CARGO

CIÓN

ORDEN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Jefe

Centros de Atención al Contribuyente y CADES

01

Al iniciar el día opera la Pantalla digitando A en la terminal para entrar al Sistema de CIGS.

• Digita OSSN y utiliza el password de entrada al Sistema, el cual cada dos meses es cambiado por parte del "SISE"

Jefe

Centros de Atención al Contribuyente y CADE

02

Procede a abrir Caja, digitando IP02 pulsa enter, apareciendo un pantallazo del Menú de opciones que tiene el Monitor del Sistema.

Jefe

Centros de Atención al Contribuyente y CADES

03

Teclea los siguientes datos para abrir caja:

• Cédula
• Clave
• Terminal a trabajar
• Operador a trabajar
• Fecha, y
• Opción 11.

Acto seguido pulsa enter. Si la operación fue realizada correctamente aparecerá un mensaje que dice "Se abrió Caja". De lo contrario, aparecerá el mensaje "error", razón por la cual deberá realizarse nuevamente la operación. Si persiste el mensaje "error" debe verificarse la causa.

Cajero Ordenador

Centros de Atención al contribuyente y CADES

04

Ingresa por el Monitor de predial a la opción 1 que corresponde a la aplicación de pagos y pulsa enter.

Deberá operar exclusivamente con su clave autorizada y no podrá delegar las funciones mientras permanezca la caja abierta, siendo el único responsable de las transacciones diarias realizadas.

Aparece un pantallazo que le sirve para aplicar cada uno de los pagos que recibirá en el día.

Es importante anotar que cada cajero operador dispone de una base monetaria de cinco mil pesos Mte. ($5.000). Dicho valor deberá estar disponible para dar cambio por los pagos de impuestos y por consiguiente, permanentemente debe mantenerse en moneda o billete de denominación no superior a doscientos pesos ($200,oo). Con lo anterior, el cajero no podrá indicarle al contribuyente que no tiene vueltas.

Cajero Operador

Centros Operación al Contribuyente y CADES

05

Llama al Contribuyente que se encuentra en turno, y le solicita únicamente la dirección del predio a la cual se le va a efectuar el pago del impuesto. En el caso de que el código de dirección sea por cuenta corrida, deberá solicitarle al Contribuyente el último recibo de pago o estado de cuenta.

Cajero Operador

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06

Con la anterior información digita en la terminal el código de dirección del predio, para saber el Estado de Cuenta e informar al Contribuyente la totalidad de la deuda. En todos los casos deberá verificar a quien corresponde la propiedad del inmueble e indicarle en voz alta al contribuyente esa información, con el objeto de evitar pagos equivocados. Conforme a la preferencia del Contribuyente, digita en la terminal una de las siguientes opciones:

1. Hasta primer semestre (Cuando la cuenta está al día).
2. Toda la deuda cubre la deuda diferida, pasada y actual.
3. Hasta la pasada (La deuda del año anterior).
4. Solo diferida (deuda correspondiente hasta el año inmediatamente anterior).

De igual manera digita el número de la cédula y su clave.

Una vez efectuada la anterior operación, pulsara la tecla enter y aparecerá un pantallazo que muestra los valores a pagar discriminados por conceptos:

• Predial
• Sobretasa Catastral
• CAR

De no estar de acuerdo el contribuyente con la información dada y, se le remitirá a la Sección de Orientación y Ayuda al Contribuyente, para que le aclaren su Cuenta, si el problema es de Tesorería. De lo contrario se le indicará a donde debe dirigirse.

Si el problema versa sobre los siguientes eventos:

1. No esta incorporado el predio, cuya causa puede ser:

• No conocimiento de Catastro de un desenglobe.

• No reporte de la novedad al sistema.

• Mal reportada la novedad.

1. Error en el avalúo, tarifa o vigencia, cuya causa puede ser:

• Mal aplicado el incremento.

• Modificaciones no reportadas al sistema.

• No incluida la construcción.

1. Doble cuenta: consiste en la creación dentro del archivo magnético de un predio con dos o más diferentes códigos de dirección; y la causa es:

• Novedad doblemente reportada.

1. Exención Predial o CAR no incorporadas.

 

La entidad encargada de incorporar las exenciones de Predial es la junta Distrital de Hacienda, y las exenciones de la Car se incorporan en la ventanilla de la Car indicada en el Centro Administrativo Distrital.

 

2. Pago no incorporado, cuyas causas pueden ser:

• Recibos de pago cancelados que no han ingresado al sistema por estar mal codificados, o (ilegible original) en el momento de la incorporación o por cambio de dirección. Etc.

Cajero Operador

Centros de Atención al Contribuyente y CADES

07

Conforme el Contribuyente con el Estado de Cuenta, procede a recepcionar el pago en cheque o efectivo.

Si el contribuyente cancela en efectivo, procede a contar el dinero en presencia de este, para evitar posibles errores y reclamaciones que redunden en la mala imagen de la Entidad, y en particular sobre la honorabilidad el funcionario.

Aplica con PF2 el pago y debe salir el mensaje "Fue aplicado el pago OK".

Si el contribuyente cancela con cheque este debe reunir los requisitos que exigen las normas vigentes, a saber:

1. Girado a nombre de la Tesorería Distrital, con cruce respectivo de negociabilidad.

 

2. El valor girado debe coincidir en letras y números con el monto girado.

 

3. Que la presentación del cheque no sea de cuatro de cuatro meses después de librado.

 

4. Que tenga firma (s).

 

5. Que no este enmendado.

 

6. Que no falte la cantidad en letras y/o números.

 

7. Los cajeros pueden recibir pagos de impuestos con cheques de otras plazas, en cuyo caso deberán efectuar la consignación en los formatos especiales "consignación otras plazas", que el Banco tiene para estos efectos.

 

8. Indicar al respaldo el nombre, dirección (Ilegible en el original).

Cajero Operador

Centro de Atención al Contribuyente y CADES

08

b. Código del Banco y número del cheque.

Procede a pulsar la tecla PP2con la cual se logra que el pago sea gravado en el respectivo registro magnético y a demás se produzca el recibo de pago.

En caso de que el recibo se vaya al vacío verificara si quedo descontado del estado de cuenta, e informara al contribuyente, quien deberá acercarse al otro día para certificar el pago, a la Sección de Archivo y Microfilmación donde deberán reposar los recibos de pago y log de pagos, realizados en cada Centro de Atención al Contribuyente y CADES.

NOTA: Los recibos de pago deberán ser enviados diariamente desde dichos Centros, con el Cuadre de Caja respectivo, a la Sección de Archivo y Microfilmación, los Logs de pagos, también deben remitirse diariamente por la Sección de Caja, a la Sección de Archivo y Microfilmación.

Toda Certificación deberá confrontar la información del recibo y log de pagos de la fecha.

Si el contribuyente cancela una parte del impuesto en cheque y otra en efectivo, deberá aplicarse el pago total en cheque, y se efectuara el traslado correspondiente de cheque a efectivo en el Acta de Cuadre Diario de Caja.

Queda prohibido efectuar traslado de efectivo a cheques.

Cajero Operador

Centros Atención al contribuyente y CADES

09

En ningún caso podrá reportar cosa diferente por lo que realmente recibe en efectivo o en cheque.

Cajero Operador

Centro Atención al Contribuyente y CADES

10

Si recibe el impuesto con depósito y efectivo aplicara el pago como efectivo.

Si recibe el impuesto con depósito y cheque aplicará el pago total como cheque.

Cajero Operador

Centros Atención al Contribuyente y CADES

11

Por ningún motivo aplicara el pago con PP2, hasta no haber verificado el efectivo o cheque.

Cajero Operador

Centros Atención al Contribuyente y CADES

12

El recibo de pago deberá ser sellado y entregado al contribuyente mientras la copia se archivará en el respectivo Centro de Atención al Contribuyente o CADE para ser enviada a la Sección de Archivo y microfilmación con el reporte diario de cuadre de caja.

El único que podrá certificar pagos de la Sección de Archivo y Microfilmación (Ilegible en el original).

Jefe

Centros Atención al Contribuyente

13

Si algún pago quedo mal generado tiene la opción de reversarlo únicamente el Jefe del Centro de Atención respectivo, para lo cual seguirá los siguientes pasos:

1. digita en el Monitor del Predial la opción 2. Reversión de pagos y pulsa enter.

 

2. Digita:

• Número de recibo a reversar.
• Código del Predio
• Número de Caja
• Fecha de recaudo
• Identificación y clave del operador.

Efectuados los pasos anteriores pulsa la tecla PP2 con lo cual queda reservado el pago y el predio queda en una situación igual a como se encontraba antes de aplicar el pago.

La reversión es un procedimiento por medio del cual se retira un pago aplicado al archivo magnético.

La reversión en línea solo se puede efectuar el día en que se realizo el pago.

Las causas por las cuales se tiene que hacer una reversión son:

1. Pago aplicado a predio equivocado.

 

2. Se cobra más de lo real por falta de una reliquidación predial por parte de la Secretaria de Hacienda Dirección Distrital de Impuestos.

 

3. Si canceló lo que no era, o sea se paga todo el año, queriendo cancelar solo el primer semestre.

 

4. Cuando se efectúa un pago en cheques y se necesita un Paz y Salvo Notarial. Es importante anotar que esta reversión no se puede realizar en línea cuando ya se ha radicado el Paz y Salvo Notarial; se hace necesario efectuar, previo visto bueno del Jefe de la Unidad de Atención al contribuyente la reversión en batch por la Unidad de Sistemas.

 

5. Cuando se aplicó el pago en efectivo siendo cheque.

Jefe

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14

Es el único que puede hacer las reversiones dejando como soporte el recibo completo (original y copia) del pago reversado y la causa de la reversión firmada por quien la autorizó.

Los controles establecidos para el proceso de reversión en línea son:

Listado que muestra:

1. Caja
2. Fecha de recaudo
3. Número de recibo
4. Código de dirección
5. Operador
6. Hora
7. Vigencia
8. Total predial
9. Total sobretasa
10. Total CAR
11. Total pagado
12. Número de cheque
13. Marca de reversión.

No se puede realizar una reversión cuando la caja ya ha sido cerrada.

2. Administrativos:

Comparación por parte de la Sección Cuadre de Cajas de que él (los) pago (s) que viene(n) en el listado correspondan a los recibos que envían del Centro de Atención al Contribuyente o CADES como reversados, verificando que la reversión venga firmada y la causa este justificada.

Jefe

Centros Atención al Contribuyente y CADES

15

Al finalizar el día digita TP02 y pulsa enter tecleando:

1. Cédula
2. Clave
3. Terminal a trabajar
4. Operador a trabajar
5. Fecha
6. Opción 12 para cerrar ña caja y pulsa enter.

Por ningún motivo el Jefe del Centro de Atención al contribuyente podrá delegar en persona alguna la función de reversión, apertura y cierre de caja.

Si la operación fue realizada correctamente aparecerá un mensaje que dice. "CAJA CERRADA EN FECHA" de lo contrario aparece error.

Cajero Operador

Centros Atención al Contribuyente

16

Procede a contar los valores entendiéndose por estos:

1. Efectivo
2. Cheque
3. Depósitos

El efectivo esta representado en billetes y monedas emitidas y acuñadas por el Banco de la República.

La entrega de efectivo, para efectos de envío al Banco o por transportadora, ya sean parciales o totales, tendrán un orden lógico por denominaciones y cuantías.

El Banco proporciona a los Centros de Atención al contribuyente, fajillos con los cuales se deben atar los billetes en orden, mostrando la misma cara, quitando dobleces y emparejados por denominaciones.

El fajado de billetes debe realizarse atendiendo a dos necesidades básicas:

1. Lograr alto grado de seguridad que dificulte el retiro posterior de billetes sin romper la fajilla

 

2. Facilitar la operación de recuento y verificación.

La fajilla debe ponerse sobre la porción del billete que no tiene impresión, es decir, aquella en la cual será ubicada la marca de agua, pues de esta forma siempre quedarán a la vista el retrato en el adverso de los paisajes o motivos principales del reverso, área de billete que se recomienda observar al recortar un fajo.

La fajilla se debe colocar lo suficientemente templada para evitar que se pueda desplazar.

Luego de verificar el conteo de cada fajo estampa firma y sello sobre la fajilla sin escribir en los billetes.

Los billetes con los cuales no se puedan efectuar los fajos dispuestos, se ordenan de mayor a menor armando fajos que no pasen de los Cien Mil Pesos ($100.000,oo) moneda corriente, de tal forma que la efigie o cara del billete de mayor denominación sea la visible del fajo y así sucesivamente. La moneda debe ir en bolsa plástica.

Antes de introducir el dinero en la tula de la transportadora de valores, sé deben depositar el dinero preferiblemente en una bolsa plástica. Permitiendo que el formato de consignación respectivo quede visible en su contenido.

Los cheques se deben ordenar por código de Banco y también deben ir en bolsa plástica para protegerlos del agua cuando las tulas se mojen durante el transporte.

Se debe hacer una revisión concienzuda antes de sellar la tula para evitar el menor número de errores.

Deberá cerciorarse de que la tula quede sellada y se encuentre en perfectas condiciones, quedando debidamente diligenciada en las guías de la transportadora.

Cajero Operador

CADES

17

Consignaran el recaudo en la cuenta corriente de la Tesorería correspondiente al Banco que presta servicio en el CADE. Es importante anotar, que todo el dinero recaudado deberá consignarse y por ningún motivo debe dejarse en el CADE.

Cajero Operador

Centros de Atención al Contribuyente y CADES

18

Suministra los datos correspondientes de efectivo, cheques y depósitos para la elaboración de los documentos exigidos, reportando los traslados correspondientes, así como, los sobrantes detectados en el arqueo de caja que la Auditoria de Recaudos efectúa ocasionalmente.

Además de lo anterior, deberá observar las siguientes obligaciones generales de cuadre:

1. Debe reportar siempre la caja a la Sección de Cuadre de Cajas, aunque presente inconsistencias, para lo cual se anexará un acta informando lo sucedido.

 

2. En caso de no recaudo, se deberá enviar acta de no recaudo, suscrita conjuntamente con el Jefe del Centro de Atención o CADE.

Cajero Operador

Centros Atención al (sic)

19

Suministra la información de las operaciones diarias a una Secretaria para que transcriba en los documentos relativos al Cuadre Diario de Caja el diligenciamiento de los siguientes documentos:

1. Informe diario de caja que viene en original y tres copias las cuales se distribuyen así:

• Original y copia para el Cuadre de Cajas.

• Segunda copia transportadora.

• Tercera copia, archivo del Centro de Atención o CADE.

1. Recibo de Transportadora, el cual viene en original y tres copias, las cuales se distribuyen así:

• Original y copia para la transportadora.

• Segunda copia cuadre de cajas

• Tercera copia archivo del Centro de Atención.

1. Consignación: Una para cheque y otra para efectivo en original y tres copias las cuales se distribuyen así:

• Original y copia transportadora.

• Segunda copia cuadre de cajas.

• Tercera copia archivo del Centro de Atención al Contribuyente o CADE.

Todo cajero deberá anotar el número total de cheques recepcionados por Impuesto Predial y CAR, en el formato de consignación, incluyendo el valor total.

1. Acta de cuadre de caja, viene en original y copia que se distribuyen así:

• Original para la Sección Cuadre de Cajas.
• Copia para el archivo del Centro de Atención.

1. Recibos reservados y/o anulados:

• Original y copia a la Sección cuadre de cajas anotando causal de reversión debidamente firmada por quien autorizó la reversión.-

1. Soporte de envío de depósitos de Caja Principal.:

• Original a la Sección de Cuadre de Cajas.

• Copia para el archivo del Centro de Atención al contribuyente.

1. Anotará en el acta de cuadre de caja, los traslados de cheque a efectivo correspondientes, anotando número de recibo y número de cheques.

h. Anotará en el acta de cuadre de cajas el número de preimpreso inicial y final de las normas continuas de recibos de pago utilizadas durante el día, incluyendo los anulados teniendo en cuenta que el primero del día debe corresponder al siguiente del último del día anterior.

Cajero Operador

Centros Atención al Contribuyente y CADES

20

Los verifica y procede a firmarlos y sellarlos. Seguidamente los entrega al jefe del Centro.

Jefe

Centros Atención al contribuyente y CADES

21

Verifica, firma y sella los documentos de Cuadre Diario de Caja y entrega el Cajero Operador.

Cajero Operador

Centros Atención al Contribuyente y CADES

22

Entrega la tula respectiva, a los representantes de la transportadora de valores junto con la planilla de trasporte de valores, quienes deberán firmarlas y devolverle la segunda y tercera copia para archivo y demás fines.

Funcionarios Transp. De (sic)

Externo

23

Reciben tula y planilla de transporte.

Jefe

Centros

Atención al Contribuyente y CADES.

24

Designa un funcionario responsable de llevar los documentos del movimiento diario a la sección de Cuadre de Cajas para efectuarle el respectivo ingreso fiscal, y los recibos de pago a la Sección de Archivo y Microfilmación, para el trámite respectivo.

Jefe

Sección Cuadre de Cajas

25

Si encuentra alguna inconsistencia en la caja esta será devuelta y se tienen tres (3) días hábiles para proceder a corregir o aclarar, justificando claramente el reporte de solución dado a caja devuelta.

En caso de que el cajero presente faltante en Veeduría, deberá reportar el dinero en consignación diferente, y la remitirá en la tula del envío del recaudo del día siguiente, anotando en la consignación la fecha del faltante cubierto.