RESOLUCIÓN 298 DE 2017

(Mayo 12)

Por medio de la cual se realiza la mejora continua del manual de procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión y se adopta el Plan de Comunicaciones de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico

EL SECRETARIO DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial de las conferidas en los artículos 23 del Acuerdo 257 de 2006, el artículo 4 del Decreto 437 de 2016 y el Decreto 45 de 2017 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley".

Que el artículo 6 de la Ley 87 de 1993 - "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones"-, dispuso que (...) "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".

Que la Ley 489 de 1998 "por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones", en su Capítulo VI, artículo 27 crea el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información y tecnología aplicable.

Que el parágrafo del artículo 3 de la Ley 872 de 2003 - "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios", define que dicho sistema es complementario a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998 y podrá integrarse al Sistema de Control Interno en cada uno de sus componentes definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de acuerdo con las políticas adoptadas por el Presidente de la República.

Que el Decreto Nacional 4485 de 2009 "Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública"; se establecen las generalidades y los requisitos mínimos para configurar, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2 de la Ley 872 de 2003.

Que el Decreto Distrital 176 de 2010 "Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones"-, en su artículo 1, define el Sistema Integrado de Gestión, como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

Subsistema de Control Interno (SCI).

Que el Decreto Distrital 651 de 2011, "Por medio del cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la comisión Intersectorial del -SIGD- , y se dictan otras disposiciones"-, dispuso en el artículo 1, la creación del Sistema Integrado de Gestión Distrital, como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales.

Que el Decreto Distrital 652 de 2011, "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales" dispuso en el artículo 1, adoptarse la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD — SIG 001:2011, que determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales y agentes obligados.

Que el Decreto Nacional 943 de 2014, actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI y dispuso en su artículo 2, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.

Que mediante la Resolución Interna de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico 574 de 2013, "Por medio del cual se actualiza el mapa de procesos, política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico"; se documentó y estandarizó las entradas (proveedores) y salidas (clientes, usuarios o beneficiarios) para la generación de valor requerida para el cumplimiento de la misión y la realización y prestación de los servicios de la Entidad.

Que el Plan de Comunicaciones año 2017 que debe adoptarse, será la directriz que define las políticas de comunicación Interna y Externa de la entidad, el cual contiene el plan de medios de información que debe ser comunicada, la frecuencia de la comunicación pertinente, oportuna y permanente, las actividades a desarrollar y los compromisos de la alta dirección a través de su política de comunicaciones para garantizar el efectivo y oportuno manejo de la información al interior de la entidad, y desde ella hacia las diferentes partes interesadas.

Que adicional a lo anterior, se hace necesario además estandarizar, actualizar y armonizar el manual de procesos y procedimientos del proceso de Comunicaciones, Gestión Documental y el de Gestión del Talento Humano de la entidad, como parte de la implementación y estandarización del Sistema Integrado de Gestión bajo los lineamientos de la Norma Técnica Distrital NTDSIG 001:2011, el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 2014 y la referenciación de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, en armonía con la ley, las reglamentaciones y planes institucionales de modernización y racionalización interna.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Adoptar el Plan de Comunicaciones para el año 2017, documento que hace parte integral de la presente.

Artículo 2°. Estandarizar y actualizar el listado maestro de documentos del Sistema Integrado de Gestión bajo los estándares de la Norma Técnica Distrital NTDSIG 001:2011 y la referenciación de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009 a través de la mejora continua del manual de procesos y procedimientos, así:

Proceso de Comunicaciones

-  Versión uno (1) GU-COM- 01 Guía de Protocolo de Comunicaciones y Visibilidad de la SDDE.

- Versión uno (1) FT-OI-PR-COM-OI Formato de elaboración de elementos de divulgación.

- Versión tres (3) FT-OI -PR-COM-03- Formato de plantilla de presentación institucional.

-  Versión tres (3) FT-01-PR-COM-04 Formato de boletín prensa.

Proceso de Gestión Documental

- Versión uno (1) IN-DOC-03 Instructivo de diligenciamiento del formato único de inventario documental.

- Versión tres (3) FT-05-PR-DOC-02 Formato único de inventario documental

- Versión cinco (5) FT-11-PR-DOC-02 formato de memorando.

- Versión cinco (5) FT-12-PR-DOC-02 Formato de oficio.

- Versión cinco (5) FT-16-PR-DOC-02 Formato de acta de reunión.

Proceso de Gestión Talento Humano

-  Versión uno (1) FT-17-PR-THU-07 formato de entrenamiento en puesto de trabajo.

Artículo 3°. Difundir a través de la Oficina Asesora de Planeación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico los documentos y formatos modificados, para su respectiva aplicación.

Artículo 4°. La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Bogotá D.C. a los doce días del mes de mayo de 2017.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE.

JUAN MIGUEL DURAN PRIETO

SECRETARIO DE DESPACHO

Anexo: Plan de comunicaciones Secretaria de Desarrollo Económico.

(Ver pestaña documentos).