Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – "TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la incorporación del documento a la versión registrada en el siguiente cuadro:

ARTÍCULO SEGUNDO: Derogar la Resolución 700 del 30 de Diciembre de 2013 en su totalidad en lo que corresponde a la eliminación del siguiente documento:

ARTÍCULO TERCERO: Derogar en su totalidad la Resolución 143 del 26 de Diciembre de 2000 por medio de la cual se adopta el Manual de Indicadores de Eficiencia, Efectividad y Eficacia para los funcionarios de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio- TRANSMILENIO S.A.

ARTÍCULO CUARTO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital, los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Establecer las actividades necesarias para registrar de manera correcta y oportuna los resultados de las mediciones correspondientes a los indicadores de gestión de la Entidad, como insumo para evaluar el desempeño de cada uno de los procesos y la gestión institucional.

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación en todos los procesos de la entidad, incluye las actividades de registro, análisis y control de los indicadores de gestión.

Inicia con la recopilación de la información fuente de los indicadores y termina con la formulación de las acciones de mejora que sean necesarias, según los resultados obtenidos.

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Profesional Universitario de Gestión Integral y por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Los responsables de la aplicación de este procedimiento son los dueños de procesos, los cuales deben aportar la información de los indicadores de manera oportuna, veraz, consistente y coherente con el desempeño de los procesos a su cargo, la formulación de acciones de acuerdo con los resultados obtenidos y el análisis permanente de la medición para evaluar su pertinencia.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

* Constitución Política de Colombia

* Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

* Decreto 4485 de 2009: Por medio de la cual de adopta la actualización de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2009

* Decreto 176 de 2010 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.: Por medio del cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de gestión en las entidades del Distrito capital y se asignan unas funciones

* Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictas normas orientadas a fortalecer mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

* Decreto 651 del 28 de 2011: Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones

* Acuerdo 489 de 2012: Por el cual se adopta el plan de desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá D.C. 2012-2016

* Decreto 652 de 2011: Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales

* Acuerdo 004 de 2015: Por medio del cual se adopta el Plan Estratégico de TRANSMILENIO S.A.

Cuadro de Mando Integral: Herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores. (Dávila Antonio.1999).

Indicador: es una herramienta que nos permite conocer el estado y/o evolución de una organización, objeto, situación.

Se define un indicador como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a objetivos y metas previstas e influencias esperadas. (Jesús M. Beltrán J. 1998).

Perspectiva: Son dimensiones para describir el desempeño estratégico de la entidad en la forma de construir la promesa de valor hacia la comunidad y la ciudadanía

Como premisas antes de decidir sobre cuáles indicadores utilizar es importante tener en cuenta:

* Evitar el diseño de indicadores que inducen a resultados no esperados o incentivos perversos.

* No se debe medir atendiendo el criterio de "quedar bien"

* Medir no garantiza el éxito de una actividad sino que evidencia los atributos que hemos decidido monitorear.

* La esencia y existencia de un indicador solo se da y justifica si este sirve para la toma de decisiones." (DAFP.V2.2012)

* Generar información útil para la toma de decisiones

* Evaluar y monitorear el cumplimiento de metas, objetivos, acuerdos y compromisos

* Determinar de manera cuantitativa los cambios en una situación que se considera problemática

* Realizar seguimiento a los planes, programas y proyectos para detectar e implementar a tiempo las medidas correctivas para el mejoramiento de la gestión Institucional.

Los indicadores deben ser construidos teniendo en cuenta el contexto interno y externo de la Entidad, la plataforma estratégica, así como los procesos, planes, programas y proyectos, que serán sujetos de evaluación.

Pueden ser simples (cuando se refieren a dos variables) o complejos (cuando se refieren a una relación de más de dos variables.

Los indicadores pueden ser:

* Cualitativos: Describen una variable, su característica principal es que su resultado se refiere a una escala de cualidades por ej: bueno, aceptable, regular, malo.

* Cuantitativos: Son la representación porcentual, numérica o un promedio, de la situación objeto de medición.

La Entidad ha determinado utilizar indicadores cuantitativos para medir el avance de cumplimiento de las metas de los planes de acción y de los proyectos de inversión de la entidad.

Todo indicador cuantitativo puede ser presentado como:

* Cifra absoluta: refleja características particulares en un momento dado.

* Porcentaje: Se refiere a aspectos de distribución

* Promedios y otras medidas estadísticas.

6.3.1. Eficacia o resultado:

Se define como el logro de los objetivos propuestos, metas y resultados de un plan, programa o proyecto e indican si se cumple o no el resultado que se programó.

6.3.2. Eficiencia o gestión:

Se define como la utilización de los recursos de acuerdo con el programa establecido. Estos recursos son financieros, técnicos, humanos y tiempo. La eficiencia se relaciona con el grado de aprovechamiento de los recursos.

6.3.3. Efectividad o Impacto:

Este indicador mide los cambios o modificaciones positivas o negativas que se han producido en el entorno o sobre la población objetivo como consecuencia de la ejecución del plan o el cumplimiento de las funciones asignadas. Ser efectivos significa que se logran objetivos a través del mejor método y el más económico.

Oportunos: deben permitir obtener información en tiempo real, adecuada, oportuna y medir con un grado aceptable de precisión de los resultados

Objetivos: Se expresan de manera numérica o cuantitativamente.

Sencillos: Ser comprensibles para las diferentes partes.

Finalidad: Ser útiles para la toma de decisiones, tienen un fin que justifica su diseño.

Verificables: Que permite comprobar su verdad y examinar el método por el que se ha alcanzado.

Pertinencia: Deben guardar correspondencia con los objetivos y la naturaleza del programa o proyecto, así como con las condiciones del contexto

La responsabilidad de formulación de los indicadores es de los líderes de cada proceso, para lo cual deberán tener en cuenta:

* Plan Estratégico de la Entidad

* Los objetivos, programas, proyectos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo vigente.

* Los proyectos de inversión específicos que son ejecutados por la entidad y en particular por cada dependencia.

* Las funciones establecidas en la normatividad aplicable a cada área.

* Las variables que son manejadas como insumos y las metas establecidas para la vigencia del plan de desarrollo y para cada año de gestión.

* El mapa de procesos y procedimientos establecidos en la entidad.

El diseño de los indicadores varía de acuerdo a las características de cada dependencia, las actividades que sean desarrolladas, los proyectos o procesos a evaluar.

Los principales parámetros de elaboración que deben tenerse en cuenta son:

a. Selección y análisis de variables relevantes o estratégicas que involucran aspectos como: situación económica, financiera y presupuestal y otras que se consideren pertinentes al interior de la entidad.

b. Las variables seleccionadas deben apuntar a la medición de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad por proceso.

c. Determinación de la frecuencia de medición, en lo posible que sea mensual. Sin embargo, la periodicidad debe ser definida por el líder de cada proceso que para el caso de TRANSMILENIO S.A deberá ser mensual, trimestral o semestral.

9. Cuadro de Mando Integral.¹.

Esta herramienta de gestión permite agrupar los indicadores de tal forma, que facilita la medición de la gestión de la Entidad. El punto de partida para el seguimiento y evaluación son los objetivos, las estrategias y las metas que la Entidad se ha propuesto al inicio de cada vigencia. La medición deberá ser agrupada en cuatro perspectivas principales:

Perspectiva del Ciudadano: Permite medir las expectativas que los ciudadanos tienen sobre los bienes y servicios que ofrece la entidad. La pregunta que ayuda a precisar el alcance de esta perspectiva es:

Perspectiva de procesos: Esta perspectiva agrupa los procesos requeridos para hacer realidad la propuesta de valor de cara a la obtención de la satisfacción del ciudadano. La pregunta que ayuda a delimitar esta perspectiva es:

Perspectiva Conocimiento/Aprendizaje: Esta perspectiva identifica las necesidades de capital organizacional, capital intelectual y capital tecnológico necesarios para adelantar los procesos, productos y servicios que brinda la entidad, para el caso de Transmilenio se denominará perspectiva de desarrollo organizacional. Esta perspectiva busca responder la pregunta:

Perspectiva Financiera: Esta perspectiva refleja los objetivos asociados al financiamiento de la entidad, sus costos e ingresos, la rentabilidad con el propósito de asegurar y garantizar la las propuestas de valor ofrecidas. Esta perspectiva busca responder las preguntas:

Los dueños de cada proceso deben evaluar permanentemente los indicadores en aspectos como medición, forma de cálculo o periodicidad, con objeto de determinar si su cálculo realmente se asocia con el desarrollo del proceso, si los resultados permiten el alcance de los objetivos propuestos o si representan metas de mejora para el proceso.

En caso de identificar que el indicador no aporta información asociada con el proceso, que los resultados no permiten evidenciar el alcance de los objetivos o que no representen metas de mejora, deben ser revisados por los líderes de los procesos para que se replanteen total o parcialmente, a través del formato Solicitud de Creación o Modificación de Documentos.

Para el seguimiento a los resultados de los indicadores de gestión, cada líder de proceso involucrado debe realizar un análisis de los resultados obtenidos en el periodo de análisis en contraste con las metas establecidas para cada uno de ellos.

A partir de ese análisis debe tomar las decisiones que sean requeridas que permitan el mantenimiento, crecimiento o mejora de los resultados según la situación y en caso de que no se hayan alcanzado las metas propuestas, se deben documentar las acciones correctivas o preventivas que sean pertinentes, en cumplimiento de los dispuesto en el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del SIG.

* El reporte de los indicadores se efectúa a través del Formato del Cuadro de Mando Integral, que agrupa todos los indicadores del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

* Cada indicador debe estar está asociado a un objetivo estratégico para ilustrar el cumplimiento al Plan Estratégico de la entidad.

* La operación y actualización periódica debe ser efectuada por los líderes de proceso generadores de cada indicador. El archivo para el reporte de los Indicadores de Gestión estará disponible en la siguiente ruta:

* El reporte deberá ser realizado los primeros diez días hábiles del mes siguiente al período que se reporta posterior a este tiempo, el archivo será retirado.

* Cada indicador se debe calcular con base en la respectiva Ficha Técnica de Indicadores que se encuentra en el Cuadro de Mando Integral, al acceder al hipervínculo creado para cada uno de ellos. El valor obtenido se verá reflejado en la celda respectiva de la hoja consolidada.

* Las celdas del periodo evaluado en la hoja consolidada, ofrecen la posibilidad de ilustrar el cumplimiento de la meta, por ejemplo, si la meta es de 100% y el valor observado fue inferior, la celda se tornará en rojo; por el contrario, si la expectativa se cumplió la celda será matizada en verde, así se determina fácilmente si la meta se cumplió o no y en tal caso los dueños de procesos podrán generar las acciones correctivas pertinentes.

* Los resultados de los indicadores generan una Acción Correctiva en caso de estar por debajo de los valores mínimos y no cumplir la meta; Acción Preventiva en caso de que los resultados se ubiquen entre el valor mínimo y el máximo; y una Acción de Mejora discrecionalmente a cargo de los responsables, en caso de querer aumentar o mejorar los resultados.

* Una vez reportado el resultado del indicador se debe registrar en el espacio destinado para tal fin la interpretación del resultado, es decir, una breve explicación en términos cualitativos del resultado alcanzado.

* La Oficina Asesora de planeación consolidará la información de los resultados de los indicadores y generará los archivos para los respectivos reportes que se requieran. El estado de los indicadores deberá ser incluido en los informes de Revisión por la Dirección.

1. Guía para la construcción de indicadores de control de gestión para las entidades del Distrito. Veeduría Distrital Pág 10-11 Bogotá D.C. 2007.

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5759 de enero 21 de 2016.