Adicionada por la Resolución de la Contraloría Distrital 22 de 2003

Derogada Parcialmente por la Resolución de la Contraloría Distrital 29 de 2003

Por la cual se adoptan los procedimientos relacionados con el Proceso Orientación Institucional

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001; y

CONSIDERANDO

De conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el artículo 12 de la citada Ley establece entre las funciones de los auditores internos: verificar la definición, cumplimiento y mejoramiento permanente de los controles definidos para los procesos y actividades de la organización; velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización; evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana y las demás que le asigne el jefe de la Entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones.

Que el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D. C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D.C. y faculta al Contralor de Bogotá, D. C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

Que de conformidad con el artículo 37 del Acuerdo 24 de 2001, la Oficina Asesora de Control Interno tiene entre otras las siguientes funciones: "(...) 4. Asesorar y apoyar a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a través del cumplimiento de sus funciones en cuanto a función asesora o de acompañamiento, función evaluadora, fomento de la cultura de autocontrol y relación con los organismos externos.10. Diseñar planes, métodos, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación del Sistema de Control Interno para la Contraloría de Bogotá D.C. 20. Informar al Contralor de Bogotá sobre los resultados de las evaluaciones a la gestión de las dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C."

Que el numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias".

Que de acuerdo con el Plan Estratégico que esta administración desarrollará durante el período 2001-2003, se señala en el Objetivo Corporativo 1. "Mejorar la Calidad y Oportunidad del Control Fiscal", y en el Objetivo Estratégico No. 1.5 establece: "Construir, aplicar y mantener un sistema de gestión de calidad que garantice la efectividad y el mejoramiento continuo de los macroprocesos misionales", cuya gerencia la ejerce el Contralor Auxiliar.

De acuerdo con el artículo 45 ídem la Dirección Administrativa y Financiera debe proponer las políticas, planes y programas que en materia de servicios administrativos se deban desarrollar para el buen funcionamiento de la Entidad.

Que la racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Que para la evaluación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad implementado por la Contraloría de Bogotá, D.C., se designó como responsable de la Auditoría Interna de Calidad al Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de la Entidad en coordinación con el coordinador general del sistema, mediante Resolución Reglamentaria No.025 del 7 de octubre de 2002, "Por la cual se establece la organización técnica para asegurar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría de Bogotá".

Que para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad se requiere adoptar procedimientos relacionados con el Proceso Orientación Institucional.

Que los procedimientos que se adoptan surtieron el trámite correspondiente y fueron objeto de revisión y aprobación por el Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Director Técnico de Planeación, Jefes de Oficinas Asesoras y Coordinación del Grupo Especial de Indagaciones Preliminares, según su responsabilidad, de conformidad con lo previsto en la Resolución Reglamentaria 033 del 27 de diciembre de 2002.

Que mediante la Resolución Reglamentaria No. 008 de Febrero 18 de 2003 se adoptaron dos (2) procedimientos para la formulación y seguimiento del Plan Operativo Anual, de manera separada, y que por funcionalidad se han unificado en uno solo: «Procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Operativo Anual POA».

Que es necesario de acuerdo con el requisito 5.6 Revisión por la Dirección de la Norma Técnica Colombiana NTC - ISO 9001 « La alta dirección debe, a intervalos planificados revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas...», adoptar un Procedimiento para la Revisión por la Dirección relacionado con el Proceso Orientación Institucional, con el fin de asegurar el mejoramiento continuo de la Contraloría de Bogotá.

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar los siguientes procedimientos relacionados con el Proceso Orientación Institucional, los cuales se entienden incorporados a este acto administrativo para todos los efectos legales:

1. Procedimiento para la Formulación del Plan Estratégico.

2. Procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan Operativo Anual "POA".

3. Procedimiento para la medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., a través del Sistema de Información de Medición de Resultados "SIMER".

4. Procedimiento para la Auditoría Interna del Sistema de Gestión de Calidad en la Contraloría de Bogotá D.C.

5. Procedimiento para la Revisión por la Dirección.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con las Direcciones, Oficinas Asesoras y Grupo Especial de Indagaciones Preliminares, la actualización de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO TERCERO.- Es responsabilidad del Contralor Auxiliar, los Directores, los Jefes de Oficinas Asesoras y Coordinador del Grupo Especial de Indagaciones Preliminares, velar por la administración, divulgación y mejoramiento de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO CUARTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria No. 008 de febrero 18 de 2003