RESOLUCIÓN 2422 DE 2016

(Diciembre 22)

“Por la cual se crea el Grupo Operativo de Continuidad del Negocio de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital”

LA DIRECTORA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL (UAECD)

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 8 del artículo 5.º del Acuerdo 004 de 2012 del Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 20 de la Resolución 305 de 2008 de la Comisión Distrital de Sistemas, “Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software libre”, estipula que para facilitar la gestión de la seguridad de la información, las entidades del Distrito Capital deben establecer un Comité de Seguridad de la Información y aplicar los dominios de control a que se refiere la norma NTC-ISO/IEC 27001, que fija los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y la norma NTC/ISO IEC 17799 con su equivalente NTC-ISO/IEC 27002 y demás normas concordantes.

Que en cumplimiento de la resolución antes citada, mediante Resolución 2806 de 2015, la Unidad creó el Comité de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio, estableciendo sus funciones, conformación y sesiones. Dicho Comité tiene como objetivo asegurar una dirección y apoyo gerencial que soporte la administración y desarrollo de iniciativas sobre seguridad de la información y continuidad de la operación de la UAECD; lo anterior, mediante compromisos apropiados y uso de recursos adecuados en el organismo, así como por medio de la formulación y mantenimiento de una política de seguridad de la información y de continuidad del negocio.

Que el numeral 10 del artículo 22 de la Resolución 305 de 2008 establece el dominio de control sobre la continuidad del negocio, según el cual se deben aplicar “Controles para reducir los efectos de las interrupciones de actividad y proteger los procesos esenciales de la empresa contra averías y siniestros mayores”. Respecto a la política de seguridad para este domino, la norma en mención estipula que “Se debe evaluar el impacto de los diferentes procesos en el organismo y realizar planes de mitigación y continuidad para aquellos que resulten críticos. Los planes de mitigación y continuidad deben considerar medidas tanto técnicas como administrativas y de vínculo con entidades externas; deben probarse y revisarse periódicamente, y deben permanecer articulados con los diferentes recursos tecnológicos y no tecnológicos existentes en todo el organismo”.

Que las normas ISO 22301:2012 y NTC 5722:2012 en su numeral 9.3 establecen que la alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio (SGCN) de la organización, a intervalos planificados, para asegurar su continua idoneidad, adecuación y eficacia. Dicha revisión debe incluir la consideración del estado de las acciones de las revisiones previas por la dirección, los cambios en los asuntos internos y externos que son pertinentes para el SGCN, información sobre el desempeño de continuidad del negocio y las oportunidades de mejora continua.

Que la necesidad de actuar como un frente común ante situaciones de contingencia o desastre que podrían afectar la misión catastral a través de cada uno de los procesos críticos de la UAECD, exige una organización de trabajo en equipo y una comunicación en todo momento, permitiendo una coordinación en caso de contingencia.

Que con el fin de dar aplicación a la Resolución 305 de 2008 y a los lineamientos técnicos, operativos y de negocio citados en los considerandos anteriores, es necesario crear el Grupo Operativo de Continuidad del Negocio de la UAECD. Que el Comité de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio, en el marco de sus funciones, aprobó la creación del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio de la Unidad mediante Acta n.º 5 del 17 de noviembre de 2016.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Creación del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio. Crear en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital el Grupo Operativo de Continuidad del Negocio.

ARTÍCULO 2. Funciones. El Grupo Operativo de Continuidad del Negocio ejercerá las siguientes funciones:

1. Liderar la recuperación funcional de los procesos críticos en contingencia definidos en el documento Análisis de Impacto al Negocio.

2. Participar de forma activa en la elaboración, actualización y seguimiento del plan y demás documentos de continuidad del negocio correspondiente a su proceso.

3. Gestionar la inclusión del conocimiento de las estrategias y planes de continuidad del negocio de la Unidad en las competencias de los servidores públicos de la Unidad.

4. Gestionar ante la instancia competente una respuesta de acompañamiento a los funcionarios y sus familiares que se hayan visto afectados por la situación de contingencia.

5. Gestionar la disponibilidad en forma oportuna de los recursos físicos, tales como espacios, elementos y demás insumos necesarios y adecuados para operar en contingencia, definidos en las estrategias de continuidad del negocio y de recuperación ante desastres y sus respectivos planes.

6. Gestionar la logística necesaria para la movilización de los servidores públicos que requieran desplazarse al centro o centros de operación en contingencia, establecidos en la estrategia de continuidad del negocio y en el Plan de Recuperación ante Desastres.

7. Elaborar el diagnóstico de los activos afectados por la contingencia, como lo son entre otros, la infraestructura física y los asociados con la infraestructura tecnológica (hardware y comunicaciones), así como apoyar el proceso de adquisición o recuperación de los activos fijos necesarios para retornar a la operación normal o los que se necesiten para la operación durante la contingencia.

8. Garantizar durante la contingencia la activación y cumplimiento de los protocolos de comunicación interna y externa, según corresponda. Además, debe asesorar al Equipo Manejo de Incidentes (EMI) sobre cómo responder ante los medios y hacer seguimiento a las noticias que se generen y que tengan relación con la UAECD, así como diseñar y coordinar cualquier comunicado a las partes interesadas.

9. Gestionar la integración del Plan de Emergencia y Plan Institucional de Respuesta a Emergencia (PIRE) o de los instrumentos que los sustituyan con el Plan de Continuidad del Negocio de la UAECD.

10. Participar en la elaboración de la respuesta a los requerimientos de entes externos referentes al Plan de Continuidad del Negocio de la UAECD, en los casos que se requiera.

11. Gestionar la aprobación ante las instancias pertinentes de los documentos referentes a la continuidad del negocio.

PARÁGRAFO. Los miembros del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio cumplirán las funciones antes establecidas conforme a sus competencias.

ARTÍCULO 3. Conformación del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio. El Grupo Operativo de Continuidad del Negocio será conformado por los siguientes servidores públicos, quienes concurrirán como miembros permanentes con derecho a voz y voto:

1. Gerentes, Subgerentes y Jefes de Oficina que tengan a su cargo procesos o subprocesos identificados como críticos en el documento Análisis de Impacto al Negocio.

2. Un(a) servidor(a) público(a) para los procesos críticos de la Dirección designado por la Directora.

3. El(la) servidor(a) público(a) responsable del Plan de Emergencia.

4. El(la) servidor(a) público(a) responsable del Plan Institucional de Respuesta a Emergencia (PIRE) o del instrumento que lo sustituya.

5. El(la) servidor(a) público(a) que ejerza el rol de Oficial de Continuidad del Negocio.

Parágrafo primero. En uno de los miembros del Grupo pueden concurrir dos o más de las calidades descritas anteriormente, pero para efectos de la votación solo se computará un voto.

Parágrafo segundo. Las sesiones del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio serán presididas por uno de los servidores públicos descritos en el numeral primero del presente artículo, el cual será elegido por el Grupo en las sesiones.

Parágrafo tercero. La Secretaría Técnica del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio será ejercida por el(la) servidor(a) público(a) que ejerza el rol de Oficial de Continuidad del Negocio, en caso de que no esté presente la ejercerá el(la) servidor(a) público(a) que el Grupo designe en la sesión.

Parágrafo cuarto. Según el caso concreto que se discuta, el Grupo Operativo de Continuidad del Negocio podrá invitar a los servidores públicos que considere necesario para el desarrollo de sus funciones, los cuales concurrirán con voz pero sin voto.

ARTÍCULO 4. Líderes principales y alternos del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio. Cada uno de los miembros del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio a los que hace alusión el numeral primero del artículo 3.º del presente acto designará un líder principal por cada uno de los procesos y subprocesos críticos a su cargo identificados en el documento Análisis de Impacto al Negocio, quien lo apoyará en el desarrollo de las funciones del Grupo y lo reemplazará en el evento que durante la contingencia esté ausente. Así mismo, deberá designar un líder alterno para los casos de ausencia del líder principal.

Para este fin, los miembros del Grupo deberán divulgar las decisiones y documentos de continuidad del negocio a los líderes principales y alternos, quienes se apropiarán de los mismos.

ARTÍCULO 5. Sesiones, quorum deliberativo y toma de decisiones. El Grupo Operativo de Continuidad del Negocio sesionará de manera presencial o virtual una (1) vez cada tres meses o cuando las circunstancias así lo exijan. Para tales efectos, sesionará como mínimo con la mitad más uno de sus miembros y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ARTÍCULO 6. Desarrollo de las sesiones presenciales. Las sesiones presenciales se realizarán así:

1. En el día y hora señalados, el Grupo Operativo de Continuidad del Negocio elegirá al servidor(a) público(a) que presidirá la sesión y al Secretario(a) Técnico(a) en caso de ausencia del servidor(a) público(a) que ejerce el rol de Oficial de Continuidad del Negocio e instalará la misma a través de este(a).

2. Los servidores públicos de la UAECD presentarán de forma verbal al Grupo sus propuestas, solicitudes o informes y atenderán las inquietudes que se les formulen.

3. Una vez se haya surtido la intervención, los miembros del Grupo e invitados a las sesiones deliberarán sobre los asuntos sometidos a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas.

4. Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar sobre la decisión a ser tomada por los miembros del Grupo.

5. Evacuados todos los asuntos sometidos a estudio del Grupo, el(la) Secretario(a) Técnico(a) informará que todos los temas han sido agotados, con lo que se procederá a levantar la sesión.

PARÁGRAFO. El(la) Secretario(a) Técnico(a) del Grupo elaborará y custodiará las actas ejecutivas del desarrollo de la sesión. Las actas serán suscritas por todos los miembros que participen en la sesión.

ARTÍCULO 7. Desarrollo de las sesiones virtuales. El Grupo Operativo de Continuidad del Negocio podrá sesionar de manera virtual, es decir, mediante reuniones no presenciales, cuando así lo requieran. Las sesiones virtuales se realizarán conforme a lo dispuesto por las Leyes 527 de 1999, 1341 de 2009, 1437 de 2011 y las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan y de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. En el día y hora señalados, el Grupo Operativo de Continuidad del Negocio elegirá al servidor(a) público(a) que presidirá la sesión y al Secretario(a) Técnico(a) en caso de ausencia del servidor(a) público(a) que ejerce el rol de Oficial de Continuidad del Negocio e instalará la misma a través de este(a), por el medio virtual seleccionado, ya sea vía correo electrónico, videoconferencia o por cualquier otro medio electrónico.

2. Cada uno de los miembros e invitados deberá manifestar, de manera clara y expresa, su posición y decisión frente a los asuntos sometidos a consideración y remitirá su decisión a través del medio virtual seleccionado para la sesión a todos los integrantes e invitados.

3. Una vez adoptada la decisión, el Secretario(a) Técnico(a) informará los resultados finales de cada uno de los asuntos presentados.

4. Evacuados todos los asuntos sometidos a estudio del Grupo, el(la) Secretario(a) Técnico(a) informará que todos los temas han sido agotados, con lo que se procederá a levantar la sesión.

5. De la sesión adelantada el(la) Secretario(a) Técnico(a) levantará el acta ejecutiva correspondiente, consignando las intervenciones de los miembros y los invitados si los hubiere. El acta deberá dejar constancia del medio utilizado, las decisiones adoptadas y las firmas de los integrantes de la instancia.

ARTÍCULO 8. Funciones del Secretario(a) Técnico(a). Son funciones del Secretario(a) Técnico(a) del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio las siguientes:

1. Coordinar los temas y orden del día y convocar las sesiones del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio. En la convocatoria precisará los asuntos a tratar según la agenda propuesta y remitirá los documentos que correspondan. Para efectos de las sesiones virtuales, coordinará la instancia para la realización de la misma e indicará en la convocatoria el tiempo límite para que sean leídos y comentados por los miembros del Grupo.

2. Velar por el buen funcionamiento del Grupo Operativo de Continuidad del Negocio.

3. Elaborar las actas de cada sesión y enviarlas para la aprobación y firma de los miembros que hayan asistido.

4. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas en el seno de las sesiones.

5. Proyectar, proponer, presentar y someter a consideración del Grupo las políticas, normas, acciones o buenas prácticas necesarias para incorporar o aplicar, o ambas, en la gestión de la continuidad del negocio de la Unidad.

6. Las demás que le sean asignadas por el Grupo.

ARTÍCULO 9. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 26 días del mes de diciembre del año 2016.

CLAUDIA PUENTES RIAÑO

Directora

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 6008 de febrero 1 de 2017.