por la cual se reglamentan las funciones, atribuciones y responsabilidades de quienes ejercen el control y seguimiento de los contratos.

 La Secretaría de Hacienda de Santa fe De Bogotá, D.C., en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 114 del Decreto 1421 de julio 21 de 1993 y de conformidad con la Ley 80 de 1993 y,

 Que el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, establece que "Los servicios públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administradores que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines".

Que el artículo 51 de la Ley 80 de 1993, prescribe que "El servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la Ley".

Que el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, establece que " Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría, o asesoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría".

Que el proceso de contratación administrativa y la ejecución de los contratos, la Secretaría de Hacienda busca dar cumplimiento a la función pública a ella encomendada.

Que para garantizar un control eficiente y eficaz a la ejecución de los contratos se requiere determinar en forma clara y precisa las funciones, atribuciones y responsabilidades de los interventores conforme a lo previsto en la Ley.

Artículo 1º.- Objetivos.

Buscar la óptima coordinación en el control y seguimiento de la ejecución de los contratos, tendientes a atener los principios legales que deben caracterizar la contratación administrativa, proteger los recursos de la entidad procurando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten.

Garantizar la eficiencia y economía de la contratación administrativa promoviendo la correcta ejecución de los contratos para lograr la misión institucional.

Artículo 2º.- Designación del interventor.

Se denominan interventores todas aquellas personas a quienes la Secretaría de Hacienda les haya asignado la responsabilidad institucional, del control o seguimiento de los contratos celebrados por la Entidad.

Cuando se designe a una sola persona el cumplimiento de la función de ejercer el control de ejecución del contrato, esta deberá velar por el cumplimiento técnico, administrativo y financiero del mismo. En el evento de ser dos o más personas que ejerzan dicho control se especificarán las responsabilidades que cada uno debe cumplir.

Artículo 3º.- Funciones.

Quienes sean designados para ejercer el seguimiento y control de ejecución de los contratos que celebre la Secretaría de Hacienda con personas naturales o jurídicas tendrán las siguientes funciones:

1. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del contrato.
2. Verificar la entrega de las obras, bienes o servicios contratados, de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo.
3. Inspeccionar y verificar la calidad y correcto funcionamiento de las obras, bienes y servicios contratados, como también el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los mismos.
4. Proceder por que la entrega de las obras, bienes o la prestación de servicios realice de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo.
5. Solicitar al contratista las pruebas de calidad que estime convenientes para establecer y evaluar el correcto funcionamiento del objeto contratado.
6. Controlar que los recursos asignados se ejecuten dé acuerdo con lo pactado en el contrato.
7. Tomar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y la ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del mismo.
8. Actuar de tal manera que por causas imputables a la entidad no sobrevenga una mayor onerosidad; que en el menor tiempo posible se corrijan los desajustes que puedan presentarse y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias durante la vigencia del contrato.
9. Estudiar y evaluar oportunamente las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista.
10. Emitir conceptos y recomendación sobre la viabilidad de prórroga, modificaciones o adiciones que se requieran para los contratos, de conformidad con las normas legales vigentes.
11. Sustentar e informar el cumplimiento en que incurra un contratista y oficiar a la Subdirección Jurídicas par adoptar las medidas pertinentes.
12. Rendir informes conforme a lo estipulado en el contrato y aquellos que sean solicitados adicionalmente.
13. Expedir en forma oportuna los informes, certificaciones y autorizaciones para que se hagan efectivos los pagos, de acuerdo con los compromisos contractuales adquiridos.
14. Adelantar revisiones periódicas por lo menos una vez cada dos (2) meses durante el término de vigencia de las garantías de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y promover las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

Artículo 4º.- Atribuciones.

Quienes sean designados para ejercer el control y seguimiento de los contratos celebrados por la entidad con personas naturales o jurídicas tendrán las siguientes atribuciones:

1. Exigir al contratista los informes y documentos que considere pertinentes sobre el desarrollo de la ejecución del objeto y obligaciones estipuladas en las cláusulas contractuales, con el fin de optimizar, ajustar y corregir situaciones relacionadas con la ejecución de los contratos.
2. Solicitar por escrito y de común acuerdo con el contratista ante la Administración con la debida justificación y anticipación las modificaciones, aclaraciones, adiciones, suspensiones y demás situaciones contractuales que se requieran durante la ejecución y liquidación de los contratos.
3. Requerir cuando sea necesario ante la Subdirección Jurídica la imposición de las sanciones por incumplimiento de la ejecución de los contratos.

Artículo 5º.- Responsabilidades:

Quienes sean designados para ejercer el seguimiento y control de ejecución de los contratos que celebre la Secretaría Hacienda con personas naturales o jurídicas tendrán las siguientes responsabilidades:

1. Responder ante al administración por el estricto seguimiento y control para lograr el cumplimiento del objeto y obligaciones pactadas contractualmente.
2. Controlar que la ejecución de las obligaciones pactadas en el contrato, se efectúen dentro de los términos previstos.
3. Informar oportunamente al Subsecretario de Hacienda, a la Subdirección Jurídica y a la Oficina de control Interno sobre los hechos que generen incumplimiento de las estipulaciones del contrato o irregularidades que afecten directa o indirectamente su ejecución.
4. Remitir de acuerdo con los términos previstos en las cláusulas contractuales y en su debida oportunidad los informes que sean necesarios para el trámite de los pagos que se pacten.
5. Cuando se presente alguna de las siguientes situaciones: traslados, vacaciones, comisión, renuncia o despido deberá comunicar al Subsecretario de Hacienda y a la subdirección Jurídica y presentar informes sobre el estado del contrato en el momento de presentarse dicha situación.
6. Responder en los términos del artículo 53 de la Ley 80 de 1993, por los hechos u omisiones que sean imputables y que causen daño o perjuicio a la Entidad, en desarrollo y ejecución de los contratos s a los cuales ejerza control y seguimiento.
7. Elaborar el acta de liquidación dentro de los términos estipulados o cuando se declare la caducidad del contrato y darle el visto bueno antes de ser suscrita por las partes.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase

Dado en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 8 de agosto de 1997

La Secretaria de Hacienda Distrital, CARMENZA SALDÍAS BARRENECHE.