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RESOLUCIÓN 7 de 2017 (enero 11) "Por la cual se
modifica la Reglamentación del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad
Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial" El DIRECTOR GENERAL DE
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL En uso de sus
atribuciones legales y estatutarias y en especial las conferidas por los
Acuerdos CONSIDERANDO: Que el artículo No. 209
de la Constitución Política de Colombia de 1991 dispone que “la función
administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios Que la Ley No. 87 de
1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en
las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”,
establece en su Artículo 4° “Elementos para el Sistema de Control Interno”. Que la Ley No. 489 de
1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de
las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y
reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en
los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, en
los capítulos IV y VI dictó normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo
y el Sistema Nacional de Control Interno. Que la Ley No. 872 de
diciembre 30 de 2003 “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad
en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de
servicios”, en su artículo 3° establece que dicho sistema es complementario con
el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Que el Decreto
Distrital No. 456 de 2008 reformó el Plan de Gestión Ambiental del Distrito
Capital, que en su artículo 11°, señala que “...las entidades que integran el
Sistema Ambiental del Distrito Capital –SIAC Que mediante el Decreto
Nacional 4485 del 18 de noviembre de 2009, se actualizó la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública a través de la versión NTCGP 1000:2009 (basada en
la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001 :2008), la cual determinó las
generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos,
entidades y agentes obligados conforme al artículo 20 de la Ley 872 de 2003. Que por Decreto
Distrital 176 de 2010 “Por el cual se definen los lineamientos para la
conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del
Distrito Capital y se asignan unas funciones”, en su artículo 1° define el
Sistema Integrado de Gestión como “el conjunto de orientaciones, procesos,
políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un
desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra conformado por
los siguientes subsistemas: Subsistema de Gestión de Calidad (SGC), Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), Subsistema de Gestión de la
Seguridad de la información (SGSI), Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional
(S&SO), Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema de Gestión
Ambiental (SGA) y Subsistema de Control Interno(SCI)”. Que el Acuerdo 010 de
12 de octubre de 2010 expedido por el Consejo Directivo de la UAERMV, en los Que el Acuerdo No. 011
de 12 de octubre de 2010, expedido por el Consejo Directivo de la UAERMV,
estableció la Estructura Organizacional de la Unidad Administrativa Especial de
Rehabilitación y Mantenimiento Vial, las funciones de sus dependencias y se
dictaron otras disposiciones. A través del Decreto No.
652 del 28 de diciembre de 2011 se adoptó la “Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión - SIG para las Entidades y Organismos Distritales.”
con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para
establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión
- SIG. Que el numeral 4.3 de
la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión -NTD-SIG 001:2011
establece los requisitos en materia de Compromiso de la Alta Dirección. Que el numeral 4.4 de
la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión – NTD-SIG 001:2011
establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de
Gestión SIG. De acuerdo a lo establecido
en el Decreto Distrital N° 176 del 2011, el Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional
es uno de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión; el
cual a partir del Decreto Nacional 1562 del 2012 se entenderá como el
Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Que el Decreto Nacional
No. 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión”, en su Artículo 3° indica las “Políticas
de Desarrollo Administrativo: adóptese las
siguientes políticas que contienen, entre otros, los aspectos de que trata el
artículo 17 de la Ley 489 de 1998: a) Gestión misional y de Gobierno, b)
Transparencia, participación y servicio al ciudadano, c) Gestión del talento
humano, d) Eficiencia administrativa y e) Gestión financiera. Que el Departamento
Administrativo de la Función Pública mediante el Decreto No. 943 de 21 de mayo
de 2014 (derogó el Decreto Nacional No. 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano”, determina las generalidades, el objeto, estructura de control,
términos y definiciones, necesarios para establecer, documentar, implementar y
mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y los agentes obligados
conforme al artículo 5° de la Ley No. 87 de 1993), actualizó el MECI - Modelo
Estándar de Control Interno, el cual fue implementando en la UAERMV a 31 de diciembre de 2014 a
través de cinco (5) fases a partir de la fecha de expedición del decreto: 1)Conocimiento;
2) Diagnóstico; 3) Planeación de la actualización; 4) Ejecución &
Seguimiento y 5) Cierre. Que mediante el Acta de
la Reunión Conjunta de Equipos SIG del día 18 de diciembre de 2014, se
socializa y aprueba la Política del Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV,
con el fin de contar con una política integrada para las intenciones globales y
directrices para la implementación, sostenibilidad y mejora continua del
Sistema Integrado de Gestión en todos los niveles Como estrategia pata la
implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito, se
requirió definir espacios y equipos interdisciplinarios que faciliten la
integralidad en el análisis y definición de actividades tendientes al
desarrollo y sostenibilidad de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior,
se requiere definir los diferentes niveles de responsabilidad de los servidores
públicos y contratistas vinculados a la UAERMV en el marco del Sistema
Integrado de Gestión - SIG, para la implementación e incorporación de éste,
como instrumento del fortalecimiento de la función administrativa de la
entidad. Para cumplir lo
anterior, se adoptó la Resolución No. 358 de 2008 que estableció el Sistema
Integrado de Gestión de la UAERMV, con la cual se crearon y reglamentaron los
Equipos de Trabajo Institucional, se definieron roles y responsabilidades en el
Diseño, Implementación y Evaluación del Sistema Integrado de Gestión; ésta fue
modificada por la Resolución No. 239 de 2011 en razón a los cambios derivados de
la reforma administrativa realizada en la vigencia 2010 y en especial, a los de
la estructura organizacional de la Entidad adoptados mediante los acuerdos No.
010 y No. 011 de 2010. Luego, con la Resolución No. 416 de 2011, se eliminaron
las directrices; que reglamentaban el Equipo Operativo del SIG, el Equipo
Evaluador y la representación de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de
Gestión. Posteriormente, la Resolución No. 049 de 28 de febrero de 2012
estableció la “Reglamentación del Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV” y
fue necesario modificarla mediante la Resolución No. 314 de 10 de mayo de 2013
de acuerdo con la nueva Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011, los
principios de la resolución reglamentaria, así como el perfil del Líder Operativo
SIG y Secretaría Técnica en los temas de Control Interno. Más adelante, la
Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. desarrolla el Lineamiento No. 1 “NIVELES DE
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN” en el mes de
septiembre de 2013, para dar cumplimiento a lo establecido en la Norma Técnica
Distrital NTD-SIG 001:2011, donde las entidades y organismos distritales debían
definir los niveles de Responsabilidad y Autoridad del Sistema Integrado de
Gestión para garantizar su establecimiento, documentación, implementación,
mantenimiento y mejora continua, por lo cual se ajustó la Resolución No. 384 de
23 de Julio de 2015 con lo indicado en el lineamiento No.1, que posteriormente
también fue modificada con la Resolución No. 352 de 24 de junio de 2016, que
realizó cambios sobre funciones de Equipos SIG (Técnico y Operativo) y el
Equipo Directivo SIG se renombra como Comité Directivo SIG, de conformidad con
lo establecido Resolución del Sistema de Coordinación Interna No. 416 de 2011. Que, debido al cambio
de Administración Distrital: “Bogotá Mejor para Todos”; se hace necesario
reformular los objetivos estratégicos del SIG, la Política del Sistema
Integrado de Gestión que incluye los compromisos de los subsistemas de gestión,
la inclusión de políticas de los subsistemas de gestión y la definición de
roles en los equipos de trabajo del SIG. En mérito de lo
expuesto, RESUELVE TÍTULO I SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN (SIG) ARTÍCULO 1°. Establézcase en la Unidad Administrativa
Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial (UAERMV) la Reglamentación del
Sistema Integrado de Gestión (SIG), entendido éste como: el conjunto articulado de herramientas de
gestión de calidad, control interno, gestión ambiental, gestión documental,
responsabilidad social, seguridad en la información, seguridad y salud en el
trabajo y desarrollo administrativo, que permitan a la Entidad el logro de sus
objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y
el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Unidad; de conformidad
con el Objeto, Misión y Visión de la entidad: . Objeto: Según el Artículo 109 del Acuerdo No.257 de
noviembre 2006: “Programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar la
rehabilitación y el mantenimiento periódico de la Malla Vial Local construida,
así como la atención inmediata de todo el subsistema de la malla vial cuando se
presenten situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en el Distrito
Capital”. . Misión: “Mantener y rehabilitar preventiva y
correctivamente la malla vial local, producir mezclas asfálticas, atender
situaciones imprevistas y brindar apoyo interinstitucional para garantizar una
mejor movilidad en beneficio de la ciudad”. . Visión: “La UAERMV en el 2025 será reconocida a nivel
distrital y nacional por un adecua y eficiente mantenimiento y rehabilitación
de la malla vial a cargo, contribuyendo al mejoramiento de la movilidad del
Distrito Capital con talento humano y recurso logístico en la aplicación de
tecnologías apropiadas”. ARTÍCULO 2° CONFORMACIÓN DEL SIG: El Sistema Integrado
de Gestión de la UAERMV se encuentra conformado y articula los elementos,
políticas, metodologías, instrumentos y componentes de los siguiente Subsistemas: . Subsistema de Gestión
de la Calidad (SGC . Subsistema Interno de
Gestión Documental y Archivo (SIGA). . Subsistema de Gestión
de Seguridad de la Información (SGSI) . Subsistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) . Subsistema de
Responsabilidad Social (SRS) . Subsistema de Gestión
Ambiental (SGA) en PIGA - Plan Institucional de Gestión Ambiental . Subsistema de Control
Interno (SCI) en MECI — Modelo Estándar de Control Interno ARTÍCULO 3°. PRINCIPIOS DEL SIG: Son principios del SIG
los relacionados con la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015. Los
principios de la Gestión de Calidad, para mejorar el desempeño de la entidad,
son los siguientes: 1). Enfoque al cliente: El enfoque
principal de gestión de la calidad es satisfacer las necesidades del cliente y
esforzarse para superar sus expectativas 2) Liderazgo: Los líderes de todos los niveles establecen la unidad de
propósito y crean las condiciones en que las personas se dedican a la
consecución de los objetivos de calidad de la entidad. 3). Compromiso de las personas: Contar con
personas competentes, capacitadas y comprometidas en todos los niveles a lo
largo de la entidad resulta un componente esencial para que una entidad pueda
mejorar su capacidad para crear y ofrecer valor. 4) Enfoque a -procesos: Se logran resultados consistentes y
predecibles; más eficaces y 5) Mejora: Las organizaciones exitosas tienen un enfoque continuo en
la mejora. 6) Toma de decisiones basadas en la evidencia: Las decisiones basadas
en el análisis y evaluación de los datos y la información son más propensas a
producir los resultados deseados. 7) Gestión de las relaciones: Para el éxito sostenido, una entidad
gestiona sus relaciones con las partes interesadas, como los proveedores o el
entorno social cercano. De igual manera, la
Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011, complementa y no contradicen los
principios establecidos para cada uno de los subsistemas integrado de gestión;
señala como principios los que se citan a continuación: 1) Coherencia: La armonización implica que cada uno de los elementos
establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunte a una
misma dirección, es decir, que comparta el mismo propósito, en especial
respecto a los elementos estratégicos y los operativos. 2) Control hacia la mejora: El seguimiento y monitoreo al desempeño de
los sistemas de gestión busca contar con insumos que permitan el emprendimiento
de acciones de mejora. 3) Productividad: Toda actividad en el marco del Sistema Integrado de
Gestión cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la
efectividad. 4) Seguimiento y evaluación: Los sistemas de gestión para la toma de
decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario
monitorear constantemente el desempeño del sistema en términos de eficiencia,
eficacia y efectividad. 5) Sostenibilidad: El Sistema Integrado de Gestión busca dar
continuidad a la operación de las entidades y organismos distritales, por lo
cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que
garanticen su permanencia conservando un mismo patrón de operación. ARTÍCULO 4°. OBJETIVOS DEL SIG: Se definen como
objetivos estratégicos del Sistema Integrado de Gestión de la UAERMV, los
siguientes 1)Desarrollar mejores
prácticas para ofrecer y proporcionar servicios y productos conformes, evitando
riesgos para garantizar la satisfacción de necesidades y expectativas de las
partes interesadas de la entidad (SGC). 2)Mejorar continuamente
para el fortalecimiento de la salud y la seguridad en el trabajo(SG-SST) 3)Identificar e
implementar actividades misionales que impacten positivamente y satisfagan a
las partes interesadas(SRS) 4)Optimizar y consolidar
la gestión ambiental(SGA) 5)Administrar,
conservar y preservar la información documentada producida en el ejercicio de
la gestión de la entidad (SIGA) 6)Generar estrategias
que mejoren la gestión y trámite de activos de información y de las
comunicacione s (SGS) 7)Asegurar la
evaluación independiente y efectiva de la gestión de la entidad a partir de la
verificación de procesos integrados, controlables y blindados contra la
corrupción (SCI) ARTÍCULO 5°. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Se actualiza a la
normatividad vigente sus compromisos y objetivos, de conformidad con los
lineamientos dados por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., la: “La Unidad
Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, como entidad
competente para “programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar
rehabilitación y el mantenimiento periódico de la malla vial local, así como la
atención inmediata de todo el subsistema de la malla vial cuando se presenten
situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en el Distrito Capital”, se
ha preocupado por llevar a cabo las actividades para la implementación integral
de los subsistemas de gestión y lograr los objetivos estratégicos SIG. Por esto, la UAERMV se
compromete a: 1)Asegurar la
disponibilidad y el uso racional de los recursos, para garantizar la
continuidad de la operación, con el fin de contribuir en el mejoramiento de la
Malla vial Local de Bogotá D.C. a través de obras duraderas con calidad. 2)Llevar a cabo la
mejora continua como una práctica permanente en la entidad. 3)Gestionar actividades
para el mejoramiento continuo de la salud física, mental y social, y la
seguridad de sus Servidores Públicos, enfocados a la prestación de bienes y
servicios. 4)Promover la
participación y satisfacción de clientes y partes interesadas, destinando los
recursos necesarios para consolidar una cultura de mejoramiento continuo y la
sostenibilidad de nuestro Sistema Integrado de Gestión. 5)Incorporar
estrategias de prevención de la contaminación y la conservación del medio
ambiente, el uso eficiente de los recursos, la gestión integral y ambientalmente
segura de residuos generados y la 6)Asegurar la
protección, confidencialidad, disponibilidad, archivo y legalidad de los
activos de información a través del establecimiento e implementación de
políticas de seguridad y comunicaciones. 7)Cumplir con el marco
legal y normativo vigente en lo que respecta al SIG. Para lograr esto, se
promueve la ejecución de actividades competitivas y transparentes, dentro de un
marco ético, con el propósito de optimizar los recursos y favorecer la
sostenibilidad de nuestro SIG, con la participación de todos servidores
públicos, encaminados a una gestión "eficiente, efectiva y eficaz" ARTÍCULO 6°. POLÍTICAS DE SUBSISTEMAS DE GESTIÓN DEL SIG. Las políticas
integrales del SIG que conforman los subsistemas de gestión, son las
siguientes: a) Política de CALIDAD (SGC): Aportar al mejoramiento de la movilidad
de la Ciudad a través de intervenciones de alta calidad que satisfagan las
necesidades y expectativas de los clientes, respondiendo eficazmente con un
equipo humano calificado y orientado a cumplir con los requerimientos de la
comunidad en lo relacionado con la prestación de servicios b) Política de SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST): La Alta
Dirección de la UAERMV está comprometida con el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), respeta y acata todos los requisitos
suscritos por la entidad, además de todas las disposiciones legales vigentes en
materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y de Riesgos Laborales, cuya finalidad
primordial es la protección de la integridad física y mental de los Servidores
Públicos, vigilando y controlando los posibles riesgos y lesiones que pueden
causarse, diseñando e implementando actividades de promoción, prevención y
reacción para los subprogramas de Higiene Industrial, Seguridad Industrial y
Medicina Preventiva y del Trabajo. c) Política de REPONSABILIDAD SOCIAL (SRS): Fortalecer la
responsabilidad social de la entidad, a partir de la construcción de un modelo
de participación ciudadana inclusivo, diferencial e incidente con todas sus
partes interesadas; orientado hacia el respeto y protección de los Derechos
Humanos, el cuidado del medio ambiente interno y externo, la probidad,
transparencia y la ética, como elementos transversales en la gestión de
políticas públicas que contribuyan a una mejor calidad de vida de la ciudadanía
y la sostenibilidad del territorio. d) Política AMBIENTAL (SGA): Mejorar continuamente el desempeño
ambiental, controlando los impactos ambientales significativos derivados de las
actividades diarias de la UAERMV, dando cumplimiento a la normatividad
ambiental y sanitaria vigente en el marco de eco eficiencia, para e) Política de GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA): Consolidar el
modelo de gestión documental para la Unidad Administrativa Especial de
Rehabilitación y Mantenimiento Vial, que propenda por la apropiación de la
responsabilidad de los servidores públicos respecto de la generación,
administración, conservación y disposición de archivos y de documentos, de
acuerdo con las disposiciones vigentes. f)Política de SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (SGSI): Proveer dirección,
soporte y control para mantener la disponibilidad de la información de acuerdo
a las necesidades de continuidad de negocio planeadas a nivel de los procesos,
evitando riesgos potenciales de ataque, pérdida, robo, daño o uso indebido de
los recursos informáticos de la UAERMV, de manera accidental o intencionada,
que puedan ocasionar la interrupción total o parcial de las actividades,
evitando comprometer directamente la integridad, disponibilidad y la
confidencialidad de la información. g)Política de CONTROL INTERNO (SCI): Implementar y mantener en
cumplimiento de los requisitos legales y normativos, un sistema de control
interno en la UAERMV, bajo los principios de autocontrol, autorregulación y
autogestión, que proporcione una estructura o modelo de control que permita el
mejoramiento continuo de la gestión y desempeño institucional, garantizando la
eficacia, eficiencia, TITULO II RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) ARTÍCULO 7° RESPONSABLE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: El establecimiento y desarrollo
del Sistema Integrado de Gestión será de responsabilidad del(a) Director(a)
General de la entidad. ARTÍCULO 8° REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN SIG: El (la) Jefe(a) de la
Oficina Asesora de Planeación actuará como representante de la Alta Dirección
para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema
Integrado de Gestión de la UAERMV, quien deberá cumplir con las siguientes funciones: 1) Ser el soporte
principal de la UAERMV para el fortalecimiento, consolidación y mejoramiento
del Sistema Integrado de Gestión. 2) Coordinar las etapas
de implementación y mejora del Sistema Integrado de Gestión. 3) Someter a
consideración del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, para su 4) Informar a la Alta
Dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo e
5) Asegurarse de que se
promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de
las partes interesadas de los productos y servicios en todos los niveles de la
Entidad. 6) Representar a la
UAERMV frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema 7) Ejercer la
Secretaría Técnica del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión. 8) Determinar la
viabilidad y conveniencia de certificar o no los procesos de la Entidad y hacer
los cambios que considere pertinentes. 9) Verificar que se
incluyan los temas asociados al Sistema Integrado de Gestión dentro del plan de
capacitaciones de la entidad. 10) Asegurar que se
planeen e implementen actividades de sensibilización frente al Sistema
Integrado de Gestión. ARTÍCULO 9° EVALUADOR(A)DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: El (la) Jefe de la
Oficina de Control Interno actuará como Evaluador(a) del SIG, para realizar la
evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento,
sostenibilidad, medición y mejoramiento continuo del Sistema ARTÍCULO 10° REFERENTES DE LOS SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN EL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: El jefe o gerente público de la dependencia
correspondiente, será el Responsable Directivo de la efectiva implementación
y/o mejora continua del subsistema, de acuerdo con la normatividad vigente
aplicable, para lo cual coordinará la realización de las mesas técnicas
necesarias para la planificación de actividades para su realización. Presentará
estos resultados ante el Comité Directivo SIG para su validación. Estos son:
El Responsable
Directivo de cada subsistema, como Referente, designará un servidor público
para apoyar técnicamente su implementación y desarrollo, el cual contará con
los recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura, de talento
humano y demás necesarios para el desarrollo, implementación, divulgación y sostenibilidad
del Subsistema de Gestión. En todo caso, deberán
participar en implementación y desarrollo de cada subsistema, las dependencias
responsables de procesos directamente relacionados con cada uno de ellos. TITULO III ORGANIZACIÓN DE EQUIPOS
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) ARTÍCULO 11° EQUIPOS DE TRABAJ SIG: Organizar en la Unidad
Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial la conformación
de los equipos de trabajo, sus roles y responsabilidades para la
implementación, sostenibilidad y evaluación del Sistema Integrado de Gestión;
éstos se describen en los artículos siguientes y son: 1) Comité Directivo SIG 2) Equipo Técnico SIG 3) Equipo Operativo SIG 4) Equipo Evaluador SIG ARTÍCULO 12° COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO SIG: El Comité Directivo
del Sistema Integrado de Gestión estará conformado por los Responsables
Directivos (Alta Dirección) de la UAERMV, así: a) El(la) Director(a)
General de la Entidad (presidirá) b) El(la) Secretario(a)
General c) El(la) Subdirector(a) Técnico de Producción e Intervención d) El(la) Subdirector(a) Técnico de Mejoramiento de la Malla Vial Local e) El(la) Jefe de la
Oficina Asesora Jurídica f) El(la) Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación (presidirá en ausencia del(a) Director(a) General) g) El(la) Gerente de Producción h) El(la) Gerente de Intervención i) El(la) Gerente de
Gestión Ambiental, Social y Atención al Usuario j) El(la) Jefe de la
Oficina de Control Interno (con voz, pero sin voto) ARTÍCULO 13° FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ
DIRECTIVO SIG:
El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión será el responsable de
direccionar y administrar la implementación, mejoramiento, mantenimiento y
sostenibilidad de cada(sic) de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado
de Gestión en la UAERMV. A continuación, Se describen las funciones: 1. Orientar, asesorar,
impulsar y promover estrategias para la debida implementación, mantenimiento, 2. Definir las
políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación,
perfeccionamiento y 3. Aprobar y evaluar periódicamente
el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para
el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y recomendar las
acciones correctivas y de mejora necesarias, a través del Plan Gerencial SIG. 4. Proporcionar
evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema
Integrado de Gestión, así como con la mejora continua de su eficacia,
eficiencia y efectividad mediante: . La comunicación a los
servidores públicos, contratistas y/o particulares que ejerzan funciones . La determinación y la
difusión de la Política del Sistema Integrado de Gestión. . La realización de las
Revisiones por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión. . La gestión para'
asegurar la disponibilidad de recursos físicos, económicos, tecnológicos, de
infraestructura, de talento humano y demás necesarios para el desarrollo,
implementación, divulgación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. . Fomentar en la UAERMV, la cultura de la mejora continua 5. Aprobar el Plan Anual de Auditorías Integrales Internas. 6. Evaluar el estado y
avance del Sistema Integrado de Gestión con base en los informes, encuestas de
satisfacción de las partes interesadas (ciudadanía, usuarios, beneficiarios,
clientes) 7. Presentar para la
Revisión por la Dirección, los informes que sean solicitados por ésta, en
materia de avances, resultados y perspectivas del SIG. 8. Aprobar los elementos para el desarrollo estratégico de la entidad. ARTÍCULO 14° SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DIRECTIVO SIG: La Secretaría Técnica del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión será ejercida por el(la) Representante de la Alta Dirección SIG. De cada comité el Secretario(a) Técnico(a), levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones, y responsabilidades asignadas durante la sesión. Son funciones de la Secretaría Técnica: 1. Convocar a sesiones
ordinarias y extraordinarias 2. Elaborar la agenda
de los temas por tratar en cada una de las reuniones. La agenda de las
reuniones ordinarias deberá ser enviada con la convocatoria, mínimo cinco (5)
días antes de la fecha de reunión. 3. Elaborar las actas
de cada sesión, las cuales deben ser suscritas por el Director(a) General o su delegado(a)
y el (la) Secretario(a) Técnico y contener los aspectos tratados y acordados. 4. Conservar en medios
físicos, magnéticos o por cualquier otro medio electrónico, las actas de las
sesiones del Comité. SIG. 5. Hacer seguimiento a
las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados por el comité, 6. Registrar,
custodiar, archivar y conservar la documentación del comité. 7. Las demás que le
sean asignadas por el Comité Directivo SIG. Parágrafo: El(la) Jefe de la Oficina de Control Interno
ejercerá la Secretaría Técnica del Comité ARTÍCULO 15° FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DIRECTIVO SIG: El Comité Directivo del
Sistema Integrado de Gestión, estará presidido por el(la) Director(a) de la
UAERMV, o en su ausencia o delegación, por el(la) Representante de la Alta
Dirección SIC. El comité deberá sesionar de manera: 1. ORDINARIA: Cada seis (6) meses, para la Revisión por la Dirección 2. EXTRAORDINARIA: cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa
convocatoria del(a) Representante de la Alta Dirección, donde solo se tratará
el(los) tema(s) objeto de la citación. Parágrafo Primero: El Comité Directivo SIG, no podrá reunirse ni
deliberar con menos de la mitad de sus Parágrafo Segundo: Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro
permanente del Comité Directivo del SIG, no pueda asistir, deberá comunicar por
escrito o correo electrónico, a la Secretaría Técnica dentro de los dos (2)
días anteriores a la reunión, sin poder delegar su asistencia y en todo caso
deberá actualizarse en la información, consultando las actas, especialmente con
los temas relacionados con los resultados y compromisos adquiridos. ARTÍCULO 16° COMPOSICIÓN DEL EQUIPO TÉCNICO SIG: El Equipo Técnico SIG,
estará conformado por los(las) servidores(as) públicos(as) que conformen el
Proceso SIG (de la Oficina Asesora de Planeación); será el responsable de
brindar acompañamiento a cada uno de los procesos. Lo anterior, con el
propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los procesos
enmarcado en la normatividad vigente en calidad que les aplique, y estará bajo
la dirección del(la) Representante de la Alta Dirección del SIG. ARTÍCULO 17° FUNCIONES DEL EQUIPO TÉCNICO SIG: El equipo técnico SIG cumplirán con los siguientes roles y responsabilidades: 1. Acompañar a los
procesos en el diseño , desarrollo, implementación, sostenibilidad,
mejoramiento y 2. Sensibilizar sobre
los diferentes temas del SIG a los servidores públicos vinculados con cada proceso,
de acuerdo con las directrices del Comité Directivo del SIG y del(la)
Representante de la Alta Dirección SIG y a la normatividad vigente en calidad. 3. Revisar, consolidar,
y presentar la información documentada de los procesos, que sea requerida en el
marco del diseño, desarrollo, implementación, sostenibilidad, mejoramiento y
difusión SIG y 4. Asistir a las
reuniones, capacitaciones, talleres y demás actividades de sensibilización y
socialización que sean programadas para el diseño, desarrollo, implementación,
sostenibilidad, mejoramiento y difusión del SIG en el Distrito Capital. 5. Promover la
estandarización y el mejoramiento continuo de los procesos, procedimientos, a
través de la documentación que compone el Sistema. 6. Mantener actualizado
el punto de uso dispuesto en la intranet para la información documentada
controlada. Parágrafo Primero: El Equipo Técnico SIG se reunirá bajo la
dirección del(la) Representante de la Alta Dirección SIG, y deberá formular su
plan de trabajo anual, de conformidad con las prioridades, objetivos y metas
que sean definidos por la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión. ARTÍCULO 18° COMPOSICIÓN DEL EQUIPO OPERATIVO: El Equipo Operativo
SIG estará conformado por servidores(as) públicos(as) de los diferentes
procesos de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento
Vial, quienes serán designados por los responsables directivos de cada proceso,
haciéndose llamar: ENLACES DE PROCESOS, siendo éstos, los El Equipo Operativo SIG
estará dirigido por el(la) Representante de la Alta Dirección SIG. ARTÍCULO 19° FUNCIONES DEL EQUIPO OPERATIVO SIG: El Equipo Operativo
tendrá las siguientes funciones: 1. Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el acompañamiento del Equipo Técnico SIG, en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento e implementación, sostenibilidad y difusión del SIG en la entidad, bajo la orientación del(la) Representante de la Alta Dirección SIG. 2. Gestionar, actualizar y presentar la información documentada de su proceso que sea requerida en el marco del diseño, desarrollo, implementación, sostenibilidad, mejoramiento y difusión SIG y conforme a las orientaciones Responsable Directivo de SIG que le compete y del Representante de la Alta Dirección SIG. 3. Cumplir cabalmente con las reuniones, tareas y obligaciones definidas por el(la) Representante de la Alta Dirección SIG, que contribuya a la mejora de los procesos. 4. Garantizar y reportar el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de mejoramiento, plan de acción, indicadores de gestión, mapa de riesgos de cada proceso, entre otras herramientas de medición. 5. Informar, brindar capacitación y/o socialización de los diferentes temas del SIG a los servidores públicos vinculados de su proceso o que se vinculen al proceso, de acuerdo con las directrices del Comité Directivo de SIG y del(la) Representante de la Alta Dirección SIG, sobre el estado, desarrollo y avance en la implementación del Sistema Integrado de Gestión. 6. Presentar propuestas y/o desarrollar metodologías y estrategias que puedan contribuir al fortalecimiento y/o sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión en la entidad. 7. El (la) Referente Directivo(a) de cada subsistema de gestión, se apoyará en su delegado del Equipo Operativo SIG para la promoción, orientación y desarrollo del subsistema a cargo. 8. Las demás que le sean designadas en marco de la implementación del SIG. ARTÍCULO 20° COMPOSICIÓN Y FUNCIONES DEL EQUIPO EVALUADOR
DEL SIG:
El Equipo Evaluador SIG será el responsable de realizar la evaluación
independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y
mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión – SIG. Estará conformado
por el Jefe de Oficina de Control Interno (como Evaluador(a) del SIG) y los
servidores(as) públicos(as) vinculados a la misma dependencia, con las
siguientes funciones: 1. Formular el Plan
Anual de Auditorías Integrales Internas para la medición y mejora del Sistema
Integrado de Gestión y presentarlo para la aprobación del Comité Directivo de
SIG. 2. Ejecutar el Plan
Anual de Auditorías Integrales Internas en todos los procesos que componen el
SIG. 3. Presentar a las
dependencias responsables de los procesos, los resultados de las Auditorías
Integrales Internas y asesorarlas en la formulación de sus respectivos planes
de mejoramiento. 4.Evaluar y aprobar los
planes de mejoramiento que sean formulados por las dependencias responsables de
los procesos, derivados de los resultados de las Auditorias Integrales
Internas. 5. Hacer seguimiento al
cumplimiento de las acciones incorporadas en el plan de mejoramiento suscritos
por las dependencias responsables de los procesos, con el fin de informar a la
Alta Dirección, las desviaciones o incumplimientos presentados, facilitando la
toma de decisiones correspondientes en forma oportuna. 6. Presentar en el
Comité Directivo SIG, el informe anual de Auditorías Integrales Internas, dando
cuenta, entre otros aspectos, de los resultados de no conformidades detectadas,
observaciones y sugerencias 7. Informar las
deficiencias y generar las recomendaciones correspondientes, para que la Alta
Dirección de la UAERMV pueda tomar decisiones y definir las políticas
necesarias para el mejoramiento del control interno, la gestión de calidad el
cumplimiento de los objetivos y funciones institucionales y blindar los
procesos contra la corrupción. ARTÍCULO 21° SERVIDORES(AS) PÚBLICOS: Los(as) Servidores(as)
Públicos y Contratistas de la UAERMV tendrán la responsabilidad de participar
activamente en la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema
Integrado de Gestión, de acuerdo con los lineamientos y metodologías
suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la UAERMV
y de los Equipos SIG. ARTÍCULO 22° VIGENCIA Y DEROGATORIAS: La presente resolución
rige a partir de la fecha de su comunicación y deroga las normas anteriores o
que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá D.C, a
los once (11) días del mes de enero de dos mil diecisiete (2017) ÁLVARO SANDOVAL REYES Director General |
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