CIRCULAR EXTERNA 023 DE 2017

(Marzo 16)

Para: Entidades que contratan con recursos públicos.

Asunto: Calidad y oportunidad de la información del Sistema de Compra Pública disponible en el Secop.

La Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente – en cumplimiento de su objetivo como ente rector del Sistema de Compra Pública complementa la Circular Externa 1 de 2013 para establecer las condiciones de calidad y oportunidad en las cuales las Entidades Estatales y las Entidades obligadas por la Ley 1712 de 2014 que ejecutan recursos públicos en sus procesos de abastecimiento o contratación (en adelante las “Entidades”) deben poner a disposición la información de sus Procesos de Contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop).

El Secop tiene tres (3) plataformas para registrar la actividad contractual: (i) Secop I; (ii) Secop II; y (iii) la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El Secop I es una plataforma exclusivamente de publicidad. El Secop II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano son plataformas transaccionales.

1. Identidad de la información diligenciada en el Secop I y la contenida en los Documentos del Proceso publicados

La información diligenciada en plantillas y formularios del Secop I debe corresponder a la información contenida en los Documentos del Proceso. Para el efecto, las Entidades deben revisar que la información registrada corresponda al contenido en los Documentos del Proceso.

2. Oportunidad en la publicación de la información en el Secop

La información registrada por las Entidades en el Secop II y en la Tienda Virtual del Estado Colombiano está disponible en tiempo real.

Las Entidades que aún utilizan el Secop I están obligadas a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

3. Registro en una plataforma del Secop

Las Entidades deben registrar la información de sus Procesos de Contratación en una sola de las plataformas electrónicas del Secop. Las órdenes de compra derivadas de los instrumentos de agregación de demanda son registradas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y no es necesario publicarlas en cualquiera de las otras plataformas. Igualmente, los Procesos de Contratación en línea adelantados en el Secop II están registrados en el Secop II y no requieren otro tipo de publicación. Duplicar la información afecta la información del Sistema de Compra Pública.

4. Reglas para casos especiales o particulares

Las siguientes reglas buscan aclarar las condiciones de calidad y oportunidad de la información del Sistema de Compra Pública en casos especiales o particulares:

(a) En los Procesos de Contratación con varios adjudicatarios, la Entidad debe publicar las ofertas de todos los proponentes que resultaron adjudicatarios. Si la Entidad suscribe un contrato por adjudicatario debe publicar todos los contratos dentro del mismo Proceso de Contratación. La Entidad no debe hacer un nuevo registro para cada uno de los contratos pues duplica la información de un mismo Proceso de Contratación lo cual afecta el proceso de seguimiento de la información del Sistema de Compra Pública;

(b) El valor de registro de los convenios interadministrativos y de los contratos con organismos multilaterales debe incluir el valor del aporte que hace la Entidad y no el valor total del convenio o contrato.

(c) En el Secop los datos de la modificación de un contrato que adiciona el plazo o el valor del mismo, deben ser registrados en el campo asignado para el efecto y no como un documento adicional.

(d) Los contratos de seguro están contenidos en las pólizas por lo cual las Entidades deben publicar además del contrato suscrito con la aseguradora (i) las pólizas adquiridas o (ii) un documento en formato Excel que indique el ramo, la vigencia de la póliza, la prima, la suma asegurada y el deducible de cada póliza adquirida. Este documento debe estar publicado en el Secop I como documentos adicionales dentro del Proceso de Contratación y en Secop II en el módulo de documentos del contrato. Este documento no es necesario cuando la Entidad Estatal compra la póliza en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

5. Identidad de la información de otros sistemas de compras, abastecimiento y contratación.

Las Entidades destinatarias de la Circular número 20 de 27 de agosto de 2015 están obligadas a verificar la información registrada en sus sistemas de información de la actividad de compra, abastecimiento o contratación con la información de los Documentos del Proceso.

Muy atentamente,

La Directora General,

María Margarita Zuleta González

Referencia Normativa

Artículos 1° y 3° de la Ley 1150 de 2007.

Artículos 1°, 2° y 3° y numeral 4 del artículo 11 del Decreto-ley 4170 de 2011.

Artículo 223 del Decreto-ley 019 de 2012.

Literal e) del artículo 9° y artículo 10 de la Ley 1712 de 2004.

Artículos 7°, 8°, 9° y 19 del Decreto número 103 de 2015.

Artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto número 1082 de 2015.