PROCEDIMIENTO:

APLICACIÓN DE CORRECTIVOS Y RESPUESTAS A LOS REQUERIMIENTOS POR PARTE DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL.

UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINADORA:

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

OBJETIVO:

El objetivo del procedimiento para la aplicación de correctivos y respuestas a los requerimientos por parte de la Contraloría Distrital, es el de identificar claramente los pasos a seguir para:

• Implementar oportunamente los correctivos que fueran necesarios de acuerdo a las observaciones hechas por la Contraloría Distrital.

• Verificar que se acate de acuerdo a las normas vigentes, las observaciones hechas por la Contraloría.

• Concientizar a los funcionarios de las oficinas observadas que asuman con responsabilidad sus imprecisiones con el fin de que en el futuro no se vuelvan a presentar.

• Elaborar y presentar la respuesta a los requerimientos dentro del tiempo establecido por la administración.

SOPORTE LEGAL:

Cumplimiento de lo dispuesto por la Constitución Nacional. Los establecidos por las Leyes 87 y 42 de 1993, por el Estatuto Orgánico de Santa Fe de Bogotá, D.C., Decreto 1421 de 1993, lo reglamentado por la Contraloría Distrital con la Resolución 021 de 1993 y demás normas concordantes.

OFICINAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

• Despacho del Secretario

• Oficina Control de Gestión

• Sección Correspondencia

• Oficinas de la S.T.T. interesadas

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

• Las oficinas que han sido observadas por la Contraloría deben efectuar los correctivos, según el caso, dentro del tiempo establecido por la Administración.

• Cada jefe de oficina será responsable de ordenar y verificar que los correctivos se realicen dentro del marco legal vigente.

• Es responsabilidad del funcionario que ejecuta las actividades observadas realizar el respectivo control interno, de presentarse en forma reiterada una misma inconsistencia sin que medie causa justa se considerará como causal de mal comportamiento y, por lo tanto, se solicitará la investigación administrativa correspondiente.

MECANISMO DE CONTROL:

• El autocontrol que debe ejercer cada funcionario en la ejecución de cada proceso que realice.

• Seguimiento por parte de la Oficina Control de Gestión a los correctivos tomados.

• Cumplir con el plazo fijado para realizar los correctivos, elaborar y presentar el informe a la Contraloría Distrital.

PROCEDIMIENTO

APLICACIÓN DE CORRECTIVOS Y RESPUESTAS A LOS REQUERIMIENTOS POR PARTE DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL.

PASO NO.

FUNCIONARIO RESPONSABLE CARGO.

DEPENDENCIA

DESCRIPCIÓN

FORMATO

SI

NO

1

Auxiliar administrativo

Oficina Correspondencia

Recibe y radica el requerimiento hecho por la Contraloría Distrital, de traslado inmediatamente al despacho del Secretario de la S.T.T.

X

2

Secretaria

Despacho del Secretario

Recibe, radica y entrega con la mayor celeridad, el requerimiento al Secretario.

X

3

Secretario S.T.T.

Despacho del Secretario

Estudia el requerimiento y lo envía a la Oficina Control de Gestión.

X

4

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Recibe y radica el requerimiento.

Lo entrega inmediatamente al Jefe de la Oficina de Control de Gestión.

X

5

Jefe de la Oficina de Control de Gestión

Oficina Control de Gestión

Analiza el requerimiento. Una vez establezca cuales son las oficinas que se ven afectadas por las observaciones hechas por la Contraloría, imparte instrucciones para que se le(s) notifique con memorando, el cual debe contener claramente establecido el plazo para que se tomen los correctivos e informe a la Oficina Control de Gestión.

X

6

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Elabora el memorando y lo pasa para la firma del Jefe.

X

7

Jefe

Oficina Control de Gestión

Revisa el memorando si esta mal elaborado lo corrige y solicita a la secretaria para que se lo vuelva a hacer, si esta bien elaborado lo firma, revisa los anexos y se lo entrega a la secretaria.

X

8

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Envía los memorandos anexando fotocopia del requerimiento.

X

9

Secretaria

Oficina Observada

Recibe y radica el memorando. Lo entrega inmediatamente al jefe de la Oficina

X

10

Jefe

Oficina Observada

Analiza las observaciones, toma las medidas correctivas, proyecta memorando dirigido a la Oficina Control de Gestión informando de los correctivos realizados dentro del plazo fijado.

X

11

Secretaria

Oficina Observada

Elabora el memorando y lo pasa al jefe para su revisión y firma.

X

12

Jefe

Oficina Observada

Revisa el memorando verifica sus anexos, si se observan inconsistencias lo devuelve a la secretaria para los ajustes pertinentes, si está de acuerdo con el memorando y sus anexos lo firma y se lo entrega a la secretaria.

X

13

Secretaria

Oficina Observada

Radica y envía el memorando a la Oficina Control de Gestión.

X

14

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Recibe y radica el memorando. Lo entrega inmediatamente al Jefe de la Oficina.

X

15

Jefe de la oficina

Oficina Control de Gestión

Estudia las medidas correctivas tomadas, imparte instrucciones a un profesional del área para que haga el seguimiento correspondiente y prepare el proyecto de respuesta para la Contraloría.

X

16

Profesional

Oficina Control de Gestión

Hace el seguimiento al requerimiento, si las medidas tomadas no satisfacen los requerimientos informa al Jefe de la Oficina Control de Gestión para que tome las medidas que considere oportunas; si los correctivos satisfacen los requerimientos prepara proyecto de respuesta para la firma del Secretario, lo analiza con el Jefe de la Oficina Control Gestión, una vez aprobado lo entrega a la Secretaria de la Oficina.

X

17

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Transcribe el proyecto de respuesta al requerimiento de la Contraloría y lo envía al Despacho del Secretario.

X

18

Secretaria

Despacho del Secretario

Recibe, radica y traslada inmediatamente al Secretario el proyecto de respuesta a la Contraloría Distrital.

X

19

Secretario S.T.T.

Despacho del Secretario

Analiza el proyecto de respuesta a la Contraloría Distrital, si no está de acuerdo lo devuelve a la Oficina Control de Gestión para que lo ajuste o corrija. Si está de acuerdo lo firma y autoriza su envío a la Contraloría.

X

20

Secretaria

Despacho del Secretario

Radica y envía la respuesta a la Contraloría Distrital.

X

PROCEDIMIENTO:

CONFORMACIÓN DE LOS INFORMES DE GESTIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINADORA:

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

OBJETIVO:

• El objetivo del procedimiento es la conformación y presentación oportuna del informe de gestión a los diferentes entes de control.

ASPECTO LEGAL:

Cumplimiento de lo establecido por las Leyes 87 y 42 de 1993, por el Estatuto Orgánico de Santa Fe de Bogotá, D.C., Decreto 1421 de 1993, y demás normas concordantes.

OFICINAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

• Despacho del Secretario

• Oficina Control de Gestión

• Subsecretaría de Planeación, Oficinas y Unidades de la S.T..T.

MECANISMO DE CONTROL:

• Seguimiento que realizan los profesionales de Control de Gestión de cada área al informe presentado.

• A través del establecimiento de plazos para el cumplimiento de la presentación del informe.

• El autocontrol que debe ejercer cada funcionario en el desarrollo del proceso.

• Mediante el registro en libros radicadores en los pasos de entrada y salida de documentos de las diferentes dependencias que intervienen en el procedimiento, con el fin de fijar claramente la responsabilidad de los funcionarios en el desarrollo del proceso.

• Informes sobre visitas realizadas por funcionarios de la Oficina Control de Gestión en cumplimiento de sus funciones sobre la aplicación de Control Interno.

• Programa de actividades.

PASO NO.

FUNCIONARIO RESPONSABLE CARGO.

DEPENDENCIA

DESCRIPCIÓN

FORMATO

SI

NO

1

Jefe Oficina Control de Gestión

Oficina Control de Gestión

Imparte instrucciones a la Secretaria para que elabore los memorandos dirigidos a la Subsecretaría de Planeación, Oficinas y unidades de la S.T.T. para que conformen y presenten el informe de Gestión precisándoles la fecha límite para la presentación de estos. Además asigna a un Profesional de la Oficina para que controle el cumplimiento de este plazo y ensamble el informe de Gestión de la S.T.T.

X

2

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Elabora, radica y envía, memorandos dirigidos a la Subsecretaría, Oficinas y Unidades para que envíen la información correspondiente a la gestión realizada durante el trimestre, en el formato diseñado por la Oficina Control de Gestión para este fin. .

X

3

Secretaria

Subsecretaría, Oficinas, Unidades.

Recibe y radica el memorando. Le da traslado al jefe.

X

4

Subsecretario Jefes Oficina Jefes Unidad

Subsecretaria Oficinas Unidades

Elaboran el informe de la gestión realizada por cada una de sus Oficinas en el Formato diseñado por la Oficina Control de Gestión.

X

5

Secretaria

Subsecretaría Oficinas Unidades

Radica y envía el informe a la Oficina Control de Gestión.

X

6

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Recibe y radica el informe y se los traslada al Profesional encargado de ensamblar el informe de Gestión de la S.T.T., y comunica al profesional responsable del área para que haga el seguimiento correspondiente.

X

7

Profesional

Oficina Control de Gestión

Verifica que se encuentren los informes de Gestión de todas las Oficinas, los ensambla, revisa el informe de gestión con el jefe de la Oficina, una vez aprobado proyecta el oficio remisorio para la firma del Secretario de la S.T.T. y se lo entrega a la secretaria.

X

8

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Elabora el Oficio.

X

9

Jefe

Oficina Control de Gestión

Revisa el Oficio, si no está bien elaborado lo devuelve a la secretaria para los ajustes pertinentes, si está bien elaborado autoriza enviárselo al Secretario

X

10

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Una vez revisado y aprobado el proyecto de oficio se le anexa el informe de gestión, lo envía debidamente radicado al despacho del Secretario.

X

11

Secretaria

Despacho del Secretario

Recibe y radica el informe y se lo traslada al Secretario de la S.T.T.

X

12

Secretario de la S.T.T.

Despacho del Secretario

Estudia el informe si no está de acuerdo lo devuelve a la oficina control de Gestión para los ajustes pertinentes, si está de acuerdo firma el oficio proyectado y autoriza su envío a los diferentes órganos de control.

X

13

Secretaria

Despacho del Secretario

Radica y envía el informe de Gestión a los diferentes órganos de Control.

X

PROCEDIMIENTO:

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINADORA:

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

OBJETIVO:

El objetivo del procedimiento es el seguimiento, verificación y evaluación permanente del funcionamiento de los Sistemas de Control Interno en las diferentes dependencias de la S.T.T.

ASPECTO LEGAL:

Cumplimiento de lo establecido por las Leyes 87 y 42 de 1993, por el Estatuto Orgánico de Santa Fe de Bogotá, D.C., Decreto 1421 de 1993 y demás normas concordantes.

OFICINAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

• Oficina Control de Gestión

• Todas las Dependencias de la S.T.T.

MECANISMO DE CONTROL:

• El cumplimiento de proyectos y programas de acuerdo a los Objetivos Institucionales.

• Seguimiento que realizan los profesionales de Control de Gestión de cada área al funcionamiento del Sistema de Control Interno.

• Manual de acciones para Control Interno.

• Manuales de procedimientos por dependencias.

• A través de la presentación de informes respecto al funcionamiento del Sistema de Control Interno en cada área.

• Cada Profesional de la Oficina Control de Gestión es responsable de ejercer el Autocontrol sobre cada actividad que le corresponde realizar.

PASO NO.

FUNCIONARIO RESPONSABLE CARGO.

DEPENDENCIA

DESCRIPCIÓN

FORMATO

SI

NO

1

Jefe

Oficina Control de Gestión

Ordena elaborar el oficio de asignación de profesionales para que realicen el seguimiento y evaluación del Sistema de Control Interno en un área determinada.

Envía copias a las dependencias a evaluar.

X

2

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Transcribe los oficios y los pasa para la firma.

X

3

Jefe

Oficina Control de Gestión

Revisa los Oficios si no están bien elaborados los devuelve para las correcciones pertinentes, si están bien elaborados los firma y se los pasa a la secretaria

X

4

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Radica los oficios y notifica a los profesionales seleccionados por áreas

X

3

Profesional

Oficina Control de Gestión

Hace el seguimiento al sistema de Control Interno, escogiendo en forma selectiva los procesos más críticos del área asignada. Se procede a verificar que estos se realicen de acuerdo al manual de procedimiento de la dependencia verificando especialmente que se cumplan los controles internos establecidos. Se debe hacer seguimiento de todos los procesos de cada área como mínimo una vez al año.

X

4

Profesional

Oficina Control de Gestión

Elabora y presenta un informe trimestral dirigido al Jefe de la Oficina Control de Gestión, informando del estado de la aplicación del Sistema de Control Interno y de los procesos evaluados en el período. Este informe se debe presentar dentro de los 15 primeros días hábiles del mes siguiente al trimestre evaluado. Se le debe enviar una copia de informe a las oficinas que se le realizó el seguimiento.

X

5

Jefe

Oficina Control de Gestión

Estudia el informe, si se presume que existen conductas dolosas se informará a la Veeduría de la S.T.T. para que realicen las investigaciones del caso, si se establece que existen conductas de desobediencia a los procedimientos establecidos, se procede a notificar al jefe de la oficina correspondiente para que se tomen los correctivos a que hubiere lugar o se proceda a solicitar la modificación del manual de procedimientos el cual se debe hacer mediante un acto administrativo. En el evento de que se reincida en forma continua en la desobediencia de los procedimientos establecidos sin que exista causa justa para ello, se considerará causal de mala conducta y se hará el respectivo traslado a la oficina de Veeduría para que se inicie la investigación administrativa a que hubiere lugar.

Si en el informe se establece que los procedimientos escogidos al azar cumplen con lo estipulado en el manual de procedimientos y demás normas de ley, autoriza su archivo.

X

6

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Archiva el informe debidamente foliado en forma Cronológica de acuerdo a la fecha de presentación.

Los informes deben estar a disposición de cualquier ente Fiscalizador que desee consultarlos.

X

PROCEDIMIENTO:

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA COORDINADORA:

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

OBJETIVO:

El objetivo del procedimiento es la Evaluación de la eficiencia de los procesos que se realizan en las diferentes dependencias y establecer la eficacia de la Gestión de la administración de acuerdo (Sic) los objetivos propuestos.

ASPECTO LEGAL:

Cumplimiento de lo establecido por las Leyes 87 y 42 de 1993, por el Estatuto Orgánico de Santa Fe de Bogotá, D.C., Decreto 1421 de 1993 y demás normas concordantes.

OFICINAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

• Despacho del Secretario

• Oficina Control de Gestión

• Subsecretaría de Planeación, Oficinas y Unidades de la S.T..T.

MECANISMO DE CONTROL

• A través del establecimiento de plazos para el cumplimiento de la presentación del informe de la Evaluación de Gestión.

• El autocontrol que debe ejercer cada funcionario en el desarrollo del proceso.

PASO NO.

FUNCIONARIO RESPONSABLE CARGO.

DEPENDENCIA

DESCRIPCIÓN

FORMATO

SI

NO

1

Jefe Oficina Control de Gestión

Oficina Control de Gestión

Ordena la elaboración de memorandos con destino a los profesionales de la Oficina para que realicen la evaluación a la gestión. Esta se debe hacer por períodos trimestrales. En el memorando debe contener la fecha para la presentación del informe, además asigna un funcionario para que haga seguimiento al plazo establecido y ensamble el informe de la Evaluación de la Gestión de la S.T.T.

X

2

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Elabora los memorandos, los hace firmar del jefe y notifica a los funcionarios de la oficina.

X

3

Profesional

Oficina Control de Gestión

Se notifica del memorando, procede a estudiar el informe de gestión del área correspondiente y de acuerdo al comportamiento de los indicadores de gestión previstos para cada dependencia se debe evaluar la eficiencia de los diferentes procesos y elaborar el concepto correspondiente.

X

4

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Recibe y radica el informe por área, se lo entrega al profesional designado para ensamblar el informe de evaluación de la gestión de la S.T.T.

X

5

Profesional

Oficina Control de Gestión

Recibe los informes de evaluación de Gestión, verifica que se presenten dentro del plazo previsto. Si no se presenta en el plazo fijado informa por escrito al jefe de la oficina quien tomará la medida que considere pertinente. Si los informes se presentan dentro del término establecido, procede a ensamblar el informe de evaluación de gestión de la S.T.T. analiza el comportamiento global de los indicadores de gestión de todas las áreas y mide la gestión en términos de la eficacia del cumplimiento de los objetivos institucionales propuestos.

X

6

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Recibe y Radica el informe de evaluación de gestión y se lo pasa al Jefe de la Oficina.

X

7

Jefe

Oficina Control de Gestión

Recibe la Evaluación de la Gestión lo analiza con los profesionales de la Oficina. Si se presenta alguna modificación se le devuelve al profesional encargado para los ajustes pertinentes. Una vez aprobado el informe se elaboran dos ejemplares, uno para la Oficina del Despacho del Secretario y otro para el archivo de la Oficina Control de Gestión. El informe tendrá carácter de reservado y su reproducción y divulgación se hará solamente por orden expresa del Secretario de Tránsito y Transporte.

Proyecta el memorando remisorio dirigido al despacho del Secretario.

X

8

Secretaria

Oficina Control de Gestión

Elabora el memorando y lo hace firmar. Envía el informe de la Evaluación de la Gestión al Despacho del Secretario.

X

9

Secretaria

Oficina de Despacho del Secretario

Recibe y Radica el Informe de la Evaluación de Gestión, le da traslado al Secretario.

X

10

Secretario de la S.T.T.

Oficina de Despacho del Secretario

Recibe el informe, lo utiliza para los fines que considere pertinentes y ordena su archivo.

X

11

Secretaria

Oficina de Despacho del Secretario

Recibe y archiva el informe

X

SECCIÓN CORRESPONDENCIA

DESPACHO DEL SECRETARIO

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

OFICINAS INTERESADAS

NO

SI

NO

SECCIÓN CORRESPONDENCIA

DESPACHO DEL SECRETARIO

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

OFICINAS INTERESADAS

NO

SI

NO

SI

DESPACHO DEL SECRETARIO

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

SUBSECRETARÍA DE PLANEACIÓN OFICINA Y UNIDADES

DESPACHO DEL SECRETARIO

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

SUBSECRETARÍA DE PLANEACIÓN OFICINA Y UNIDADES

GESTIÓN

TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA S.T.T.

VEEDURÍA S.T.T.

NO

SI

SI

SI

NO

OFICINA CONTROL DE GESTIÓN

SUBSECRETARÍA DE PLANEACIÓN OFICINA Y UNIDADES