RESOLUCIÓN 699 DE 1991

(junio 28)

por la cual se adoptan el procedimiento y los formatos de "Orden de Débito" y "Orden de Ajuste".

El Tesorero del Distrito Especial de Bogotá, en ejercicio de sus atribuciones y:

CONSIDERANDO:

Que se hace necesario registrar previa y oportunamente las operaciones por pago de Deuda Pública, Cartas de Crédito, Bonos e Inversiones Temporales, con el fin de obtener los saldos reales con que se dispone diariamente en las cuentas corrientes de la Tesorería, debidamente numeradas para un control consecutivo.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º.- Adóptase el siguiente procedimiento de "Orden de Débito", y "Orden de Ajuste".

1.            La División de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda enviará solicitud de Débito para el pago de Cartas de Crédito, Servicio de la Deuda y Bonos a la Tesorería (Unidad de Operación Bancaria).

El funcionario encargado del manejo y control de servicio de la Deuda, de las Cartas de Crédito, de los Bonos y de las Inversiones (Analista Financiero de la Unidad de Operación Bancaria) elabora el orden de Débito en numeración consecutiva anual en original y cinco que se distribuirán así:

·         Original para el Banco.

·         Primera y segunda copia para el Registro en libros.

·         Tercera y cuarta copia para Folder del Banco.

·         Quinta copia División Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda.

2.            Una vez elaborada se pasa para las firmas de los funcionarios autorizados (Registradas en los bancos), con la Solicitud de la Secretaría de Hacienda.

3.            Se envía el original y una copia de la Orden de Débito al Banco; para que sea aplicada en la fecha de vencimiento indicada. Cuando se trate de Cartas de Crédito la Orden de Débito se envía al Banco por intermedio de la división de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda. Una vez firmada y sellada por el Banco la copia se archivará en el folder respectivo. Cuando se trate de Inversiones Temporales la Orden de Débito será de aplicación inmediata por el Banco.

4.            El funcionario encargado del manejo y control del servicio de la Deuda, Cartas de Crédito, Bonos e Inversiones Temporales entregará al funcionario encargado del registro en libros para su Contabilización, la primera y segunda copia de la Orden de Débito en la fecha del vencimiento del pago o constitución de la inversión y enviará la quinta copia a la División de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda (con excepción de las Órdenes de Débito por concepto de Inversiones).

5.            El funcionario encargado del registro en libros descargará del Banco correspondiente el valor de la Orden de Débito en la fecha indicada como vencimiento.

Este documento será soporte de la Cuenta Diaria.

6.            Una vez recibida la Cuenta Diaria auditada, la Sección de Contabilidad separará la primera copia de la Orden de Débito para soportar la Cuenta mensual que rinde la Tesorería a la Contraloría, la segunda copia como soporte del movimiento que se envía a la División de Contabilidad de la Secretaría de Hacienda, elaborará el resumen Diario de Egresos, el Resumen mensual, el Comprobante de Contabilidad y el Balance de comprobación.

7.            Los funcionarios encargados del manejo y control de la Deuda, Cartas de Crédito, Bonos e Inversiones, deberán solicitar a la División de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda si no ha llegado, o al Banco, según el caso, la Nota Débito correspondiente de las Órdenes de Débito tramitadas, dentro de los cinco días siguientes a la fecha de vencimiento.

8.            Una vez recibida la Nota Débito del Banco, para el caso de Inversiones, o de la División de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda para el caso de pagos de deuda, Bonos y Cartas de Crédito, debidamente revisada y refrendada por esta División, los funcionarios encargados del manejo y control constatarán que el valor debitado y la fecha corresponda al indicado en la Orden de Débito.

8.1.   Si el valor de la Nota Débito es igual al de la Orden de Débito se enviará con oficio a la Sección de Contabilidad, para anexarse a la Orden de Débito correspondiente.

8.2.   Si es diferente el valor de la Nota Débito al valor de la Orden de Débito, se elaborará por parte de los funcionarios encargados del manejo y control de la Deuda, Cartas Crédito, Bonos e Inversiones, una Orden de Ajuste, la cual tendrá el mismo número de la que se ajusta con el indicativo "A", soportado con una fotocopia de la Nota Débito y de la Orden de Débito inicial.

La Orden de Ajuste será elaborada en original y tres copias así:

Original y primera copia para el registro en libros y se procederá sí:

1.      Anulará el registro de la Orden de Débito No.___________________.

2.      Registrará el valor total de la Nota Débito.

La Segunda copia para folder del Banco.

La Tercera copia para la División de Deuda Pública, de la Secretaría de Hacienda.

Una vez elaborada seguirá el procedimiento del punto 2, anterior.

El funcionario encargado del manejo y control del Servicio de la Deuda, Cartas de Crédito, Bonos e Inversiones Temporales entregará el original y la primera copia de la orden de ajuste soportada con la fotocopia de la Nota Débito y de la Orden Débito inicial al funcionario encargado del registro en libros.

La Nota Débito visada por la División de Deuda Pública de la Secretaría de Hacienda se remitirá a la Sección de Contabilidad de la Tesorería.

8.3 El funcionario encargado del registro en libros aplicará el ajuste correspondiente, teniendo en cuenta las instrucciones de la Orden de Ajuste, en la fecha de recibo. Estos documentos serán soporte de la Cuenta Diaria.

8.4 Una vez recibida la Cuenta Diaria auditada la Sección de Contabilidad procederá de igual forma que en el punto 6 anterior.

Artículo 2º.- Adóptanse los formatos "Orden Débito" y "Orden de Ajuste", los cuales forman parte de la presente Resolución, y que contienen la siguiente información:

Orden de Débito

1.                  Número de la Orden de Débito.

2.                  Información para el Banco.

3.                  Información interna Tesorería y Secretaría de Hacienda.

4.                  Firmas Autorizadas.

Orden de Ajuste

1.                  Número de la Orden de Ajuste.

2.                  Fecha de elaboración.

3.                  Detalle de Ajuste.

4.                  Fecha de Registro en Libros.

5.                  Firmas Autorizadas.

Artículo 3º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase

Dada en Bogotá D.E., a 28 de junio de 1991

La Tesorera de Bogotá, D.E., HILDA MARÍA PARDO HASCHE. La Secretaria General, DORA BERTHA PARDO LUENGAS. El Jefe de la Unidad Jurídica, AXEL GERMAN NAVAS NAVAS.

NOTA: La presente Resolución aparece publicada en el Registro Distrital No. 639 de julio 15 de 1991.