(Enero 25)

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.",

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – "TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que con el Decreto 061 de 2007 la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo.

Que con la Resolución DDC-000001 de 2009 la Secretaría de Hacienda Distrital adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a la actualización del documento a la versión registrada en el siguiente cuadro:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga la Resolución 005 del 7 de Enero de 2014 por medio de la cual se realizó la incorporación de este documento en su versión 0. Los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

8. TABLA DE FORMATOS

Establecer las actividades y responsabilidades para el desarrollo de las etapas de constitución, funcionamiento, reembolso y legalización de la caja menor de TRANSMILENIO S.A.

Este documento aplica para el manejo, control y movimientos contables relativos a la Caja Menor, desde su constitución hasta su legalización y se construye para aplicación de los funcionarios de TRANSMILENIO S.A.

El responsable por la elaboración de este documento es el Profesional Especializado Grado 6 de Apoyo Logístico. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Director(a) Administrativo (a).

El Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico asignado por la Gerencia para el manejo de la caja menor de la Entidad.

El Tesorero General en la adquisición de elementos y pago a proveedores y en el reembolso que fue utilizado en gastos de la caja menor.

El Director Administrativo, como ordenador del gasto de TRANSMILENIO S.A. para la mínima cuantía

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

• Ley 80 de 1993. Congreso de Colombia. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

• Ley 1150 De 2007. Mediante la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

• Decreto 1510 de 2013. Por el cual reglamenta el sistema de compras y contratación pública.

• Ley 87 de 1993. Congreso de Colombia. (sic) por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado.

• Ley 42 de 1993. Congreso de Colombia. Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

• Ley 610 de 2000. Congreso de Colombia. Mediante la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal.

• Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. Congreso de Colombia. Por el cual se expide el código disciplinario único.

• Decreto 1737 de 1998. Presidencia de la República. Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.

• Decreto 30 de 1999. Alcaldía Mayor. por el cual se expiden medidas sobre austeridad en el gasto público del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá

• Decreto 195 de 2007. Alcaldía de Bogotá. Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado.

• Decreto 061 de 2007. Alcaldía de Bogotá. Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo.

• Directiva 003 del 2013. Alcaldía Mayor de Bogotá. Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos.

• Resolución 001 de 2001. Secretaría de Hacienda Distrital. Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.

• Resolución DDC-000001 de 2009. Secretaría de Hacienda Distrital. Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores.

• Resolución de Caja Menor. Por medio de la cual se constituye el Fondo Fijo de Caja Menor de TRANSMILENIO S.A., será expedida cada año, para cada vigencia fiscal; en cumplimiento del principio de anualidad, la Caja Menor se constituye anualmente.

Arqueo: es el corte de caja complementado con el recuento o verificación de las existencias en efectivo y de los documentos que forman parte del saldo de la cuenta respectiva, a una fecha determinada.

Caja menor: es un medio efectivo de disponibilidad de recursos conformada por fondos destinados a la atención de situaciones de carácter de urgencia o de solución rápida y oportuna los cuales se renuevan periódicamente de acuerdo con las necesidades del servicio, con cargo al presupuesto de TRANSMILENIO S.A.

Dependencia: se entiende como la unidad administrativa a la cual está adscrita la caja menor¹.

Formato de caja menor R-DA-014: registro donde se relacionan los bienes o servicios que se necesitan, así como su respectivo valor, cantidad, descripción y los responsables que participan en su desarrollo.

Gasto: erogación necesaria para el desarrollo de la actividad mercantil

Reembolso: es la legalización de los gastos para efectos de la renovación de la caja menor, esta operación se realiza al final de cada mes y no excederá el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni el 70% del monto autorizado.

• CRP: Certificado de registro presupuestal

La Caja Menor cubre aquellos gastos urgentes, imprescindibles, imprevistos e inaplazables que en el ejercicio de las funciones públicas y por su cuantía no pueden ser atendidos por los canales normales de contratación y por lo que es preciso disponer de mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades concretas y prioritarias.

La Caja Menor se constituye únicamente para cada vigencia fiscal, mediante Acto administrativo emanado del Gerente General, que contiene explícitamente los siguientes aspectos:

- Cuantía

- Finalidad

- Unidad ejecutora

- Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor

- Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente

- Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía

- Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo

- Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor

En el evento de que una Caja Menor se considere innecesaria, esta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución, a solicitud del Representante Legal o de los organismos de Control. Dicha cancelación se ordenará mediante Acto administrativo después de haberse legalizado todos los gastos que se hubieran realizado, de acuerdo con los procedimientos prescritos en el manual.

Si la empresa llegase a requerir un número mayor de Cajas Menores, el Gerente o Representante Legal elevará la solicitud escrita ante la Dirección Distrital de Presupuesto, para su estudio y decisión correspondiente.

De acuerdo con el Artículo 87 del Decreto 714 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, la facultad para ordenar un gasto está en cabeza del jefe de cada entidad quien puede delegarla en funcionarios del nivel directivo y lo ejerce teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes.

Tanto los ordenadores del gasto como los responsables del manejo de las cajas menores responden disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones, resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.

Teniendo en cuenta la normatividad vigente en el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Secretaría de Hacienda y Contaduría del Distrito Capital, el funcionario responsable, para TRANSMILENIO S.A. es el Profesional Universitario Grado 3 de Apoyo Logístico, quien está debidamente autorizado mediante Acto administrativo y ha constituido una póliza de manejo para poder administrar los bienes o recursos de la Entidad ante una aseguradora reconocida por el Estado, quien cubre el 100% del monto del fondo de caja menor establecido.

El funcionario designado para esta labor, está habilitado y capacitado para su adecuado manejo y es de preferencia distinto al Jefe de bodega o almacén, tesorero, pagador, o quien desempeñe actividades de registro o control contable de la empresa. Todos los actos administrativos relacionados con estas funciones, son informados y sustentados ante los organismos de control del Distrito.

Son funciones del responsable del manejo de las cajas menores las siguientes:

a) Llevar y mantener al día los libros de Caja, Bancos y demás auxiliares que se requieran para los registros contables y control de los fondos.

b) Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con lo preceptuado en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, los Decretos reglamentarios, las normas administrativas y fiscales.

c) Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.

d) Verificar mensualmente que la conciliación bancaria se haya elaborado por parte de la Subgerencia Económica de la cuenta corriente correspondiente, con la cual podrá determinar la veracidad de los movimientos según extracto y el libro auxiliar, efectuar el control de los registros pendientes por concepto de descuentos y abonos por diferentes conceptos y solicitar las correcciones a la entidad bancaria si hubiere lugar a ello. Estas conciliaciones podrán ser requeridas en cualquier momento por la autoridad fiscal, por la Oficina de Control Interno o por el ordenador del gasto, para los fines pertinentes.

e) Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados.

f) Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de ICA, retención de IVA, entre otros) a que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las normas tributarias vigentes del orden Nacional y Distrital, y elaborar una relación detallando los sujetos de retención, el NIT, concepto del servicio o compra realizada, valor base de la retención la que será anexada a la solicitud de reembolso a efectos que la respectiva tesorería o pagaduría reembolse el valor neto a la caja menor correspondiente y realice los trámites para efectuar los pagos a los entes recaudadores de estas deducciones.

Los fondos que constituyen las Cajas Menores solamente pueden utilizarse para sufragar gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables e imprevistos, que estén debidamente autorizados, definidos e identificados en el Presupuesto Distrital.

Igualmente, pueden pagarse los almuerzos de trabajo en que asista el Gerente General de TRANSMILENIO S.A. de acuerdo con los siguientes parámetros:

- Que el gasto no exceda de dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes y tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para poder superar este monto.

- Que su acumulado mensual no supere los diez (10) salarios mínimos legales vigentes.

- Que el gasto sea imprescindible y necesario a juicio del Gerente General, quien lo autorizará por escrito.

Las cajas menores funcionan contablemente como un fondo fijo y el manejo de los dineros cumple las siguientes condiciones:

- Manejo con Cuenta Corriente: Los dineros que constituyen la Caja Menor, se manejan a través de cuenta corriente oficial, la cual tiene la siguiente denominación "Caja Menor Dependencia. TRANSMILENIO S.A.".

- La cuenta corriente es manejada por el funcionario responsable, su firma y sellos quedan registrados en la entidad bancaria, en las tarjetas de control de firmas y autorizaciones del Banco.

- Manejo en Efectivo: Se autoriza al Administrador de los fondos para que mantenga en efectivo hasta una suma no superior a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes y pagar en efectivo gastos hasta por esta suma.

- Manejo Combinado: (Efectivo-Cuenta Corriente): Aquellas Cajas Menores que por necesidades del servicio, mantienen recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, pueden mantener en efectivo un valor que no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Esta forma de manejo, queda autorizada en el Acto administrativo de constitución del fondo de caja menor. La reposición de los fondos manejados en efectivo se realizará en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal. Para este fin el responsable solicita al ordenador autorización para girar el cheque respectivo, justificando y soportando de conformidad con la normatividad vigente, los gastos mediante los documentos que soporten las operaciones o gastos efectuados.

El ordenador del gasto, una vez verificados los soportes, aprueba con su firma, en la solicitud de giro, el cheque respectivo, el cual se elabora por un valor igual a los gastos realizados. El registro contable pertinente se hace en forma simultánea el mismo día del giro.

Para efectos de la comprobación de cada gasto, las facturas, recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio debe cumplir los siguientes requisitos:

a) Las facturas², recibos y demás comprobantes en la medida de las posibilidades, deben estar elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos:

- Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o cédula de ciudadanía.

- Nombre, apellidos e identificación del adquirente de los bienes o servicios

- Lugar y fecha de expedición

- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva

- Detalle y especificación del gasto

- Valor del servicio o bien

b) Los documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones.

c) Cuando se adquieran elementos devolutivos se debe gestionar el ingreso a la bodega o almacén, mediante los documentos establecidos para tal fin.

d) Los elementos devolutivos adquiridos con fondos de caja menor serán entregados al usuario y el Jefe de bodega o almacén hará el movimiento respectivo en su cuenta.

e) Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un funcionario distinto al responsable de la caja menor, tal movimiento deberá soportarse a través de comprobantes provisionales, los cuales serán reemplazados por el o los comprobantes definitivos y legalizados dentro de los (3) tres días hábiles siguientes al desembolso. En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaerá sobre el funcionario que firmó el recibo provisional.

El primer giro constituye el inicio operativo de la caja menor, para que esto sea posible se requiere:

a) Que exista acto administrativo de constitución, expedido por el representante legal.

b) Que el responsable de su manejo y administración tenga póliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total de la caja menor.

c) Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura

d) Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al responsable del manejo y administración de la caja menor. Este requisito puede ser incluido en el mismo acto administrativo de constitución.

e) Que se hayan surtido los trámites bancarios pertinentes, si su manejo se realiza a través de una cuenta corriente, entre ellos:

- Autorización de apertura

- Si la cuenta bancaria es diferente a la del año anterior, ésta debe ser saldada

- Esta cuenta no tiene permitido el sobregiro

No se pueden realizar con los fondos de caja menor las siguientes operaciones:

- Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en almacenes y depósitos.

- Fraccionar compras de un mismo bien o servicio.

- Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esté adscrita la caja menor.

- Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares.

- Efectuar préstamos personales.

- Realizar cualquier pago por concepto de contratos.

- Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.

- Contratar obligaciones a crédito

- Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de constitución.

- Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el Acto Administrativo de creación.

- Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.

- Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la caja menor, por cuanto resulta imposible de asumir con los recursos a ella asignados.

Sin excepción, antes del 28 de diciembre de cada año se presenta el informe pertinente a la legalización de Caja Menor correspondiente a la vigencia fiscal y el responsable consigna en la tesorería los dineros disponibles, en efectivo y en bancos.

El control fiscal realizado sobre el manejo de las Cajas Menores es responsabilidad de la Contraloría de Bogotá, la cual ejerce esta función de acuerdo con los métodos que establezca.

La Oficina de Control Interno es la dependencia encargada de ejercer la vigilancia del cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello, se diluya la responsabilidad que competa al responsable del manejo de la Caja Menor, en todos sus aspectos.

La Oficina de Control Interno practica periódicamente y en forma sorpresiva arqueos, los cuales se realizan en presencia del responsable de la Caja Menor, los cuales pueden ser simultáneos en el evento de que exista más de una Caja Menor y no serán interrumpidos por ningún motivo.

Como una de las funciones del responsable de la caja menor está la de elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente correspondiente, con la cual podrá determinar la veracidad de los movimientos según extracto y el libro auxiliar³.

Todos los recursos que se manejan en las Cajas Menores son dirigidos a pagar la adquisición de bienes y servicios clasificados como gastos de funcionamiento definidos dentro del concepto de gastos generales, para lo cual se cuenta con la respectiva apropiación presupuestal.

Los gastos individualmente considerados, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes del monto de constitución de la Caja Menor de acuerdo a las Resoluciones de conformación anual de ella y tampoco se efectúa ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para poder superar este monto.

Únicamente y de manera excepcional podrá adquirirse por Caja Menor, gasolina, lubricantes, repuestos para automotores y servicio de mantenimiento de los mismos. En este evento se comprueba inexistencia en los lugares usuales de suministro, o debe tratarse de la prestación de un servicio especial o extraordinario debidamente sustentado siempre y cuando no existan contratos con empresas destinadas a su distribución o cuando ello sea imprescindible.