar los papeles de trabajo correspondientes a los trabajos de auditoría interna que se llevan a cabo en la dependencia.

 

* Una vez finalizado el trabajo de auditoría previa revisión y aprobación, los papeles de trabajo deben ser archivados y protegidos de cambios posteriores, con el objeto de dar seguridad de que no se efectuarán cambios no autorizados a la documentación, permitiendo así a los revisores su revisión para determinar la calidad, evidencia y conclusiones alcanzadas por el auditor.

 

Papeles de Trabajo electrónicos:

 

* Deben someterse a los mismos estándares de preparación, revisión y retención que nuestros papeles de trabajo manuales.

 

* En la ejecución de los trabajos, los papeles de trabajo deben ser guardados en la carpeta asignada al mismo y disponible en la carpeta compartida CONTROL INTERNO PAPELES DE TRABAJO (\\server-file\OFICINA DE CONTROL INTERNO\HECTOR RODRIGUEZ).

 

* Para resguardo contra la pérdida de trabajo o información esencial en el transcurso de los trabajos los auditores deben hacer copias de respaldo de archivos de datos con lo cual sería posible su recuperación.

 

7.9 Responsabilidad de la retención y custodia de los papeles de trabajo

 

El Jefe de la Oficina de Control Interno es el responsable de la retención y custodia de los papeles de los trabajos de auditoría interna generados en la Oficina de Control Interno de TRANSMILENIO S.A., y es quien debe autorizar a qué terceros se les puede proporcionar registros de trabajos de auditoría, después de un análisis adecuado y teniendo en cuenta los privilegios de acceso a la información que tienen organismos de control y otros terceros en las leyes colombianas. En tal caso se debe trabajar con la Subgerencia Jurídica para obtener asesoría al respecto y decidir qué información se proporcionará.

 

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5748 de enero 05 de 2016.