Señor

JUAN CARLOS ESTEPA ISAZA

Calle 25 No. 40 – 42 Apto 103 Bogotá, D.C.

Correo electrónico: jcsthepa@yahoo.com

REF: Oficio No. 3-2016-06175 de mazo 10 de 2016 (DPC – 381 – 2016)

Por traslado de la Dirección de Apoyo al Despacho, se recibió la petición formulada por usted, a través de la cual solicita concepto técnico sobre el Acuerdo No. 519 de 2012, expedido por el Concejo de Bogotá y la Resolución Reglamentaria No. 069 del 28 de noviembre de 2015, expedida por el Contralor Distrital sobre el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá, D.C. 

1. Texto de la consulta:

“Ante la duda razonable que surge por parte de los funcionarios de las Oficinas de Control Interno de las Entidades Distritales, por cuanto estarían llevando a cabo funciones que son competencia de la Contraloría de Bogotá, según consta en el articulado del acuerdo 519 de 2012, emitido por el concejo de Bogotá, de manera respetuosa se solicita un concepto técnico que permita con claridad, determinar el alcance real de las funciones de la Contraloría de Bogotá, versus, las de las Oficinas de Control Interno de entidades del Distrito.”

2. Análisis jurídico

El Control Posterior y Selectivo se introduce con el ánimo de racionalizar el uso de los recursos y fortalecer la administración pública, mediante la evaluación del cumplimiento de las metas de la entidad y como muestra de la autonomía del ente fiscalizador en relación con la entidad que ejecuta.

De conformidad con los Artículos 267¹ de la Constitución Política y 105 del Decreto Ley 1421 de 1993, la Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal, encargada de ejercer control fiscal en forma posterior y selectiva, la cual sólo cumple funciones administrativas inherentes a su propia organización, so pena de incurrir en extralimitación funcional, tal como lo señala el Artículo 121 Superior.

El Control Fiscal en Colombia se encuentra normado por la Ley 42 de 1993, por medio de la cual se organiza el sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. El Control Fiscal está definido como “una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles”.

Es ejercido en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales y municipales.

Son sujetos de control fiscal los órganos que Integran las ramas legislativa y judicial, los órganos autónomos e Independientes como los de control y electorales, los organismos que hacen parte de la estructura de la administración nacional y demás entidades nacionales, los organismos creados por la Constitución Nacional y la ley que tienen régimen especial, las sociedades de economía mixta, las empresas industriales y comerciales del Estado, los particulares que manejen fondos o bienes del Estado, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que maneje recursos del Estado en lo relacionado con éstos y el Banco de la República.

Son sujetos de control fiscal en el orden territorial los organismos que integran la estructura de la administración departamental y municipal y las entidades de este orden enumeradas en el párrafo anterior. (Apartes tomados Ley 42 de 1993)

3. Control Interno.

Por ser el control interno un sistema y tema reciente, no son numerosas las definiciones existentes, pero no por esto la ley y la doctrina buscan una definición que se acerque a la más clara y consistente.

Conceptos Tradicionales. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos propuestos.

4. Objetivos del Control Interno.

Es objetivo de las Oficinas de Control Interno, asesorar, contribuir a la formulación de políticas, conceptuar y apoyar los asuntos relacionados con su actividad y servir de instancia de coordinación en estos propósitos u otros específicos.

También podrán las Oficinas de Control Interno, elaborar o revisar proyectos de normas, resoluciones o circulares relacionados con su objeto cuando así lo indiquen las disposiciones específicas a ellas aplicables. En todo caso, las oficinas son dependencias de apoyo directo en la conducción y orientación institucional.

Todo Sistema de Control Interno, que adopte una entidad de la Administración Publica debe incluir en el diseño y desarrollo del control Interno las nuevas tendencias del Estado colombiano, las cuales se basan en la modernización del Estado y la búsqueda de la eficiencia.

Como consecuencia de lo anterior mente descrito, las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, en cumplimiento de sus funciones y roles; desempeñan institucionalmente un papel fundamental en el cumplimiento y efectividad de las acciones del plan de mejoramiento.

Lo anterior fundamentado en la cartilla del Departamento Administrativo de la Función Pública “Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces” Bogotá, D. C., septiembre de 2009:

“De conformidad con el Artículo 9º de la Ley 87 de 1993, la Oficina de Control Interno, es la dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Igualmente, de acuerdo con el artículo 3º del Decreto 1537 de 2001, el rol que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, dentro de las organizaciones públicas, se enmarca en cinco tópicos a saber: valoración de riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento a la cultura del control, y relación con entes externos”.  

Es de gran importancia enfatizar la facultad constitucional, legal y reglamentaria que tienen las contralorías territoriales sobre las actuaciones de la administración y por ello a manera de ejemplo la Contraloría de Bogotá, D. C., con fundamento en lo normado en el numeral 6°, Artículo 27 del Acuerdo 519 de 2012² expidió la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015, que no dispone nuevas atribuciones para las Oficinas de Control Interno, ya que la función de seguimiento al cumplimiento de las acciones suscritas en el plan de mejoramiento está prevista en el Manual Técnico del Modelo Estándar  de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, el cual es parte integral del Decreto 943 de 2014, tal como se indica en los considerandos de la Resolución Reglamentaria en comento. 

Ahora bien, dentro de la modernización del Estado, este define su nuevo accionar, asignando acciones, funciones y deberes que obligan al aparato del Estado a hacer eficiente, concentrando su accionar en espacios específicos y fundamentales para su desarrollo institucional.

5. Caso concreto objeto de la consulta

Que ante la duda que surge por parte de los funcionarios de las Oficinas de Control Interno de las Entidades Distritales, al parecer estarían llevando a cabo funciones que son competencia de la Contraloría de Bogotá, conforme al Acuerdo 519 de 2012, emitido por el Concejo de Bogotá y la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015, se hace necesario precisar con claridad el alcance real de las funciones de la Contraloria de Bogotá, versus, las de las Oficinas de Control Interno de entidades del Distrito sobre el Trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá , D. C.

El Artículo 9° de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” establece que “la Oficina de coordinación de Control Interno o quien haga sus veces, es uno de los componentes del Sistema de Control interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos”.

Por lo anteriormente dicho, las Oficinas de Control Interno, son las encargada de evaluar en forma todos los aspectos que componen el sistema de control interno de las entidades y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo, lo mismo que acompañar y asesorar a todas las dependencias de la organización en la implementación y aplicación de mecanismos, técnicas y estrategias idóneas para realizar el control interno e igualmente fomentar la cultura de autocontrol.

Que el numeral 5 del Artículo 3 del Acuerdo 519 de 2012 "Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones" establece como objetivo de la Contraloría contribuir con los informes de auditoría en el mejoramiento de la gestión administrativa y fiscal de las entidades distritales.

Es así como el numeral 6º del Artículo 27 del Acuerdo Distrital No. 519 de 2012, establece: “6. Conceptuar sobre la calidad, eficiencia y eficacia del sistema de control interno de las entidades sometidas a su control y vigilancia y propiciar la implementación y el adecuado funcionamiento del sistema en la Contraloría de Bogotá, D.C.”

Es de gran importancia enfatizar la facultad constitucional, legal y reglamentaria que tienen las contralorías territoriales sobre las actuaciones de la administración y por ello la Resolución Reglamentaria No. 069 de 2015, no dispone nuevas atribuciones para las Oficinas de Control Interno, la función de seguimiento al cumplimiento de las acciones suscritas en el plan de mejoramiento está prevista en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano MECI 2014 el cual forma parte integral del Decreto 943 de 2014

5. Conclusiones sobre Control Interno y Control Fiscal:

Mientras el Control Interno es, como su nombre lo indica, una actividad que se realiza al interior de la respectiva entidad, el Control Fiscal es externo a la misma. El Control Interno es concomitante o simultáneo con el ejercicio de las funciones, operaciones y tareas de cada servidor público, mientras que el Control Fiscal es una actividad realizada por la Contraloría General de la República y las Contralorías territoriales, según el ámbito territorial de la entidad sujeta a este control, de manera selectiva y no permanente o continuada.

En relación con la finalidad de cada uno de estos controles, mientras el Control Interno se realiza con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos, el Control Fiscal se realiza para determinar que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas.

Por otra parte, mientras el Control Interno se cumple mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción, capacitación de personal, el Control Fiscal se realiza mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, la revisión de cuentas y la evaluación del Control Interno.

Es importante resaltar que la Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma todos los aspectos que componen el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo, lo mismo que acompañar y asesorar a todas las dependencias de la organización en la implementación y aplicación de mecanismos, técnicas y estrategias idóneas para realizar el control interno e igualmente fomentar la cultura de autocontrol.

Luego podríamos afinar diciendo, que el Control Fiscal, tiene como objeto fundamental fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente su función de gobierno, lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos del sector público y establecer la responsabilidad por la comisión de irregularidades relacionadas con la gestión de las Entidades Públicas sometidas a su control.

Mientras que el Sistema de Control Interno de la Administración Pública legalmente considera que es una obligación de la Administración Pública en su actuación rutinaria, establecer un control primario ó interno de la Administración, que debe examinar las actuaciones de la administración, inclusive dando oportuna solución a los problemas que pudieran presentarse, actuando de conformidad con la Constitución y la Ley. En este caso puede colegirse, que el Control Interno incluido su sistema integral, difiere del control Fiscal, en virtud que el primero lo realiza la propia administración y el segundo le compete a los órganos de control fiscal (Contraloría General de la República y Contralorías Territoriales).

Luego entonces el Control Fiscal y el Control Interno son distintos en su aplicación dentro de la órbita legal y constitucional, dado que el primero es de competencia de los órganos de control y el segundo es del resorte misional de de los sujetos de control (Entidades del Estado vigiladas por las contralorías).

En los anteriores términos doy respuesta a su solicitud y le agradezco su interés por las inquietudes expresadas, lo cual contribuye enormemente al control ciudadano en los asuntos públicos.

Cordialmente,

JULIAN DARIO HENAO CARDONA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Copia: Centro de Atención al Ciudadano.

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

^1. Artículo 267: El control Fiscal es una Función Pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

La vigilancia de la gestión del estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la contraloría podrá ejercer el control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.

^3. (sic) 6. Conceptuar sobre la calidad, eficiencia y eficacia del sistema de control interno de las entidades sometidas a su control y vigilancia y propiciar la implementación y el adecuado funcionamiento del sistema en la Contraloría de Bogotá, D. C.

Proyectó y elaboró: Julio Roberto Suárez Pineda