RESOLUCIÓN 2396 DE 2016

(Diciembre 20)

Por la cual se adopta el módulo LIMAY (Libro Mayor) del Sistema de Información SI CAPITAL como solución tecnológica oficial para el manejo de la contabilidad de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

LA DIRECTORA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL (UAECD)

En uso de sus facultades legales, en especial la prevista en el numeral 8 del artículo 5 del Acuerdo 004 de 2012 del Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia establece que corresponde al Contador General de la Nación llevar la contabilidad general de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

Que la Ley 1314 de 2009 es una ley de intervención económica que regula “…los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”.

Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015, “Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones”.

Que según la parte motiva de dicha resolución, la Contaduría General de la Nación estableció: “Que en el marco de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera, la CGN ha decidido efectuar una adopción indirecta de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés) a través del Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSASB por sus siglas en inglés), para las entidades de gobierno, con el propósito de avanzar en materia de rendición de cuentas, transparencia y comparabilidad, fijando criterios comunes y uniformes a nivel nacional”.

Que el artículo 4.º “Cronograma” de la citada resolución, modificado por el artículo 1.º de la Resolución 693 del 6 de diciembre de 2016, prevé la etapa “Periodo de preparación obligatoria”, así: “Es el comprendido entre la fecha de publicación de la presente Resolución y el 31 de diciembre de 2017. En este período, las entidades formularán y ejecutarán, bajo el liderazgo de la alta dirección, los planes de acción relacionados con la preparación para la implementación obligatoria del marco normativo, teniendo en cuenta los plazos y requisitos que establezca la CGN.

Dentro del plan de acción deberá considerarse que al 1º de enero de 2018, las entidades determinarán los saldos iniciales de los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden, de acuerdo con los criterios del nuevo marco normativo, y los cargará en los sistemas de información, para dar inicio al primer periodo de aplicación (…)”.

Que el numeral 3 de la Directiva 007 del 7 de junio de 2016 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., “Lineamientos para la implementación del nuevo marco normativo de regulación contable pública aplicable a entidades de gobierno en Bogotá Distrito Capital”, establece dentro de las estrategias a implementar como mínimo, entre otras acciones, el “Desarrollo, actualización y/o implementación de herramientas ofimáticas y/o sistemas de información”.

Que actualmente la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital ejecuta dentro de su Proceso de Gestión Financiera, el Subproceso de Gestión Contable, registrando la contabilidad oficial en el aplicativo Sistema Administrativo de Información Financiera (SAIF).

Que en la Unidad se encuentra implementado el Sistema Administrativo y Financiero SI CAPITAL, desarrollado y facilitado por la Secretaría Distrital de Hacienda, compuesto por los módulos CORDIS (Correspondencia Distrital), PERNO (Personal y Nómina), OPGET (Operación y Gestión de Tesorería), SAE y SAI (Sistemas de Administración de Elementos e Inventarios), SISCO (Sistema de Contratación), PREDIS (Presupuesto Distrital), PAC (Programa Anual de Caja) y LIMAY (Libro Mayor), además del módulo FACTURACIÓN que tiene la UAECD.

Que el módulo de contabilidad LIMAY “…permite la generación y control de la contabilidad, a partir de los movimientos generados por los módulos de gestión de las dependencias… y las transacciones manuales requeridas, mediante procesos de parametrización, cierres y reportes contables” (convenios.shd.gov.co).

Que desde enero del año 2015, la UAECD viene alimentando el módulo LIMAY en paralelo con el aplicativo oficial SAIF, realizando de forma mensual la verificación a fin de garantizar el correcto funcionamiento para la puesta en marcha oficial del aplicativo LIMAY.

Que la UAECD ha implementado el Sistema de Gestión Integral (SGI), para asegurar la calidad y control de sus procesos y el cumplimiento de los requisitos generales y normativos establecidos, con la finalidad de satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios.

Que dentro de los procesos de apoyo de la UAECD, identificados en su cadena de valor y SGI, está el proceso de Gestión Financiera, compuesto entre otros, por el Subproceso de Gestión Contable, cuyo objetivo es: “Elaborar y presentar los estados financieros de la UAECD en forma analítica, comprensible, relevante y confiable para que sean consultadas por las Directivas de la entidad, para la toma de decisiones, Terceros y Entes de Control”.

Que el numeral 8 del artículo décimo séptimo del Acuerdo 004 de 2012 del Consejo Directivo de la UAECD, “Por el cual se determina el objetivo, la estructura organizacional y las funciones de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y se dictan otras disposiciones”, establece la función de la Gerencia de Gestión Corporativa consistente en “Definir y supervisar el plan estratégico de los procesos de gestión de servicios administrativos, gestión documental, gestión financiera y de gestión del talento humano”.

Que en virtud de dicha función, la Gerencia de Gestión Corporativa ha definido dentro del citado plan para el periodo 2016 – 2020, la línea de acción denominada “Robustecer los sistemas de información de apoyo”, en la cual están inscritas las unidades de gestión “Implementar nuevo marco normativo contable (NICSP en transición - Resolución 533 de 2016 de la Contaduría General de la Nación)” y “Fortalecer SI CAPITAL”.

Que para unificar la gestión contable de la Unidad, contribuir a la preparación para la aplicación del nuevo marco normativo contable para entidades de gobierno, establecido por la Contaduría General de la Nación y fortalecer el sistema de información contable, es necesario adoptar el módulo de contabilidad LIMAY del Sistema de Información SI CAPITAL como la única herramienta oficial para manejar2016 la contabilidad de la entidad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Adopción. Adoptar el módulo de contabilidad LIMAY (Libro Mayor) del Sistema de Información SI CAPITAL como solución tecnológica única oficial para el manejo de la contabilidad de la UAECD.

Artículo 2. Objetivo. La adopción del módulo LIMAY para la gestión contable de la UAECD tiene como fin:

1. Unificar la gestión contable de la Unidad en los módulos que constituyen el Sistema de Información SI CAPITAL.

2.  Permitir la automatización de la contabilización en los distintos módulos que constituyen el Sistema de Información SI CAPITAL, habilitándolos para implementar interfaces contables con el módulo LIMAY.

3.  Coadyuvar al cumplimiento de la línea de acción “Robustecer los sistemas de información de apoyo” y sus unidades de gestión “Implementar nuevo marco normativo contable (NICSP en transición - Resolución 533 de 2016 de la Contaduría General de la Nación)” y “Fortalecer SI CAPITAL” del Plan Estratégico de los procesos de gestión de servicios administrativos, gestión documental, gestión financiera y de gestión del talento humano para el periodo 2016 – 2020.

Artículo 3. Fecha de inicio del registro contable oficial a través del módulo LIMAY. El registro oficial de la contabilidad de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital a través del módulo LIMAY del Sistema de Información SI CAPITAL se realizará para todos los movimientos contables que se causen con fecha contable a partir del primero (1) de enero de 2017.

Artículo 4. Cierre del aplicativo SAIF. La solución actual de registro contable, Sistema Administrativo de Información Financiera SAIF, se utilizará para el registro de todas las operaciones contables de la vigencia 2016, así como para todas las acciones necesarias para el cierre contable a 31 de diciembre de 2016.

Una vez realizado el cierre contable de la vigencia 2016 en el aplicativo SAIF, no deberán realizarse nuevos registros en el aplicativo, cuya operación deberá sostenerse únicamente para consulta.

Artículo 5. Plazo para actualizar la documentación del Sistema de Gestión Integral y otra documentación oficial de la UAECD. Todos los documentos vigentes del Sistema de Gestión Integral (SGI) y demás oficiales de la entidad que hagan referencia al aplicativo SAIF deberán ser actualizados y publicados a partir del 2 de enero de 2017.

Parágrafo. En los Acuerdos de Compromisos Laborales de los funcionarios de la UAECD que estén dados en términos del aplicativo SAIF se hará equivalente al término “SAIF o LIMAY”, lo cual deberá ser informado a los funcionarios de la Unidad y a la Comisión de Personal por la Subgerencia Administrativa y Financiera.

Artículo 6. Soporte a los usuarios de gestión contable a través del módulo de contabilidad LIMAY y otras responsabilidades. El soporte a usuarios se brindará a través de los subprocesos y procedimientos que para tal fin se definan en el Proceso de Provisión y Soporte de Servicios de TI del Sistema de Gestión Integral de la Unidad. La atención de dicho soporte será brindada por la Gerencia de Tecnología y sus subgerencias, particularmente cuando se trate de aspectos relacionados con la plataforma tecnológica o con el software.

La Subgerencia Administrativa y Financiera brindará su apoyo cuando se requiera su conocimiento o conceptos en la gestión contable frente al registro, operación y resultados del módulo de contabilidad LIMAY.

ARTÍCULO 7. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas aquellas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los veinte (20) días del mes de diciembre de dos mil dieciséis (2016).

CLAUDIA PUENTES RIAÑO

Directora

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 6007 de enero 31 de 2017