por la cual se modifica el artículo 17 de la Resolución 504 del 23 de mayo de 1994.

El Secretario de Hacienda de Santa Fe de Bogotá, D.C., en uso de sus facultades legales y en especial de las concedidas en el artículo 114 del Decreto Ley 1421 de julio 21 de 1993, artículos 6 y 13 de la Ley 87 de 1993, literales b, k, m del artículo 6 del Decreto 838 de 1993, y

Que el artículo 209 de la Carta Magna establece que la administración pública tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización de funciones.

Que el literal b del artículo 3 de la Ley 87 de noviembre 29 de 1993 concordante con el artículo 114 del Decreto Ley 1421 de 1993, establece que corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.

Que la Ley 87 de 1993, relativa a la implementación del Sistema de Control Interno en las entidades públicas, en su artículo 13 prevé que las entidades a que se refiere la Ley deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que es necesario modificar el artículo 17 de la Resolución 504 de 1994, en el sentido de que las funciones del Comité de Coordinación de Control Interno no serán asumidas por el Comité de Dirección de la Secretaría de Hacienda.

Que el Decreto 1826 del 3 de agosto de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en su artículo 4 establece los requisitos mínimos en cuanto a conformación, sesiones y funciones de Control Interno y la obligatoriedad de dictar el respectivo reglamento interno.

Artículo 1º.- Modificar el artículo 17 de la Resolución 504 del 23 de mayo de 1994, con base en lo expuesto en la parte considerativa y crear en la Secretaría de Hacienda del Distrito el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órgano Asesor del Secretario de Hacienda.

Artículo 2º.- Objetivos del Comité de coordinación de Control Interno:

1. Buscar la óptima coordinación de las acciones del organismo, tendientes a atender los principios constitucionales que deben caracterizar la Administración Pública.
2. Proteger los recursos de la entidad procurando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
3. Garantizar la eficacia y economía en la gestión administrativa promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades para lograr la misión institucional.
4. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación con el objeto de recomendar las medidas adecuadas par mejorar y agilizar los procedimientos.

Artículo 3º.- Funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno en la Secretaría.
2. Revisar y evaluar el estado de ejecución de los planes, metas y objetivos de las diferentes dependencias de la Secretaría y recomendar los correctivos necesarios.
3. Asesorar al Secretario de Hacienda en la definición de planes y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos.
4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de lo Sistemas de información gerencial, estadística, financiero, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.
5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las diferentes dependencias.
6. Analizar los resultados de la evaluación de gestión de las dependencias de la entidad.
7. Coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.
8. Presentar a consideración del Secretario de Hacienda propuestas de modificación a las normas internas sobre Control Interno.

Artículo 4º.- Conformación:

El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, estará conformado por:

• Secretario de Hacienda, quien lo preside.
• Subsecretario de Hacienda.
• Tesorero Distrital.
• Secretario General.
• Directores Distritales de Impuestos, Presupuesto y Contabilidad.
• Jefe de Oficina de Control Interno, quien actuará como Secretario del Comité.
• Cualquier otra persona que en concepto del Secretario de Hacienda, o por sugerencia del Jefe de la Oficina de Control Interno deba participar en la sesión.

Artículo 5º.- Sesiones:

1. ORDINARIAS: El Comité Coordinador del Sistema de Control Interno se reunirá trimestralmente, previa citación por parte del Secretario de Hacienda.
2. EXTRAORDINARIAS: Cuando las necesidades así lo exijan, el Secretario de Hacienda directamente o por solicitud de cualquiera de sus integrantes, se convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con tres (3) días de anticipación. Las reuniones extraordinarias sólo podrán ser convocadas para tratar temas específicos y, que por su carácter de urgencia, no se puedan llevar a cabo en reuniones ordinarias.

La convocatoria a sesiones ordinarias o extraordinarias, se hará a través de oficio que contendrá fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la reunión.

Corresponde al Secretario del Comité, llevar el registro de los asuntos tratados en cada sesión.

Artículo 6º.- Agenda. Estará integrada por los temas que señale el Secretario de Hacienda, el Secretario del Comité y por los que consideren pertinentes los demás miembros del mismo.

El Secretario del Comité, elaborará la respectiva agenda y la dará a conocer a los demás miembros con la debida anticipación a la fecha en que deba realizarse ésta reunión, junto con los documentos que fueren pertinentes.

Artículo 7º.- Asistencia. La asistencia a los Comités es obligatoria. La inasistencia a los mismos será causal de mala conducta, previo agotamiento del procedimiento establecido en la Ley 200 de 1995.

Artículo 8º.- Quorum. El Comité no podrá reunirse ni deliberar con menos de la cuarta parte de sus miembros.

Artículo 9º.- Subcomités del Sistema de Control Interno. Crear en la Secretaría de Hacienda a nivel ejecutivo los siguientes Subcomités del Sistema de Control Interno:

1. Subcomité de Control Interno de la Secretaría General.
2. Subcomité de Control Interno de la Dirección Distrital de Impuestos.
3. Subcomité de Control Interno de la Dirección Distrital de Presupuesto.
4. Subcomité de Control Interno de la Dirección Distrital de Contabilidad.
5. Subcomité de Control Interno de la Tesorería Distrital.

Articulo 10º.- Funciones de los Subcomités:

1. Velar dentro de cada dependencia, por que se cumpla con las Leyes, Acuerdos, Decretos y Resoluciones.
2. Evaluar dentro de cada dependencia el cumplimiento de las políticas, planes y programas trazados por la Administración.
3. Analizar la autoevaluación de la gestión cumplida, verificando el grado de ejecución de las actividades desarrolladas.
4. Realizar el seguimiento de las sugerencias u observaciones realizadas por los organismos de control externo o por la Oficina de Control Interno.
5. Vigilar que en las áreas de competencia se dé cumplimiento a las disposiciones que reglamentan los mecanismos de participación ciudadana y el derecho de petición.

Artículo 11º.- Conformación. Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno, estarán conformados por:

• Secretario General, Tesorero o Director Distrital respectivo, quien lo presidirá.
• Subdirectores de Hacienda, Jefes de Jefatura, División o Unidad de las dependencias correspondientes, según sea el caso.
• Funcionario de la Oficina de Control Interno, quien actuará como Secretario de Subcomité.
• Cualquier otra persona que en concepto de quien preside el Subcomité, o por sugerencia de la Oficina de Control Interno deba participar en la sesión.

Artículo 12º.- Sesiones:

1. ORDINARIAS: Los Subcomités del Sistema de Control Interno se reunirá mensualmente, previa citación por parte de quien preside el Subcomité.
2. EXTRAORDINARIAS: Cuando las necesidades así lo exijan o por solicitud de cualquiera de sus integrantes, se convocará a sesión extraordinaria y sólo podrán ser convocadas para tratar temas específicos y, que por su carácter de urgencia no se puedan llevar a cabo en reuniones ordinarias, para tal efecto bastará con la convocatoria telefónica o verbal.

A las reuniones de los Subcomités podrán invitarse funcionarios que pueden aportar elementos de juicio, en relación con los asuntos materia de estudio, siendo su asistencia obligatoria.

Artículo 13º.- De las reuniones de los Subcomités se levantarán informes sobre los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas con los plazos previstos para ellas.

Artículo 14º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 10 de julio de 1996

La Secretaria de Hacienda, CARMENZA SALDIAS BARRENECHE.