CIRCULAR EXTERNA 306 DE 2016

 

(Noviembre 4)

 

Para:	Presidentes y Representantes Legales de Organismos Deportivos Constituidos como Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL)
De:	Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes)
Asunto:	Por la cual se imparten instrucciones relativas a la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo a las entidades sin ánimo de lucro que integran el Sistema Nacional del Deporte

 

1. Antecedentes

 

El lavado de activos, la canalización de recursos hacia la realización o financiación de actividades terroristas y/o la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM) se vincula al riesgo legal, de contagio, operativo y reputacional al que se exponen las Entidades Sin Ánimo de Lucro (en adelante ESAL) vigiladas por el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Ubre (en adelante Coldeportes), con el consecuente impacto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad y la del sector en su conjunto, al poder ser utilizados, entre otros, para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dineros u otros bienes provenientes de actividades ilícitas o destinadas a ellas, o para dar apariencia de legalidad a los recursos generados de dichas actividades.

 

En este contexto, Coldeportes pretende que las ESAL pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte, se unan a la lucha contra el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo (LA/FT) y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva implementando medidas de prevención del Riesgo de estas actividades delictivas, así como de conservación de la información con el fin de mitigar las probabilidades de que sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos que provienen de actividades delictivas o que sean utilizadas para ocultar la procedencia de recursos que sean dirigidos finalmente hacia la realización de actividades terroristas.

 

En este sentido, la presente circular introduce los criterios y parámetros mínimos que las ESAL vigiladas por Coldeportes deben tener en cuenta en el diseño, implementación y funcionamiento de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT.

 

Adicionalmente, la Circular contiene directrices dirigidas a los afiliados, revisores fiscales, administradores y todas las personas naturales o jurídicas que hacen parte de las ESAL que, de acuerdo con la ley, están sujetas a la Inspección, Vigilancia, y Control (IVC) de Coldeportes, y la determinación de los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las entidades vigiladas sobre la manera como deben administrar los riesgos de LA/FT inherentes en sus actividades.

 

Por último, corresponde a estas entidades implementar las medidas de prevención y control, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en la presente circular y de conformidad con los estándares internacionales que existen sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI^[1] y el Gafilat^[2] y adaptando las normas regulatorias que el Gobierno nacional ha expedido sobre este componente, en especial las Leyes 1186 de 2009, 1121 de 2006 y 526 de 1999.

 

2. Marco Normativo

 

2.1. Recomendaciones Internacionales sobre LA/FT

 

La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988 y el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Por otra parte, la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada Transnacional del año 2000 y la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción del año 2003, establecieron medidas preventivas, y la eficaz penalización de dichos actos.

 

A su vez, en el año de 1990 el Grupo de Acción Financiera (GAFI), diseñó cuarenta (40) recomendaciones para prevenir el Lavado de Activos y posteriormente estableció nueve (9) recomendaciones especiales contra el Financiamiento del Terrorismo, las cuales fueron actualizadas y unificadas en febrero de 2012, modificación que incluyó la prevención y la lucha contra la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción masiva.

 

El 8 de diciembre de 2000 se creó en Cartagena de Indias, Colombia, el GAFILAT como una organización intergubernamental de base regional que agrupa a múltiples países de Latinoamérica para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.

 

Colombia, mediante la Ley 1186 de 2009 adoptó las recomendaciones de este organismo. Este grupo adquirió el compromiso de adoptar las recomendaciones del GAFI.

 

De igual manera, es necesario tener en cuenta las Resoluciones 1267 de 1999, la 1373 de 2001, la 1718 y 1737 de 2006, la 1989 de 2011, la 2178 de 2014, la 2253 de 2015 y la Resolución 2270 de 2016 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, siendo el marco general en la política de lucha y prevención de la Financiación del Terrorismo y la financiación de la Proliferación de armas de destrucción masiva.

 

Con respecto a las Entidades Sin Ánimo de Lucro, la Recomendación número 8 del GAFI establece que:

 

“8.1 Los países deben:

 

a) Revisar la adecuación de las leyes y normas relativas a entidades que  pueden ser objeto de abuso para lavado de activos y financiación al terrorismo, incluidas las ESAL;

 

b) Llevar a cabo revisiones locales de su sector ESAL, o tener la capacidad para obtener información oportuna de sus actividades, tamaño y demás características importantes, usando todos los recursos disponibles de información a fin de identificar las características y tipos de ESAL que estén especialmente en riesgo de ser mal utilizadas para la financiación del terrorismo u otras formas de apoyo terrorista en virtud de sus actividades o características;

 

c) Reevaluar periódicamente su sector ESAL, revisando la nueva información sobre

las posibles vulnerabilidades del sector a las actividades terroristas.

 

8.2 Los países deben realizar actividades de acercamiento al sector ESAL en lo relativo a temas de FT.

 

8.3 Los países deben tener políticas claras para promover la transparencia, integridad y confianza pública en la administración y manejo de todas las ESAL”.

 

2.2. Normatividad vigente

 

El artículo 113 de la Constitución Política en su último inciso señala que los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, pero deben colaborar armónicamente para la realización de sus fines, dado que el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo se han constituido como un riesgo y una amenaza en múltiples actividades de origen lícito, afectando la seguridad económica de todos los colombianos. Lo anterior motiva a que todos los organismos del Estado competentes, impulsen políticas públicas y procedimientos de prevención y detección de este fenómeno en el que confluyen grandes flujos de dinero.

 

A su vez, el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, señala que las autoridades que ejerzan funciones de Inspección, Vigilancia y Control (IVC), deben instruir a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información que deben reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo con los criterios e indicaciones que de esta reciban, relacionados con la prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

 

Por su parte, el Decreto 1497 de 2002 que reglamentó la Ley 526 de 1999, hoy Decreto Único 1068 de 2015, en su artículo 2.14.2 dispone que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar Operaciones Sospechosas (ROS) a la UIAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2 del artículo 102 y en los términos de los artículos 103 y 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando dicha Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale.

 

Por otra parte, el Acto Legislativo 02 de agosto 17 de 2000, “por el cual se modifica el artículo 52 de la Constitución Política de Colombia”, estableció como función del Estado la inspección, vigilancia y control de las organizaciones deportivas.

 

Por su parte, el artículo 56 de la Ley 49 de marzo 4 de 1993, establece la posibilidad de que el Presidente de la República delegue estas funciones en el Director del Instituto Colombiano del Deporte:

 

“Artículo 56. El Presidente de la República podrá delegar, de conformidad con el artículo 211 de la Constitución Nacional, en el Director del Instituto Colombiano del Deporte las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos”. (Subrayado fuera de texto).

 

Mediante el Decreto 1227 de julio 18 de 1995, se delegaron en el Director del Instituto Colombiano del Deporte las funciones de inspección, vigilancia, delegación reiterada en el artículo 34 del Decreto-ley 1228 de julio 18 de 1995.

 

Por su parte, los artículos 36, 37 y 39 del mencionado decreto-ley, establecieron respectivamente los sujetos de inspección, vigilancia y control, las funciones del Director de Coldeportes sobre los organismos que conforman el Sistema Nacional del Deporte y los medios para ejercer las mencionadas funciones.

 

Por su parte, en el Decreto 4183 de noviembre 3 de 2011, “por el cual se transforma al Instituto Colombiano del Deporte (Coldeportes), establecimiento público del orden nacional en el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre  (Coldeportes) y se determinan su objetivo, estructura y funciones”, se estableció en el numeral 30 del artículo 4° como una de las funciones de Coldeportes, el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos que conforman el Sistema Nacional del Deporte, las cuales, según la estructura organizacional determinada, se encuentra a cargo de la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control.

 

 

Adicionalmente, en el mismo decreto dentro de las funciones de la Dirección de Inspección, vigilancia y control citadas en el artículo 19 se establece que:

 

“1. Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organizamos deportivos y demás entidades que conforman el sistema nacional de deporte sin perjuicio de lo que sobre este tema compete a estas entidades; así como adoptar la adopción de mecanismos de supervisión que contribuyan a lograr mayor eficiencia de los vigilados.

 

6. Diseñar mecanismos de control con el fin de prevenir acciones contrarias a las normas legales y reglamentarias aplicables a las entidades bajo su competencia o evitar prácticas ilegales o no autorizadas”.

 

De esta manera, le corresponde a Coldeportes generar las directrices propias para la prevención y control de riesgos de Lavado de Activos, Financiación al Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva en el sector del deporte, dado que, en virtud de las disposiciones constitucionales y legales vigentes, la vigilancia del cumplimiento de las políticas públicas sobre LA/FT, le corresponde a esta Entidad.

 

3. Ámbito de aplicación

 

La presente circular externa está dirigida a los representantes legales, revisores fiscales, afiliados, administradores y personas naturales o jurídicas que hacen parte de los organismos deportivos constituidos como Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) vigiladas por Coldeportes.

 

4. Definiciones

 

Para la aplicación de la presente circular se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 

Administradores: Son aquellas personas naturales que en las ESAL constituidas como corporaciones o asociaciones ejercen funciones como miembros del órgano de administración.

 

Alta Gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa de la entidad.

 

Son responsables del giro ordinario del negocio de la entidad y encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de la misma.

 

Asamblea: Máximo órgano de dirección de un organismo deportivo, conformado por la totalidad de los asociados o afiliados que se encuentren en ejercicio de sus derechos.

 

Asociados o Afiliados: Son aquellas personas naturales o jurídicas que se afilian mediante una cuota determinada o hacen aportes en una corporación o asociación sin ánimo de lucro.

 

Asociación o Corporación: Son dos (2) de las forma asociativas apara constituir un organismo deportivo, las cuales tienen como características fundamentales que sus asociados persiguen como fin común fomentar, patrocinar y organizar la práctica del deporte sin ánimo de lucro, y que lo que pertenece a una corporación o asociación, no pertenece ni en todo ni en parte a ninguno de los individuos que la componen. Su actividad se rige por lo dispuesto en el Código Civil.

 

Beneficiario Final: Para efectos del presente acto administrativo de conformidad con las recomendaciones del GAFI se entenderá como beneficiario final a la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo final o tienen una titularidad por el 25% o más de una persona jurídica.

 

Certificado de Existencia y Representación Legal: Documento en el que se indica la situación de la personería jurídica de los organismos deportivos así como también la persona natural que ostenta la representación legal de los mencionados organismos deportivos, incluyendo relación de integrantes del Órgano de Administración y del Órgano de Control, el cual es expedido por Coldeportes para el caso de los organismos deportivos organizados como corporaciones o asociaciones.

 

Cliente: De acuerdo con definición de cliente sugerida por la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas de la Organización de Estados Americanos (CICAD-OEA), se entiende como cliente todas aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial.

 

Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa.

 

Debida Diligencia: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe como actuar con el cuidado que sea necesario para evitar la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido económico y proactiva, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas.

 

Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL): Persona jurídica que se constituye por la voluntad de asociación o creación de una o más personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de asociados, terceras personas o comunidad en general, Las ESAL no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros[3].

 

Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en el organismo deportivo durante un intervalo particular de tiempo[4].

 

Factores de Riesgo de LA/FT: Son aquellas circunstancias y características de los clientes y/o contraparte, personas naturales y jurídicas, y de las operaciones que hacen que exista una mayor probabilidad de corresponder con una operación sospechosa de LA/FT.

 

Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal[5].

 

Fuentes de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en un organismo deportivo y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza.

Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.

 

Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI): Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.

Inspección, Vigilancia y Control: Atribución de Coldeportes respecto de cualquier organismo deportivo que integre el Sistema Nacional del Deporte, para confirmar y analizar de manera ocasional, la información que requiera sobre su situación jurídica, contable, económica y administrativa, para ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación crítica de orden jurídico, contable, económico o administrativo, y para velar de forma permanente que sus actuaciones se ajusten a la ley y a los estatutos, en su formación, funcionamiento y desarrollo de su objeto social.

 

LA/FT: Sigla de lavado de activos y financiación del terrorismo.

 

Legislación Deportiva: Normatividad de carácter especial que rige para los organismos que integran el Sistema Nacional del Deporte.

 

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.

 

Omisión de denuncia de particular*: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos ante las autoridades competentes.

 

Operación Intentada*: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por las ESAL a las que se refiere esta circular no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse a la UIAF.

Operación Inusual*: Aquella cuya cuantía o características no guardan relación con tal actividad económica de los clientes y/o contrapartes, o que, por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

 

Operación Sospechosa*: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas, de manera inmediata, a la UIAF.

 

Órgano de Administración: Es el órgano colegiado elegido por la asamblea de asociados responsable de la administración del respectivo organismo deportivo organizado como corporación o asociación.

 

Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan o gozaron de reconocimiento público. Las PEP extranjeras son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes en otro país, como por ejemplo los Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporaciones estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las PEP domésticas son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas internamente, a los cuales les aplica los mismos ejemplos que las PEP extranjeras mencionadas anteriormente. Las personas que cumplen o a quienes se les han confiado funciones prominentes por una organización internacional se refiere a quienes son miembros de la alta gerencia, es decir, directores, subdirectores y miembros de la Junta o funciones equivalentes. La definición de PEP no pretende cubrir a individuos en un rango medio o más subalterno en las categorías anteriores[6].

 

Lo anterior sin perjuicio de la reglamentación que expida el Gobierno nacional sobre la materia.

 

Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la entidad. Deben hacer parte del proceso de gestión del riesgo de LA/FT.

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la entidad y están dirigidos a la entidad ESAL y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa. Representante Legal: Persona natural responsable del organismo deportivo tanto para asuntos internos como externos, para este último requiere la Inscripción respectiva ante la autoridad competente.

 

Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad, por su propensión a ser utilizada directa o a través de sus operaciones, como instrumento para cometer los delitos de Lavado de Activos o la canalización de recursos para la Financiación del Terrorismo.

 

Riesgos Asociados al LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: contagio, legal, operativo y reputacional.

Riesgo de Contagio: En el marco de esta circular, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad directa o indirectamente, por acción de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la entidad.

 

Riesgo Legal: En el marco de esta circular, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

 

Riesgo Operativo: En el marco de esta circular, es la probabilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, por fraude y corrupción, o por la ocurrencia de acontecimientos externos, entre otros.

 

Riesgo Reputacional: En el marco de esta circular, es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, verdadera o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause una disminución de su base de clientes, disminución de los negocios o ingresos, o incurrir en procesos judiciales.

 

Riesgo Inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, cuya evaluación se efectúa sin considerar el efecto de los mecanismos de mitigación y de control.

 

Riesgo Neto o Residual: Es el nivel resultante del riesgo después de la aplicación de los mecanismos de control o mitigación existentes a los riesgos inherentes.

 

Señales de alerta*: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Son realizadas por personas naturales o jurídicas que presentan como actividad económica principal o secundaria aquellas relacionadas con el sector salud y que pueden llegar a presentar a manera de ejemplo las siguientes situaciones[7]: – Características inusuales de las actividades, productos o lugares de procedencia.

 

Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del usuario.

 

Inconsistencias en la Información que suministra el cliente y/o contraparte frente a la que suministran otras fuentes.

 

Facturas que contengan precios ostensiblemente diferenciales frente a los del mercado.

 

Operaciones realizadas con jurisdicciones listadas por el GAFI como no cooperantes.– Operaciones realizadas con monedas virtuales.

 

Sistema Nacional del Deporte: Es el conjunto de organismos articulados entre sí, para permitir el acceso de la comunidad al Deporte, la Recreación, el Aprovechamiento del tiempo libre, la Educación Extraescolar y la Educación Física.

 

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

 

5. Medidas de prevención de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

Con el propósito de prevenir el LA/FT, los organismos deportivos que integran el Sistema Nacional del Deporte que están constituidos como Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) deben:

 

a) Mantener información sobre: (i) los fines y objetivos de sus actividades declaradas; y (ii) la identidad de la persona o personas que son dueñas, controlan o dirigen sus actividades, incluidos los altos funcionarios, miembros del directorio y fiduciarios. Esta información deberá hacerse pública, ya sea directamente a través de la ESAL o de las autoridades correspondientes;

 

b) Emitir estados financieros anuales con desgloses detallados de ingresos y egresos;

c) Contar con controles que garanticen que todos los fondos estén plenamente contabilizados y que se gasten de manera acorde con los fines y objetivos de las actividades declaradas por la ESAL;

 

d) Tener licencia o estar registradas ante las autoridades fiscales (Dirección de

impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN));

 

e) Hacer la debida diligencia a sus clientes y afiliados teniendo en cuenta como

mínimo la siguiente información, según el caso:

 

 

f) Conservar, por un período de al menos cinco años, los registros de las transacciones locales e internacionales[8] y la información de los puntos (a) y (b) antedichos, y que los mismos estén a disposición de las autoridades competentes con la autorización apropiada.

 

5.1 Debida diligencia ampliada

 

Acorde a las recomendaciones de GAFI, los organismos obligados de esta circular deben aplicar medidas de debida diligencia intensificadas a las relaciones comerciales y transacciones con personas naturales y jurídicas, procedentes de países para los cuales el GAFI hace un llamado en este sentido y los cuales se encuentren en listas nacionales o internacionales (ver  4. Definiciones - Listas nacionales e internacionales). El tipo de medidas de debida diligencia intensificada que se aplique debe ser eficaz y proporcional a los riesgos.

 

5.2 Conocimiento de personas expuestas políticamente

 

Si el organismo celebra operaciones con personas expuestas políticamente, como lo son aquellas que gozan de reconocimiento público, o que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos, se debe indagar sobre la autorización para contratar o negociar otorgada por el órgano competente para los eventos en los que los servicios adquiridos no sean para su beneficio personal, así como establecer el origen de sus recursos.

 

En todo caso, los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deberán ser más estrictos, y en lo posible la negociación ser aprobada por una instancia superior al interior del organismo deportivo.

 

En el caso de PEP, por considerarse como un elemento de alto riesgo, se debe obtener la aprobación de la alta gerencia antes de establecer (o continuar, en el caso de los clientes existentes) esas relaciones comerciales y realizar permanentes monitoreos intensificados sobre esa relación.

 

En este tema es primordial que el organismo deportivo adopte las medidas necesarias para no ser utilizada en la canalización de recursos provenientes de actos de corrupción, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

 

6. Reporte

 

En el evento de percatarse de una Operación Sospechosa u Operación Intentada cualquier miembro perteneciente a un organismo deportivo constituido como Entidad Sin Ánimo de Lucro, deberá reportarlo a la UIAF, de manera inmediata, y ponerlo en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva reserva legal según lo previsto en la Ley 526 de 1999.

 

Una operación intentada o una operación sospechosa deben reportarse como ROS directamente a la UIAF y de manera inmediata, conforme a las instrucciones impartidas por la UIAF en el instructivo anexo o consultando la página de Internet www.uiaf.gov.co.

 

Se debe entender por inmediato el momento a partir del cual las ESAL de las que trata esta Circular toman la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa. Para el efecto, no se necesita que la ESAL tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en la presente circular y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad.

 

El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la empresa reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

 

La entidad obligada o quien haga sus veces, le corresponderá garantizar la reserva del reporte de una operación sospechosa remitido a la UIAF, según lo previsto en la Ley 526 de 1999.

 

6.1 Sanciones financieras dirigidas (Terrorismo, Financiamiento del Terrorismo y Proliferación)

 

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), las Entidades Sin Ánimo de Lucro deberán hacer seguimiento y monitoreo permanentemente a las Resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.

 

En caso de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona y/o entidad designada por estas resoluciones, la ESAL, deberá reportarlo a la UIAF, de manera inmediata, y ponerlo en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación en el medio y la forma que establece el acápite del punto 6 de esta circular.

 

7. Mantenimiento de registros

 

De conformidad con la Recomendación 11 todos los organismos obligados por esta Circular deberán conservar los documentos relativos a lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva por un término no inferior a cinco (5) años”.

 

8. Vigencia

 

La presente circular rige a partir de su expedición. El Departamento Administrativo del Deporte la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes) se encargará de realizar la socialización de la circular entre las Federaciones deportivas, las cuales tendrán el deber de socializarla con las Ligas y/o asociaciones deportivas, quienes a su vez deberán socializarla con sus clubes deportivos y/o promotores afiliados/asociados,

 

9. Sanciones

 

El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular, dará lugar al adelantamiento del correspondiente procedimiento administrativo sancionatorio, de conformidad con lo previsto en el artículo 38 del Decreto-ley 1228 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

 

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

 

La Directora del Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (Coldeportes),

 

Clara Luz Roldán González

 

 

 

Nota: Publicado en el Registro Distrital 20.214 del 30 de abril de 2017

 

 

 Notas al pie de página