RESOLUCIÓN 315 DE 2016

(Diciembre 28)

Por medio de la cual se adopta la Política de Eficiencia Administrativa para el uso racional de los recursos, gestión integral de residuos, consumo sustentable y cero papel en la Veeduría Distrital

EL VEEDOR DISTRITAL,

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas en el artículo 4º del Acuerdo Distrital 24 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 8 de la Constitución Política de Colombia establece que: “(…) es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación (…)”

Que, en concordancia con lo anterior, el artículo 80 de la Constitución Política de Colombia dispone que “(…) El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución. Además, deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados (…)”

Que en las Directivas Presidenciales No. 04 de 2012 y 06 de 2014 se preceptúa el propósito del Gobierno Nacional de tener una gestión pública eficiente y eficaz a favor del ambiente y en virtud del mismo disponen la implementación de la Estrategia de Cero Papel y Ahorro de Recursos (Austeridad) respectivamente, con el objetivo de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa.

Que en la Circular Externa 005 de 2012 expedida por el Archivo General de la Nación se establecen recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones electrónicas en el marco de la iniciativa de Cero Papel.

Que las entidades públicas, a las cuales van dirigidas las anteriores Directivas, deberán identificar, racionalizar, ahorrar, simplificar y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impiden la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades, investigando y aunando prácticas sostenibles, formulando para tal efecto una Política de Eficiencia Administrativa.

Que en cumplimiento de las disposiciones vigentes y en especial las relacionadas con el deber del Estado de proteger la diversidad e integridad del medio ambiente, prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental y de fomentar la educación para el logro de estos fines, la VEEDURÍA DISTRITAL se compromete a desarrollar sus actividades con el debido respeto por la protección del ambiente y fortalecer sus prácticas ambientales.

Que, en consecuencia, de lo anterior, le asiste a la VEEDURÍA DISTRITAL la responsabilidad de establecer la política de Eficiencia Administrativa con el propósito de definir los lineamientos y acciones para el uso racional de los recursos, gestión integral de residuos, consumo sustentable y cero papel, prácticas sostenibles y de eficiencia en procesos internos.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: ADOPTAR en la VEEDURÍA DISTRITAL la política de Eficiencia Administrativa para el uso racional de los recursos, gestión integral de los residuos, consumo sustentable y cero papel, prácticas sostenibles y de eficiencia en procesos internos, con el propósito de integrarla a las actividades que desarrolla en cumplimiento de sus funciones, en los siguientes términos: 

“La Veeduría Distrital como organismo de vigilancia y control y en atención a la necesidad de regular y controlar el uso de los recursos, mejorar la calidad del ambiente y garantizar la sostenibilidad ambiental y la calidad de vida, se compromete a fomentar en todos los funcionarios una cultura de responsabilidad, con el fin de minimizar los impactos ambientales que puedan surgir en el desarrollo de las funciones propias de la Entidad.

Para ello, los Directivos de la Entidad proporcionarán los recursos necesarios en la implementación, seguimiento, y evaluación de los lineamientos relacionados con el cuidado ambiental y cero papel, con el propósito de alcanzar una implementación eficaz de la normatividad y demás requisitos aplicables.”

ARTÍCULO SEGUNDO - ACTIVIDADES: Las actividades desarrolladas en cumplimiento de las funciones asignadas a la VEEDURÍA DISTRITAL, se realizarán con el debido respeto y protección del medio ambiente por lo cual la Entidad establecerá en todas sus áreas, en forma progresiva, la Política de Eficiencia Administrativa para el uso racional de los recursos, gestión integral de residuos, consumo sustentable y cero papel.

ARTÍCULO TERCERO - RESPONSABLE: El Viceveedor Distrital será responsable de la Política de Eficiencia Administrativa para el uso racional de los recursos, minimización de la generación de residuos, consumo sustentable y cero papel, quien coordinará la realización de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación, y presentará los respectivos avances y resultados de las acciones formuladas en el marco de esta política.

ARTÍCULO CUARTO - OBJETIVOS: La política de Eficiencia Administrativa para el uso racional de los recursos, gestión integral de los residuos, consumo sustentable y cero papel en la VEEDURÍA DISTRITAL tiene como objetivos los siguientes:

*Promover la implementación de buenas prácticas para el uso eficiente de los recursos.

*Promover la implementación de buenas prácticas para la gestión de residuos, consumo sustentable y uso racional del papel.

*Fortalecer el uso de herramientas tecnológicas para la gestión documental y la reducción del consumo de papel.

*Promover la implementación de buenas prácticas para la Eficiencia Administrativa.

Generar actividades de capacitación y sensibilización para los funcionarios y contratistas de la Veeduría Distrital con el fin de crear una cultura y buenas prácticas para el cuidado ambiental.

ARTÍCULO QUINTO: IMPLEMENTAR de manera  inmediata las siguientes buenas prácticas, que concretarán la Política en materia del uso eficiente del recurso agua y para evitar la contaminación del mismo al interior de la entidad:

Hacer uso adecuado de los sistemas de “push” evitando golpearlos para garantizar su buen funcionamiento.

Reportar al líder del proceso de Bienes, Servicios e Infraestructura, a través del formato ABS-FO-10 definido en el sistema para tal fin, las fugas de agua y malos funcionamientos de los equipos hidrosanitarios.

Evitar usar desechables especialmente de icopor para minimizar la huella hídrica y la contaminación del agua generada en la producción de estos polímeros.

Disponer papel higiénico, toallas sanitarias y similares solo en las canecas dispuestas para tal fin en los baños.

Usar jabón biodegradable para el lavado de platos o menajes y detergente biodegradables o libres de tenso activos para la limpieza de superficies planas. Igualmente usar blanqueador sin cloro para minimizar la generación de residuos peligrosos.

ARTÍCULO SEXTO: IMPLEMENTAR de manera inmediata las siguientes buenas prácticas que concretarán la política en materia del uso eficiente del recurso energía al interior de la entidad:

1. Apagar el equipo de cómputo, incluyendo la pantalla o monitor al finalizar actividades laborales.

2. Quien sale de último en la oficina se asegurará de apagar la impresora u otro equipo electrónico de uso compartido.

3. Suspender el equipo de cómputo cuando va a salir a almorzar. Igualmente apagar el monitor.

4. Usar la luz solar en la medida de lo posible y apagar las lámparas encendidas innecesariamente.

5. Apagar las lámparas cuando se va a almorzar o cuando se va a permanecer más de 10 minutos fuera del puesto de trabajo.

6. Usar los vehículos de la Veeduría Distrital exclusivamente para actividades oficiales, salvo que el vehículo haya sido asignado a un funcionario por cuestiones de seguridad.

7. Mantener las llantas del vehículo bien infladas y calibradas; esto minimiza el coeficiente de rozamiento y ayuda a ahorrar combustible.

ARTÍCULO SEPTIMO: IMPLEMENTAR de manera inmediata las siguientes buenas prácticas que concretarán la política en materia de la gestión integral de residuos al interior de la entidad:

1. Minimizar la generación de residuos adquiriendo productos con menos empaques.

2. Clasificar los residuos sólidos acorde al procedimiento para la gestión integral de residuos sólidos definido en el sistema integrado de gestión institucional de la entidad.

3. Clasificar los residuos peligrosos acorde con lo establecido en el “Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos - PGIRESPEL” de la Veeduría Distrital.

ARTÍCULO OCTAVO: IMPLEMENTAR de manera inmediata las siguientes buenas prácticas que concretarán la política en materia del consumo sostenible y uso racional del papel al interior de la entidad.

1. Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras previo a enviar una impresión o tomar una fotocopia.

2. Antes de ordenar la impresión de un documento se deben realizar revisiones en pantalla: configuración de márgenes, errores gramaticales y de ortografía, para garantizar que se imprime únicamente la versión final para firma o radicación.

3. Imprimir y fotocopiar por ambas caras todos los documentos que se requieran en papel, con excepción de aquellos que por normas internas deban ir solo por una cara.

4. Cuando sea indispensable imprimir borradores, se recomienda utilizar las funciones que permitan reducir los documentos a diferentes tamaños de tal forma que quepan dos o más páginas, en la misma hoja.

5. Evitar impresiones innecesarias: correos electrónicos, copias de documentos.  Cuando sea imprescindible imprimir un correo electrónico elimine la información adicional que se coloca después del firmante: “Este mensaje puede contener….”. Las copias de documentos se deben distribuir a través de aplicaciones ofimáticas y colaborativas.

6. Reutilizar el papel que ya ha sido utilizado por una cara para borradores, tomar notas, diligenciar formatos a mano y llevar listas de asistencia.  Cuando se haya reutilizado se debe   rasgar y colocar en la caneca ecológica en el lugar destinado para el papel.

7. Incrementar el uso de las aplicaciones ofimáticas y colaborativas para la distribución y elaboración de documentos: correo electrónico, intranet, chats, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido, tanto para documentos digitalizados como para los que han sido creados mediante aplicaciones ofimáticas.

8. Guardar los archivos no impresos, en el computador o en el sitio que se haya determinado, de acuerdo con las políticas establecidas por la entidad, con el fin de garantizar su preservación, recuperación y acceso a largo plazo. Se deben aplicar las recomendaciones sobre la forma de nombrar, clasificar y almacenar los documentos electrónicos.

9. Se debe sustituir, en lo posible, el uso de papel por documentos y canales electrónicos, en la elaboración y difusión de materiales informativos, publicaciones, guías, manuales, entre otros, dirigidos a servidores públicos, contratistas, ciudadanos o empresas.

ARTÍCULO NOVENO: IMPLEMENTAR de manera  inmediata las siguientes buenas acciones que concretarán la política para la implementación de prácticas sostenibles al interior de la entidad:

Participar de las formaciones y actividades lúdicas de carácter ambiental que se realicen en el año en la Veeduría Distrital.

1. Promover y hacer uso de la bicicleta, vehículo eléctrico o el transporte masivo en las fechas destinadas como “Día de No Carro”.

2. Participar de las actividades a realizar durante la Celebración de la Semana Ambiental de la Veeduría Distrital y durante la celebración del día mundial o panamericano del agua.

3. Participar de las actividades de siembra en aras de contribuir a la mitigación del cambio climático y a promover la seguridad alimentaria.

4. Usar un vaso reutilizable para el café, aromática o agua, así se minimiza la huella hídrica y la generación de residuos.

5. Evitar usar bolsas plásticas y/o de papel, remplazando las mismas por bolsas reutilizables en tela u otra fibra.

ARTÍCULO DECIMO: IMPLEMENTAR las siguientes acciones para la ejecución de prácticas para la eficiencia administrativa:

1. Seleccionar trámites internos o procesos y procedimientos críticos en la entidad, en aras de optimizar el uso de los recursos financieros, humanos y físicos, con el fin de optimizarlos racionalizando los trámites y automatizando actividades para disminuir el volumen en la producción documental, en coherencia con la estrategia de Gobierno en Línea.

2. Hacer uso de los materiales de oficina como lapiceros, marcadores, cosedoras, agendas, etc., hasta que finalicen la totalidad de su “vida útil”. Evitar perder los elementos de oficina, ya que su remplazo constante sin haber finalizado su vida útil es un gasto de recursos ambientales y económicos.

ARTÍCULO DECIMO PRIMERO - VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. 

Dada en Bogotá, D.C. a los 28 días del mes de diciembre de 2016.

JAIME TORRES MELO

Veedor Distrital