RESOLUCIÓN 4333 DE 2017

(Octubre 24)

Por medio de la cual se reorganiza el Comité de Gobierno en Línea, se designa al Líder de Gobierno en Línea - GEL y se dictan otras disposiciones

EL DIRECTOR GENERAL DE LA CAJA DE LA  VIVIENDA POPULAR

En uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confieren los artículos 17 del Acuerdo 003 de 2008 y 2° del Acuerdo 004 de 2008 del Consejo Directivo, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

Que el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley.

Que la Ley 872 de diciembre 30 de 2003 “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”, mediante el artículo primero creó el Sistema de Gestión de la Calidad como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño Institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.

Que a través de la Ley 1341 de 2009, se definieron los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones —TIC— y se creó la Agencia Nacional de Espectro.

Que por medio del Decreto 2573 de 2014, el gobierno nacional, estableció los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea y reglamento parcialmente la Ley 1341 de 2009.

Que el mencionado Decreto 2573 de 2014 estableció en el Artículo 7° que “El representante legal de cada sujeto obligado, será el responsable de coordinar, hacer seguimiento y verificación de la implementación y desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Línea”, y en el Artículo 8° señaló que en las entidades del orden territorial y demás sujetos obligados, la instancia orientadora de la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea será el Consejo de Gobierno o en su defecto el Comité Directivo o la instancia que haga sus veces. En caso que no existan estas instancias en el sujeto obligado, será la instancia o dependencia de mayor nivel jerárquico de la entidad.

Que el Decreto 2623 de 2009 creó el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, estableciendo entre otras la siguiente función: “Coordinar con el Ministerio de Comunicaciones la implementación en las entidades públicas de mecanismos que conduzcan al mejoramiento de canales de atención no presencial al ciudadano, de acuerdo con lo señalado en la estrategia Gobierno en Línea sobre el particular”.

Que mediante la Circular No. 035 de 2016, la Oficina Alta Consejería Distrital TIC, profirió directrices expresas para la designación del Líder Gel, en las entidades Distritales.

Que la Caja de la Vivienda Popular, mediante la Resolución No. 6915 de 2016, conformó el Comité del Sistema Integrado de Gestión, creando Subcomités Técnicos para la puesta en marcha de los Subsistemas de Gestión, dando cumplimiento al Decreto Distrital 176 de 2010.

Que la Caja de la Vivienda Popular, mediante la Resolución 1468 de 2010, creó el Comité de Gobierno en Línea, haciéndose necesario actualizar las funciones de dicho Comité, para ajustarlas a la normativa vigente regulatoria de la estrategia y a su vez armonizarlas con las que se asignaran al líder GEL, teniendo en cuentas las directrices proferidas por la Alta Consejería Distrital TIC.

Que se hace necesario designar un funcionario que apoye la Alta Dirección en los procesos de planeación, implementación y seguimiento de las estrategias para la seguridad de la información y de Gobierno en Línea (GEL).

Que, mediante la Resolución No. 3321 de 2017 se reorganizó el Comité de Gobierno en Línea de la Caja de la Vivienda Popular, identificándose, de manera posterior, la necesidad de realizar unos ajustes relacionados con las funciones del comité, el funcionario encargado de realizar la secretaría técnica del mismo y otros ajustes tendientes a garantizar su adecuada implementación y eficacia al interior de la entidad.

Que, con el fin de facilitar la labor de interpretación y aprehensión de las disposiciones internas, se ha considerado pertinente la expedición integral de un nuevo cuerpo normativo que sustituya en su integridad la Resolución No. 3321 de 2017.

Que se requiere derogar la Resolución No. 3321 de 2017, con el fin de que exista una racionalización y compilación de las disposiciones inherentes a la conformación y funciones del Comité de Gobierno en Línea de la Caja de la Vivienda Popular.

Que, en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

Artículo 1.- Objeto. Reorganizar el Comité de Gobierno en Línea, el cual se constituye como la instancia encargada de definir los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia de Gobierno en Línea para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de una Entidad abierta, más eficiente, más transparente y más participativa y que preste mejores servicios.

Artículo 2.- Conformación. El Comité de Gobierno en Línea estará conformado por los siguientes funcionarios:

1. Director (a) de Gestión Corporativa y CID

2. Jefe Oficina de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), quien lo presidirá.

3. Jefe Oficina Asesora de Planeación

4. Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

5. Director Técnico de Reasentamientos

6. Director Técnico Mejoramiento de Barrios

7. Director Técnico Mejoramiento de Vivienda

8. Director Técnico de Urbanizaciones y Titulación

9. Subdirector(a) Administrativo

10. Delegado del proceso Servicio de Ciudadano

Parágrafo 1. Cuando se requiera, el comité podrá invitar a los demás funcionarios y/o contratistas, cuya asistencia se considere pertinente para fortalecer los temas a tratar, quienes concurrirán con voz y sin voto.

Parágrafo 2. La asistencia al Comité de Gobierno en Línea será indelegable, sin embargo, para realizar las actividades definidas por el Comité, se podrá delegar un referente de cada proceso requerido, que en conjunto con los demás adelantará las acciones indicadas.

Artículo 3.- Funciones del Comité. El Comité de Gobierno en Línea, tendrá las siguientes funciones:

1. Ser la instancia responsable del liderazgo, planeación e impulso de la estrategia de Gobierno en Línea en la entidad.

2. Definir los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad y a los lineamientos proferidos para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en la entidad, articulado al Sistema Integrado de Gestión.

3. Liderar, bajo los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea Distrital, la elaboración del diagnóstico y la formulación y seguimiento al plan de acción que se elabore para el cumplimiento de dichos lineamientos.

4. Definir los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, al manejo de la información (donde deberán estar involucrados los diversos procesos, áreas, programas y/o proyectos de la entidad), política de uso aceptable de los servicios de Red, de Internet e Intranet, política de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad de la información, entre otros. Lo anterior con el fin de unificar las fuentes de información, para la toma de decisiones.

5. Elaborar y coordinar la ejecución de los Planes de Acción que se requieran para la implementación de las disposiciones legales proferidas para la puesta en marcha de la estrategia, estableciendo acciones de corto, mediano y largo plazo, conforme a los tiempos estipulados.

6. Garantizar la participación de funcionarios de la Entidad en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo de la Oficina de la Alta Consejería Distrital TIC, en el marco de la Estrategia de Gobierno en Línea del Distrito.

7. Incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones de racionalización de trámites y en la atención efectiva al ciudadano.

8. Definir y generar incentivos y/o estímulos para el uso de los beneficios establecidos por la estrategia, por parte de los ciudadanos, las empresas y la entidad misma.

9. Gestionar tas acciones y oportunidades de mejoras identificadas por los organismos de control, cabeza de sector, Ata Consejería Distrital de TIC y otras auditorias.

10. Las demás que le sean asignadas por el Comité Directivo de la entidad.

Artículo 4.- Sesiones del Comité. El Comité sesionará ordinariamente cada dos (2) meses, previa citación de sus miembros por parte del secretario técnico, con una antelación no inferior a tres (3) días.

El comité sesionará de manera extraordinaria por motivos de necesidad de la entidad, o por decisión del presidente del mismo, caso en el cual, se prescindirá del término de citación y del envío del orden del día previamente.

Artículo 5.- Quórum. El Comité deliberará con la mayoría de sus integrantes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

Parágrafo: En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; si persiste la igualdad de votos, quien preside el Comité será el encargado de dirimir el empate. Las decisiones adoptadas, deberán constar en acta, las cuales serán elaboradas y archivadas por el Secretario Técnico del Comité.

Artículo 6.- Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Realizar la citación a los miembros del Comité con la debida antelación, remitiéndoles en archivo adjunto el orden del día y los documentos relevantes sobre los temas a tratar en la respectiva sesión.

2. Citar a los servidores públicos y/o contratistas de los diferentes procesos, cuando a juicio del Comité se requiera su participación en la sesión.

3. Coordinar la elaboración de los documentos que se requieran para el cumplimiento de las funciones del Comité, proyectar y suscribir las actas o constancias, sobre los asuntos sometidos a consideración.

4. Suscribir las actas de las sesiones, incluyendo en las mismas, el seguimiento a los compromisos establecidos, en las sesiones anteriores y administrar su debida custodia.

5. Las demás que le asigne el Comité.

Artículo 7.- Designación del Líder GEL. El Líder de Gobierno en Línea (Líder - GEL), de la entidad será el Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

Artículo 8.- Funciones: El Líder de Gobierno en Línea (Líder — GEL), tendrá las siguientes funciones:

1. Actuar como delegado de la entidad, ante las demás entidades y/o proyectos relacionados con la estrategia Distrital de Gobierno en Línea.

2. Realizar el seguimiento, para verificar el cumplimiento de las disposiciones (Leyes, Decretos, Acuerdos, Decretos Distritales, Resoluciones, Circulares, Directivas, etc.), relacionados con la estrategia Distrital de Gobierno en Línea a fin de garantizar su cumplimiento.

3. Elaborar el diagnóstico con la línea base, a través del formato incluido en la Circular No.009 de 2016, proferida por la Alta Consejería Distrital de TIC.

4. Articular con todos los procesos, la implementación de la estrategia de Gobierno en línea, identificando los responsables de coadyuvar en su desarrollo, en cada uno de los Subsistemas de Gestión implementados por la entidad.

5. Realizar el monitoreo y evaluación de la implementación de la estrategia, presentando los resultados al Comité de Gobierno en Línea, y recomendando las acciones que se requieran para continuar con su desarrollo.

6. Alinear los parámetros de la estrategia, con la planeación estratégica de la Entidad, una vez sean revisados y aprobados por el Comité.

7. Coordinar la implementación de los reglamentos y/o manuales del Comité GEL, definidos por las entidades del orden Nacional o Distrital encargados de liderar la estrategia.

8. Garantizar el alineamiento de las arquitecturas de Información de cada área alineadas con el Plan Estratégico de la Entidad.

9. Las demás que le asigne el Comité.

Parágrafo. Por orden jerárquico de funciones de la Estrategia de Gobierno en línea, el Líder GEL, podrá solicitar el acompañamiento y apoyo, en el cumplimiento de las mismas, del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Artículo 9.- Alineación de sistemas de gestión. Las directrices y lineamientos definidos para la implementación de la estrategia, deben ser difundidos, incorporados y acogidos al interior de cada uno de los procesos de la Entidad, que junto con las normas internacionales generalmente aceptadas, son la base para que se implemente el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SSI), el cual debe estar alineado con el Sistema Integrado de Gestión, en cada uno de sus componentes, estos son: Subsistema de Gestión de Calidad (SGC), Subsistema de Control Interno (SCI), Subsistema de Gestión Ambiental (SGA), Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema de Gestión Documental y Archivo (SIGA) y Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Artículo 10.- Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea. La Entidad deberá incluir la Estrategia de Gobierno en Línea de forma transversal dentro de sus planes estratégicos y dentro de los planes de acción de acuerdo con el Modelo integrado de Planeación y Gestión, que trata el Decreto número 2482 de 2012 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. En estos documentos se deben definir las metas y recursos presupuestales que les permitan dar cumplimiento a los lineamientos que se establecen.

Artículo 11.- Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir del día siguiente a su Publicación, deroga la Resolución No. 1468 de 2010 y la Resolución No. 3321 de 2017, y todas las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los veinticuatro (24) días del mes de octubre de dos mil diecisiete (2017)

GERMÁN ALBERTO BAHAMÓN JARAMILLO

Director General