La Directora del Departamento Administrativo de Planeación Distrital en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el ordinal 12, numeral 2, del artículo 2 del Decreto 1087 del 14 de noviembre de 1997 y

Que la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 15 prevé que es obligación de los directivos de las entidades públicas determinar, implantar, y complementar el Sistema de Control Interno en sus respectivos organismos y entidades.

Que el Decreto 1826 de 1994 reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, y establece la obligación de constituir comités de coordinación del sistema de control interno y de dictar su respectivo reglamento.

Que el Decreto 1087 de 1997 modificó la estructura administrativa, las funciones y planta global de cargos del Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Que por lo anterior se hace necesario unificar y ajustar la normatividad sobre el Sistema de Control Interno del Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Departamento Administrativo de Planeación Distrital en reunión celebrada el 21 de diciembre de 1998, revisó y aprobó el proyecto de la presente Resolución y conforme a lo previsto en el literal h del numeral 6 del artículo 1 de la Resolución 1662 de octubre 12 de 1995 del D.A.P.D., lo presenta a consideración de este Despacho para ser adoptado mediante Resolución,

Artículo 1º.- Definición del Control Interno. Sistema Integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Artículo 2º.- Integración del Sistema. El Sistema del Control Interno del Departamento Administrativo de Planeación Distrital está integrado por el conjunto de elementos que se describen en los artículos siguientes, adoptados por la entidad para garantizar que su gestión se realice de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, aplicando los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales.

El Control Interno se establecerá a través de las políticas y directrices expedidas por la dirección y administración de la entidad y se desarrollará en todos los niveles de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales de funciones y de procedimientos, de sistemas de información, de programas de selección, inducción y capacitación del personal.

Artículo 3º.- Objetivos. De acuerdo a los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del sistema de control interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

1. Proteger los recursos del Departamento Administrativo de Planeación Distrital, buscando optimizar su administración.

 

2. Garantizar la eficacia, la eficiencia y la economía en todos las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión del Departamento.

 

3. Velar porque todas las actividades y recursos del Departamento Administrativo de Planeación Distrital estén dirigidos al cumplimiento de su misión y objetivos.

 

4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión del Departamento.

 

5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

 

6. Definir y aplicar acciones y medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en el Departamento y que pueden afectar el logro de sus objetivos.

 

7. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

 

8. Velar porque el Departamento disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

 

9. Asegurar la existencia de efectivos canales de comunicación para el conocimiento de directrices formuladas por las instancias competentes.

 

10. Fomentar la cultura del autocontrol en todas las actuaciones desarrolladas en el Departamento.

Artículo 4º.- Elementos del Sistema de Control Interno. Los elementos implementados por el Departamento para orientar la aplicación del control interno son los siguientes:

Artículo 6º.- Definición. La Oficina de Coordinación de Control Interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo, encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles desarrollados en cada una de las dependencias del Departamento, asesorando a la Dirección en la continuidad de la gestión administrativa, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de la misión y objetivos previstos por el Departamento.

La evaluación y seguimiento que efectúa la Oficina se desarrolla con base en la verificación de los controles financieros, administrativos y de gestión, entre otros, lo que se realizará teniendo en cuenta las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

Artículo 7º.- Funciones de la Oficina. Son funciones de la Oficina de Coordinación de Control Interno:

1. Asesorar a las directivas del Departamento en la formulación, coordinación, ejecución y el control de las políticas, planes generales y específicos del mismo, particularmente en lo de su competencia.

 

2. Verificar y evaluar la implementación y el funcionamiento del Sistema de Control Interno y proponer las recomendaciones para su mejoramiento.

 

3. Realizar evaluaciones a la gestión de las dependencias del Departamento, a través de las cuales se proponga y asesore la implementación de medidas preventivas y se alerte oportunamente sobre la ocurrencia de eventos que puedan efectuar el normal desempeño de la gestión de la entidad.

 

4. Asesorar a las Directivas en el desarrollo y aplicación de las normas de Control Interno en la entidad, con el ánimo de lograr que se cumplan los objetivos del Sistema de Control Interno y que la gestión del Departamento se enmarque dentro de las normas constitucionales y legales vigentes y las políticas trazadas por la Dirección.

 

5. Revisar que los controles definidos para la gestión, tales como indicadores y estándares de desempeño y mecanismos de evaluación y control estén adecuadamente definidos, sean apropiados, se mejoren permanentemente y se apliquen por los responsables de su ejecución.

 

6. Fomentar en todos los niveles de la entidad la formación de la cultura de Control Interno, basada en el autocontrol con el propósito de contribuir al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

 

7. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe el Departamento.

 

8. Vigilar que el servicio de atención de quejas y reclamos que los ciudadanos formulen se preste de acuerdo a las normas legales vigentes y rendir a la Dirección del Departamento un informe semestral.

 

9. Mantener permanentemente informadas a las Directivas del Departamento sobre el estado del control interno de la entidad, dando cuenta de las debilidades y fortalezas detectadas.

 

10. Coordinar la preparación y presentación de los informes requeridos por la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

 

11. Las demás que le asigne el Director del Departamento, de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia, los reglamentos y las leyes.

Artículo 8º.- Principios que Orientan las Evaluaciones de la Oficina. Las evaluaciones de la Oficina de Coordinación de Control Interno se realizarán a través de técnicas de auditoría generalmente aceptadas. La auditoría es fundamentalmente un control de controles; es una actividad independiente dentro del Departamento, cuya finalidad es examinar las operaciones ordinarias de la entidad para determinar si los procedimientos aplicados se sujetan a las normas en cuanto a la documentación requerida, etapas que deben cumplirse y vigilancia de las áreas sobre los puntos de control definidos. Como resultado de las evaluaciones, la Oficina debe recomendar los ajustes que se consideren necesarios para el eficiente funcionamiento de los procesos y asesorar su implementación.

Según estos principios, la gestión de la Oficina de Coordinación de Control Interno es de carácter preventivo y tiene como propósito anticiparse a los problemas y recomendar soluciones a los mismos o alertar sobre aquellos eventos que puedan efectar el normal desempeño de la gestión de la entidad.

Artículo 9º.-Conformación. El organismo asesor en la materia es el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, conformado por los siguientes funcionarios:

• El Director del Departamento o su delegado, quien lo presidirá.
• Los Subdirectores.
• Los Jefes de Oficinas Asesoras.

El Jefe de la Oficina de Coordinación de Control Interno asistirá con derecho a voz pero sin voto y actuará como secretario técnico del Comité.

Parágrafo.- A las sesiones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno podrá ser invitada cualquier otra persona que en concepto de la Dirección deba participar en las mismas, según los asuntos a tratar.

Artículo 10º.- Objetivos del Comité. Son objetivos del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

1. Propender por el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de Departamento, de conformidad con las normas constitucionales y legales.

 

2. Facilitar la comunicación oportuna sobre estas materias a las diferentes dependencias del Departamento, generando información para la toma de decisiones.

 

3. Promover la generación y consolidación de la cultura del autocontrol en la institución.

Artículo 11º.- Funciones del Comité. Corresponde al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el ejercicio de las siguientes funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Departamento.

 

2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del Departamento, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

 

3. Asesorar al Director del Departamento en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado del cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

 

4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

 

5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistema de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del Departamento.

 

6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del Departamento.

 

7. Coordinar con las dependencias del Departamento el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

 

8. Presentar a consideración del Director, propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.

 

9. Las demás que le sean asignadas por el Director.

Artículo 12º.- Reuniones. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá por lo menos dos (2) veces al año y se regirá por las disposiciones previstas en esta Resolución.

Artículo 13º.- Quórum Deliberatorio y Decisorio. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno requiere para deliberar, la asistencia de por lo menos dos terceras (2/3) partes de sus miembros. Las decisiones se aprobarán por la mitad más uno de los asistentes.

Artículo 14º.- Asistencia al Comité. Los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, con excepción del Director del Departamento, no podrán delegar en otros funcionarios su presentación, conforme a lo previsto en el Artículo 4 del Decreto 1826 de 1994. La inasistencia al Comité será considerada causal de mala conducta, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Decreto 1826 de 1994.

Artículo 15º.- Actas de las Reuniones del Comité. De cada reunión del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se levantará un acta que será aprobada por los miembros del mismo y refrendada por su Presidente y por el Secretario Técnico.

Artículo 16º.- Creación y Conformación. Créase el Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Oficinas Regionales del Departamento, el cual será presidido por el Jefe de la Oficina de Coordinación de Regionales. Actuará como secretario técnico del mismo el Jefe de la Oficina de Coordinación de Control Interno.

Artículo 17º.- Funciones del Subcomité. Corresponde al Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Oficinas Regionales el ejercicio de las siguientes funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno de las Oficinas Regionales del D.A.P.D. de conformidad con las normas vigentes, las características propias del Departamento y las políticas trazadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la entidad.

 

2. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión para las Oficinas Regionales del Departamento.

 

3. Evaluar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las Oficinas Regionales del Departamento.

 

4. Coordinar con las demás dependencias del Departamento el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

 

5. Presentar semestralmente, a través de su Presidente, informes al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Departamento sobre el desempeño de sus funciones.

 

6. Las demás que de acuerdo con su naturaleza le sean asignadas por el Director o por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Departamento.

Artículo 18º.- Reuniones. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Oficinas Regionales se reunirá por lo menos dos (2) veces al año y se regirá por las disposiciones previstas en esta Resolución.

Artículo 19º.- Quórum Deliberatorio y Decisorio. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Oficinas Regionales requiere para deliberar, la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones se aprobarán por la mitad más uno de los asistentes.

Artículo 20º.- Asistencia al Subcomité. Los integrantes del Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Oficinas Regionales no podrán delegar en otras funciones su representación, conforme a lo previsto en el Artículo 4 del Decreto 1826 de 1994. La inasistencia al Subcomité será considerada causal de mala conducta, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Decreto 1826 de 1994.

Artículo 21º.- Acta de las Reuniones del Subcomité. De cada reunión del Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Oficinas Regionales se levantará un acta que será aprobada por los miembros del mismo y refrendada por su Presidente y por el Secretario Técnico.

Artículo 22º.- Propuestas del Subcomité. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Oficinas Regionales podrá presentar, a través de su Presidente, propuestas en materia de Control Interno al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno o a la Dirección del Departamento.

Artículo 23º.- Derogatoria. La presente Resolución deroga íntegramente la Resolución 464 del 12 de abril de 1994, la Resolución 1662 del 12 de octubre de 1995 y la Resolución 446 del 31 de diciembre de 1997.

Artículo 24º.- Vigencia. La presente Resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 29 de diciembre de 1998

La Directora, NORA CECILIA ARISTIZÁBAL LÓPEZ.