RESOLUCIÓN 411 DE 1997

(diciembre 12)

por la cual se establecen normas para el funcionamiento interno del Archivo General del Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

El Director del Departamento Administrativo de Planeación Distrital, en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el Acuerdo 1 de 1975, artículo 7, - Numerales 7 y 8; el Decreto 108 de noviembre 13 de 1997 y el Acuerdo 7 de 1994, de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

Que el Acuerdo 1 de 1975, en su artículo 5, dispone que "son funciones del Director, dirigir, coordinar y controlar las funciones del Departamento a su cargo dictando los actos y realizando las labores necesarias para el cumplimiento de las mismas".

Que los Acuerdos 7 del 29 de junio de 1994 (Reglamento General de Archivos) y 12 del 18 de octubre de 1995, expedidos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, establecen que cada entidad oficial debe crear su Comité de Archivo.

Artículo 1º.- El Archivo General es dependencia del Departamento Administrativo de Planeación Distrital, encargada de la guarda de los documentos y normas que soportan las actuaciones adelantadas en dicha entidad. Como tal en él se presta el servicio de consulta y expedición de copias de los documentos que allí reposan, dentro del horario y con los requerimientos establecidos en el presente ordenamiento.

Artículo 2º.- Para la eficaz gestión administrativa del archivo, el material objeto del registro en el mismo debe clasificarse por dirección, urbanización, número de radicación al que corresponden los documentos y los ON (obra nueva) si es del caso.

Artículo 3º.- Todos los documentos que emita el Departamento en respuesta a las peticiones que se formulen deben contener en forma clara y precisa los datos a que se refiere el anterior artículo, para efecto de facilitar su archivo.

Artículo 4º.- Son susceptibles de ser archivados, todos los documentos que expida el Departamento en ejercicio de sus funciones, los que guarden estrecha relación con las mismas y los anexos que sustenten una petición, decisión o respuesta.

Artículo 5º.- Para efectos de mantener actualizado el Archivo General, el Jefe de la Subdirección Corporativa o quien haga sus veces deberá informar por escrito al Archivo General de los cambios de nombre de las urbanizaciones o desarrollos legalizados.

Artículo 6º.- Queda absolutamente prohibido efectuar correcciones, enmendaduras o alteraciones a los documentos que reposan en el archivo general.

Artículo 7º.- Ningún expediente (relación de documentos de un mismo asunto) debe pasar el archivo sin la debida respuesta, salvo que el funcionario encargado de su trámite y su jefe inmediato (subdirector o coordinador) lo autorice, dejando constancia del motivo de su archivo.

Artículo 8º.- La consulta de documentos deberá realizarse en la sala de consulta del archivo general, excepto en los casos que a juicio del jefe del archivo se justifique el retiro de tales documentos, previa la presentación de autorización escrita del director o subdirector respectivo y la firma del control adoptado para el efecto.

Parágrafo.- Por ningún motivo se permitirá el préstamo de documentos del archivo general para consultarlos fuera del Departamento.

Artículo 9º.- Los servidores públicos del archivo al atender las consultas internas del Departamento sobre documentos verificarán la clase y cantidad que entregan. Igual constatación harán cuando se haga la devolución del material. En consecuencia, en ningún caso facilitarán expedientes que no se encuentren debidamente foliados.

Así mismo, a los funcionarios y particulares que consulten documentos del Archivo General se les exigirá devolverlos completos y guardando el orden en que fueron prestados.

Parágrafo.- El incumplimiento de las anteriores disposiciones por parte de los servidores públicos será causal de la mala conducta, sancionable en los términos de la Ley 200 de 1995.

Artículo 10º.- Todo documento o expediente que se retire del Archivo General deberá ser devuelto al mismo en un término máximo de cinco (5) días hábiles. En caso contrario, se deberá renovar por un asola vez la autorización, la cual se entiende concedida hasta por un término igual al inicial.

Artículo 11º.- Todos los actos administrativos (Decretos, Resoluciones, conceptos etc.) relacionados con las actuaciones del Departamento Administrativo de Planeación Distrital deberán reposar en el Archivo General.

Artículo 12º.- Para solicitar reproducción de planos arquitectónicos y estructurales, el interesado deberá diligenciar el formato de petición, pagar el costo de los mismos y acreditar la propiedad del predio en consulta con el respectivo certificado de matrícula inmobiliaria cuya fecha de expedición no exceda de cuatro (4) meses.

El Jefe del archivo hará entrega de las mismas en un plazo máximo de tres (3) días.

Parágrafo.- Cuando el solicitante sea una persona diferente al propietario, debe presentar autorización escrita de aquel, además del certificado de matrícula inmobiliaria que acredite la propiedad del predio en consulta.

Artículo 13º.- Para la expedición de fotocopia de los documentos y planos que reposan en el Archivo General se requiere el diligenciamiento del formato de solicitud correspondiente por parte del interesado y la presentación del recibo de pago de las fotocopias respectivas.

Artículo 14º.- Para la consulta de licencias de construcción se debe diligenciar el formato de solicitud, con la indicación del número del O.N. pertinente o la dirección del predio.

Artículo 15º.- Los documentos de archivo sólo pueden ser reproducidos por el operario de la fotocopiadora, mediante el formato establecido para el efecto.

Artículo 16º.- Las reproducciones de documentos que se expidan en el Archivo General del Departamento serán autenticadas por al Subdirección Corporativa.

Artículo 17º.- Queda absolutamente prohibido a las personas ajenas al archivo ingresar a las oficinas en donde se guardan los documentos. Se exceptúan los funcionarios que ejercen control y vigilancia, cuando hagan uso de sus funciones.

Artículo 18º.- Organízase el Comité de Archivo del Departamento Administrativo de Planeación Distrital, el cual estará conformado por los siguientes servidores públicos del DAPD:

• El Subdirector Operativo quien lo presidirá.

• El Subdirector Jurídico.

• El Coordinador de Gestión.
• El Jefe del Centro de Documentación.

• El Jefe de Archivo.

Parágrafo.- Podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios a las sesiones correspondientes.

Artículo 19º.- Son funciones del Comité de Archivo:

• Definir políticas, programas de trabajo y tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

• Impulsar la elaboración, actualización, estudio y aprobación de las diferentes herramientas de archivo, como son: identificación, valoración, selección, eliminación, con el fin de elaborar las tablas de retención documental, identificando las series documentales.

• Fijar criterios para implementar procesos de capacitación y entrenamiento en las áreas de la gestión documental y administración de archivos, de los funcionarios de archivo central y archivos de oficina de la entidad.

• Expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental del Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

Artículo 20º.- La Subdirección Corporativa deberá elaborar los proyectos de las normas y reglamentos necesarios para la organización del archivo de la entidad, los cuales serán puestos a consideración del Comité de Archivo.

Artículo 21º.- El Comité se reunirá cuando las circunstancias así lo exijan, previa citación de la Subdirección Corporativa.

Artículo 22º.- Las decisiones del Comité se tomarán con los votos de la mitad más uno de sus integrantes y el quórum debe ser de las dos terceras partes (2/3).

Artículo 23º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 12 de diciembre de 1997.

Comuníquese y cúmplase.

El Director del Departamento Administrativo de Planeación Distrital, JORGE RODRÍGUEZ MANCERA. La Subdirectora Corporativa, CLAUDIA NATALIA MUJICA.