RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 12 DE 2017

(Mayo 18)

Por la cual se establece el costo de la reproducción de información que se expida a personas interesadas en la Contraloría de Bogotá, D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, especialmente las conferidas en el artículo 6 del Acuerdo 658 de 2016, expedido por el Concejo de

Bogotá, D.C., Y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política consagra en los artículos 23 y 74, el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades y a obtener pronta resolución, así como, a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.

Que la Ley 1437 de 2011 consagra en el artículo 5 numerales 2 y 3 y en el artículo 36, el derecho de las personas ante las autoridades, de obtener, a su costa, copias de documentos o expedientes, salvo expresa reserva legal.

Que la Ley 1755 de 2015, a través de la cual se sustituyeron los artículos 13 y 29 de la Ley 1437 de 2011, establece el derecho de toda persona a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades, en ejercicio del derecho de petición, en virtud del cual podrán requerir información, consultar, examinar y pedir copias de documentos; así mismo, señala que los costos de expedición correrán por cuenta del interesado en obtener las copias y en ningún caso el precio de las mismas podrá exceder el valor comercial de reproducción de referencia en el mercado.

Que la Ley 1712 de 2014 establece en sus artículos 3 y 26, los principios de acceso a la información pública y el principio de gratuidad, respectivamente, de conformidad con lo cual la respuesta a las solicitudes deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante; adicionalmente, establece que se preferirá la respuesta por vía electrónica con el consentimiento del solicitante.

Que los artículos 2.1.1.3.1.5. y 2.1.1.3.1.6. del Decreto 1081 de 2015, prescriben el principio de la gratuidad en la respuesta a las solicitudes de información y el deber de fijar mediante acto administrativo motivado, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales puede reproducirse la información y teniendo como referencia los precios del mercado en el lugar de domicilio del sujeto obligado.

Que de conformidad con el numeral 10.8 del Anexo 1 de la Resolución No. 3564 de diciembre 31 de 2015, expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se deben determinar los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formatos a través de los cuales se puede reproducir esta información.

Que es frecuente la solicitud de copias de documentos que reposan en los archivos de la Contraloría de Bogotá D.C. cuya expedición será gratuita si los medios tecnológicos lo permiten, o, en su defecto, el peticionario asumirá el valor al costo del mercado, según el medio de almacenamiento que se requiera.

Que el Concejo de Bogotá, D.C., expidió el Acuerdo No. 658 de 2016, modificado por el Acuerdo No. 664 de 2017, en el cual se consagra la autonomía administrativa, en virtud de la cual le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y los respectivos Acuerdos.

Que se hace necesario actualizar la Resolución Reglamentaria No. 021 de 2016, relacionada con el costo de la reproducción de información que se expida a personas interesadas, con el fin de ajustarla a los Acuerdos 658 de 2016 y 664 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá, D.C., que determinan la organización y funcionamiento de la Entidad.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. La información pública que repose en los archivos de la Contraloría de Bogotá, D.C., puede ser suministrada a los interesados a través de diferentes formatos o medios de almacenamiento, como fotocopias, dispositivos magnéticos o electrónicos, memorias USB, discos compactos, DVD u otros que permitan la reproducción, captura, distribución, e intercambio de datos, de conformidad con la parte motiva de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. La respuesta a las solicitudes de información que repose en formato electrónico o digital, se dará por vía electrónica, siempre que no existan restricciones técnicas de la plataforma y el solicitante exprese su consentimiento, evento en el cual será enviada, sin costo alguno, a la dirección de correo electrónico que el mismo indique.

En los demás casos, la información que se encuentre en formatos distintos al documento físico, se suministrará en forma gratuita en medios magnéticos o electrónicos, según su formato o medio de almacenamiento, para lo cual el interesado deberá aportar junto con la solicitud, discos compactos, DVD u otros medios que permitan su reproducción.

ARTÍCULO TERCERO. Cuando la reproducción sea en documento físico, se fija en cien pesos ($100) moneda corriente, incluido IVA, el costo de cada fotocopia simple de los documentos o expedientes que reposen en el archivo de la Contraloría de Bogotá, D.C.

ARTICULO CUARTO. No habrá lugar a cobro de reproducción, cuando la solicitud de expedición de copias de documentos físicos o información haya sido ordenada de oficio por autoridad judicial; cuando se trate de atender el requerimiento de copias de los antecedentes administrativos de actos demandados en los procesos en que es parte la Entidad; cuando haya sido ordenada por autoridad administrativa, en estricto cumplimiento de sus funciones, o cuando el número de folios a fotocopiar no exceda de cinco (5) unidades.

Cuando se trate de la expedición de copias por orden judicial a petición de parte, en procesos judiciales en los que no es parte la Contraloría de Bogotá, D.C, se informará a la persona interesada el número y valor de las copias para que proceda al pago como se establece en el artículo quinto de la presente resolución.

ARTÍCULO QUINTO. Recibida la solicitud, la dependencia responsable del control o custodia de la información, indicará al peticionario el número y valor de las copias, el cual deberá ser consignado en la cuenta asignada por la Entidad para tal fin según orientación suministrada por el área de Tesorería de la Contraloría de Bogotá D.C.

Una vez allegada la constancia de pago por parte del peticionario, se procederá a la reproducción y entrega de la información dentro de los términos de ley.

ARTÍCULO SEXTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria No. 021 del 30 de junio de 2016.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 18 días del mes de mayo del año 2017

JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA

CONTRALOR DE BOGOTA D.C.