Que la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., como Dependencia Distrital que presta un servicio al público está obligada por mandato constitucional y legal a atender a todas las personas que presten peticiones respetuosas y sus funcionarios están obligados a dar respuesta a éstas.

Que los funcionarios de la Secretaría de Tránsito y Transporte están en la obligación a dar respuestas a éstas, se requiere de la reglamentación interna del Derecho de petición.

Que las actuaciones administrativas de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., deberán desarrollarse de conformidad con los principios generales de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción de conformidad con las normas del Código Contencioso Administrativo.

Que el Derecho de petición al que se refiere el artículo 31 del Contencioso Administrativo y 23 de la Constitución Nacional comprende como deber primordial de todas las autoridades hacer efectivo el ejercicio del Derecho mediante la rápida y oportuna resolución de las peticiones que en términos comedidos se formulen y que tengan relación directa con las actividades a cargo de las autoridades.

Que el derecho de petición comprende como tal la consulta y la información las cuales se definirán en esta Resolución.

Por lo anteriormente expuesto el Secretario de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 1º.- Adóptase el presente MANUAL DE PROCEDIMIENTO para los derechos de petición presentados ante la SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE SANTA FE DE BOGOTÁ, D.C.

El objetivo del procedimiento en unificar los criterios para la pronta solución de los derechos de petición que se eleven ante la S.T.T. de tal manera que la respuesta sea dada dentro de los términos establecidos por la Ley.

Modificado Art. 1 Resolución 55 de 1999 Secretaría de Tránsito y Transporte, así: Para la recepción, trámite, resolución y control de los derechos de petición, consulta, información, quejas y reclamos que se formulen ante la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., y el "Fondatt", de conformidad con las previsiones de los artículos 23 de la Constitución Política, 3 y 9 a 26 del Código Contencioso Administrativo y 55 de la Ley 190 de 1995, se aplicará lo dispuesto en esta resolución, en lo no previsto por disposiciones especiales.

DOCUMENTOS Y REQUISITOS: Modificado por Art. 2 Resolución 55 de 1999 Secretaría de Tránsito y Transporte, así: Las peticiones, solicitudes, quejas o reclamos, podrán presentarse verbalmente o por escrito, sin perjuicio de que algunas de ellas necesariamente consten por escrito o en los formularios que para determinados trámites disponga la Secretaría de Tránsito y Transporte.

El solicitante o peticionario que actúe por escrito, deberá sujetarse a los siguientes requisitos:

1. Designación de la autoridad a quien se dirige de acuerdo con el contenido de la petición.
2. Nombres y apellidos completos del peticionario, su representante o apoderado si es del caso, y el número de los documentos de identidad de unos y otros. En el evento de actuar mediante apoderado, deberá allegarse el poder correspondiente con constancia de la presentación personal ante autoridad competente.
3. Dirección para el envío de la contestación, teléfono, e- mail, fax o similares.
4. Determinación de los hechos o razones en que se apoya.
5. Objeto de la petición.
6. Relación de anexos, adjuntando fotocopia o copia de los documentos en que se apoye.
7. Firma del peticionario.
8. Copia de la petición, para ser sellada con la constancia de recibo.

Son responsables todos los funcionamientos de la S.T.T. que tengan conocimiento e intervención en el proceso de resolución del derecho de petición.

El Control interno debe ser aplicado en todos los procedimientos, por parte de los funcionarios que en ellos intervienen de manera continua por medio del auto - control, es decir, como una reacción natural que tiene como objeto el hacer bien cualquier tarea o actividad, lo cual redunda en la calidad del servicio y la observancia de las normas que rigen la gestión pública al interior de la STT.

En desarrollo de lo anterior se debe tener en cuenta:

• Cumplimiento inmediato dentro del término establecido por la Ley.
• El auto - control que debe aplicar cada funcionario en la ejecución del proceso que realice.
• Seguimiento por parte del inmediato superior como responsable del buen funcionamiento de sistema de control interno.

Artículo 2º.- Modificado por el Art. 3 Resolución 55 de 1999 Secretaría de Transito y Transporte, así: Recepción. Los derechos de petición serán presentados por escrito o verbalmente ante la Oficina de Archivo y Correspondencia de la entidad, donde el funcionario encargado de su recepción verificará el cumplimiento de los requisitos reseñados en el artículo anterior y la existencia de los documentos que en su contenido se anuncien.

Cuando a la petición no se acompañen los documentos señalados en la misma o requeridos para su trámite, o no cumpla con los requisitos atrás enunciados, en el acto de recibo se le indicará al interesado lo pertinente para que lo subsane, pero si insiste se procederá a su recepción, dejando expresa constancia escrita de las advertencias efectuadas.

Si la petición se formula verbalmente, se radicará en el libro correspondiente, precisando fecha y hora de su formulación, expidiendo constancia sucinta de ello, en el evento de ser solicitada por el interesado.

DESISTIMIENTO: Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de las peticiones de interés general, lo que deberá manifestarse en forma expresa y por escrito.

Artículo 3º.- Verificación de Requisitos. El funcionario que reciba la petición verificará el cumplimiento de los requisitos exigidos, si faltará oficiará al peticionario o en el acto de recibo se le indicará para que lo subsane dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de ésta, pasados dos (2) meses no ha subsanado las advertencias hechas se entenderá que desiste de la petición; ésta se archivará salvo que sea de interés público la cual se resolverá mediante resolución motivada.

Artículo 4º.- Peticiones Verbales. Cuando la petición se haga en forma verbal se dejará constancia en el libro radicador, indicando día y hora en que se recepciona.

Si el peticionario afirma no saber o no poder escribir y solicita constancia sobre su presentación, el funcionario receptor deberá expedirla en forma sucinta según el artículo 5 del Decreto 1 de 1984.

Si el funcionario ante quien se presenta la petición no es el competente para resolver, deberá informar en el acto al interesado, dando la orientación pertinente.

Artículo 5º.- Peticiones Escritas. La Oficina designada para recepcionar las peticiones deberá remitirla al día siguiente al Jefe del área correspondiente, para que la resuelva dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.

Si no fuere posible contestar dentro del anterior término, de deberá informar al peticionario expresando los motivos de la demora y señalando nueva fecha en la cual se dará respuesta a su petición.

El término no puede ser tan amplio de tal manera que viole el derecho fundamental del solicitante.

Artículo 6º.- Si el funcionario quien recibe el Derecho de Petición no es el competente, deberá correr traslado al competente para quien el término se le amplía en diez (10) días más, hecho que debe ser comunicado inmediatamente al peticionario.

Artículo 7º.- Requisitos Especiales. Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos éstos deberá fijarse en un lugar visible al público en las dependencias de la entidad.

Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancia o certificaciones o documentos que ellos tengan, o que puedan conseguir en los archivos de la respectiva entidad.

Artículo 8º.- Citación a Terceros. Cuando existan terceros determinados que puedan resultar afectados por la actuación administrativa o sea necesaria su participación en ella, el funcionario está obligado a citarlos por escrito a la dirección conocida, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la petición aclarando el objeto de la citación, nombre del peticionario, lugar, día y hora en que debe acudir.

Artículo 9º.- Interrupción de los Términos para Resolver o Contestar. Los términos se interrumpirán solamente en los siguientes casos:

1. Hasta el cumplimiento de los requisitos legales que le faltaren a la solicitud.
2. Mientras se deciden los incidentes de recusación de que trata el artículo treinta (30) del Decreto 01 de 1984.

Artículo 10º.- Término Máximo para Responder. Cuando se trata de peticiones de interés general o particular que no pudieren decidirse dentro de los plazos legales señalados en está Resolución, deberán responderse en un término no mayor de (3) meses.

Si transcurridos estos sin que se haya notificado decisión que la resuelva, se entenderá que ésta es negativa. La ocurrencia del silencio administrativo negativo no eximirá de responsabilidad a las autoridades, ni excusará del deber de incidir sobre la petición inicial, salvo que el interesado haya hecho uso de los recursos de la vía gubernativa con fundamento en él, contra el acto presunto.

Artículo 11º.- De la Información y Certificaciones. La Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., a través de la Oficina competente, tendrá información accesible y actualizada en asuntos de interés general, así:

1. Normas de creación, estructura orgánica, funcionamiento y competencias de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C.
2. Métodos, procedimientos, formularios y sistemas para el trámite de los diferentes asuntos.
3. Organigramas y manuales de funciones.

Cualquier persona tiene derecho a pedir y a obtener copias de los anteriores documentos; la autorización la concederá el Jefe de la Oficina respectiva.

Artículo 12º.- Reserva Legal. La petición de la información será negada cuando se trate de los siguientes documentos:

1. Los relacionados con prestaciones sociales, salvo que quien los solicite sea el beneficiario, representante Legal, apoderado debidamente constituido o autoridad competente.
2. Aquellos que según la Constitución o la Ley tengan carácter reservado.

Artículo 13º.- Revisión de Documentos. Toda persona tendrá derecho a examinar los demás documentos oficiales que reposan en la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., y a que se le expidan copias de los mismos; en cada caso el funcionario competente certificará el carácter del documento o información.

Artículo 14º.- Aplicación de Reserva. Cuando un documento sea reservado, el secreto se aplicará a dicho documento exclusivamente y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio.

Artículo 15º.- Copias a otras Autoridades. Las autoridades competentes en ejercicio de sus funciones podrán solicitar copias o tener acceso a los documentos reservados asegurando que frente a terceros se mantendrá la reserva de éstos.

Artículo 16º.- Negativa a la Información. La negación a la información solicitada deberá hacerse mediante motivación, invocando las disposiciones legales, siendo notificado el peticionario.

Artículo 17º.- Examen de Documentos. El examen de documentos se hará en horarios de despacho al público y en presencia de un funcionario de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 18º.- Costos de las Copias. El peticionario cancelará el valor fijado por la Entidad en la Tesorería de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., para cada página de fotocopia que solicite.

Las copias o fotocopias podrán expedirse autenticadas si así lo solicita el interesado y no causará otros derechos a cargo del peticionario.

Artículo 19º.- Término para Resolver. El plazo para decidir será de acuerdo al orden cronológico de recepción, salvo que lo impida la naturaleza del asunto dentro del término ordenado por la Ley (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo.

Si en este lapso no se hubiere resuelto la petición se entenderá que la respectiva solicitud ha sido aceptada y por lo tanto el documento correspondiente será entregado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

Artículo 20º.- Violación de Principios y Términos. La inobservancia de los principios consagrados en la parte motiva de la presente Resolución y la de los términos para resolver o contestar las peticiones constituirán causal de mala conducta para el funcionario y dará lugar a las sanciones disciplinarias. Artículo séptimo (7) C.C.A., y artículo 41 numeral 9 Ley 200 de 1995.

Artículo 21º.- Las Consultas podrán ser formuladas en forma verbal o escrita y se regirán por las reglas de las peticiones, recayendo sobre asuntos de competencia de la secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá.

Artículo 22º.- Cumplimiento y Responsabilidad por Consultas. Las consultas serán resueltas mediante concepto, los cuales no serán de obligatorio cumplimiento, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Por ningún motivo podrán los funcionarios de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., por vía de consulta entrar a definir la validez o nulidad de sus actos, ni calificar previamente lo que debe ser motivo de decisión judicial.

Artículo 23º.- Informes Periódicos. El Coordinador de la Oficina respectiva que tenga a su cargo la oportuna respuesta de los derechos de petición, pasará mensualmente una relación escrita al Secretario de la Secretaria de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., de las peticiones o consultas resueltas o no, indicando en estas últimas las razones y responsables para efectos disciplinarios.

Artículo 24º.- Los requisitos y procedimientos previstos en la presente Resolución para las diferentes peticiones que se tramitan ante la Secretaria de Tránsito y Transporte están sujetos a las normas que la ley o la Constitución establezcan.

Artículo 25º.- La presente Resolución rige a partir de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.