RESOLUCIÓN 035 DE 2019

(Febrero 06)

Derogado por el art. 61, Decreto Distrital 512 de 2019.

Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor de la OFB, se delega al Ordenador del Gasto de la Caja Menor y se designa al responsable del manejo y administración de esta, para la vigencia Fiscal del 2019

LA DIRECTORA GENERAL DE LA ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTÁ, 

En uso de las facultades legales y estatutarias y,

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 061 del 14 de febrero de 2007 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, reglamentó el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo para los órganos que conforman el Presupuesto Anual y las entidades Distritales con régimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado respecto de las transferencias de la Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo Local.

Que mediante Resolución DDC-000001 del 12 de mayo del 2009 expedida por el Contador General de Bogotá D.C., se adoptó el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores.

Que la Resolución SDH - 191 del 22 de septiembre del 2017, adopto y consolido el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital.

Que el Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital en su numeral 3.2.2 titulado “Manejo de las Cajas Menores”, establece que “se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.

Que en el numeral 8° de la Directiva 001 de 2001, expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., aclarada por la Directiva 007 de 2008, modificada por la Directiva Distrital 008 de 2007, se establece que los representantes legales de las entidades deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se reduzcan sus cuantías y su número no sea superior a dos (2) por entidad.

Que mediante el Decreto Distrital 826 de 2018 se liquidó el presupuesto anual de rentas e ingresos y gastos de inversiones de Bogotá, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 2019, en el que se clasificaron y definieron los rubros de gasto.

Que, la Caja Menor es un fondo renovable creado con recursos disponibles asignados en el presupuesto de la Entidad para atender gastos de menor cuantía necesarios para la buena marcha de la administración que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables.  

Que la Orquesta Filarmónica de Bogotá cuenta con un Presupuesto Anual para la vigencia 2019 de $62´765.393.000 que corresponden a 75.792,9964 SMMLV, por lo que le permite constituir una Caja Menor con una cuantía máxima mensual de 150 SMMLV, de conformidad con el artículo 7º del Decreto 061 de 2007.

Que, con el fin de amparar la constitución de la Caja Menor, se expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No.148 de fecha 5 de febrero de 2019.

Que para el manejo y funcionamiento de la Caja Menor el responsable aplicará las disposiciones a que se refiere el Decreto 061 del 14 de febrero de 2007 de la Alcaldía Mayor de Bogotá y las demás normas y manuales vigentes que rijan la materia.

En mérito de lo antes expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Constitución y cuantía. Constitúyase en la Orquesta Filarmónica de Bogotá, para la vigencia fiscal 2019, la Caja Menor en cuantía de DOS MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA MIL PESOS M/CTE ($2.840.000.00), mensuales.

ARTÍCULO 2. Finalidad: Atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables necesarias para el buen funcionamiento de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, así como gastos de computador, materiales y suministros, gastos de transporte y comunicación, Impresos y publicaciones y mantenimiento de la Entidad.

ARTÍCULO 3. Unidad Ejecutora, Rubros Presupuestales y Cuantía: Los gastos generados por la caja menor serán imputados a los rubros que se indican a continuación con sus correspondientes cuantías máximas.

Recursos del Distrito Gastos de Funcionamiento:

PARAGRAFO. La Cuantía de cada rubro presupuestal no podrá exceder la cuantía máxima mensual establecida para la Caja Menor que se constituye.

ARTÍCULO 4. Ordenador del Gasto: Delegar la ordenación del gasto de la Caja Menor en la Dirección Corporativa y de Talento Humano de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.

ARTÍCULO 5. Responsable del manejo de la Caja menor: Designar como responsable del manejo de la Caja Menor a la funcionaria MARÍA EFIGENIA CRUZ MURILLO, Cargo Secretario Bilingüe Código 420 Grado 13, o quien haga sus veces, quien está amparada mediante seguro manejo póliza global Entidades Oficiales No.8001003518 con la compañía Axxa Colpatria Seguros, S.A., por el 100% del monto del fondo de Caja Menor, quien deberá cumplir las  obligaciones señaladas en el numeral 4.2., del manual para el manejo y control de cajas menores adoptado mediante Resolución No. DDC-0001 del 12 de mayo de 2009 expedida por el Contador General de Bogotá, así como con las demás disposiciones legales vigentes que rigen la materia.

PARÁGRAFO. Tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la Caja Menor y el de la custodia de los valores responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.

ARTÍCULO 6. Funcionamiento y manejo de dineros: La caja menor de la OFB funcionará contablemente como un fondo fijo y se manejará de conformidad con lo establecidos en el numeral 4.3., del Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores, adoptado mediante Resolución No. DDC-0001 del 12 de mayo de 2009 del Contador General de Bogotá.

PARAGRAFO 1. La cuenta corriente será manejada únicamente con la firma del funcionario responsable de su manejo, quien deberá cumplir con los requisitos exigidos por la entidad bancaria en donde se abra la cuenta.

PARAGRAFO 2. La solicitud de reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni del 70% del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

ARTÍCULO 7. Composición del Fondo: EI fondo de Caja Menor está compuesto por el dinero efectivo, el existente en el Banco y por los comprobantes pendientes para reembolso.

ARTÍCULO 8. Forma de Gasto:

a.    Los gastos que se efectúen en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes ni tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para poder superar este monto.

b.    No se podrán realizar con fondos de Caja Menor las operaciones descritas en el ARTÍCULO 8 del Decreto 061 de 2007 de la Alcaldía Mayor de Bogotá y numeral 6 del manual para el manejo y control de cajas menores, adoptado mediante Resolución No.DDC-0001 del 12 de mayo de 2009 del Contador General de Bogotá.

c.    La comprobación de cada gasto se hará por medio de la correspondiente factura, recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor a el prestatario del servicio, los cuales deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1.    Las facturas, recibos, comprobantes y demás documentos serán elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos:

·         Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con numero de NIT o cedula de ciudadanía

·         Lugar y fecha de expedición

·         Detalle y especificación del gasto

·         Valor del servicio bien pagado

·         Descuentos de ley según el caso

·         Firma del recibo

2.    Los recibos expedidos por registradoras de los establecimientos comercialmente y debidamente autorizados, se aceptarán de acuerdo a su diseño, siempre y cuando cumplan con lo exigido en el Estatuto Tributario para estos eventos.

3.    Los pagos por servicios de transporte en labores de mensajería se soportarán con las planillas diseñadas para evidenciar la diligencia, en donde se constate la fecha, la entidad y valor, entre otros aspectos.

4.    Los documentos no podrán presentar enmendaduras, raspaduras, o tachaduras.

5.    Cuando se adquieran bienes o elementos devolutivos adquiridos con la caja menor, se tramitará su ingreso al Almacén mediante los documentos establecidos para tal fin.

6.    Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un funcionario distinto al responsable de la caja menor, tal movimiento deberá soportarse a través de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por el o los comprobantes definitivos y legalizados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al desembolso.

ARTÍCULO 9. Reembolso de Fondos: Se efectuará de conformidad con lo señalado en el Artículo 14 del Decreto No.061 de 2007 y numeral 7 del Manual para el manejo y Control de Cajas Menores adoptado mediante la Resolución No. DDC-00001 del 12 de mayo de 2009.

ARTÍCULO 10. Fecha de legalización, reembolso y corte contable de la Caja Menor: Dado que la caja menor opera únicamente durante la vigencia fiscal (anual), su legalización definitiva se hará en las fechas que establezca la Dirección Distrital de Tesorería y en todo caso antes del 26 de diciembre del año fiscal respectivo y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8 del manual para el manejo y control de Cajas Menores.

ARTÍCULO 11. Manejo y control de la caja menor: Estará sujeto a las disposiciones señaladas en el Decreto No. 061 del 14 de febrero de 2007 de Bogotá, que reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo.

ARTÍCULO 12. Cambio del responsable: Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

ARTÍCULO 13. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dada en Bogotá D.C., a los 06 días del mes de febrero del año 2019.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

SANDRA MELUK ACUÑA

Directora General