La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo,
su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en
permanente actualización.
PROTOCOLO 024 DE 2016
(Junio 13)
CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Aprobó elaboración o modificación
Revisión técnica
Firma:
Firma:
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño
Nombre: Biviana Duque Toro
Cargo: Director
Administrativo
Cargo: Director Técnico
de Planeación
1. OBJETIVO(S):
Establecer y definir las actividades
necesarias para realizar el control y seguimiento de los consumos de agua,
energía y gas en las sedes de la Contraloría de Bogotá en el marco del Sistema Integrado de Gestión.
2. ALCANCE:
El procedimiento
inicia con la recepción y revisión de facturas de consumo de agua, energía y
gas, finaliza con el archivo del reporte de comportamiento de consumos y
documentación complementaria.
3. BASE LEGAL:
TIPO
DE NORMA
FECHA
(dd/mm/aaaa)
DESCRIPCIÓN
Ley 373
6/06/1997
Por el cual
se establece el Programa para el Uso Eficiente y Ahorro del Agua.
Decreto 3102
30/12/1997
Por el cual
se reglamenta el artículo 15 de la Ley 373 de 1997 en relación con la instalación
de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de agua.
NTC - ISO
14001
1/12/2004
Por medio de
la cual se especifican los requisitos para un sistema de gestión ambiental.
Decreto 1575
9/05/2007
Por el cual se
establece el Sistema para la Protección y Control de la Calidad del Agua para
Consumo Humano.
Decreto 2331
22/06/2007
Por el cual
se establece una medida tendiente al uso racional y eficiente de energía
eléctrica.
Decreto 895
28/03/2008
Por el cual
se modifica y adiciona el Decreto 2331 de 2007 sobre uso racional y eficiente
de energía eléctrica.
Decreto 3450
12/09/2008
Por el cual
se dictan medidas tendientes al uso racional y eficiente de la energía
eléctrica.
Resolución
180606
28/04/2008
Por la cual
se especifican los requisitos técnicos que deben tener las fuentes lumínicas
de alta eficacia usadas en sedes de entidades públicas.
Ley 697
3/10/2001
Mediante la cual
se fomenta el uso racional y eficiente de la energía, se promueve la
utilización de energías alternativas y se dictan otras disposiciones.
Decreto 3683
19/12/2003
Por el cual
se reglamenta la Ley 697 de 2001 y se crea una Comisión Intersectorial
Resolución
00242
28/01/2014
Por la cual
se adoptan los lineamientos para la formulación, concertación,
implementación, evaluación, control y seguimiento del Plan Institucional de
Gestión Ambiental –PIGA
Resolución Reglamentaria
023
16/06/2015
Por medio de la cual se
adopta e implementa el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA en la
Contraloría de Bogotá, D.C.
4. DEFINICIONES:
Ahorro y uso
eficiente: Consiste en la minimización de factores técnicos locativos sociales y
culturales que generan el uso innecesario de un recurso.
Consumo: Es la acción y efecto de consumir o gastar, bien
sean productos, bienes o servicios, como energía, agua o gas, entendiendo por
consumir el hecho de utilizar estos productos y servicios para satisfacer
necesidades primarias y secundarias.
Consumo óptimo: Es la acción mediante la cual se
utiliza un recurso sin desperdiciarlo.
Facturación de servicios públicos: Hace referencia al costo
variable de la factura. En este caso, el documento refleja cuánto vale la
unidad de medida en cuestión (M3óKw/h) y lo multiplica por el consumo efectuado en el
periodo.
Kilovatio hora (Kw/h): Es una unidad de energía, equivale a la energía desarrollada por una potencia de un kilovatio (Kw) durante una hora, se usa generalmente para
la facturación de energía eléctrica.
Línea base: Información básica o inicial contra la cual se comparan los datos
obtenidos.
Metro Cúbico (m3): Es una unidad utilizada como patrón de medida para el consumo de agua,
corresponde al volumen de un cubo de un metro de arista. Equivale a un kilolitro y es la unidad básica de los volúmenes del Sistema Internacional de Unidades.
PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental
Plan de
Mantenimiento: Conjunto de actividades necesarias para
lograr el funcionamiento adecuado de las instalaciones físicas.
Registros de
consumo: Son las facturas o reportes entregados por las
empresas prestadoras del servicio tales como agua, energía y gas.
Recibe, saca copia y cancela las facturas de
consumo de agua, energía y gas, de acuerdo al procedimiento establecido para
tal fin.
Remite copia de la factura inmediatamente la recibe
a la Dirección Administrativa y Financiera, para que los funcionarios PIGA
realicen el registro de la información respectiva.
Punto de Control:
Planilla de entrega copia de facturas de servicios
públicos
Recibe copia de las
facturas de consumo de agua, energía y gas.
Registra la información de las facturas mensual o
bimestral en el “Formato registro información consumos servicios públicos”,
para el respectivo análisis.
Reporta semestralmente en el formato electrónico:
“Formulario de Verificación - Registro de Consumos” a la Secretaria Distrital
de Ambiente.
Formato registro información consumos servicios
públicos
Formulario de Verificación - Registro de Consumos
3
Profesional Especializado
o Universitario
Dirección Administrativa y Financiera
Realiza análisis de los consumos de agua, energía
y gas registrados conforme lo establece el “Instructivo para el registro de
consumos de agua, energía y gas y establecimiento de la línea base”.
Identifica las posibles causas de variaciones
significativas (fugas, conexiones erradas, aumento de usuarios, desperdicios,
fallas en los medidores, mediciones erradas etc.) y proyecta para la firma
del director comunicación dirigida a la Subdirección de Servicios Generales
para tomar las medidas correctivas.
Memorando Interno.
4
Subdirector Administrativo
Recibe memorando interno
de la Dirección Administrativa y Financiera e implementa acciones de acuerdo
con las causas para corregir, controlar y/o prevenir la situación
identificada.
Observación:
Si las causas se relacionan
con la infraestructura física se continua con el procedimiento “Adecuaciones
Locativas.” para las demás causas se tomarán las acciones a que haya lugar
según corresponda.
5
Profesional Especializado,
Universitario y/o Técnico de la Dirección Administrativa y Financiera
Archiva los documentos
generados durante la ejecución del presente procedimiento de acuerdo con los
lineamientos establecidos por gestión documental.
7. ANEXOS
ANEXO No.
01FORMATO REGISTRO INFORMACIÓN CONSUMO SERVICIOS
PÚBLICOS.
ANEXO No.
02FORMULARIO DE VERIFICACIÓN REGISTRO
DE CONSUMOS.
ANEXO No. 03
INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONSUMOS DE AGUA, ENERGÍA Y GAS Y
ESTABLECIMIENTO DE LA LÍNEA BASE.
1.Pararealizar el registro de los consumos se deberán tener en cuenta los
siguientescriterios y variables, los
cuales constituyen la
Línea Base de consumo de agua, energía y gas:
*Cantidad de usuarios fijos de la Contraloría: se refiere
a la cantidad de servidores que laboran diariamente en las sedes de la
Contraloría y los servidores que tienen trabajo de campo que asisten
eventualmente a las instalaciones de la entidad.
*Cantidad de población flotante: Se
encuentra conformado por los visitantes o usuarios que asisten a la entidad
para realizar los trámites o servicios brindados por ésta.
*Kw/h consumidos en el
período: corresponde a la unidad de medida de consumo de
energía de las sedes de la Contraloría de Bogotá, la fuente de esta información
son los recibos proporcionados por la empresa prestadores del servicio.
*m3 consumidos en el período: corresponde a
la unidad de medida de consumo de agua, gas y aseo de las sedes de la
Contraloría de Bogotá, la fuente de esta información son los recibos
proporcionados por la empresa prestadora del servicio.
*Costo del Kw/h o
Costo del m3: corresponde al valor establecido para el nivel de consumo
reportado de acuerdo con las tarifas establecidas por las empresas prestadoras
de servicios.
*Periodo Facturado: corresponde
al tiempo durante el cual se realiza la prestación del servicio, para el caso
del servicio de energía y gas es mensual y del agua es bimestral.
*Consumo per cápita: Es el
promedio de consumo por persona que corresponde al total de consumo periódico
dividido por el número de usuarios.
2.En la elaboracióny registro de la información en la línea base se deben tener en cuenta
los siguientes pasos:
a.Recolección de la información:
Se realiza la recolección de la información de los recibos de agua, energía y gas de cada una de las sedes administradas por la Contraloría de
Bogotá de acuerdo con la periodicidad de reporte de los recibos de las empresas
prestadoras del servicio.
b.Organizar la información: Los
recibos de consumo de agua, energía y gas se archivaran conforme a lo
establecido en la Subdirección Financiera, esta información se debe encontrar
disponible en cualquier momento para su acceso y consulta.
Las copias de los recibos
serán archivadas por el Equipo PIGA para su consulta.
c.Realizar el registro de información:Se diligencia la base de datos establecida para el registro
de información de consumos PIGA, de acuerdo con las variables establecidas en
el presente instructivo.
d.Calcular los usuarios: El cálculo del total de los usuarios se realizará de acuerdo con
Cantidad de usuarios fijos de la Contraloría de Bogotá sumados a la Cantidad de población
flotante, información que suministra la Dirección de Talento Humano y la Empresa de Vigilancia.
e.Realizar
análisis de la información: Inicialmente el análisis de la línea base se
realizará conforme con la información disponible de registros de consumo, esto
teniendo en cuenta la antigüedad de cada una de las sedes y la disponibilidad
de la información de éstas.
Para el análisis de la
información de la línea base en las sedes nuevas o remodeladas, se realizará
comparativo de los consumos y la información disponible a partir del inicio del
funcionamiento de la sede, el comparativo se realiza con los meses anteriores
del mismo año; por ejemplo: consumo per cápita de febrero de la vigencia
respectiva versus al consumo per cápita de enero de la misma vigencia y así
sucesivamente. Para las sedes antiguas o con funcionamiento mayor a un año de
acuerdo con la disponibilidad de la información, el análisis de la línea base
se realiza comparando el mismo mes pero de diferente año como por ejemplo se
compara el consumo per cápita de enero de la actual vigencia versus el consumo
per cápita de enero del año inmediatamente anteriory así sucesivamente.
f.El reporte del análisis se realizará en
el campo denominado “Consumo Per-cápita” contemplado en el formato electrónico
“Formulario de Verificación – Registro de Consumos”, establecido por la
Secretaría Distrital de Ambiente; en caso de presentarse incremento o
disminución significativa en el consumo, estas serán reportadas en el mismo
formato en la casilla “Observaciones de la Tendencia”.
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
No. Del Acto Administrativo que lo adopta yFecha
Descripción de la modificación
1.0
R.R. 023 DEL
16 DE NOVIEMBRE DE 2012
Se modificó
el alcance y el nombre del procedimiento.
Todas las
actividades fueron modificadas.
Se modificó el
responsable de las actividades.
Se
incluyeron los siguientes anexos: Anexo Nº 1 denominado “Planilla de control”, Anexo Nº 2 denominado
“Formato registro información consumos servicios públicos” y Anexo 3
denominado “Formulario de Verificación - Registro de Consumos”.
Se eliminó el Anexo “Protocolo:
Limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento”.
2.0
R.R. 047 DE
NOVIEMBRE 7 DE 2013
Las
actividades1, 2 y 5 fueron modificadas.
Se eliminó
el Anexo Nº 1 Planilla de Control.
Se eliminaron las actividades 3 y 4, toda vez que la
entidad ya cuenta con línea base de consumo establecida.
Se eliminó observación y Protocolo de Lavado de
Tanques, toda vez que no se relaciona con el procedimiento.
3.0
R.R. 004 de enero
26 de 2015
Se ajustó el formato de
acuerdo con Procedimiento
para el Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG, versión
10.0, adoptado mediante RR. No. 067 del 15 de diciembre del 2015.
Se modifican los formatos PRF-24-001, 24-002 y
24-003 ajustando algunos campos e información y se incluyó la definición de
línea base
Se revisó y ajustó el Marco Normativo de acuerdo a
la normatividad ambiental vigente.
Se ajustó la codificación del
Procedimiento Control Consumos Servicios Agua, Energía y Gas y los formatos
asociados al mismo.
