Que mediante Resolución Reglamentaria 013 de 1995 se adoptó el Manual de Manejo y Control Administrativo del Almacén, los Inventarios y los Suministros de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D. C.

Que mediante Resolución Reglamentaria 023 de 1995 se complementaron las funciones generales del grupo de inventarios y se incorporaron las funciones correspondientes al cargo de Coordinador del Grupo de Inventarios.

Que mediante Resolución Reglamentaria Número 005 de mayo de 1998, se estableció el procedimiento para la baja de elementos en la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Que de acuerdo con el artículo 40 de la Ley 200 de 1995, es deber de los servidores públicos dictar los reglamentos o manuales de funciones de la entidad.

Que es obligación y responsabilidad de los administradores prescribir los métodos y procedimientos para el manejo de los bienes a la luz de lo consagrado en la Constitución Política artículo 269 y en la Ley 87 de 1993 referida al Control Interno de las entidades públicas.

Que se hace necesario actualizar el Manual de Manejo y Control de Almacén e Inventarios, para la coordinación en las actividades diarias de estas áreas y contribuir así al mejoramiento institucional.

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el «MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES ESPECÍFlCAS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE ALMACÉN E INVENTARIOS DE LA CONTRALORÍA DE SANTA FE DE BOGOTÁ, D.C.», el cual consta del siguiente contenido:

Conscientes de la responsabilidad que implica el manejo de los suministros y de los bienes muebles e inmuebles de la entidad, se pone a disposición el presente manual como una herramienta que permite conocer las actividades que se realizan en estas áreas, y el acceso a los servicios que brindan; con el ánimo de que éstas dependencias se constituyan en un apoyo fundamental en los procesos de mejoramiento institucional.

Este manual consta de dos partes: En la primera parte se describen los procedimientos y las funciones específicas del Grupo de Almacén que tiene bajo su responsabilidad el ingreso y despacho de los elementos que son requeridos por las dependencias para desarrollar su labor asignada.

En la segunda parte se encuentran los procedimientos y las funciones específicas del grupo de Inventarios, responsables de llevar el registro de los bienes devolutivos, muebles, inmuebles e intangibles propiedad de la entidad, así como de su control mediante inventarios físicos periódicos.

Teniendo en cuenta la estrecha relación entre los Grupos de Almacén e Inventarios para desempeñar sus funciones, se hace necesario mantener un flujo de información eficiente para cumplir oportunamente con las necesidades de la entidad.

1.1. Acuerdo 6 de septiembre 09 de 1985, por medio del cual se expide el Código Fiscal, en especial el Art. 532 donde se reglamenta la oportunidad y la forma como los almacenistas rendirán a la Auditoría Fiscal correspondiente la relación valorizada de entradas y salidas de elementos.

1.2. Acuerdo 16 de octubre 27 de 1993, por el cual se organiza la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, se determinan las funciones por dependencia y se establece su planta de personal.

1.3. Resolución Reglamentaria 023 de noviembre 16 de 1995, «Por la cual se adiciona la Resolución Reglamentaria 013 de 1995».

1.4. Resolución de la Contaduría General de la República Número 4444 del 21 de noviembre 1995., «Por la cual se adoptó el Plan General de Contabilidad Pública».

1.5. Resolución 032 de octubre 20 de 1996, por la cual se adopta el manual para el ejercicio de la función de Control Fiscal a cargo de las Unidades Sectoriales.

1.6. Resolución 1201 del 24 de septiembre de 1997 de la Secretaría de Hacienda de Santa Fe de Bogotá, D.C. «Por la cual se adopta el manual de procedimientos contables para el control y manejo de responsabilidades en los establecimientos públicos y asimilados del Distrito Capital»

1.7. Resolución Reglamentaria 011 de 02 de octubre de 1997. «Por la cual se designa Comité Técnico avaluador de bienes muebles de propiedad de la entidad para venta».

1.8. Resolución No. 1596 del 02 de octubre de 1997. «Por medio de la cual se delega la facultad de dar de baja y gestionar la venta en pública subasta a través del sistema de martillo o de ordenar la destrucción, donación o venta directa de bienes muebles de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C. y se establece un procedimiento».

1.9. Resolución Reglamentaria 012 de octubre 14 de 1997. «Por la cual se modifica el artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 011 de 02 de octubre de 1997».

1.10. Resolución Reglamentaria No. 005 de mayo 06 de 1998 «Por la cual se modifican las Resoluciones Reglamentarias 013 de 1995, 1596 de 1997 y se establece un procedimiento».

1.11. Resolución Reglamentaria 011 del 21 de septiembre de 1998. «Por medio de la cual se crea el Comité de Inventarios de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.".

1.12. Acuerdo 006 de 1999. «Por la cual se ajusta la nomenclatura y clasificación de los empleos de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C. y se aplican los grados de asignación básica de acuerdo con lo establecido en el Decreto Ley 1569/98 y se dictan otras disposiciones».

1.13. Resolución Reglamentada No. 004 del 26 de febrero de 1999- «Por la cual se autoriza el traslado de unos elementos devolutivos a elementos de consumo».

2. La anterior estructura orgánica, corresponde a la planta actual de la dependencia y se presenta sin perjuicio del manejo de la planta global de la entidad por parte de la Unidad de Personal o de las políticas que establezca el señor Contralor de Santa Fe de Bogotá.

- El almacenista general no está autorizado para prestar en forma temporal elementos devolutivos (nuevos, usados e inservibles), salvo previa autorización del superior inmediato y en todo caso este préstamo no debe superar los tres días hábiles, de lo contrario serán egresados al responsable del préstamo

- El almacén solamente puede recibir elementos cuando medie un contrato debidamente formalizado, para lo cual debe exigir la factura o remisión correspondiente.

- El almacén no debe recibir partes, piezas o repuestos sustituidos en las maquinarias y equipos al ser reparados, de igual forma sobrantes de materiales de remodelaciones; a menos que el Jefe de la Unidad Administrativa disponga lo contrario, para una reparación posterior.

- Efectuar la organización interna del almacén, de conformidad con las normas técnicas que se hayan implantado; teniendo en cuenta la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y rapidez en su manejo para evitar el deterioro o detrimento patrimonial.

- Para la entrega de elementos por parte del almacén se requiere solicitud escrita debidamente autorizada por el Jefe de la Unidad Administrativa o el Jefe de la División de Servicios Administrativos.

- Para efectos de registro de movimientos por salida en los listados de kárdex del almacén, control de inventarios de bienes devolutivos en servicio y asientos contables, el comprobante de egreso debidamente formalizado es el único documento soporte válido.

Recibir, revisar y clasificar los elementos de consumo y devolutivos que llegan al almacén.

2.1.2 FORMAS

- Control de entregas

- Comprobante de ingreso

1. Control de entregas No.: número consecutivo del control de entregas.

2. No.: orden consecutivo de entregas.

3. No. Contrato: número del contrato recibido.

4. Fecha contrato: días, mes y año de elaboración del contrato.

5. Descripción: especificación de los elementos contratados.

6. Cantidad: número especifico de los elementos contratados.

7. Valor unitario: costo por elemento.

8. Valor total: costo general de los elementos contratados.

9. Observaciones: notas respecto a los elementos contratados.

10. Almacenista general: firma del funcionario responsable de almacén.

11. Fecha: día, mes y año de elaboración de la forma.

Documento legal que respalda la entrada física y real de los elementos del almacén.

- Comprobante de ingreso.

COMPROBANTE DE INGRESO¡Error!Marcador no definido.

1. Entidad y entrada de almacén: nombre de la entidad y del documento.

2. Fecha y página: día, mes y año de expedición del documento junto con el número de páginas resultantes.

3. Almacén: grupo responsable de expedir el documento.

4. Subalmacén: grupo responsable de los elementos de consumo y devolutivos.

5. Tipo de entrada: señala la clase de entrada.

6. Número de documento: número consecutivo del comprobante.

7. Nit o cédula: número del nit o de la cédula del funcionario responsable del grupo almacén.

8. Centro de costo: nombre de la dependencia responsable.

9. Observaciones: período del pedido.

10. Referencia: número que identifica al elemento.

11. Descripción: nombre del elemento.

12. Uni: forma como se presentan los elementos

13. Cantidad: número de elementos.

14. Costo unitario: valor del elemento.

15. Costo total: valor general del costo de cada elemento.

16. Placa: número de identificación del elemento.

17. Serie: número de identificación del elemento.

18. Total: valor general de todos los elementos señalados.

19. Son: descripción en letras del valor total.

20. Recibido: firma del funcionario encargado del almacén, el que revisa y el que recibe.

21. Cta-orig: código de las nuevas cuentas de acuerdo con el plan general de cuentas.

Recibir elementos devolutivos de las dependencias a las que se les asignó inicialmente; siempre y cuando se demuestre que están en buen estado, para ser nuevamente utilizados donde lo soliciten.

- Devolución de elementos.

- Comprobante de ingresos.

ELEMENTOS EN SERVICIO¡Error!Marcador no definido.

DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS¡Error!Marcador no definido.

1. No.: número consecutivo de la información.

2. Código: número de identificación del elemento.

3. Descripción: especificaciones del elemento.

4. No. Placa: número: número que identifica al elemento,

5. Cantidad: número de elementos a devolver.

6. Estado del elemento: clasificar el estado del elemento en bueno, malo, regular u obsoleto.

7. Valor: costo del elemento para inventarios.

8. Observaciones: comentarios con respecto a los elementos en devolución.

9. Fecha: día, mes y año de diligenciamiento de la forma.

10. Funcionario responsable: firma del funcionario asignado para la entrega del elemento.

11. Dependencia: Unidad y/o División que hace entrega del elemento.

Dar entrada al almacén elementos de consumo y devolutivos que se habían catalogado como perdidos y que pueden ser asignados a otras dependencias para su utilización.

- Comprobante de ingreso

Recibir y clasificar los diferentes elementos de consumo y devolutivos que sean donados por otras instituciones.

- Comprobante de ingreso.

Recibir elementos de consumo y devolutivos que hayan sido catalogados como sobrantes y que por su naturaleza puedan restituirsen o ser dados de baja.

- Comprobante de ingreso

Recibir y clasificar los elementos de consumo y devolutivos que debido a su precio y utilización requieren ser adquiridos de forma inmediata para el normal desarrollo de actividades de la dependencia solicitante.

- Comprobante de ingreso

Documento legal que respalda la salida física y real de los elementos de consumo y devolución del almacén.

- Comprobante de egreso

COMPROBANTE DE EGRESO¡Error!Marcador no definido.

1. Entidad y nombre: nombre de la entidad y del documento.

2. Fecha y página: día, mes y año de expedición del comprobante junto con el número de páginas resultantes.

3. Almacén: grupo responsable de expedir el documento.

4. Subalmacén: grupo responsable de los elementos de consumo y devolutivos.

5. Tipo de salida: señala la clase de salida.

6. Número de documento: número consecutivo del comprobante.

7. Nit o cédula: número del nit o de la cédula del funcionario responsable.

8. Centro de costo: nombre de la dependencia responsable.

9. Observaciones: notas respecto al comprobante.

10. Referencia: número que identifica al elemento.

11. Descripción: nombre del elemento.

12. Uni: forma como se presentan los elementos.

13. Cantidad: número de elementos.

14. Costo unitario: valor del elemento.

15. Costo total: valor general del costo de cada elemento.

16. Placa: número de identificación del elemento.

17. Serie: número de identificación del elemento.

18. Total: valor general de todos los elementos señalados.

19. Son: descripción en letras del valor total.

20. Recibido: firma del funcionario encargado del almacén, el que revisa y el que recibe.

21. Cta-orig: código de la cuenta de origen y destino junto con su valor de acuerdo con el plan general de cuentas.

Entregar elementos devolutivos y de consumo a las diferentes dependencias que los soliciten para el desarrollo de sus actividades.

- Comprobante de egreso

Retirar un bien mueble del servicio tanto en forma física como de los registros del patrimonio de la entidad, por haberse cumplido su ciclo productivo o por encontrarse obsoleto o inservible.

- Comprobante de egreso

Dar salida de elementos de consumo y devolutivos que han sido dados por perdidos y sin posibilidad de ser recuperados.

-Comprobante de egreso.

1. Recibir, clasificar, almacenar y custodiar los elementos que sean adquiridos por la entidad para la normal prestación de sus servicios.

2. Distribuir oportunamente los equipos, elementos devolutivos y de consumo solicitados por las dependencias para ejecutar sus programas, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

3. Realizar, analizar y procesar los registros originados por los diferentes movimientos de almacén y llevar un adecuado control de las existencias, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

4. Preparar y mantener actualizados los inventarios físicos de bienes y elementos devolutivos en depósito, nuevos, usados e inservibles, con el fin de garantizar el nivel de existencias necesario para el normal funcionamiento de la Contraloría.

5. Tramitar la baja definitiva de elementos inservibles y obsoletos de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes.

6. Determinar los stocks máximos y mínimos de existencia de elementos, definiendo el sistema de inventarios más acorde a los requerimientos técnicos y administrativos de la Contraloría, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

7. Diseñar los indicadores que le permitan autoevaluar la gestión y los resultados del desempeño del grupo.

8. Reportar a la División Financiera los informes contables para la rendición de la cuenta requerida.

9. Rendir cuentas de los movimientos del almacén de la Contraloría e informes correspondientes sobre el desarrollo de sus funciones y participar o elaborar aquellos que por su contenido y naturaleza estén dentro del ámbito de su competencia.

10. Las demás que se le asignen de acuerdo a la naturaleza del grupo de trabajo.

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Almacén

1. Elaboración del comprobante de ingreso al almacén.

2. Ingreso de elementos al almacén por compras generales.

3. Ingreso por devolución de elementos en servicio.

4. Ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición.

5. Ingreso de elementos por donación.

6. Ingreso de elementos por compensación.

7. Ingreso de elementos por compras de caja menor y avances.

8. Elaboración del comprobante de egreso.

9. Salida de elementos devolutivos y de consumo.

10. Baja de bienes.

11. Salida de elementos del almacén por hurto, caso fortuito o fuerza mayor.

Ejecutar labores de programación, supervisión y coordinación en la prestación de servicios de suministros y responder por los bienes que se encuentren en depósito en el almacén.

1. Velar por la organización y adecuado funcionamiento del almacén de la Contraloría.

2. Responder ante el Jefe de la División de Servicios Administrativos por las tareas asignadas a su grupo de trabajo y rendir informes periódicos al mismo sobre las labores desarrolladas.

3. Coordinar con el subalmacenista la existencia permanente de elementos para despachar a las diferentes dependencias de la Contraloría e informar a la División de Servicios Administrativos para realizar las solicitudes de compra requeridas.

4. Verificar que las cuentas, ordenes de compra, solicitudes de pedido y demás documentos que se tramitan en el almacén cumplan con los requisitos legales establecidos.

5. Tramitar las bajas de elementos del almacén cuando sea requerido.

6. Autorizar con su firma el traslado de maquinaria o equipo de oficina para reparación o uso en otra dependencia, que se encuentren bajo su custodia.

7. Rendir los informes semestrales a la Auditoría Fiscal ante la Contraloría o cuando se requieran.

8. Coordinar y verificar con el revisor los registros de entradas y salidas de elementos, velando por la actualización permanente del mismo.

9. Velar por la adecuada clasificación de los suministros según las diferentes agrupaciones de inventario de elementos adquiridos por la entidad y/o de su propiedad.

10. Autorizar y disponer el envío de los elementos entregados o remitidos a las diferentes dependencias mediante los egresos de almacén.

11. Reportar en los cinco primeros días hábiles del mes siguiente a su realización, el valor total mensual de los bienes transportados, para mantener la vigencia de la póliza de seguro de transporte de mercancías.

12. Elaborar diagnóstico del estado general de los elementos tanto de consumo como devolutivos que se encuentran en bodega.

13. Participar en el Comité de Inventarios, en el proceso de compensación, identificación, valorización y reclasificación de elementos devolutivos.

14. Participar en el Comité Técnico evaluador.

15. Responder por la seguridad de los backups y el archivo completo y ordenado de los mismos, así como mantener listados de movimientos en forma semanal y mensual.

16. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público en especial al guarda, conservación de los documentos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

17. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Jefe de la División y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

18. Cumplir con las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

3.2.2 SUBALMACENISTA

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Almacén

1. Elaboración del comprobante de ingreso al almacén.

2. Ingreso de elementos al almacén por compras generales.

3. Ingreso por devolución de elementos en servicio.

4. Ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición.

5. Ingreso de elementos por donación.

6. Ingreso de elementos por compensación.

7. Ingreso de elementos por compras de caja menor y avances.

8. Elaboración del comprobante de egreso.

9. Salida de elementos devolutivos y de consumo.

10. Baja de bienes.

11. Salida de elementos del almacén por hurto, caso fortuito o fuerza mayor.

Recibir, ordenar y clasificar los elementos de consumo y devolutivos recibidos en el almacén y entregarlos cuando sean requeridos por las diferentes dependencias de la Entidad.

1. Recibir, almacenar y custodiar los elementos que ingresan al almacén, verificando que las especificaciones se ajusten a los contratos u ordenes de compra y realizar el respectivo control de calidad y cantidad.

2. Reemplazar al almacenista general con las mismas responsabilidades establecidas, cuando éste se encuentre ausente.

3. Presentar al almacenista general la programación de actividades para su aprobación.

4. Velar por la organización y funcionalidad de las bodegas del almacén, responsabilizandose por su utilización y conservación.

5. Verificar periódicamente las existencias de elementos y reportar los stocks bajos al Almacenista General.

6. Organizar los elementos inservibles para el trámite de su baja.

7. Aplicar los procedimientos necesarios para el desarrollo de las tareas, informando las inconsistencias que se detecten.

8. Velar por que existan las debidas medidas de seguridad, tanto de los elementos como del personal, reportando cualquier anormalidad.

9. Preparar y verificar los despachos de mercancías, comparando los comprobantes de egreso con las cantidades a despachar.

10. Levantar un inventario físico de los elementos cuando así se requiera.

11. Calificar el estado de los muebles cuando son devueltos por los usuarios y clasificarlos como usados o inservibles.

12. Responder por el manejo adecuado de las llaves de las bodegas del Almacén.

13. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público en especial la guarda, conservación de los documentos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

14. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Almacenista General y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

15. Cumplir con las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

3.2.3 DIGITADOR

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Almacén

1. Elaboración del comprobante de ingreso al almacén.

2. Ingreso de elementos al almacén por compras generales.

3. Ingreso por devolución de elementos en servicio.

4. Ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición.

5. Ingreso de elementos por donación.

6. Ingreso de elementos por compensación.

7. Ingreso de elementos por compras de caja menor y avances.

8. Elaboración del comprobante de egreso.

9. Salida de elementos devolutivos y de consumo.

10. Baja de bienes.

11. Salida de elementos del almacén por hurto, caso fortuito o fuerza mayor.

Verificar, analizar e ingresar información al programa sistematizado de administración y control de almacén e inventarios.

1. Incorporar al sistema los movimientos de entradas y/o salidas de elementos, corroborando la clasificación de acuerdo al plan único de cuentas establecida en cantidades y valores.

2. Asignar un código a las solicitudes de pedidos de los elementos devolutivos y de consumo que ingresen al Almacén (dependiendo del software).

3. Generar los reportes de los movimientos registrados en el Almacén, tanto de los elementos de consumo como de los elementos devolutivos en forma diaria, mensual o cuando se requiera.

4. Mantener el sistema de información actualizado, tanto en ingresos como egresos de los elementos y presentar informes cuando el almacenista general lo requiera.

5. Generar los informes que conforman la cuenta semestral que debe presentar el Almacén a la Auditoría Fiscal, o los que la entidad requiera.

6. Participar en las actividades de distribución de los elementos de cafetería y papelería que deben ser egresados en forma periódica a las diferentes dependencias de la Entidad.

7. Coordinar permanentemente con el Almacenista General y el Administrador del Programa de Almacén e Inventarios en hacer los Backups diarios y de cierre mensual y archivarlos con las medidas de seguridad necesarias.

8. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público en especial la guarda, conservación de los documentos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

9. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Almacenista General y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

10. Cumplir con las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

3.2.4 REVISOR

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Almacén

1. Elaboración del comprobante de ingreso al almacén.

2. Ingreso de elementos al almacén por compras generales.

3. Ingreso por devolución de elementos en servicio.

4. Ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición.

5. Ingreso de elementos por donación.

6. Ingreso de elementos por compensación.

7. Ingreso de elementos por compras de caja menor y avances.

8. Elaboración del comprobante de egreso.

9. Salida de elementos devolutivos y de consumo.

10. Baja de bienes.

11. Salida de elementos del almacén por hurto, caso fortuito o fuerza mayor.

Verificar y analizar los diferentes documentos e informes que maneja el almacén.

1. Revisar las imputaciones de código de los comprobantes de ingreso y de egreso de los elementos de consumo y devolutivos, así como la revisión de las cantidades requeridas, valorizadas y despachadas, registradas en estos documentos.

2. Revisar los diferentes asientos y movimientos en los listados que arroja el sistema tanto de los elementos de consumo como de los elementos devolutivos.

3. Corregir las inconsistencias que arroje el programa de almacén

4. Hacer la hoja de trabajo y elaborar los cuadros resumen sobre los movimientos del mes y conformar la cuenta para remitir a la División Financiera y al Grupo de Inventarios.

5. Verificar y elaborar la rendición de la cuenta semestral que se presenta a la Auditoría Fiscal.

6. Reemplazar al subalmacenista con las mismas responsabilidades establecidas, cuando éste se encuentre ausente.

7. Revisar los Ingresos y Egresos conciliándolos con los listados del sistema.

8. Elaborar permanentemente pruebas selectivas en las bodegas del almacén para informar sobre las inconsistencias presentadas, de igual manera efectuar monitoreos en forma frecuente con respecto a las existencias de los stock de almacén.

9. Verificar y coordinar con el subalmacenista los Stock mínimos de elementos y rendir el informe.

10. Elaborar junto con el Almacenista General los diferentes listados de los elementos devolutivos y de consumo para su respectiva baja.

11. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público en especial la guarda, conservación de los documentos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

12. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Almacenista General y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

13. Cumplir con las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

3.2.5 SECRETARIA

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Almacén

1. Elaboración del comprobante de ingreso al almacén.

2. Ingreso de elementos al almacén por compras generales.

3. Ingreso por devolución de elementos en servicio.

4. Ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición.

5. Ingreso de elementos por donación.

6. Ingreso de elementos por compensación.

7. Ingreso de elementos por compras de caja menor y avances.

8. Elaboración del comprobante de egreso.

9. Salida de elementos devolutivos y de consumo.

10. Baja de bienes.

11. Salida de elementos del almacén por hurto, caso fortuito o fuerza mayor.

Servir de apoyo logístico a las actividades generales que realice el grupo de trabajo.

1. Contestar y realizar las llamadas telefónicas que sean necesarias para el normal desarrollo de las actividades del grupo de trabajo.

2. Llevar y mantener actualizados los archivos de acuerdo con las normas establecidas sobre la materia.

3. Preparar y transcribir la correspondencia, oficios, informes, memorias y demás documentos que se originan en la dependencia

4. Llevar inventarios individuales de los elementos de trabajo asignados a los colaboradores del grupo de almacén.

5. Enviar a cada dependencia usuaria los comprobantes de ingreso por devolución en un tiempo no mayor a cinco días del mes siguiente.

6. Llevar el control de los registros de ingresos y egresos, además hacer un seguimiento de los mismos y colaborar en la conformación de la cuenta semestral.

7. Colaborar con el digitador en ingresar la información al programa sistematizado.

8. Velar por la buena organización, orden y presentación de la dependencia y responder por el buen uso y seguridad de los equipos de oficina y de los elementos que le sean asignados.

9. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Almacenista General y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

10. Cumplir con las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

3.2.6 AUXILIAR DE BODEGA

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Almacén

1. Elaboración del comprobante de ingreso al almacén.

2. Ingreso de elementos al almacén por compras generales.

3. Ingreso por devolución de elementos en servicio.

4. Ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición.

5. Ingreso de elementos por donación.

6. Ingreso de elementos por compensación.

7. Ingreso de elementos por compras de caja menor y avances.

8. Elaboración del comprobante de egreso.

9. Salida de elementos devolutivos y de consumo.

10. Baja de bienes.

11. Salida de elementos del almacén por hurto, caso fortuito o fuerza mayor.

Participar en la recepción, almacenamiento y entrega de los elementos y equipos de oficina devolutivos y de consumo, para las diferentes dependencias, clasificando y ordenándolos según los métodos y procedimientos establecidos.

1. Preparar los pedidos de elementos devolutivos por ubicación física de los puntos de entrega.

2. Colaborar con el Subalmacenista en la custodia y distribución de los elementos devolutivos y de consumo que sean solicitados por las diferentes dependencias.

3. Participar en la realización de los inventarios físicos de los elementos devolutivos y de consumo, de acuerdo a la clasificación de Inventarios.

4. Realizar las entregas de pedidos a las diferentes dependencias.

5. Recibir y verificar las devoluciones de los elementos en las diferentes dependencias cuando sean retornados al almacén.

6. Mantener el orden y el aseo de las diferentes áreas del almacén.

7. Entregar al usuario los elementos debidamente revisados y recoger la firma del comprobante de egresos en un término no mayor de tres días, una vez entregado el pedido.

8. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público en especial la guarda, conservación de los documentos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

9. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Almacenista General y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

10. Cumplir con las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

3.2.7 CONDUCTOR

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Almacén

1. Ingreso por devolución de elementos en servicio.

2. Ingreso de elementos por donación.

3. Elaboración del comprobante de egreso.

4. Salida de elementos devolutivos y de consumo.

Utilizar adecuadamente el vehículo asignado para el traslado de los elementos del almacén y velar por su mantenimiento oportuno.

1. Conducir el vehículo asignado al grupo de almacén para el traslado de los elementos.

2. Velar por la seguridad de los elementos transportados.

3. Cumplir y observar las normas de tránsito y las disposiciones que sobre la materia existan o sean dictadas, cumpliendo las instrucciones para la seguridad física del funcionario que movilice.

4. Revisar el vehículo asignado antes de su movilización, para garantizar un eficiente servicio de transporte y responder por el equipo de carretera, herramientas asignadas y demás elementos que se encuentren en el inventario del vehículo.

5. Coadyuvar en el cargue y descargue de elementos que ingresan o salen del almacén.

6. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público en especial la guarda, conservación de los documentos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

7. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Almacenista General y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

8. Cumplir con las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

SEGUNDA PARTE¡Error!Marcador no definido.

GRUPO INVENTARIOS¡Error!Marcador no definido.

1. Para la realización de los inventarios físicos se requiere de un grupo de verificadores, que está conformado por los funcionarios encargados de llevar el registro y control de la dependencia en el grupo de inventarios y el funcionario designado por la dependencia.

2. La anterior estructura orgánica, corresponde a la planta actual de la dependencia y se presenta sin perjuicio del manejo de la planta global de la entidad por parte de la Unidad de Personal o de las políticas que establezca el Señor Contralor de Santa Fe de Bogotá.

Para clasificar y registrar los bienes de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, se utiliza el siguiente sistema:

Los elementos devolutivos son aquellos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos y se registran en las diferentes cuentas que representan activos fijos. Los elementos devolutivos se clasifican en dos (2) clases: Elementos devolutivos en depósito y elementos devolutivos en servicio.

* Bienes inmuebles e intangibles

Son bienes inmuebles los terrenos, edificios e instalaciones que se adhieren permanentemente a éstos, siendo difícil su movilización. Los inmuebles que tengan debidamente legalizada la titularidad, deben estar incorporados en los inventarios realseizados al final del año fiscal.

Los inmuebles sobre los cuales la Contraloría de Santa Fe de Bogotá posea la sola tenencia con base en un documento diferente a la escritura pública, se llevan en cuentas de orden, para su respectivo control. Cuando sea del caso, el Director de la División de Servicios Administrativos realizará los estudios necesarios para su avalúo, titulación y su consiguiente legalización.

Son bienes intangibles los bienes no materiales adquiridos o desarrollados por la entidad, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, susceptibles de ser valuados como el software.

Para realizar un inventario físico con eficiencia y economía se requiere de:

* Una cuidadosa planeación que incluya la selección de las fechas más indicadas, la realización y actualización de las operaciones para minimizar la cantidad de inventario a verificar.

* La cooperación entre el grupo de Almacén, grupo de Inventarios y el personal de las diferentes dependencias para evitar confusión y asegurar una verificación completa y controlada.

* El conocimiento oportuno de las instrucciones y procedimientos por parte de los funcionarios que van a participar en el inventario físico.

* Del control y buen uso de las etiquetas del inventario y de todos los demás documentos necesarios para realizar esta actividad.

* Los inventarios anuales deben realizarse con cierre a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal y sus resultados deben presentarse a la División Financiera con la oportunidad y especificaciones requeridas, para ser presentados a la Oficina de Control Interno y posteriormente a la Auditoría Fiscal.

* La información del movimiento de los inventarios se presenta mensualmente a la División Financiera, previo envío por parte de ésta del porcentaje para aplicar los ajustes por inflación.

* Son responsables administrativa y fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o usen elementos de propiedad de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la entidad.

* El inventario de cada dependencia estará bajo la responsabilidad del Jefe de la misma, quien podrá apoyarse en un funcionario que realice las siguientes funciones:

· Mantener y llevar actualizado el archivo de los documentos de los elementos devolutivos en servicio de la dependencia.

· Entregar los elementos devolutivos a los funcionarios y a los nuevos funcionarios que ingresan, actualizando oportunamente los inventarios individuales.

· Verificar periódicamente o a solicitud del Jefe de la dependencia la existencia física de los elementos y reportar cualquier novedad.

· Mantener comunicación con los grupos de Inventario y Almacén para verificar las novedades u observaciones que se presenten al respecto.

· Participar de acuerdo con el cronograma previsto por la Unidad Administrativa en la toma física de los inventarios conjuntamente con el Grupo de Inventarios.

* El inventario individual es un mecanismo de control en el recibo y entrega de los elementos, así como para establecer la responsabilidad en el manejo y custodia de los mismos, por esta razón cada funcionario debe mantener copia del inventario individual que le haya sido entregado para el desempeño de sus funciones y hacer entrega en el momento en que se produzcan cambios de ubicación laboral o retiro de la entidad.

* En caso de pérdida o daño de un elemento en servicio, debe informarse inmediatamente al Jefe de la dependencia e instaurar la denuncia correspondiente.

* Los elementos que son utilizados por más de un funcionario son responsabilidad del jefe de la dependencia.

* La responsabilidad por: pérdida, daño, deterioro, mal uso de bienes, se determina a través del proceso de Responsabilidad Fiscal.

* La responsabilidad fiscal cesa en los siguientes casos:

· Cuando se hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado.

· Cuando el responsable entrega el recibo de pago correspondiente al valor del bien faltante, previo el trámite de autorización.

· Cuando el responsable efectúa la reposición de los bienes, en las condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación sea autorizada por la Unidad administrativa.

· Cuando la respectiva compañía aseguradora hace efectivo el pago en las mismas condiciones establecidas en la póliza.

· Cuando se produce fallo sin responsabilidad fiscal.

En relación con las pérdidas y daños, los usuarios deben cumplir la reglamentación expedida para obtener la exoneración de responsabilidad fiscal, y se archivarán en carpeta destinada a inventarios las copias de los avisos de rigor.

3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO DE LA DEPENDENCIA.

Realizar periódicamente verificaciones físicas de los elementos devolutivos en servicio de la dependencia, para determinar oportunamente las inconsistencias que se presenten con respecto a la relación actualizada del grupo de inventarios y evitar posibles pérdidas o daños de los mismos.

Formato No: 5 Inventario Individual

Original: Archivo Dependencia

Copia: Funcionario que recibe.

1. Entidad: Nombre de la entidad.

2. Nombre: Nombre completo del funcionario que recibe el inventario.

3. Cargo: Cargo con el que figura en la planta de personal el funcionario que recibe el inventario.

4. Dependencia: Dependencia Orgánica, grupo o sección.

5. Formato No.: Consecutivo de las formas que utiliza la dependencia.

6. Hoja: Número de la hoja, en caso de requerirse.

7. Fecha : Día, mes y año en que se diligencia el formato.

8. No. Orden: Consecutivo.

9. Descripción: detalle del elemento

10. Medida: Unidad de medida

11. Cantidad: Número de elementos

12. Placa: Identificación del elemento.

13. Uso: Detallar si el elemento está en servicio

14. Estado: Clasificación de la calidad del elemento Bueno, Regular o Malo.

15. Valor Unitario: Valor que Figura en los libros del Grupo de Inventarios. Esta casilla la diligencia el Analista de Inventarios allegada copia del formato.

15. Valor Total.

17. Observaciones: Registro de cualquier novedad o información adicional.

18. Estado: En términos generales especificar si los elementos del inventario se encuentran en estado Bueno Regular o Malo.

19. Recibí: Firma y documento de identificación de quién recibe.

20. Vo.Bo. Firma del responsable del inventario, (Jefe de dependencia).

Efectuar la toma física de inventarios de los elementos devolutivos en servicio en las dependencias y de los bienes muebles, inmuebles e intangibles de la entidad, mediante una cuidadosa planeación y cooperación de todos los funcionarios, para evitar confusiones y asegurar un recuento completo, controlado y confiable de todos los elementos sujetos a inventario en la entidad.

Llevar un registro de los bienes y expedir los documentos soporte para adelantar los procesos de responsabilidad fiscal a que haya lugar.

Llevar y mantener un registro actualizado de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Contraloría para su control y valorización.

Establecer un mecanismo que permita llevar el control de los elementos devolutivos en servicio de las dependencias, así como determinar la responsabilidad sobre los mismos en un momento determinado.

Permitir el movimiento de elementos devolutivos entre dependencias para agilizar el traslado sin que éstos pasen por el almacén, así como llevar el control de éstos traslados por el Grupo de Inventarios a través de formatos debidamente diligenciados.

Formato No. Traspaso de elementos devolutivos entre dependencias.

Original: Grupo de Inventarios.

Primera Copia. Dependencia que entrega.

Segunda Copia: Dependencia que recibe.

1. Persona que entrega: Nombre y apellido de la persona que tiene a cargo los elementos,

2. Dependencia: Dependencia donde figura el elemento

3. Persona que recibe: Nombre y apellido de la persona que recibe el elemento (Jefe dependencia)

4. Dependencia: Dependencia que recibe los elementos.

5. Fecha: Fecha del traslado del elemento.

6. Grupo: Grupo al que pertenece el elemento

7. Elemento: Detalle del elemento. Se recomienda relacionar cada uno de los elementos que tengan diferente serie y placa.

8. Cantidad: Cantidad de elementos.

9. Serie. Número que aparece en el elemento.

10. Placa: Identificación de los datos que aparecen en la placa del elemento.

11. Valor Unitario: Valor en libros, Esta casilla la diligencia el Grupo de Inventarios.

12. Valor Total: Casilla que diligencia el grupo de inventarios.

13. Observaciones: Información adicional que se considere pertinente.

14. Persona quién entrega: Nombre y, apellidos de quién entrega el elemento (Jefe e dependencia) (Sic).

15. Persona quién recibe: Nombre y apellidos de quién recibe el elemento (Jefe e dependencia) (Sic).

1. Llevar el registro y control de los elementos devolutivos y bienes muebles e inmuebles pertenecientes a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá D.C.

2. Llevar un registro de cada dependencia y mantenerlo permanentemente actualizado con los despachos, devoluciones, traspasos y bajas que se produzcan, con el fin de hacer las comparaciones a que haya lugar y la confrontación de los inventarios físicos.

3. Llevar un libro de inventarlos registrando en unidades y valores, los elementos que tiene la entidad.

4. Clasificar los inventarios de la entidad de acuerdo con la normatividad vigente y a una estructura de costos previamente establecida.

5. Verificar que los elementos devolutivos estén debidamente marcados para facilitar su identificación y evitar sustitución o cambio.

6. Realizar la verificación física de los elementos y bienes de la entidad con la periodicidad que se requiera, elaborar los informes con las observaciones del caso y presentarlos a la División de Servicios Administrativos, División Financiera y al Comité de Inventarios de la entidad.

7. Elaborar informes por faltantes de inventario ya sea por robo, por deterioro o por mal manejo.

8. Analizar e interpretar financieramente las cuentas de los inventarlos y balance conjuntamente con el Contador de la entidad.

9. Confrontar la cantidad existente con los saldos en los controles (Kárdex, listados) de los elementos de la bodega, y verificar que los documentos de almacén contengan la información y las observaciones relativas en orden cronológico de entradas, solicitudes y despachos.

10. Rendir los informes solicitados con la periodicidad y condiciones requeridas.

11. Reportar a la División de Servicios Administrativos la relación de faltantes y sobrantes producto del Inventario Físico realizado.

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Inventarios

4.2.1.1 PROCEDIMIENTOS

1. Procedimiento para la verificación del Inventario en servicio de la dependencia.

2. Procedimiento general para la torna física de inventarios.

3. Procedimiento para el registro de bienes por pérdida o daño.

4. Procedimiento para la entrega de dependencias.

5. Procedimiento para el traslado de elementos devolutivos en servicio entre dependencias.

4.2.1.2 FUNCIÓN PRINCIPAL

Dirigir, coordinar y controlar las actividades desarrolladas por el grupo de inventarios.

4.2.1.3 FUNCIONES ESPECÍFlCAS

1. Dirigir y coordinar las actividades del Grupo de Inventarios.

2. Presentar al Director de la División de Servicios Administrativos el programa de las diferentes actividades del grupo de inventarlos.

3. Verificar y controlar el movimiento de los inventarios físicos por dependencias y/o individuales y valorizados de la entidad.

4. Informar al Director de la División de Servicios Administrativos los faltantes y sobrantes de elementos de propiedad de la entidad.

5. Participar en el comité de inventarios durante el proceso de compensación, identificación, reclasificación y valoración de los elementos devolutivos.

6. Analizar e interpretar financieramente las cuentas de los inventarios y balance, conjuntamente con el grupo de contabilidad.

7. Comprobar y verificar el inventario valorizado con el registro en libros.

8. Rendir los informes a la División de Servicios Administrativos, a la División Financiera y a la Auditoría Fiscal en las fechas indicadas, según las normas establecidas para tal fin.

9. Velar por la integridad de la información tabulada de todos los inventarios de la entidad.

10. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público, en especial la guarda, conservación de los elementos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

11. Cumplir las demás funciones que le asigne el jefe inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

12. Cumplir las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Inventarios

1. Procedimiento para la verificación del Inventario en servicio de la dependencia.

2. Procedimiento general para la toma física de inventarios.

3. Procedimiento para el registro de bienes por pérdida o daño.

4. Procedimiento para la entrega de dependencias.

5. Procedimiento para el traslado de elementos devolutivos en servicio entre dependencias.

Realizar comparativos entre los diferentes reportes y determinar las diferencias junto con su origen presentando las aclaraciones cuando sean del caso.

1. Llevar y mantener actualizado el inventario de las dependencias asignadas.

2. Analizar los inventarios físicos y valorizados, los elementos que se convierten en faltantes o sobrantes.

3. Revisar los cuadros de movimientos por grupos de inventario y cruzar la información con almacén y contabilidad.

4. Elaborar las actas de responsabilidad valorizadas.

5. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público, en especial la guarda, conservación de los elementos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

6. Cumplir las demás funciones que le asigne el jefe inmediato y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

7. Cumplir las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

Unidad: Administrativa

División: Servicios Administrativos

Grupo: Inventarios

1. Procedimiento para la verificación del Inventario en servicio de la dependencia.

2. Procedimiento general para la toma física de inventarios.

3. Procedimiento para el registro de bienes por pérdida o daño.

4. Procedimiento para la entrega de dependencias.

5. Procedimiento para el traslado de elementos devolutivos en servicio entre dependencias.

Preparar y realizar los trabajos de digitación, correspondencia y archivo, atender a usuarios y dar apoyo a las actividades realizadas en el grupo.

1. Transcribir cartas, oficios, informes, circulares, memorandos, y demás documentos requeridos en el Grupo de Inventarios.

2. Dar información personal o telefónicamente concerniente al grupo de inventarios.

3. Recepcionar, radicar y entregar documentos,

4. Llevar el archivo del grupo de trabajo.

5. Cumplir con todos los deberes y responsabilidades que exige el cargo de servidor público, en especial la guarda, conservación de los elementos y bienes entregados para el ejercicio de la función.

6. Cumplir las demás funciones que le asigne el jefe inmediato, y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

7. Cumplir las demás funciones establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Delegar en la Unidad de Planeación, la actualización permanente del Manual de Procedimientos y Funciones Específicas para el manejo y control de Almacén e Inventarios de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D. C.

ARTÍCULO TERCERO.- Es responsabilidad del Jefe de la Unidad Administrativa, del Director de la División de Servicios Administrativos, del almacenista y del Coordinador del Grupo de Inventarios velar por la administración, divulgación, aplicación, control y mejoramiento del presente manual.

ARTÍCULO CUARTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones Reglamentarías No. 013 de 1995; 023 de 1995 y la 005 de 1998 y las demás que le sean contrarias.