(Abril 14)

(Derogada parcialmente por el art. 1, Resolución 0022 de 2020, Transmilenio)

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO "TRANSMILENIO S.A.",

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 278 de Julio de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – TRANSMILENIO S.A." se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

Que mediante la Resolución 709 del 2015 se actualizó el Manual del Sistema Integrado de Gestión que incluye una modificación al Mapa de Procesos de TRANSMILENIO S.A.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos del Personal de la Entidad y de los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO  PRIMERO: Modificar las resoluciones 078 del 31 de julio de 2000, 896 del 18 de diciembre de 2014 y 579 del 5 de octubre de 2015, en lo que corresponde a la inclusión y actualización de los siguientes documentos:

ARTÍCULO SEGUNDO: Modificar parcialmente la Resolución 547 del 28 de noviembre de 2012 en lo que corresponde a la actualización del siguiente procedimiento:

ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los documentos que le sean contrarios; los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

Describir las disposiciones, metodología y las responsabilidades para identificar los aspectos ambientales y valorar los impactos ambientales significativos generados en las actividades, productos y/o servicios de la Entidad, de manera que estos se conviertan en la base del Subsistema de Gestión Ambiental.

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación de todos los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. que tengan a su cargo actividades de gestión ambiental. El alcance de este procedimiento cubre la identificación de aspectos ambientales y la valoración de impactos ambientales que sustentan la determinación de los aspectos ambientales significativos. Se deberá aplicar el procedimiento cuando se presenten modificaciones en los procesos, servicios, infraestructura, insumos, entre otros.

El responsable por la elaboración de este procedimiento es el Profesional Especializado (06) Gestión Ambiental.

Por el estricto cumplimiento de este procedimiento velará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

• Tercer Lineamiento. Procedimiento de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales. Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Septiembre 2013.

• Instructivo - Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales. Secretaria Distrital de Ambiente. 2013

Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el Medio Ambiente.

Aspecto ambiental significativo: Aquel aspecto ambiental que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo.

Aspecto ambiental potencial: Aspecto que se puede generar como consecuencia de las actividades y servicios en situaciones de emergencia y accidentes.

Aspecto ambiental indirecto: Aspectos que se producen como consecuencia de las actividades, productos o servicios que pueden producir impactos ambientales significativos y sobre los que la organización no tiene pleno control de la gestión.

Control operacional: Practicas, actividades o procedimientos que aseguran mantener un nivel permitido, la disminución o que se eviten los impactos ambientales ocasionados por los aspectos ambientales.

Gestor Ambiental: es el servidor público de nivel directivo que adelanta gestiones que propendan por la protección ambiental; además de contar con competencias de carácter estratégico, organizativo y relacional. Sus acciones se centrarán en el seguimiento y control del impacto ambiental en las actividades diarias de la entidad o empresa del Distrito Capital. (Decreto 165 de 2015, Artículo 3)

Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el Medio Ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades y servicios.

Valoración del impacto ambiental: procedimiento técnico que permite interpretar cuantitativamente a través de variables que definen los atributos mismos del impacto ambiental de acuerdo a una escala de valor fija. De la valoración del impacto ambiental se deriva la identificación de los aspectos ambientales significativos

La identificación de los aspectos ambientales significativos se convierte en uno de los pilares del Sistema Integrado de Gestión. La información de aspectos ambientales significativos será usada en la definición y/o actualización de la política del SIG, en los objetivos y los programas.

La identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales se realiza con base en los lineamientos establecidos por la Secretaría Distrital de Ambiente - SDA como parte del proceso de estructuración e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA, los cuales se encuentran armonizados con los requisitos establecidos en la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004.

La identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales se debe realizar teniendo en cuenta el alcance del SIG definido en el Manual del Sistema Integrado de Gestión considerando la misión de TRANSMILENIO S.A (naturaleza de la organización) y se debe asegurar que esta identificación se realiza de acuerdo con los parámetros definidos. La identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales considera de manera general aquellos en los cuales la Entidad puede influir conforme el alcance del SIG y dentro de su rol misional.

Es requisito contractual para los contratistas y concesionarios del sistema, la gestión de los aspectos ambientales relacionados con sus actividades, productos y/o servicios, principalmente aquellos derivados de la operación de buses para la prestación del servicio.

Para proporcionar la información de la identificación y valoración de los aspectos ambientales se cuenta con el formato R-OP-010 "Matriz de identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales".

El Profesional Especializado (06) Gestión Ambiental es responsable de coordinar la identificación de los aspectos ambientales generados por las actividades, productos o servicios que la Entidad pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro de su gestión, teniendo en cuenta los nuevos desarrollos planificados o las actividades, y productos nuevos o modificados.

Se deberá identificar los aspectos ambientales generados, entre otros, por:

- Las actividades, productos y servicios que interactúan con el ambiente en diferentes escenarios.

- Los usuarios del sistema de transporte,

- La infraestructura de las estaciones y portales,

- Las actividades rutinarias y no rutinarias desarrolladas por el personal que trabaja en nombre o para la organización, así como las situaciones de emergencia.

- Por los cambios en la política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

- Los vehículos de transporte de pasajeros(*)

- Las actividades de tanqueo, mantenimiento y lavado de los buses en los patios*

- Las actividades de mantenimiento de estaciones y portales,

- La comunidad aledaña a las estaciones, portales y vías.

- Cambios en los tipos de bus, tipo de estación, en las actividades de mantenimiento y soporte de flota(*).

*Actividades que no corresponden directamente a la misión de la Transmilenio S.A. pero que tienen aspectos ambientales sobre los cuales la Entidad puede influir dentro de su rol misional de control del Sistema.

El Profesional Especializado (06) Gestión Ambiental debe determinar los aspectos ambientales significativos sobre el medio ambiente a partir de la valoración de impactos ambientales teniendo en cuenta los criterios de valoración establecidos por la Secretaría Distrital de Ambiente – SDA (ver Tabla 1). Este ejercicio se deberá realizar en el formato en hoja electrónica definido por la SDA en la herramienta Storm User o en aquella que para este fin instaure la Autoridad Ambiental.

Fuente: Instructivo - Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales. Secretaria Distrital de Ambiente. 2013

En concordancia con la definición de aspecto ambiental, la determinación de los aspectos ambientales significativos se derivará de la valoración de los impactos ambientales asociados a cada aspecto ambiental identificado, que resulten significativos una vez aplicados los criterios de significancia.

La importancia del impacto se cuantifica de acuerdo con la influencia, posibilidad de ocurrencia, tiempo de permanencia del efecto, afectación o riesgo sobre el recurso generado por el impacto y por el cumplimiento de la normatividad asociada al impacto y/o al aspecto ambiental de forma específica.

La importancia del impacto ambiental se cuantifica mediante la siguiente fórmula:

I=A*P*D*R*C*N

Donde:

I = Importancia

A = Alcance

P = Probabilidad

D = Duración

R = Recuperabilidad

C = Cantidad

N = Normatividad

ALTA: > 125.000 a 1.000.000: Se deben establecer mecanismos de mejora, control y seguimiento.

MODERADA: > 25.000 a 125.000: Se debe revisar el control operacional

BAJA: 1 a 25.000: Se debe hacer seguimiento al desempeño ambiental.

Esta clasificación se plantea para interpretar de forma unificada la relevancia del impacto ambiental, de acuerdo a su valoración y el cumplimiento de la normatividad ambiental aplicable. Dicha clasificación permite identificar los impactos ambientales en significativo y no significativo como sigue:

Nota 1: Los aspectos ambientales no significativos se controlarán a través del Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA.

Se deberá evaluar las actividades asociadas con sus aspectos significativos identificados, y asegurarse de que se realicen de tal forma que permita el control o la reducción de los impactos adversos asociados con ellos, para dar cumplimiento a la política ambiental, objetivos y metas ambientales definidas en los programas de gestión ambiental.

Para lo anterior se deberá determinar las prácticas, actividades o procedimientos que aseguren mantener un nivel permitido, la disminución o evitar los impactos asociados a los aspectos ambientales derivados de las actividades y/o productos y/o servicios de la entidad.

El control operacional se define teniendo en cuenta las siguientes situaciones:

Los controles establecidos para el manejo de los aspectos ambientales significativos y no significativos se establecen en los respectivos procedimientos adoptados para el subproceso de Gestión Ambiental, así como en los programas del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA.

Se sugiere actualizar o incorporar en el procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias la atención a las situaciones que pueden derivar en riesgos ambientales significativos.

El Profesional Especializado (06) Gestión Ambiental debe actualizar la Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales (Formato R-OP-010) de acuerdo con las siguientes circunstancias:

a. Cambios o nuevas actividades en la organización.

b. Cambios o nuevos productos o servicios.

c. Cambios o nueva infraestructura para el transporte de pasajeros.

d. Requerimientos de las autoridades

e. Recomendaciones apropiadas de las partes evaluadoras.

f. Resultados de las acciones correctivas y preventivas.

g. Resultados de los controles operativos.

h. Los resultados de las actividades de seguimiento y control ambiental.

Cuando se presenten estos cambios o nuevas situaciones es necesario evaluar la necesidad de identificación de aspectos ambientales si así fuera, se ingresaran a la Matriz de identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales para su evaluación y determinación de la significancia ambiental de los aspectos.

Gestionar que los muebles e inmuebles de TRANSMILENIO S.A dispuestos para las sedes administrativas operen adecuadamente, con el propósito de brindar continuidad a las actividades propias de la empresa, contribuyendo al fortalecimiento de la calidad de los servicios.

Este procedimiento aplica para las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura física de las sedes administrativas de TRANSMILENIO S.A., inicia desde la formulación de un plan de mantenimiento hasta la ejecución del mismo.

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento es el Profesional Universitario Grado 04 Mantenimiento e Infraestructura, quien es igualmente responsable por su revisión al menos una vez al año. Por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento cuidará el (la) Director(a) Administrativo(a).

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse cuando se considere pertinente por parte de los responsables de su aplicación y cumplimiento.

• Código Civil Nacional y Código de Comercio Nacional. Se dará aplicación a cualquiera de ellos, salvo en las materias reguladas por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus Decretos reglamentarios.

• Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

• Decreto Nacional 1737 de 1998. Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.

• Decreto 4170 de 2011. Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura.

• Decreto 1510 de 2013. Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.

Incidencia: Cualquier evento que no forma parte del desarrollo habitual del servicio y que causa, o puede causar una interrupción del mismo o una reducción de la calidad de dicho servicio en lo relacionado a la infraestructura física de la sedes administrativas de TRANSMILENIO S.A.

Infraestructura Física: Conjunto de elementos o servicios que están considerados como necesarios para que una organización pueda funcionar o bien para que una actividad se desarrolle efectivamente.

Inmueble: Es un bien, considerado como bien raíz, como consecuencia que se encuentra estrechamente ligado al suelo o terreno en el cual se halla, de modo que resultará imposible de separar tanto en lo físico como en lo jurídico. Son ejemplos de inmuebles, las parcelas urbanizadas o no, las casas, patios, bodegas. Es decir, el inmueble es un bien inmóvil al cual no se lo podrá trasladar de ninguna manera o separarlo del suelo sin que ello no ocasione perjuicios y daños al mismo, ya sea porque forma parte del terreno o porque se encuentra anclado en él.

Muebles: Elemento que esté pensado, diseñado y construido a fin de ser utilizado en el espacio de una vivienda o edificación con diferentes usos de acuerdo a su forma o propósito. Una de las características básicas a la hora de definir lo que es un mueble es, justamente, el hecho de que es un objeto movible que puede ser trasladado de un lugar a otro, por lo cual otros objetos relacionados con la construcción y la decoración no pueden ser considerados muebles (por ejemplo, ventanas, puertas, techos, pisos, paredes y otros).

Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que las instalaciones, edificios de la Entidad puedan seguir funcionando adecuadamente.

Mantenimiento Correctivo: Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo y el paro súbito de la máquina o instalación.

Nota: Para efectos de este documento la palabra máquina hace referencia a neveras, hornos, sistema de aires acondicionados y ventilación, sistema de control de acceso, etc.

Mantenimiento Interno: Se entiende cuando la actividad (preventiva o correctiva) a desarrollar o desarrollada puede ser ejecutada por el técnico de mantenimiento asignado a la empresa tiempo completo por parte del proveedor externo.

Mantenimiento Preventivo: La programación de inspecciones tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación y calibración que deben llevarse a cabo en forma periódica basado en un plan - cronograma establecido.

Mesa de Ayuda GLPI: Software libre que permite apoyar a la solución de incidencias en materia de mantenimiento de la infraestructura física cuyo objetivo es mejorar el servicio al cliente, toda vez que este se mantendrá informado del trámite de su incidencia y será quien a satisfacción la de por concluida o en su defecto la rechace, todo esto enmarcado en los acuerdos de niveles de servicio definidos por la entidad.

Plan de Mantenimiento: Conjunto de actividades de mantenimiento necesarias para lograr el funcionamiento adecuado de las instalaciones físicas.

El plan de mantenimiento engloba tres tipos de actividades:

1) Las actividades rutinarias que se realizan a diario, y que normalmente las lleva a cabo el equipo de operación.

2) Las actividades programadas que se realizan a lo largo del año.

3) Las actividades que se realizan al principio o final del año.

• Este procedimiento solo da alcance al mantenimiento de la infraestructura física de las sedes administrativas de TRANSMILENIO S.A.

• De acuerdo al nivel de complejidad y disponibilidad de recursos, se le será asignado un tiempo de solución a los requerimientos de mantenimiento, de acuerdo a la siguiente escala:

Nota: habrá requerimientos que por su nivel de complejidad superan los tiempos determinados anteriormente, para ese caso se le comunicara de manera oportuna al usuario el tiempo de respuesta.

• El proveedor externo de servicios debe atender las labores necesarias y los suministros requeridos para mantener las instalaciones en buenas condiciones, en forma oportuna, conforme a las instrucciones de la Entidad.

Anexo 1. Guía para Reporte de Incidencias por Medio de la Mesa de Ayuda GLPI.

Poner en conocimiento a la Dirección Administrativa de una posible incidencia que llegue a afectar el funcionamiento de algún componente de la infraestructura física de las sedes administrativas de TRANSMILENIO S.A.

Se realiza vía web en la siguiente dirección:

https://glpi-desk/glpi

La incidencia sigue un proceso de revisión, asignación de tareas, seguimientos y cierre que efectúa el servicio técnico y que se refleja en esta aplicación de gestión de incidencias.

Usuario: dirección de correo electrónico institucional.

Contraseña: La misma que el correo electrónico institucional.

* Dejar seleccionada la opción Usuario.

* Tipo. Esta casilla contiene las opciones: Incidencia y Requerimiento. El usuario, debe seleccionar la opción incidencia, siempre que el suceso que quiera reportar obstaculice el normal funcionamiento de sus actividades diarias. Para el caso de la opción requerimiento, el usuario debe seleccionarlo siempre que el suceso que quiera reportar se considere una mejora de las condiciones y entorno laboral del sitio de trabajo.

* Categoría. Esta opción se debe seleccionar objetivamente de acuerdo a lo que el usuario considere correcto, debido a que dependiendo de la elección, se asignarán los acuerdos de niveles de servicios (ANS), además, de la asignación automática del técnico que en principio debe dar solución al incidente o requerimiento.

Urgencia. Esta opción se selecciona de acuerdo al impacto negativo que el incidente a reportar tiene sobre la infraestructura física de la entidad, y que repercuta en el normal funcionamiento de las actividades diarias de la misma.

Tipo de hardware. Esta opción viene por defecto seleccionada como "General" y no aplica para el tipo de incidencias del área de mantenimiento e infraestructura de la entidad, por lo cual no se tiene en cuenta.

Ubicación. Seleccionar el área de donde se produce u ocurre la incidencia.

Watchers (Observador). Esta opción no aplica para el diligenciamiento de la incidencia, debido a que el sistema la asigna automáticamente.

Título. Asunto de la incidencia o requerimiento.

Descripción del problema. Explicar brevemente la incidencia o requerimiento.

El usuario podrá visualizar a detalle el estado de su incidencia.

Los estados posibles son:

* En curso asignada,

* En espera,

* Resuelta y

* Cerrada.

En la imagen que sigue, se puede observar un listado de incidencia que entre otros atributos muestra el estado de la misma.

De igual manera el usuario recibirá un correo del estado de su incidencia, según se vaya procesando.

Para realizar un seguimiento a una incidencia, se debe hacer clic sobre la incidencia correspondiente y se mostrará la siguiente imagen.

En la imagen anterior, se debe seleccionar la opción "Processing ticket". Esta opción permite registrar los seguimientos a las incidencias como se puede notar en la siguiente imagen.