RESOLUCIÓN 3828 de 2019

(Abril 26)

Por medio de la cual se declara la urgencia manifiesta para contratar los bienes y servicios requeridos para la realización de consultas populares de los partidos políticos que optaron por este mecanismo para la escogencia de sus candidatos, que se llevarán a cabo el 26 de mayo de 2019

EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL,

En uso de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas por el Decreto-ley 1010 de 2000, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1882 de 2018, el Decreto Reglamentario número 1082 de 2015 y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 107 de la Constitución Política establece que los Partidos y Movimientos Políticos podrán celebrar consultas populares o internas o interpartidistas que coincidan o no con las elecciones a Corporaciones Públicas, de acuerdo con lo previsto en sus Estatutos y en la ley, para la toma de sus decisiones o la escogencia de sus candidatos propios o por coalición. En el caso de las consultas populares se aplicarán las normas sobre financiación y publicidad de campañas y acceso a los medios de comunicación del Estado, que rigen para las elecciones ordinarias;

Que, de conformidad con el artículo 5° de la Ley 1475 de 2011, “por la cual se adoptan reglas de organización y funcionamiento de los partidos y movimientos políticos, de los procesos electorales y se dictan otras disposiciones”, las consultas “son mecanismos de participación democrática y política que los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y/o grupos significativos de ciudadanos pueden utilizar con la finalidad de adoptar decisiones internas o escoger sus candidatos, propios de coalición, a cargos o corporaciones de elección popular”;

Que, de acuerdo con el artículo 6º de la Ley 1475 de 2011, las consultas populares se rigen por las normas que orientan las elecciones ordinarias; además, la organización electoral debe colaborar para su realización, lo cual incluye el suministro de tarjetas electorales o instrumentos de votación electrónica, la instalación de puestos de votación y la realización del escrutinio; y el Consejo Nacional Electoral tiene la atribución de reglamentar su convocatoria y realización;

Que, el Decreto-ley 2241 de 1986, establece las normas que regulan el proceso electoral e incluye las disposiciones que rigen para las elecciones ordinarias. En dicho estatuto legal se contemplan todas las normas relativas a la organización de los comicios, en sus etapas pre-electoral, electoral y post-electoral. Adicionalmente, en relación con la comunicación de los resultados electorales, el Código Electoral señala en el Capítulo III, artículos 155 y 156, que se debe realizar su transmisión por el medio más rápido, y en Título X, artículo 212, establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil publicará por su cuenta los resultados electorales inmediatamente finalicen los escrutinios;

Que, el Consejo Nacional Electoral, en ejercicio de la mencionada atribución expidió la Resolución número 3077 del 5 de diciembre de 2018, mediante la cual se fijó el 26 de mayo de 2019 como fecha para la realización de las consultas populares, internas o interpartidistas para la toma de decisiones y escogencia de los candidatos de los partidos, movimientos políticos y/o grupos significativos de ciudadanos que opten por este mecanismo; y se estableció que la solicitud de realización de tales consultas debía comunicarse por escrito al Consejo Nacional Electoral, a más tardar el 26 de febrero de 2019, y que en caso de solicitarse su realización, los partidos y movimientos políticos tendrían plazo hasta el 26 de abril de 2019 para manifestar su retractación a su voluntad inicial;

Que, de conformidad con lo anterior y por encontrar justificada la solicitud, el Consejo Nacional Electoral expidió la Resolución número 3240 del 20 de diciembre de 2018, mediante la cual se modificó la Resolución número 3077 del 5 de diciembre de 2018, en el sentido de modificar el plazo inicialmente establecido para el 26 de abril de 2019, por el 12 de abril de 2019;

Que, así mismo, el Consejo Nacional Electoral expidió la Resolución número 0645 del 26 de febrero de 2019, mediante la cual se modificó la Resolución número 3077 del 5 de diciembre de 2018, en el sentido de modificar el plazo inicialmente establecido para el 26 de febrero de 2019, por el 12 de marzo de 2019;

Que, el Registrador Nacional del Estado Civil, mediante la Resolución número 0386 del 26 de enero de 2019, fijó el calendario electoral para la realización de las referidas consultas populares, que se llevarán a cabo el 26 de mayo de 2019;

Que, la Registraduría Nacional del Estado Civil, dentro del ámbito de su competencia otorgada por la Constitución Política en los artículos 120 y 266, orienta su misión a organizar y dirigir las elecciones para cargos de elección popular, así como la organización de los mecanismos de participación ciudadana que involucran el ejercicio del derecho al sufragio, tales como: plebiscitos, referendos, consultas populares, revocatorias del mandato, entre otros;

Que el Decreto-ley 1010 de 2000, dispone que el objeto de la Registraduría Nacional del Estado Civil consiste, entre otros, en organizar los procesos electorales y los mecanismos de participación ciudadana, con la finalidad de proteger el ejercicio del derecho al sufragio y otorgar plenas garantías a los ciudadanos;

Que, una vez vencido el plazo estipulado en la Resolución número 3240 del 20 de diciembre de 2018 del Consejo Nacional Electoral, tres partidos políticos (Centro Democrático, Partido Conservador y Partido Liberal) ratificaron su decisión de participar en consultas populares para la escogencia de sus candidatos en 14 alcaldías y 1 concejo municipal para las elecciones a realizarse el 27 de octubre de 2019, y formalizaron tal decisión ante la Dirección de Gestión Electoral de la Registraduría Nacional del Estado Civil;

Que, por lo anterior y con el objeto de adelantar los trámites para la asignación de recursos con el fin de atender los bienes y servicios necesarios para llevar a cabo de manera oportuna la consulta popular, la Gerencia Administrativa y Financiera solicitó al Director General del Presupuesto Público Nacional - Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante oficio Radicado 1-2019-037178 de fecha 22 de abril de 2019, recursos adicionales por valor de siete mil novecientos setenta y un millones setecientos veintiún mil trescientos cincuenta pesos ($7.971.721.350) moneda legal, con el fin atender la mencionada consulta popular;

Que, en dicho oficio, se discriminaron cada una de las actividades a realizar, con la indicación del rubro que se destinaría para cada una de ellas, soportados en la necesidad de instalar 178 puestos de votación distribuidos así: 91 en área urbana dentro de los cuales 77 son municipios zonificados y 87 rurales, conformación, clasificación, empaque, custodia y entrega de los bienes y servicios que conforman el kit electoral (mesa y municipal), servicios de soporte al proceso electoral, una solución tecnológica para la información a votantes (Infovotantes), y el proceso de comunicación de resultados electorales mediante la transmisión y publicación de los mismos;

Que, adicionalmente y con el objeto de celebrar de manera oportuna los procesos contractuales necesarios para la referida consulta, el Registrador Delegado en lo Electoral y el Gerente de Informática, el día 17 de abril de 2019 radicaron en la Gerencia Administrativa y Financiera los componentes técnicos de los bienes y servicios que se requieren, a los cuales le dieron alcance con oficio del 25 de abril de 2019, con fundamento en la manifestación de desistimiento a la realización de consultas para la escogencia de Alcalde en la ciudad de Tuta (Boyacá), y en la ciudad de Neiva (Huila), como se expondrá más adelante;

Que, en los mencionados componentes técnicos, se expusieron a título de justificación los aspectos legales, técnicos y económicos que se tomaron como base para solicitar recursos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, describiéndose detalladamente las necesidades que se requieren satisfacer con la contratación. Además, solicitaron que a la mayor brevedad se realice el trámite contractual de los bienes y servicios requeridos, dada la proximidad de la fecha para llevar a cabo la consulta popular. De igual manera, indicaron que teniendo en cuenta que las consultas se llevarán a cabo el 26 de mayo de 2019, la Entidad no cuenta con el plazo necesario para adelantar un procedimiento ordinario de escogencia de contratistas porque al realizarlo no se alcanzaría a llevar a cabo la ejecución oportuna de los contratos.

Que, teniendo en cuenta la manifestación de desistimiento a la realización de consultas para la escogencia de Alcalde de los partidos pertenecientes al Partido Liberal Colombiano en la ciudad de Tuta ( Boyacá), y Partido Conservador Colombiano en la ciudad de Neiva (Huila), con Radicado número 1-2019-038204 de fecha 24 de abril de 2019, la Gerencia Administrativa y Financiera de la Registraduría Nacional del Estado Civil dio alcance a su oficio radicado con el No. 1-2019-037178 de fecha 22 de abril de 2019, solicitando al Director General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la disminución de la solicitud inicial por valor de siete mil novecientos setenta y un millones setecientos veintiún mil trescientos cincuenta pesos ($7.971.721.350) moneda legal al valor de cuatro mil ochenta y cuatro millones seiscientos noventa y cuatro mil setecientos setenta y seis pesos ($4.084.694.776) moneda legal, soportados en la necesidad de instalar 134 puestos de votación en 8 departamentos, en los cuales encontramos 4 municipios zonificados y 8 municipios no zonificados, de los cuales 56 puestos de votación se ubican en zona urbana y 78 en zona rural; conformación, clasificación, empaque, custodia y entrega de los bienes y servicios que conforman el kit electoral (mesa y municipal), servicios de soporte al proceso electoral, una solución tecnológica para la información a votantes (Infovotantes), los escrutinios correspondientes y el proceso de comunicación de resultados electorales mediante la transmisión y publicación de los mismos;

Que, a la fecha, se encuentra en trámite de distribución por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la incorporación en el presupuesto de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el valor de cuatro mil ochenta y cuatro millones seis cientos noventa y cuatro mil setecientos setenta y seis pesos ($4.084.694.776) moneda legal;

Que, por lo anterior y teniendo en cuenta que el procedimiento que debe adelantarse para la contratación de bienes y servicios requeridos, es el de selección abreviada, de conformidad con lo definido en el literal i) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto número 1082 de 2015 artículo 2.2.1.2.1.2.1 y siguientes, considerando que la Registraduría Nacional del Estado Civil no cuenta con el plazo necesario para adelantar esta modalidad de escogencia de contratistas, toda vez que implica llevar a cabo una serie de etapas precontractuales que como mínimo se tomarían un plazo de 45 días, sumado al tiempo requerido por los contratistas para realizar oportunamente la ejecución de dichos contratos, por lo tanto, al realizarse el proceso de selección, no se alcanzaría a llevar a cabo la ejecución oportuna de los contratos debido a que las consultas populares se realizarán el día 26 de mayo de 2019, circunstancias que hacen imperativo la utilización del mecanismo de la contratación directa, bajo la causal de urgencia manifiesta;

Que, por lo anterior, considerando que el proceso electoral de consultas partidarias se llevará a cabo el 26 de mayo de 2019, la Registraduría Nacional del Estado Civil debe recurrir a la contratación directa mediante la declaratoria de urgencia manifiesta, prevista en el literal a) numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, y en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, reglamentada por el artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto número 1082 de 2015, para contratar los bienes y servicios requeridos para llevar a cabo las referidas consultas populares partidarias, y de esta manera cumplir con la prestación de los servicios y funciones que le corresponden;

Que, la urgencia manifiesta, es un mecanismo excepcional de contratación directa, concebido precisamente para aquellos casos que exigen una respuesta inmediata de la administración, en los siguientes términos:

“Artículo 42. De la urgencia manifiesta. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concursos públicos. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.

Parágrafo. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente”;

Que, respecto del concepto de la urgencia manifiesta, la Corte Constitucional expresó:

“La “urgencia manifiesta” es una situación que puede decretar directamente por cualquier autoridad administrativa sin autorización previa, a través de acto debidamente motivado. Que ella existe o se configura cuando se acredite la existencia de uno de los siguientes presupuestos: - Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro. - Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción. - Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, - En general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concursos públicos”[1];

Que, el Consejo de Estado, mediante pronunciamiento del 27 de abril de 2006, manifestó lo siguiente:

“Se observa entonces cómo la normatividad que regula el tema de la urgencia en la contratación estatal, se refiere a aquellos eventos en los cuales pueden suscitarse hechos que reclamen una actuación inmediata de la Administración, con el fin de remediar o evitar males presentes o futuros pero inminentes, provocados bien sea en virtud de los estados de excepción, o por la paralización de los servicios públicos, o provenientes de situaciones de calamidad o hechos constitutivos de fuerza mayor o desastres, o cualquier otra circunstancia similar que tampoco dé espera en su solución, de tal manera que resulte inconveniente el trámite del proceso licitatorio de selección de contratistas reglado en el estatuto contractual, por cuanto implica el agotamiento de una serie de etapas que se toman su tiempo y hacen más o menos largo el lapso para adjudicar el respectivo contrato, circunstancia que, frente a una situación de urgencia obviamente resulta entorpecedora, porque la solución en estas condiciones, puede llegar tardíamente, cuando ya se haya producido o agravado el daño. En estas estipulaciones, se hace evidente el principio de la prevalencia del interés general, en este caso, por encima de las formalidades de las actuaciones administrativas, puesto que si aquel se halla afectado o en peligro de serlo, el régimen jurídico debe ceder y permitir que las soluciones se den en la mayor brevedad posible, así ello implique la celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales de selección del contratista y aún, la ejecución de los mismos, sin que medie la formalidad del contrato escrito, si la gravedad de las circunstancias así lo exige”[2];

Que teniendo en cuenta la función asignada por la Constitución Política y la ley a la Registraduría Nacional del Estado Civil, de organizar y dirigir las consultas populares, y en atención a la necesidad inminente e inmediata de contratar los bienes y servicios requeridos para las consultas convocadas para el 26 de mayo de 2019, de lo cual solo se tuvo certeza hasta el 12 de abril de 2019, fecha en la cual venció el plazo estipulado en la Resolución número 3240 del 20 de diciembre de 2018 del Consejo Nacional Electoral, para que los partidos, movimientos políticos y/o grupos significativos de ciudadanos manifestaran su retractación a su voluntad inicial de realizar consultas populares, no es viable adelantar los procesos ordinarios de selección dispuestos por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011, reglamentados por el Decreto número 1082 de 2015, por cuanto su trámite implica el agotamiento de una serie de etapas que demandan tiempo, lo cual conllevaría a no satisfacer la necesidad oportunamente. Por lo consiguiente, la Registraduría Nacional del Estado Civil requiere declarar la urgencia manifiesta con la finalidad de organizar el certamen electoral, a realizarse el 26 de mayo de 2019, garantizando el derecho constitucional a la participación democrática y, por consiguiente, del orden institucional;

Que, en razón a las causas y finalidades mencionadas, y de conformidad con los componentes técnicos desarrollados por el Registrador Delegado en lo Electoral y el Gerente de Informática, los bienes y servicios requeridos para llevar a cabo las consultas populares de los partidos políticos que optaron por este mecanismo para la escogencia de sus candidatos para las elecciones a realizarse el 27 de octubre de 2019, son los siguientes:

Que, en desarrollo del proceso de contratación directa, la Registraduría Nacional del Estado Civil debe garantizar los principios que rigen la contratación estatal, consagrados en los artículos 24, 25 y 26 de la Ley 80 de 1993, referentes a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, así como el deber de selección objetiva de conformidad con el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 6° de la Ley 1882 de 2018;

Que en la Circular Conjunta número 014 del 1º de junio de 2011 de la Contraloría General de la República, Auditoría General de la República y de la Procuraduría General de la Nación, respecto de la urgencia manifiesta, se señaló que:

“Con el fin de promover la utilización adecuada de la causal de contratación directa “Urgencia Manifiesta”, se presentan las siguientes recomendaciones generales sobre el particular, que se invita a revisar:

-   Verificar que los hechos y circunstancias que se pretenden atender o resolver con la declaratoria de urgencia manifiesta, se adecuen a una de las causales señaladas para el efecto en la Ley 80 de 1993 artículo 42.

-   Confrontar los hechos, el procedimiento de contratación que se emplearía ordinariamente para resolverlos o atenderlos y los tiempos de gestión que implicaría adelantar el procedimiento de contratación correspondiente, frente a la inmediatez que exige la satisfacción del interés general.

-   Declarar la urgencia manifiesta, elaborando el acto administrativo correspondiente. Para realizar la contratación derivada, pese a que no se requiere la elaboración de estudios previos ni la celebración de un contrato por escrito, resulta aconsejable:

*  Determinar la idoneidad de quien celebra el contrato, más aún cuando los bienes a entregar, los servicios a prestar o las obras a realizar impliquen un grado de complejidad, responsabilidad social, manejo de información reservada o de seguridad que pueda afectar a la comunidad.

*  Atender la normatividad que en materia de permisos, licencias o autorizaciones similares exista, constatando que para la ejecución del contrato se cuenten con las medidas de seguridad industrial, manejo ambiental y demás aspectos que puedan afectar su exitosa finalización.

*  Verificar que el valor del contrato se encuentre dentro de los precios del mercado para el bien, obra o servicio.

*  Designar un supervisor o interventor idóneo para ejercer las labores de seguimiento y control de lo pactado, de forma diligente y oportuna.

*  Tener claridad y, preferiblemente, dejar constancia de las condiciones del contrato, especialmente de aquellas que resulten sustanciales: objeto, plazo, valor, obligaciones, habilidad del contratista, forma de pago, indemnidad y amparo presupuestal, entre otras[3].

*  Efectuar los trámites presupuestales de ley para garantizar el pago posterior de lo pactado.

*  Elaborar un informe sobre la actuación surtida, que evidencia todas las circunstancias, conceptos o análisis que fundamentaron la declaratoria de la urgencia.

*  Declarada la urgencia y celebrado el contrato, o contratos derivados de esta, se deberá poner en conocimiento de tal hecho, de forma inmediata, al órgano de control fiscal competente, remitiendo la documentación relacionada con el tema, para lo de su cargo”;

Que, el trámite de la urgencia manifiesta contempla las precedentes recomendaciones de los entes de control en la circular mencionada;

En mérito de lo expuesto, el Registrador Nacional del Estado Civil,

RESUELVE:

Artículo 1°. Declarar la urgencia manifiesta en la Registraduría Nacional del Estado Civil, para atender la situación de emergencia descrita en la parte motiva del presente acto administrativo, disponer la preparación del proceso electoral y propender por el desarrollo de las consultas populares de los partidos políticos que optaron por este mecanismo para la escogencia de sus candidatos, que se llevarán a cabo el 26 de mayo de 2019, con plenas garantías para todos los ciudadanos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, literal a) numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, y artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto número 1082 de 2015.

Artículo 2°. En consecuencia y dadas las circunstancias expuestas que demandan actuaciones inmediatas por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil, celebrar los contratos necesarios que permitan atender las necesidades descritas en los considerandos de este acto administrativo, específicamente para los siguientes bienes y servicios, de conformidad con los componentes técnicos desarrollados por el Registrador Delegado en lo Electoral y el Gerente de Informática, así:

Parágrafo. Los contratos se celebrarán una vez se cuente con la respectiva distribución presupuestal por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993.

Artículo 3°. Ordenar a la Gerencia Administrativa y Financiera adelantar los trámites precontractuales pertinentes para la contratación de los bienes y servicios relacionados en el artículo 2° de esta resolución.

Artículo 4°. Disponer que por la Oficina Jurídica se conformen y organicen los expedientes respectivos, con copia de este acto administrativo, de los contratos originados en la presente urgencia manifiesta y demás antecedentes técnicos y administrativos, con el fin de que sean remitidos a la Contraloría General de la República para el ejercicio del control fiscal pertinente, de conformidad con el artículo 43 de la Ley 80 de 1993.

Artículo 5°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a los 26 días del mes de abril del año 2019.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

JUAN CARLOS GALINDO VÁCHA.

(C. F.).