RESOLUCIÓN LOCAL 01 DE 2016

(Febrero 2)

“Por la cual se constituye la Caja Menor del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz, se designa responsable para su manejo y se asignan las funciones de autorización y aprobación del gasto”

EL ALCALDE LOCAL DE SUMAPAZ

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el Artículo 8 del decreto Distrital 101 de 2010 “Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldía Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades, se desarrollan instrumentos para una gestión administrativa y se determinan otras disposiciones” y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto 061 del 14 de febrero de 2007, se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo del Distrito Capital.

Que el artículo 30 del Decreto antes mencionado, señala: “De la Constitución: Las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutara y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la Caja Menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas. “

Que el contador General de Bogotá D.C., mediante resolución No. DDC - 000001 del 12 de mayo de 2009, adoptó el Manual para el Manejo y Control de las Cajas Menores, donde en el artículo 10 se señala que “será aplicado por los órganos que conforman el Presupuesto Anual y las entidades distritales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del estado respecto de las transferencias de la Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondo de Desarrollo Local.”

Que la Secretaria Distrital de Gobierno, mediante Resolución No 340 del 4 de septiembre de 2013, adoptó el Manual para el manejo y control de Cajas Menores, el cual debe ser aplicado por los funcionarios de la entidad.

Que mediante el Decreto Local 12 del 17 de diciembre de 2015, se liquido el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2016, en el que se clasificaron y definieron los rubros del gasto.

Que se requiere atender los gastos generales definidos en el Presupuesto Anual del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de éste.

Que el Manual para el Manejo y Control de las Cajas Menores, adoptado mediante la Resolución No 340 del 4 de septiembre de 2013, contempla que las cajas menores podrán tener un manejo combinado de dinero, en efectivo y a través de cuenta corriente.

Que de conformidad con la comunicación suscrita por el doctor Isauro Cabrera Vega, Director Distrital de Presupuesto de fecha 2 de febrero de 2012, los Fondos de Desarrollo Local podrán constituir sus propias cajas menores para atender los gastos de transporte de los notificadores o observando para ello lo dispuesto en el Decreto No 061 de 2007, “teniendo en cuenta que las cajas menores son una figura para ejecutar los gastos generales apropiados en los respectivos presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local y en la programación presupuestal de 2015 de los mismos, se apropiaron dichos gastos para desarrollar su misión”

Que el Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz cuenta con un presupuesto anual para la Vigencia Fiscal 2016 de $21.732.671.000 millones que corresponden  a 31521.5 SMLV, por lo que le permite constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 1.45 MSLV, de conformidad con el artículo 7 del Decreto 061 de 2007.

Que de conformidad con las normas legales vigentes se hace necesario designar responsables del manejo de la Caja Menor que se constituya en el Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz.

Que el profesional de presupuesto del Fondo expidió los Certificados de Disponibilidad Presupuestal Nos. 210, 211 y 212 del 22 de enero de 2016, que amparan las constitución y apertura de la Caja Menor para la vigencia del año 2016.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Constitución y Cuantía.  Constitúyase para la vigencia 2016 la caja menor de la entidad con el propósito de sufragar los gastos generales urgentes imprescindibles, imprevisto e inaplazables para la buena marcha de la Administración Local, con una cuantía mensual de $1.000.000

Parágrafo 2°.: Para los efectos de esta resolución el salario mínimo mensual legal vigente para el año 2016 es de $689.451, de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional en el Decreto 2552 del 30 de diciembre de 2015.

Parágrafo 2°. (SIC): Para efectuar los gastos con cargo a la Caja Menor, tanto el Ordenador del Gasto como el responsable del manejo de la respectiva caja menor, deberán acatar las disposiciones dadas en materia de austeridad del gasto.

ARTÍCULO SEGUNDO: Concepto, monto autorizado y rubro presupuestal del Gasto, Los gastos generados por la caja menor serán imputados presupuestalmente a los rubros y afectados en los montos, que se indican a continuación:

ARTÍCULO TERCERO: Del manejo del dinero. El Manejo de los Dineros de caja menor del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz, por razones de la cuantía y de los bienes y/o servicios que se espera proveer, será en efectivo, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 4.3 literal b) de la Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009 y el artículo 9 del Decreto 061 de 2007.

Parágrafo 1°.:  Cuando sea estrictamente necesario que la compra la realice una persona distinta al responsable de la Caja Menor, esta deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por los comprobantes definitivos (factura o recibo de pago) y legalizados dentro del término de los tres (3) días hábiles siguientes al desembolso, de conformidad con el literal f del numeral 5.4 de la Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009.

ARTÍCULO CUARTO: Responsable. el responsable del manejo de la caja menor constituida por el presente acto será el funcionario  Auxiliar Administrativo con Código 407 grado 27 LUÍS FERNANDO VILLA ROMERO identificado con la cédula de ciudadanía No 79.543.451 de Bogotá D.C.

Parágrafo 1°.: Delegar como autorizador del gasto al Profesional de Presupuesto del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz, quien cumplirá las funciones de autorizar y aprobar los gastos que se atienden con cargo a la caja menor constituida para el Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz.

Parágrafo 2°.: El responsable de la Caja Menor, previamente a generarse el gasto de Transporte deberá semanalmente y de acuerdo a las necesidades del servicio, entregar un avance en efectivo al servidor público que atienda la función de notificación y que requiera de gastos de transporte. La legalización de dicho avance deberá efectuarse a la semana siguiente sin que supere los cinco (5) días calendario a su realización y no se podrá entregar nuevos recursos al servidor público hasta tanto no haya legalizado el gasto anterior.

ARTÍCULO QUINTO: Amparo de Póliza.- El responsable de la Caja Menor queda amparado con la póliza global de manejo del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz, dentro de las condiciones que fijen las normas vigentes para el efecto.

ARTÍCULO SEXTO: Prohibiciones. - No se podrán realizar con fondos de la caja menor las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio

2. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización

3. Efectuar pagos de contratos.

4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar prestamos.

6. Adquirir bienes y/o servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el Acto Administrativo de Creación.

7. Efectuará desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalados en el acto de creación.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Normas Aplicables.- Para el manejo, funcionamiento y procedimientos generales para la creación, operación, control y cancelación de la caja menor de la entidad, el ordenador del gasto, los autorizadores del gasto y el servidor público responsable de la caja menor se aplicarán el manual para el manejo y control de Cajas Menores, adoptador por la Secretaría Distrital de Gobierno adoptado mediante la resolución 340 del 04 de septiembre de 2013, así como lo establecido en el Decreto Distrital 061 del 14 de febrero de 2007 y demás normas e instructivos vigentes.

ARTÍCULO OCTAVO: El Ordenador del Gasto y la Coordinación del Grupo Administrativo y Financiero deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno.

ARTÍCULO NOVENO: Con cargo a los Certificados de Disponibilidad Presupuestal Nos.  210, 211 y 212 del 22 de enero de 2016, queda amparada la constitución y apertura de la Caja Menor, con el cual se sufragarán los respectivos gastos de la vigencia 2016.

ARTÍCULO DÉCIMO: La Presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMÚNIQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá D.C., a los 2 días del mes de febrero del año 2016.

WILLIAM ALEXÁNDER SANTOY SANTOS

Alcalde Local de Sumapaz

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5770 de febrero 08 de 2016