CIRCULAR EXTERNA 020 DE 2017

(Agosto 15)

PARA: Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo, Directores y Gerentes de Unidades Administrativas Especiales, Directores yGerentes de Establecimientos Públicos, Gerentes de Empresas Sociales del Estado y Empresas Industriales y Comerciales, Rector Ente Universitario Presidente del Concejo, Veedor Distrital, Personera de Bogotá, Contralor de Bogotá, Jefes de Personal de cada una de las entidades o quienes hagan sus veces.

DE: Director (e) del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital

ASUNTO: Registro de Hoja de Vida en el Sistema de Información Distrital de Empleo y Administración Pública - SIDEAP, obligaciones de las Entidades Distritales respecto al reporte de información y certificación mensual de la información.

FECHA: 10 de agosto de 2017

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, en cumplimiento de su objeto misional y de sus funciones consagradas en el Decreto Distrital 076 de 2007 en relación con la organización, administración e implementación de un registro sistematizado del personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos distritales, se permite recordar:

Obligación para el personal que preste sus, servicios a entidades u organismos distritales de registrar en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública – SIDEAP el Formato Único de Hoja de Vida y la Declaración de Bienes y Rentas.

El artículo 122 constitucional establece que: “(…) Ningún servidor público entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de cumplir y defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumbre. Antes de toma de posesión del cargo, al retirarse del mismo o cuando autoridad competente se lo solicite, deberá declarar bajo juramento el monto de sus bienes y rentas. Dicha declaración sólo podrá ser utilizada para los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servicio público. (Subrayado fuera de texto)

En concordancia con la citada disposición Constitucional, la Ley 190 de 1995, en sus artículos 1° y 15, señala:

"Artículo 1°.- Todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración deberá presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces, el formato único de hojas de vida debidamente diligenciado en el cual consignará la Información completa que en ella se solicita:

1. Su formación académica, indicando los años de estudio cursados en los distintos niveles de educación y los títulos y certificados obtenidos.

2. Su experiencia laboral, relacionando todos y cada uno de los empleos o cargos desempeñados, tanto en el sector público como en el privado, así como la dirección, el número del teléfono o el apartado postal en los que sea posible verificar le Información.

3. Inexistencia de cualquier hecho o circunstancia que implique una inhabilidad o incompatibilidad del orden constitucional o legal para ocupar el empleo o cargo a; que se aspira o para celebrar contrato de prestación de servicios con la administración.

4. En caso de personas jurídicas, el correspondiente certificado que acredite la representación legal.

Artículo 15° - Será requisito para la posesión o para el ejercicio de función pública, suministrar la información sobre la actividad económica privada del aspirante. En ella se incluirá la participación en sociedades o en cualquier organización o actividad privada de carácter económico o sin ánimo de lucro de la cual haga parte dentro o fuera del país. Todo cambio que se produzca, deberá ser comunicado a la respectiva entidad dentro de los dos (2) meses siguientes al mismo.

Dicha declaración sólo podrá ser utilizada para los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servicio público. (Subrayado fuera de texto)

De las normas transcritas es posible Inferir que constituye una obligación del orden constitucional y legal para quienes prestan sus servicios en la Administración Pública, presentar oportunamente tanto su Declaración de Bienes y Rentas como el Formato Único de Hoja de Vida en los términos señalados por las autoridades competentes.

Por su parte, el artículo 36 de la Ley 489 de 1998[1] crea el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público reorganizado a través del artículo 18 de la Ley 909 de 2004 que lo define como el instrumento que promoverá la planeación, el desarrollo y la gestión de la Función Pública, organismos de control, organización electoral y organismos autónomos  en los órdenes nacional, departamental, distrital y municipal.

En desarrollo de dicha disposición, el artículo 227 del Decreto Nacional 019 del 10 de enero 2012, ubicado en el capítulo XIX, denominado "Trámites, Procedimientos y Regulaciones del sector Administrativo", respecto de los reportes del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público — SIGEP — consagra

"REPORTES AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO —SIGEP. Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado deberá al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP- administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces.

Además, los servidores públicos deberán diligenciar la declaración de bienes y rentas de que trata el artículo 122 de la Constitución Política”.

Obrando de conformidad con las disposiciones legales referidas y en uso de las competencias que le asisten a este Departamento en virtud del Convenio de Delegación 096 de 2015, suscrito con el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP -, se creó un sistema propio para el Distrito Capital, denominado Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública – SIDEAP-, que busca “servir para recopilar, registrar, organizar, almacenar, administrar, analizar y suministrar información en temas de organización y gestión institucional, empleo público y contratos de prestación de servicios profesionales en el Distrito Capital, con el objetivo de soportar la formulación de políticas y la toma de decisiones por parte de la Administración en los temas de Gestión  de la organización institucional y de talento humano en cada entidad del Distrito Capital; y permitir el ejercicio del control social, suministrando a los ciudadanos la información requerida”[2].

De esta manera, el Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública —SIDEAP-, constituye el instrumento de gestión de Información oficial del Distrito Capital en materia de empleo público y se encuentra disponible para atender la obligación legal de cada entidad y organismo Distrital en cuanto al reporte de la información relacionada con la Hoja de Vida y Declaración de Bienes y Rentas de los Servidores Púbicos Distritales y los Contratistas que prestan sus servicios en la Administración Distrital y en los órganos de control.[3]

Es de precisar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.17.10 del Decreto Nacional 1083 de 2015, el formato único de hoja de vida es el Instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del sector púbico y por consiguiente, están obligados a diligenciar el formato único de hoja de vida, con excepción de quienes ostenten la calidad de miembros de las Corporaciones Públicas, los siguientes.:

1. Los empleados públicos que ocupen cargos de elección popular y que no pertenezcan a Corporaciones Públicas, de periodo figo, de carrera y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión

2. Los trabajadores oficiales

3. Los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato.

Con base en lo expuesto anteriormente, se solicita a la Alta Dirección Territorial de Bogotá, D.C. impartir las instrucciones correspondientes al Interior de cada una de las Entidades para que sus colaboradores, registren el Formato Único de Hoja de Vida y la Declaración de Bienes y Rentas en el Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública -SIDEAP

Es de advertir que tratándose de una obligación legal el incumplimiento u omisión de la misma puede dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias, previo el cumplimiento del procedimiento establecido en la Ley 734 de 2002

Así mismo, se recuerda que los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces, tienen responsabilidad frente al cumplimiento oportuno y veraz del reporte de información, seguir lo dispuesto en el literal e) del artículo 2° de la Ley 87 de 1993 que sobre el particular establece como uno de los objetivos fundamentales del Sistema de Control Interno el de “(…) e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros (...)” y por tanto, se insta a las unidades de control interno para que efectúen e! seguimiento sobre el cumplimiento de esta obligación legal y el debido reporte al SIDEAP

2. Oportunidad y Calidad de la información reportada al -SIDEAP- por parte de entidades y organismos distritales.

En concordancia con lo anterior y de acuerdo con lo previsto en el literal f) del artículo 15 de la Ley 909 de 2004, las unidades de personal deben organizar y administrar un registro sistematizado de los recursos humanos de su entidad que les permite la formulación de programas internos y la toma de decisiones y esta información debe ser administrada de acuerdo con orientaciones y requerimientos del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

En tal sentido y en desarrollo de las obligaciones derivadas del Convenio de Delegación 096 de 2015 y en cumplimiento de las atribuciones conferidas en los Decretos Distritales 076 de 2007 y 367 de 2014, este Departamento, en su condición de administrador de Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública -SIDEAP- y a efectos de consolidar información sobre el recurso humano que presta sus servicios en el Distrito Capital, recuerda a las unidades de personal de las entidades y organismos distritales la responsabilidad de reportar mensualmente la información sobre el estado de sus plantas de personal

Para tal fin, este Departamento ha previsto que se remita en formato digital al correo electrónico: sideap@serviciocivil.gov.co, la siguiente información:

Es preciso recordar a las entidades y organismos distritales que esta información debe ser reportada al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital –DASCD, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes y que es responsabilidad tanto del Jefe de Talento Humano de la entidad, mantener actualizada la información de planta de personal como de la persona encargada de la contratación, reportar la información sobre los Contratos de Prestación de Servicio suscritos con personas naturales, tal como se encuentra consagrado en la Directiva 008 de 2016 suscrita por el Acalde Mayor de Bogotá

Con igual propósito, se debe diligenciar, firmar y radicar en el DASCD el formato de "Certificación de actualización de la información al SIDEAP" disponible en http//www.serviciocivil.gov.co/documentossideap dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, con lo cual se certifica la cantidad, veracidad y calidad de los registros reportados o registrados mensualmente al DASCD

Atentamente

DIEGO ALEJANDRO MORALES SILVA

Director (E) DASCD